病案号码的编制、分派及其控制

1、第一节 病案的编号一、编号的类型 病案编号的类型包括：直接数字顺序编号、字母-数字编号、关系编号和冠年编号。 第三章 病案号码的编制、分派及其控制（一）直接数字顺序编号 按阿拉伯数字的顺序从0开始，按时间发展分派号码。 （二）字母 - 数字编号 这种方法是将数字与字母结合起来使用。优点是可以用于大容量的编号。例如：用A9 99 99代替09 99 99。（三）关系编号 是指其部分或全部号码在某种意义上与病人有关。包括有三种： 1.出生号 采用出生日期8个数字中的后6个数字，再加上表示性别的数字（奇数表示男性，偶数表示女性）、表示地区编码的数字及2-3个或更多的数字作为顺序号以区别生日相同者。例

2、如：70 08 30 1 2 09 年 月 日 性别 地区码 顺序号 2.身份证号 直接以病人身份证号码作为病案的编号，身份证号是唯一的个人识别号码，可以较好的鉴别病人。 关系编号是指身份证号码编号。 3.家庭编号 以家庭为单位，一个家庭编一个号，再加上一些附加数字表示家庭中的每一个成员。 如：家庭编号为643601=户主 02=配偶 03、04=孩子或其他成员组成的号码分别是01 6436，02 6436，03 6436 家庭编号主要适用于社区医院，号码的容量较较小。 （四）冠年编号 即在数字号码前冠以年号。年与年之间的号码不连贯。例如：1992年的病案号自 92-00001开始编号 199

3、9年的病案号自 99-00001开始编号 二、编号的方法 病案编号的方法包括：系列编号、单一编号和系列单一编号，不包括关系编号。 （一）系列编号 是病人每住院一次或门诊病人每就诊一次就给一个新号，即每次都将病人作为新病人对待，发给一个新号，建立新的病人姓名索引和新的病案，并与该病人以前的病案分别存放。 （二）单一编号 在每位病人第一次来院就诊时，不管是住院、看急诊或门诊，就要发给一个唯一的识别号，即病案号。不论病人就诊或住院多少次都用一个号。 （三）系列单一编号 它是系列编号和单一编号的组合。 病人每就诊一次或住院一次，都发给一个新号，但每次都将旧号并入新号内，最终只有一个编号。 第二节 病案

4、号的分派及其控制 一、病案号的分派 病案号的分派部门是病案科。 病案号码的分派包括集中分派和分散分派。 （一）集中分派 通常只有病案科负责分派号码。 （二）分散分派 如有若干个登记处，病案科应将事先确定好的大量供新病人使用的几组号码同时发放到各登记处。二、病案号分派的控制（一）门诊病案号码的控制（二）住院病案号码的控制（三）计算机系统的病案号码的控制第四章 病案的登记、整理与储存 第一节 病案的登记 1. 病人第一次到医院或诊所就医，应该作为一个新病人登记，但必须问清楚他们是否来看过病，以证实是不是新病人，尽管病人认为未曾来过，登记处的工作人员也应与病案科核对，确定是否真的没有病案。 2.如果

5、病人没有病案，就要收集病人的身份证明资料，记录在新的病案首页上，并给予登记号即病案号。登记应包括以下内容：病案号、病人姓名、登记日期、科别。 例：172842 林中 1999年2月8日 外科 3.如果病人已有病案，应核对病人姓名索引卡并记载下任何变化的情况。 病案首页分为三部分，其中的第一部分是病人的基本情况。 国际上标准的病案记录纸均采用A4纸张尺寸。 第二节 病案整理工作 一、病案的收集 （一）门诊病案的收集 必须在当天收回全部就诊的病案。 （二）住院病案的收集 应在通知病人出院后的24小时之内将所有病案全部收回。 死亡记录应在患者死亡后24小时之内完成。 二、病案的整理 病案的整理工作分

6、为：门诊病案的整理、出院病案的整理。 第三节 病案的归档 是指将病案按一定的顺序进行系统性排列，以便能快速、容易地查阅和检索病案。 一、病案归档系统 （一）顺序号归档排列法（系统） 即直接将病案按数字大小顺序排列归档。从000001-999999，当病案超过100万时，再从头开始。优点（1）可反映病案建立的时间数序。 （2）便于将长时间不用的病案从病案库中去除。缺点（1）容易出现归档错误。 （2）会使近期频繁使用的病案集中在病案库某一区域，影响操作。 此方法可适用于使用频率不高的住院病案。 顺序号归档排列法有单一编号归档系统和系列单一编号归档系统。 单一编号归档系统:无论门诊病案还是住院病案,

