齐鲁工业大学协同办公系统管理办法(试行)

1、齐鲁工业大学协同办公系统（OA ）管理办法（试行）第一章总则第一条为加强学校协同办公系统（OA）（以下简称OA系统） 管理，保证其高效、安全运行，根据我国信息化和电子政务相关 政策法规，结合学校工作实际，制定本办法。第二条我校OA系统包括协同办公、公文管理、电子邮件、 文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关 联系统、常用工具等功能，旨在实现校内公文无纸化传输、信息 共享和交流，规范管理流程，提高办公效率，降低运行成本。第三条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位教工工作 事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。教工使用OA 系统开展协同工作的情况将逐步纳入单位、部门年度考

2、核范围。第二章 管理第四条学校网络管理中心负责OA系统的开发、实施、培训、 维护和服务支撑工作。运行过程中，根据各部门提供的流程方案 开发相应模块，提供技术支持。负责查找和排除系统故障，保障 系统正常运行。负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询。第五条各部门负责制定本部门OA系统的业务流程方案，并 协助网络管理中心开发流程模块，确保本部门OA系统中的各项 办事流程合法、合理、安全、高效。主要职责是：（1）负责本部门OA系统管理制度的制定、工作流程的定制 和文件夹的建立。（2）负责根据本部门工作需要，提出优化需求。第六条人事处负责为OA系统提供现行组织机构设置和用户 的流动信息。主要职责是：（

3、1）负责现有用户及新增用户的审核。（2）负责提供用户（变更或注销）信息给网络管理中心。第七条学校办公室负责OA系统运行过程中的协调、检查和 监督。第三章使用第八条 使用单位为学校各单位、部门，通过OA系统身份密 钥（简称密钥）和密码登陆。第九条使用单位须明确一名部门领导分管系统工作，同时 确定一名系统管理人员负责日常管理。主要职责是：（1）指导和监督系统在本单位的运行。（2）负责部门内部OA系统终端的日常管理、人员培训、变 更调整等工作。（3）负责处理OA系统中公文流转及文档管理工作（新建、 归档、整理、授权等）。（4）负责本系统运行与学校办公室、网络管理中心的衔接 工作。第十条使用单位需变更

4、OA系统中机构及个人资料的，应提 出书面申请，经由人事处核实盖章后，到网络管理中心办理相关 手续。（1）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并重新 确定新的OA系统管理员及使用人员名单。使用单位被撤销的，应办理注销手续。即在交换系统 中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统 中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理。使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合 并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位 名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注 销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办 法第六条的规定重新办理注册手续，合

5、并前在系统中使用的单位 名称按本条第二项规定办理注销手续。第十一条使用人员应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用 OA系统处理办公业务时，应遵守以下规定：应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完 整准确，并对所发布的内容负责。所有发布的信息、发起的协同，使用人员视同知晓， 并应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协 同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过1个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置 功能委托相关人员代为办理。取得密钥和初始密码后，应对自己的登陆密码进行修 改，密码必须设6位以上字符(含字母、数字

6、、符号等)。若密 码丢失，应向本单位系统管理员申请恢复初始密码或请网络管理 中心系统管理员进行修改。应尽快在个人设置中添加完善个人信息(如联系方式、 e-mail、出生日期等)，以便同事之间相互联系。（6）为保证各类电子文件的及时收发，学校领导、部门主 管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天登陆两次OA系 统，接收各类文件，处理待办事项。（7）使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事 项的，应指定授权的代办人进行相关操作。第四章 电子印章及电子签名的使用与管理第十二条电子印章和电子签名是在电子公文上使用的签名 印章，对电子公文进行电子化的签名和盖章。第十三条 使用单位的电子印章等同于

7、实物印章管理，应由 专人保管和使用，印章管理者将承担法律责任。第十四条 电子印章和电子签名遵循自愿使用的原则。使用 者向网络管理中心提出申请，网络管理中心负责采集和制作，并 将印章和签名的原件交由学校档案馆保存备查。第十五条电子印章和电子签名的使用安全把每个密钥分配给指定的相关人员进行保管，当需要使用 时，必须由保管者本人登陆OA系统后，输入密钥的使用密码， 才能查看到该密钥下已存储的文件，若需要调用其中某一个文 件，则必须再次输入该文件所对应的调用密码。电子印章或电子 签名一旦被盖在WORD或EXCEL等文件上后，该文件内容将连同 电子印章和电子签名一起被锁定。第十六条电子印章因单位名称变更

