学生干部培训学生活动组织及报销流程

1、学生活动组织及报销流程教育学部学生干部培训2018教育学部学生工作办公室郑 鑫Contents目录01学生活动组织流程02 学生活动审批流程03 学生活动报销流程学生活动组织流程01组织原则积极落实脚踏实地，主动进行，完善细节，有条不紊，关注效果，积累经验认真设计充分考虑教育学部的专业特色和所在组织学生实际需求群策群力组织成员统一目标，各施所长，合理分工，共同成长有所创新设计内容丰富、形式新颖，体现社会性和时代性、有教育意义的特色活动第三步活动完成后的总结反馈发送新闻稿；视频、图片等资料存档第二步提交审批材料、前期准备审批通过后实践活动第一步干部团队提出想法干部团队详细策划组织流程第四步将第三

2、步的内容反馈学工办相关负责老师合格的经费审批报销发放经费注意事项所有活动必须至少在举办当日前3天交由相应的负责老师审批，严禁“先斩后奏”。违反规定者，此次活动不予报销，本学期活动不提供经费支持1.举办活动须提前审批，严禁“先斩后奏”新闻稿须在活动当日或第二日发送至学部宣传邮箱，相关纸质材料须在活动举办结束后三日内上交给负责老师。逾期未提交者，此次活动不予经费报销，本学期不提供经费支持2.活动总结须按时提交学工办所属物资，属公共财产，使用中须小心、爱护，由于个人原因造成的物资损坏，须照价赔偿。按时归还，逾期未归还者，第一次警告，第二次本学期活动不予设备、物资支持3.借用物资小心使用，按时归还严格

3、按照规定申请、购买物资，及时提交发票等材料报销学部对班级、党支部、团支部、社团每学期的资助都有一定的标准，申请物资时要考虑预算4.严格执行学生活动报销要求及预算额度工作时间内联系老师（紧急事项除外），时间：8:00-11:30,14:00-17:30工作时间通知事项全面、组织安排合理、待人接物文明、称呼用语礼貌礼仪标题清晰明确、内容格式规范、用语礼貌、发件人设置为真实姓名邮件基本礼仪温馨提示关注以下网站发布的信息北京师范大学 /教育学部 本科生工作处 研究生工作处 /教务处 http:/研究生院 http:/校团委 http:/学生活动审批流程02活动后提交材料按学部网站-学生园地-“教育学部

4、网站学生园地模块新闻稿规范须知”发送新闻稿，并将活动策划书、流程控制表、购置物品申请单、活动总结交给相应负责老师经费报销材料提交如需自费购买物品请提前询问相应负责老师，不确定物品则联系247郑鑫老师询问，并按流程报销下载材料填写登录学部网站-下载专区-学生类-下载“学生活动相关材料”并填写找相应负责老师审批携带活动策划书、活动流程控制表、购置物品申请单（如需购买物品）组织流程借用的物资须在活动结束后第2天下午17:00前归还。周末举办活动的须在下周一下午17:00前归还到247借出、归还物品使用物资须爱护、小心，使用中出现问题及时告知郑老师；活动后及时导出照片、视频；如物资已被借出，在登记表上

5、登记后联系物资持有者自行传递、归还。严禁私下传递物资借用物资学部教室借用请到英东248找宋老师咨询借用学部教室借用学校教室借教室目前借学校教室需要在线申请。学生不开放个人申请，需组织负责人申请，如学生会研会主席、班长、党支书等申请入口：数字京师教务管理系统桌面预约教室。申请之后可以在线查看审核状态网上可申请自申请日起30日之内的活动，根据北京师范大学大型活动管理规定，举办各类临时活动最晚须提前3日申请，3日以内的紧急活动请到主楼A区102现场办理（先到英东247领取四联单）公共教室原则上在每学期第1-2周不举办学生临时活动，考试周停止举办所有临时活动。学生活动可在除上述时间的工作日晚上，双休日

6、全天举办学生活动报销流程03根据活动策划需要，在学生活动购置物品申请单填写所有所需物资及预算，填写活动流程控制表提交活动流程控制表、活动策划书、学生活动购置物品申请单，相关负责老师同意后，签名、盖章学子超市没有的办公物资、耗材、图书，可在负责老师同意的前提下自行购买。请按照学校的低值易耗品管理暂行办法（师国资办【2017】04号）第六条的规定，登录“低值易耗品申报系统”进行低值易耗品登记。报销时请把发票粘贴在“北京师范大学低值易耗品登记单”上，并在发票和登记单骑缝处加盖所在单位公章喷绘、海报等宣传品到四合院南楼1门203点睛制作；打印、复印到教十楼一层打印店出示学生活动购置物品申请单签单制作边