7、均按记录日期先后集中放在一个病案带内，然后按病案号顺序归档。 系列单一编号归档系统：归档时需要在消除的原病案号位置设一指引卡，以表示病案最终所处的位置。 （二）尾号归档排列法 （1）分级号： 将6位数的病案号分为三部分，第一部分为号码最右边的二位数，称为尾号（一级号），第二部分为中间的二位数，称为中间号（二级号），第三部分为左边的二位数，称为查找号（三级号） 例如：142094分为 14-20-94 查找号 中间号 尾号 （2）排列方法： 先按尾号的大小排列分别放入不同的病案架，再按中间号的大小排列顺序放入不同的格子，最后按查找号的大小排列先后顺序。决定病案架14-20-94决定格子 决定排列

8、顺序 优点： （1）病案可均匀地分布在100个尾号内，使每个病案架的储藏量相等。 （2）每100个新病案可分别分散到100个病案架。 （3）免除归档区域内工作人员拥挤的状况。缺点： 新旧病案混在一起，不便将旧病案去除。 此方法适用于使用频繁的门诊病案库。 二、病案归档管理的方式 病案归档管理方式包括集中归档系统和分散归档系统。 1. 一号集中制 将住院记录和门诊记录集中在一份病案内，一个编号，在一处归档。 优点： 可保证病案资料的完整性和连续性。 缺点： 门诊病案和住院病案较难区别。 2. 二号集中制 将住院记录和门诊记录分别编号，但将记录放在一起，只归档一份病案。如病人不住院，则使用门诊病案

9、号，如病人一旦住院，则永远使用住院病案号。 优点： 保持了病案的完整性，且能够区分门诊病案和住院病案。 缺点： 操作复杂，易发生号码混乱。 3. 二号分开制 将门诊病案和住院病案分别编号，分别管理，各自存放，但仍在病案室的统一管理之内。 优点： 门诊病案和住院病案分别存放，便于管理和使用。 缺点 （1）一个病人有两个号，易出现差错， （2）造成了病人医疗信息资料的分散。 采用号码归档的方法有顺序号归档系统、单一归档系统和系列单一归档系统等，但不包括集中归档系统 集中归档管理包括两号集中制、一号集中制和两号分开制等，但不包括尾号排列制。 三、病案归档设备 贮存病案的归档设备有开放式固定病案架和密

10、集式移动病案架。（一）开放式固定病案架 为最常用的病案储存设备，有木制和钢制两种。 开放式固定病案架两排之间的距离为75cm-80cm。（二）密集式移动病案架 将几排架子密集地排列在一起，利用轨道采用手摇控制或电子移动其中的架子。 第七节 病案的控制 一、病案控制系统 为保证病案的有效使用及最大效率地发挥病案的作用，采取一系列控制病案的措施，这一系列的措施，即构成了病案的控制系统。 二、病案的借阅 病案工作人员对所有的病案归档操作及使用必须加以控制，不论什么原因，凡是从已归档病案中取出的病案，必须要有追踪。病案取走后，应在原处放一示踪卡或及时登录计算机的示踪系统。 三、病案的复印 病案的复印必

11、须凭借一定的证明材料，并经过一定的部门批准，根据用途复印相关内容。 可复印的内容包括：入院记录、病案首页、出院记录、医嘱单、化验单、各种检查报告单。 不可复印内容包括：会诊单、手术记录、病程记录、护理记录等。 四、病案的其他控制方法 （一）病案号的色标编码： 色标编码是指在病案夹（袋）的边缘使用不同颜色标志病案号吗，以颜色区分号码。 （1）尾号色标编码 用于按尾号排列归档的病案，在病案夹的边缘不同位置用10种颜色分别代表0-9的数字，用1或2种颜色表示尾号的两个数字。（2）中间号色标编码 用于按顺序号排列归档的病案，采用1-3种不同颜色的色标分别表示万位、千位和百位。（3）顺序号色标编码 用不同的颜色的色标固定在病案袋的右下角，每1000个号码更换一种颜色。 采用色标的作用最主要是防止归档错误。 （二）条形码识别技术 条形码是由一条宽窄不同、黑白相间的线条所组成的，通过扫描器阅读识别数字信息。条形码是电子与信息科学型结合的高新技术。 条形码的优点是采集信息量大、速度快。 五、关于病案的销毁（一）销毁病案的原则 销毁病案应持审慎的态度，由病案委员会讨论，医