对烟草商业企业制度体系建设的思考

1、.：.；对烟草商业企业制度体系建立的思索在姜成康局长提出的行业开展十二字方针“严厉规范、富有效率、充溢活力中，严厉规范是前提，是根底。行业多年来“规范、“狠抓规范、“严厉规范的一系列举措和实际证明：只需规范才干出效率，只需规范才干出活力。最近，姜成康局长、何泽华副局长等国家局指点人在全国各地调研时反复强调“严厉规范是坚持行业继续安康开展的生命线，也充分阐明“严厉规范在行业任务中的位置更加突出，已上升为中国烟草行业开展的根本战略。从管理学的角度来看，“规范包含着三层含义：第一层含义：规范可以直接了解为“企业管理中各种管理条例、章程、制度、规范、方法、实施细那么等的总称，是用文字方式规定管理活动的

2、内容、程序和方法。也就是通常所说的“管理规范或“规章制度。 第二层含义：规范可以了解为“管理的最正确结果，就是指企业的人、财、物与产、供、销到达最正确结合，企业利润继续稳定增长，资源分配中的公平与效率同时实现的最正确形状。第三层含义：规范是系统的管理方法，可以了解为“规范化。所谓规范化，就是经过建立健全系统的“规章制度第一层含义，协调企业与各利益相关方之间的关系，使企业运转到达“最正确形状第二层含义的过程。由此可见，制度体系建立是规范建立的重要内容。本文结合烟草行业实践，对烟草商业企业的制度体系建立进展思索并提出一些初探性建议。一对制度体系的根本认识 1制度体系是各类制度的有机结合从外表上看，

3、制度体系是由一系列制度构成的集合体，但是每项制度并不是独立地存在，而是相互联络、相互影响的。这种联络主要经过制度的纵向分层和横向分类来表达。制度具有层级性，规范的制度体系应充分表达制度的层级性。制度的层级性可以从制度的适用范围和效能大小两个方面分析。从制度的适用范围来看，制度的层级性与组织管理架构的层级性相关联，如：烟草商业企业的制度按照行业管理架构为主线可以分为国家局规范性文件、省局公司制度、市局公司制度及职能部门及各县局营销部的制度，因此在日常管理任务中，要妥善处置好上级与下级的制度之间的关系，防止发生“下位法违反“上位法的景象；从制度的效能大小来看，按层次高低可分为“管理制度、“管理规定

4、管理方法、“实施细那么。以上概念区别如下表：制度工程制度内容举例根本管理制度对企业各项根本职能的管理原那么、任务流程、方法等所做出的原那么性要求。人力资源管理制度管理方法管理规定职能部门对其所管辖的详细任务的控制环节、操作步骤等所做出的详细要求。员工薪酬管理方法实施细那么对某个管理制度或管理方法的详细实施步骤所做出的详细规定。员工绩效考核实施细那么另外制度之间的横向联络主要经过制度分类来建立。制度分类就是将组织的一切制度按照某种属性划分为假设干类别和子类别，甚至更细的类别。制度的详细分类因组织特点不同而不同，如学校的制度分类如右图。同一类别的制度之间互为补充、共同促进管理提升。值得留意的是，同

5、一类别的制度并不都是平行的，而是有层级划分的，如上文所提到“根本制度、“管理方法、“实施细那么。经过制度的分层分类，不仅明晰制度之间的关联性，而且组织的制度体系框架初步搭建起来，为制度体系的系统化、动态化管理发明了必要的条件。2制度体系不仅仅指文本化的制度提及制度，如无特别阐明，都是指那些文本化的条条款款。制度的文本化是必不可少的，只需实现文本化才干做到有章可循，有据可查，从而更加有效地实施制度管理，才干保证制度的相对稳定性和制度改良的继续性。但制度体系建立的最终目的不是实现制度的文本化，而是使制度发扬应有的作用，实现组织运转的规范化。从外表上的“文本化到本质上的“规范化，之间还是有很大的差距

6、，而强化制度的执行是消除这个差距的独一钥匙。因此可以说，制度体系建立包括两层含义：一是制度的文本化建立，一是制度的执行力建立。文本化建立是前提，执行力建立是保证，缺一不可。3制度体系与管理规范体系规章制度与管理规范是两个不同的概念，两者主要有以下一样之处和差别：1管理规范与规章制度一样之处a. 目的一致：维护组织运营的有序化、正常化，进而获得良好的经济效益；b. 作用一致：都是组织开展运营管理活动的准那么，并起到约束组织内部人员任务行为的作用。2管理规范与规章制度的差别a. 在系统性方面，管理规范强调规范体系的整体功能，具有较强的系统性；而规章制度往往针对单个问题，与实施技术规范短少联络；从部