8、、撤销、合并等原因需 要变更的或因损坏、遗失等原因不能使用的，使用单位需要变更 或销毁本单位电子印章。第十七条变更或销毁电子印章时，应由本单位提出书面申 请，经本单位领导同意并签字后，报送网络管理中心、具体办理。 销毁电子印章或将旧电子印章交回网络管理中心时，印章使用 者、学校办公室指派人员、OA系统管理员（销毁删除执行者）应 同时在场，并对销毁结果签字确认。第五章 密钥的使用与管理第十八条密钥是登陆电子系统所必需的身份密码，用于存 储电子签章以及手写签名的加密工具。网络管理中心OA实施工 程师负责OA系统密钥的管理，并负责技术支持和服务。第十九条申领密钥的单位或个人应向学校办公室提出书面 申

9、请，说明申领密钥的理由和准备使用的人员资料。第二十条 学校办公室对密钥申请进行审查同意后，由网络 管理中心负责制作密钥，同时办理登记领用手续。第二一条 密钥制作完成后，网络管理中心应向申请使用 人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取。第二十二条 使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得 擅自转借他人使用，确保密钥的安全，违者自负相关法律责任。第二十三条密钥使用人因故变动的，应报网络管理中心备 案。新接任人员应及时修改密码，密码字符必须在6位以上，并 且须数字与字符混合使用。第二十四条密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应 立即报告网络管理中心中止该使用人的使用权限，并由所在单位

10、查明原因，视情况及时做出处理。需重新申领的，按照申领程序重 新申请更换。因使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的， 按照有关规定追究其责任。第六章业务规则第二十五条发文管理（1）学校各管理部门发文由各部门拟稿，部门主要负责人 核稿，并提交相关校领导签发。领导签发后，学校办公室对文件 套红、打印、存档。发文部门用印，并分发到各相关部门和人员。（2）在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的 审核把关由发文部门负责。（3）发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并 设置允许收文机关打印的权限。电子文件严格按发文范围发送， 发文范围的审批仍按公文管理有关规定执行。（4）公文带有不方便进行

11、电子化处理的附件（如物品等） 的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文 形式交换。（5）会议纪要，由会议指定人员起草，提交相关部门审核， 主管领导签发，会议发起方的文档管理员归档并发布。第二十六条收文管理（1）系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。（2）使用单位应按时接收电子公文。接收电子公文时，应 认真核对，确认无误后方可进行打印或进入学校内部系统公文流 转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。（3）打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质 公文的管理办法处理。（4）首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入 收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。

12、（5）电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提 出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能 接受的，应及时向网络管理中心反馈。第二十七条文档管理（1）一般文档管理各部门单位管理员应对本部门单位需保存、共享的资料进行 分类整理，归档到“单位文档”对应目录中，并根据查询权限授 权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。（2）公文文档管理公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成 归档文件，管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成 档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办 公系统中提出申请，由管理人员授权后查阅。（3）注意事项各部门单位的相关文件须

13、分类上传到部门文档中，可新建文 档夹以便使用。文档须对学校领导公开，以便领导查阅。不得上 传与工作无关的文件。第二十八条日常办公（1）请假等管理请休病假或事假，须经协同系统填写请假单，并提交给本 部门领导或校领导审核，同时知会人事部门。处级干部请假按学 校有关规定执行。（2）协同办公管理可使用协同系统与学校职工、部门领导或学校领导进行文件 传递、消息交流与沟通。（3）会议管理可由会议发起人在OA系统上发布通知，参会人员收到通知 后须及时处理，说明是否参加会议。（4）公告管理各部门单位可起草公告、通知等信息，交部门单位领导审核 或分管校领导审核后，在OA系统上直接发布。第七章安全保障与罚则第二十

14、九条所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存 储在与该系统相连的计算机中。违反保密规定，造成失密泄密的， 按保密法有关规定处理。第三十条系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现 问题应及时排除，无法排除的，应立即与网络管理中心联系，确 保系统正常运行。不得乱设、私设系统的使用人员，不得将涉密 信息、带病毒文档录入系统。联入系统的计算机，应安装杀毒软 件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。第三十一条信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循 统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重 要信息应经本单位负责人审批。第三十二条使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守 规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批 评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。第三十三条以下情况学校通报批评，严重者交公安机关处 理。（1）长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据。（2）网上办公数据不准确，对工作造成不良影响。（3）因处理延误造成工作积压。（4）遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息