2022年中小企业公章证照管理制度

1、公司公章证照治理制度第一章 总就一、为加强全部证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的治理,防止遗失并保证按时年检,特制订本制度二、以下证照及资料由专人负责统一保管：1. 营业执照、许可证、法人代码证、批准证书、税务登记证、贷款证、外汇治理登记证、土地证、房产证、新药证书、及其申办原始资料；GMP 认证证书等证照原件2. 全部资信类文件,如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报 告等；3. 重要文件,如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、章 程、同事会任命文件等；4. 经董事会或总经理指定要求专管的文件资料；三、公司设机要员 1 名,全权负责证照及重要文件资料的治理,其职责

2、如下：1. 建立证照资料目录及相应档案,以便准时查找；2. 负责日常治理,保证证照资料的完好无损,防止任何情形下的遗失缺失；3. 负责有关证照的申办、变更、年检、延期等工作；4. 严格依据公司的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作；5. 严格交接转移手续；四、证照资料的借阅、借用、复印治理方法：1. 公司员工因工作需要必需借阅、借用、复印证照资料时,应先出具书面 申请,写明是由几拟用证照资料名称、件数、归仍期限等,经主管副总 经理同意并签字确认后,可到机要员处办理相应手续,该主管副总经理 如不在海口,可由其授权的其它负责人办理审批业务,但办理时,必需电话请示其同意；2. 机要员仅凭主管领导审

3、批的申请书办理借用、借阅、复印等业务,其它 任何人员提出的任何要求,均不予受理；3. 凡借阅、借用证照资料,必需在申请日期内归仍,不能按时归仍的应申五、请延期,手续与上述1 款相同,但最长不得超过1 个月；违规责任：1. 凡因保管不善或借用、借阅手续不齐,导致证照及重要文件资料遗失的,由机要员承担补办费及相关责任；2. 凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失,由借用、借阅人承担补办费用及相关责任；3. 如因机要员主观缘由造成的证照逾期年检等行政罚款均由机要员自行承担；印章治理方法第一章 总就第一条 为了切实加强印章治理, 确保印章的法定性、 权威性、 效用性和安全性,依据国家印章治理方法和公

4、司实际情形,特制定本方法；其次条本方法中所指印章是在公司发行或治理的文件、凭证文书等与公司权益义务有关的文件上, 因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章；其次章 印章的刻制与更换第三条 总公司及其部门印章的刻制、更换,均需统一由总裁办提出申请,报董事长批准后由总裁办依据有关规定负责刻制；第四条 各下属公司印章的刻制、 更换,由本公司办公室提出申请, 下属公司总经理审定,报公司总裁批准；第五条 印章的形体和规格,按国家有关规定执行；第六条 新旧印章的更换时,应将旧印章交仍总裁办后,方可领取新印章；第三章 印章的颁发、启用第七条 印章的颁发,必需正式行文通知；第八条 颁发印章时,严

5、格履行登记和签收等手续, 并密封包装,保证安全；领印单位派二人持有本单位负责人签名的证明领取印章；接到颁发的正式印章,应立刻向公司总裁办报告,一遍确认印章安全发到；第九条 新印章要做好戳记,并留样储存,以便备查；第十条 印章已用应按印章制发权限发布启用通知,启用通知上应附印模样 式,注明启用日期、发放单位和使用范畴；第十一条 启用印模应用蓝色印油,以示首次使用；第四章 印章的保管和交换第十二条 集团各类印章必需有专人保管；董事会、 集团的正式印章、 专用 印章、钢印、手章应指定总裁办公室主任保管； 各部门印章由各部门负责人保管；各子公司印章由子公司办公室保管；各子公司业务印章由各业务部门保管；

6、（一） 保管人员必需严格执行保管印章、使用印章的制度和纪律；印章保 管须有记录, 注明印章名称、 颁发机关、 枚数、收到日期、 启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息；（二） 印章保管必需安全牢靠,须加锁储存；特制印章要放在保险柜；（三） 保管人员对所保管的印章,应常常检查,准时清洁,细心爱护；（四） 如发觉所保管的印章有反常情形或丢失,应爱护现场,准时报告领 导和有关部门,查明情形,准时处理；必要时应报告公安机关协查；（五） 未经批准,严禁携带印章外出访用；第十三条 印章移交须办理手续,签署移交手证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息；第十四条第五章印章的使用印章的使用

7、范畴：（一） 凡属以集团名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律使用集团 公司章,加盖集团法人章；（二） 凡属集团内部行文、通知,使用集团内部印章；（三） 凡属以下属公司名义外发文、开具介绍信、报送报表等一律使用下 属公司章,加盖下属公司法人章；（四） 凡属部门业务范畴内加盖部门印章；（五） 凡属合同类的用合同专用章；（六） 凡属财务会计业务的用财务专用章；第十五条 使用公司各级印章,一律实行审批制度,必需填写用印申请单,并按以下权限办理审批手续；（一） 公司级印章的使用,由用印部门领导签字申请,交总裁办,经总裁 或分管副总裁签字后方可用印；法律文件、经济合同、对外担保、数 额较大的业务活动及

8、重大事项必需经总裁或总裁指定（托付）专人签 字后方可用印；（二） 部门或子公司印章的使用,须经部门负责人或子公司总经理签字同 意方可使用；第十六条批准人和盖印人对所盖印章的文书内容必需仔细批阅,公文盖章时必需检查原稿是否经总裁或副总裁签发；对一些必需要经办人亲自盖章的材 料,必需有领导明确批示,并登记清晰；第十七条 使用印章,一律实行登记制度；（一） 用印时除有留底的表格、文件、介绍信的协议等,均应具体登记用 印时间、编号、用印单位、内容、用印数、申请人、批准人等,（二） 代章 /因工作急需而又无合适印章,可以采纳借章方法,借章要在落 款处加注“ 借印” 、“ 代” 字样；（三） 使用印章时；保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查,发觉问题准时请示领导,妥当解决；（四） 使用印章时,必需保证位置恰当、字迹端正、图形清晰；（五） 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印,印章保管人长期外出时 须将印章妥当移交,以免贻误工作；第六章 印章的停用第十八条 有以下情形之一,印章须停用 : （一） 机构变动或机构名称转变；（二） 上级部门通知转变印章图样；（三） 印章使用损坏；（四） 印