7、门出发，制度协调性差，容易出现管理空白区或管理重叠区。b在可行性和可操作性方面，管理规范在制定时即有可行性和可操作性的要求：在内容上，能定量的一定要定量；不能定量的也要有明确、详细的要求，防止运用虚词、套话、标语口号式词句。c在制定过程方面，规章制度是企业管理阅历的总结，其中包含许多合理的成分和行之有效的管理方法，而管理规范大多在原有规章制度的根底上制定，是先进管理阅历的总结和升华。值得留意的是，管理规范有到期复审要求。d在实施和考核方面，管理规范的实施情况要与任务规范结合起来进展考核，并规定考核期、考核方式、考核条件、考核部门、考核记录、考核结果处置等。e编写格式、同意手续上，规章制度没有明

8、确要求，而管理规范应遵照规范化文件一致的格式要求。不难看出，制度化不等于规范化。相对规章制度来说，管理规范是运用系统科学的观念和系统分析的方法，对企业范围内所需求全部管理事项，运用规范化原那么进展协调、一致、构造优化和系统化处置后制定为管理规范，并构成管理规范体系。这样的规范体系，可以把孤立的、分散的个体优势聚集成整体管理功能最正确优势，每个管理规范都是管理规范系统的一个环节，整个管理规范体系具有较强的系统性。因此，制度体系建立不应只停留在制度层面，而要将制度体系提升到更高的层次即企业管理规范体系。企业规范体系建立的主要义务是把企业内的各类管理体系的文件、规范或规范性文件包括手册、程序文件、规

9、范、规程、作业指点书、有效的规章制度等整合成一个科学的有机整体。文件整合的方法就是按照规范化原理，对企业一切的规范性文件进展“简化、一致、协调、优化，并尽能够将之升华为管理规范。管理规范的日益增多，管理规范体系的日益完善，正是“文山会海强有力的克星。 4制度体系的“精细化“精细化作为一个管理概念，最早是由日本的企业在20世纪50年代提出的。目前精细化管理已提升至管理理念和管理文化的高度并被越来越多的企业管理者所接受。精细化管理强调的是管理上的精雕细刻。“精是高程度的任务规范和要求，“细是细节，是管理的过程和措施。它凸显了放弃细节的管理就等于放弃管理的全部，只需过程管理的细致到位，才有最终结果的

10、完美无缺的管理理念，其本质是在“精字上提要求，在“细字上下功夫，在“实字上做文章，将管理目的详细化，责任明确化，实现人人在管理，处处有管理，事事见管理，时时都管理。制度体系的精细化是精细化管理的重要保证。烟草商业企业作为“效力型企业，制度体系的精细化应表达：1完好性。制度的完好性就是从效力链的整体来看的，或者说是从企业效力内容的逻辑来看的。即在效力链的每个环节、每个流程都应该有对应的制度的约束与规定。如仓库管理制度完好到货物的出入库管理，装卸搬运管理等各个方面的制度。总之，只需有人为要素存在的地方，都会出现相应的管理制度。2严肃性。制度的意义就在于其具有很强的约束性，而这种约束自然会要求制度本

11、身的严肃性。这里所说的严肃并不是“玩笑等词的反义词，而是从效力的流程、效力与管理的技术性、效力内容的逻辑性等角度来衡量的。即要求制定出的管理制度不应该存在专业技艺与组织上的错误，如流程错误；不应该出现知识性的错误与缺陷，如技术的解释错误等。3动态性。由于市场变化的快速，效力与产品必然会随着市场的变化而变化，相应的管理制度也应随着这种环境的变化做出相应的调整与变革。也就是说，管理制度并不是一成不变的东西，而是一个随着企业所处的环境、随着产品与效力的开发与创新、随着效力与管理内容的变化而变化。4可衡量性。管理制度包含的内容很多，有各种各样的制度，如企业绩效管理制度、企业档案管理制度等。这些制度不可