7、购买边记录实际花费金额，与小票核对后，确认总价，在相应的本子或者小票上签单（注明教育学部学工办、购买人姓名、联系方式以及活动名称）在学生活动购置物品申请单上写明实际金额、签单人以及签单地点活动结束后，将活动流程控制表、活动策划书、学生活动购置物品申请单、活动总结及发票交至负责老师处并按照活动流程控制表要求提交新闻稿专业摄影、摄像、洗照片等到学1楼杰艺摄影从出示学生活动购置物品申请单签单制作教育学部举办学生活动流程图办公用品、体育用品、办公耗材、水到商贸中心2层先找孙妍老师（58808039），提供学生活动购置物品申请单，然后去学子超市文具店或超市签单领取报销出租车费用，请填写并打印“出租车车票

8、报销明细表”， 并将出租车发票粘贴在“出租车车票报销明细表”背面。出租车发票应按照票据日期时间顺序排列，并把“出租车车票报销明细表”中第一列的对应序号标识在相应出租车票上。报销北京市政交通一卡通费用，请填写“市政交通一卡通费用报销明细表” ，并将发票贴在明细表背面。每张“市政交通一卡通费用报销明细表”为20行，请勿增加行。学部网站-下载专区-学生类-详细阅读“教育学部学生活动说明讲解”PPT学子超市、点睛、杰艺、教十楼一层打印店，凭物品购置单取得物品，活动结束后上交物品购置单即可，如需自费购买物品请提前得到相应负责老师审批，自行到实体店和网上购买，打车费、公交充值费、快递费可以提供发票进行报销

9、。食品、饮料、礼品类不可购买。不确定物品请联系247郑鑫老师询问自费购买：必须使用学校发放的中国银行的银行卡刷卡或该中行卡绑定的网银支付，并填写低值易耗品系统学生活动经费使用流程点睛喷绘、海报等宣传品到四合院南楼1门203点睛制作；出示购置物品申请单签单制作学子超市办公用品、体育用品、耗材、水等物资尽量都到商贸中心2层找孙妍老师（58808039），提供购置物品申请单，然后去超市签单领取杰艺专业摄影、摄像、洗照片等到学1楼杰艺摄影出示购置物品申请单签单制作教十楼一层打印店需要复印、打印的材料在教十楼一层打印店出示购置物品申请单签单制作 开普通正规发票必须填写：单位名称：北京师范大学纳税人识别号

10、：12100000400010056C开增值税专用发票：则左图信息都需填全自费购买物品开具发票发票号码经销商采购日期注意：填写低值易耗品系统前，务必提前给郑鑫老师审阅发票及购买物品，合格后方能填写。（1）部门项目号：填之前咨询郑鑫老师（2）现在购买的物品基本分设备和低值易耗品，学生活动购买物品基本都属于低值易耗品；（3）笔、本等办公用品以及图书等，属于易耗品；（4）低于1000元的设备，属于低值品，如：价格不高于1000元的移动硬盘、U盘等电子产品；（5）每张发票填写并打印一张低值易耗品表格，每张发票的订单或小条明细，一样物品填写一条信息。自费购买物品低值易耗品系统自行购买的物品，负责老师审核

11、票据后，请按照学校的低值易耗品管理暂行办法（师国资办【2017】04号）第六条的规定，登录“低值易耗品申报系统”进行登记。自费购买物品登录低值易耗品系统每个同学都可以从数字京师进入低值易耗品申报系统发票及低值易耗品单订单截图付款记录活动报销说明发票抬头需为北京师范大学每张发票背面需有三人签名（报销同学标明学号）包含订单完整信息，购买物品、数量、金额发票金额、低值易耗品金额、订单金额、实际付款金额原则上应一致刷卡POS机小条或网银支付界面截图打印件(包含卡号后4位信息、该物品交易记录)。学生需学校发放的中国银行的银行卡刷卡或绑定的网银支付有些特殊物品需要填写学生活动报销说明，学生活动报销说明在学部网站-下载专区-学生类自费购买物品报销注意事项交通费报销报销出租车费用，请填写并打印“出租车车票报销明细表”， 并将出租车发票粘贴在“出租车车票报销明细表”背面。出租车发票应按照票据日期时间顺序排列，并把“出租车车票报销明细表”中第一列的对应序号标识在相应出租车票上。报销北京市政交通一卡通费用，请填写“市政交通一卡通费用报销明细表” ，并将发票贴在明细表背面。每张“市政交通一卡通费用报销明细表”为20行，请勿增加行。具体要求请参照学部网站下载专区财务类市内交通费报销通知及明细表报销注意事项保存材料在学生活动购置物品申请单上写明实际金额、签