12、防止地会涉及到对企业的统计，对一些制度所要求的内容是应该可以量化的。如企业的宏观管理、企业的消费运营管理，企业的人力资源管理等，在很多时候是需求有根底数据进展量化分析与管理的。同时，制度所要求的目的也应该是可衡量的。二烟草商业企业制度体系存在的根本问题经过总结为企业提供咨询效力的阅历心得，笔者以为，大多企业制度体系存在的问题可以归纳为四个方面：1制度的渊源问题制度的渊源即指制度的源泉、来源、源头，在本质意义上指制度的内容哪里，由什么构成。这个方面的问题最集中地表现为：1以内部公文如通知、任务方案甚至指点讲话替代制度。首先，在认识上将某些内部公文、任务方案等视为制度，这种认识显然是混乱的。“通知

13、、“方案普通都是对某一项详细任务做出暂时性要求普通有明确的时间要求的文件格式。可以划入制度范畴的文件格式主要有“管理规定、“管理方法、“实施细那么等，普通是对某项职能、任务所做的详细要求，假设不思索环境条件的艰苦变化，内容是相对稳定的。其次，当“通知用来发布规章制度时，制度是作为“附件存在的。但还是存在这样的情况：通知的内容即是针对某项任务的详细规定。2以行业管理法规替代内部制度。烟草专卖局作为国家烟草专卖管理的政府行政机关，具有依法行政的权益。为此，烟草专卖局特别是省级局需求发布适用于公民、法人或其他组织的法律法规往往也是“规定的标题出台。这种情况下，这些文件能否视为内部制度呢？笔者以为，应

14、该区分开来，不能混为一谈。2制度的关系问题制度的关系，指制度体系和其他管理体系如质量管理体系、职业安康平安管理体系等的关系以及制度与制度之间的关系包括不同层级的制度、同一类别制度之间。这个方面的问题主要表如今：1本级制度与上级文件接口模糊。地市级烟草商业企业对上级文件特别是省局公司的制度如何处置完全执行？参照执行？或另外制定实施细那么？没有构成系统有效的方法，而省局公司同样没有明确两级公司在制度制定方面的分工、权限。2本级制度与QHSE体系文件关系模糊。目前普遍存在管理制度与QHSE体系文件共存的情况，但是制度体系与QHSE体系哪个在企业中处于优先位置，没有明确的界定。3本级制度与制度之间层次

15、模糊，反复交叉景象比较突出。主要表如今：针对某项事务或任务的管理存在多项制度或相关规定，如采购管理，既有一致的，也有针对详细物资设备的采购规定，还有针对某个采购环节的详细规定。另外，标题中含有“补充规定、“补充通知、“进一步、“重申、“加强、“修订等字眼的制度较多。3制度体系的成效问题制度的成效，包括制度内容体系的有效性和制度管理体系的有效性两个方面。制度的内容体系既指制度体系的构架类别的横向划分与层级的纵向划分，也指单项制度内容的实效性；制度的管理体系那么指对制度从酝酿、方案、制定、审批、备案、执行、更新等整个生命周期的动态管理机制，表达为“关于制度管理的规定、流程。这个方面的问题主要表如今

16、：1从制度的内容体系来看，烟草商业企业经过多年的制度建立，现有制度根本覆盖组织运营管理的各个方面，初步构成比较全面的制度体系。缺乏之处在于，在详细操作方面不能有效满足日常任务的需求，有些制度线条较粗，对任务的要求泛泛而不详细或弹性较大。另外，按照现代企业管理要求看，还存在少量的制度缺失情况。2从单项详细制度的实效性来看，部分制度是“就事论事，仅仅涉及某项任务的个别流程环节；部分制度制定时间较早或针对某一特定时期的任务，已不能顺应新的运营管理环境；3从制度的管理体系来看，大多企业没有构成针对制度管理的制度和流程，详细地说：没有明确制度的管理部门；没有确立制度制定、公布执行的根本程序、制度的修订或

17、优化没有构成动态的任务机制，等等。4制度体系的保证问题制度的保证涵盖制度的组织保证、人事保证和制度保证。组织保证就是制度管理体系要有详细落实的部门并界定职责权限，使得制度管理可以从组织上落到实处；人事保证那么是指明制度管理需求的人力资源素质和数量的要求；制度保证那么是从制度本身对制度体系管理进展授权和规范，使得制度体系的管理也能有章可循。这个方面的问题表现同制度的管理体系问题。三烟草商业企业制度体系的优化前文提到，烟草商业企业经过多年的制度建立，现有制度根本覆盖组织运营管理的各个方面，初步构成比较全面的制度体系。因此目前情况下，烟草商业企业制度体系建立的重心在于制度体系的优化。在操作上，制度体

18、系的优化应从以下几个维度分别进展：1优化制度的层次和分类关于制度的层次，前文曾经做过阐明。从广义上看，烟草商业企业制度的层次如以下图所示。从狭义上看，制度层次那么如以下图红色部分。制度的分类，现行的主要做法就是按照企业的管理职能进展划分。烟草商业企业根据其主要管理职能可以将制度分为：营销管理、物流配送、专卖管理、烟叶消费运营、行政管理、人力资源管理、财务管理、信息化管理、纪检监察等大类。需求强调的是，每大类制度都应有根本职能管理制度、详细业务管理方法及实施细那么或操作规范，构成制度体系的物理构造图。以营销管理制度为例，其制度构造如以下图所示：2优化制度的内容体系首先，应该对制度内容体系的评价。

19、制度内容体系的评价主要解答企业的制度体系现状如何的问题，同时指出制度体系优化的方向。制度内容体系评价主要有以下7个定性目的：1目的明确：制度制定的目的是为实现整体开展战略提供支持，要符合企业整体的战略定位和管理需求；2体系完好：制度体系内容要涵盖实现整体战略目的而涉及的决策管理、组织管理、业务管理以及职能管理的全面内容；3构造合理：制度体系构造要合理，分类清楚，逻辑明晰，有利于了解、执行与实施；4边境清楚、协调配和：制度之间的管理目的、内容的界定要清楚，防止交叉，但同时又要表达出制度之间的关联性，实现制度之间的协调配和；5功能到位，精简明晰：在满足制度能表达管理各层面职能需求的前提下，力求做到

20、纲目精炼，化繁为简；6国际惯例，符合实践：制度体系的框架、构造以及内容要自创国际领先的同类企业的管理理念，但同时要顺应企业现有的开展阶段，关注现阶段最中心、最紧迫处理的问题；7前瞻性，稳定性：制度的制定要思索到企业未来开展所面临的管理问题，在一定时期内成为全体员工的任务行为规范，因此管理制度的制定要有一定的前瞻性，稳定性，不宜经常做原那么性的变动。沿着内容体系评价的轨迹优化制度内容体系，主要任务是对制度内容体系中缺失的内容进展补充，对交叉反复的内容进展修订，对冗余的内容进展删减，从而到达对内容体系的优化。这一项任务需求提出制度内容体系优化的清单，明确详细制度优化的责任部门，制定实施方案，确保制

21、度内容体系的优化按照拟定的步骤和要求进展。3梳理制度体系与QHSE体系的关系制度体系与QHSE体系之间应该是互动协调的关系。要处置好两者的关系应把握以下原那么：协调一致的原那么：公司担任制度体系建立和QHSE体系建立的部门之间，应该建立常规的沟通协调机制，各自出台的规范性的文件，涉及到其他体系建立的，必需先征求有关担任部门的意见，协调一致后才干公布执行；先行为主的原那么：为坚持各个体系的协调性，不论是制度体系还是QHSE体系文件，先实行的有执行次序上的优先权，后制定的应该自动与先实行的进展沟通，有冲突的要争取对前者进展修订，否那么按照前者执行。制度优先的原那么：制度体系是保证其他体系建立的组织

22、合法性、进度可控性和实施有效性的根本体系，居于优先位置，一切体系的建立应该先制度化，构成可以因循的制度规范。4明确制度撰写的规范性要求制度撰写规范性要求主要是从制度撰写的格式、措词、制度内容组成、主要条文商定、制度命名规那么等方面提出规范性的要求，使得制度的方式趋向规范化，易于规范化。5优化制度管理机制目前，烟草商业企业主要还是由各部门各自制定管理制度，制定制度时往往是从本部门的角度出发，制度在可行性以及协调性方面比较欠缺。因此有必要设置专门的综合管理机构作为审核部门，主要担任对制度建立的规划；协调各部门编制各项规章制度，使各项制度建立在企业一致规划的前提下；对制定制度的程序、职责权限做出明确详细规定，以保证制度的科学性和合理性。四塑造良好的制度建立环境制度建立的环