07财务档案管理制度

1、目的建立和规范财务档案管理，为财务档案的保存和利用提供服务。适用范围集团公司(下称集团)、下属分公司及各控股公司按此制度执行。各单位可根 据实际情况对本制度进行适当补充，补充内容经集团审批后方可实施。相关权责财务管理部负责本制度的制定、修订、解释及组织实施；集团总裁负责本制度的审核，东煌企业集团董事局(下称董事局)负责批准本 制度。财务档案分类财务档案包括会计档案和预算、计划、规章制度、各类请示、报告、批复等内 部管理档案及应由财务部保管的其他档案。会计类档案会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和 反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：(1)会计凭证类：原始

2、凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。(2)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会 计账薄。(3)财务报告类：公司月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附 注及文字说明，其他财务报告；(4)各类资产的盘点报表；(5)各类报送税务机关的报表资料、发票、发票购买簿及自印发票申请表，各类 向税务机关的请示、报告以及税务机关的批复、税务稽查结论书等税务资料;(6)公司银行帐户之开立、变更、取消、有关授权签署、咨询证明、办理信用 证等文件资料，以及办理与外汇业务有关的资料；(7)与银行日常交易业务有关的系列资料，如自动转帐申请表、各类票据存根、 每天银行帐户收入、支出

3、及结余纪录、银行往来对账单、银行存款余额调节 表等；(8)各类审计报告及原始资料等，以及与外单位往来对帐确实认函；(9)各类合同及合同执行情况表；(10)企业的各类会计政策、方法及会计处理规定；(11)会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案借阅清册和会计档案销 毁清册等。(12)其他应当保存的会计核算专业资料。4.2 内部管理类(1)经批准的财务预算、计划；(2)反映预算执行情况的管理报表、财务分析(文字格式)。(3)向上级公司财务部上报的请示、报告以及上级公司财务部的批复；(4)公司财务部发布的带有文号的通知及规定、以及虽不带文号但涉及到有关 重要事项的通知及内部通知单；(5)各类财务

4、会议资料；(6)财务人员工作交接清单；(7)其他内部管理档案。(8)会计档案包括存储在磁盘(硬盘、软盘、光盘、U盘等磁性介质)上的会计 文件和以书面形式存放的会计帐簿和会计报表。档案管理要求应归档的各类会计档案由会计人员或指定负责人负责整理、立卷，装订成册， 编制会计档案保管清册，移交会计档案管理人员管理。会计文档整理、立卷、装订时，须编制卷内文档序号，并在卷封面上填上卷 内文档起止号码、档案序号、档案所属时间、装订日期、装订人员。归档的会计档案要整洁齐全。如凭证附件过多时，可分册装订。分订的各册 附件应依次编号，并在凭证内注明以便查找。会计凭证须按月整理、装订，并于下一个月内归档。管理会计报

5、表及预算相 关档案须在预算年度终了后二个月内整理归档，会计帐簿、会计核算报表等 其他财务档案须在会计年度终了后二个月内归档。档案管理人员按照会计档案要求和归档清单，审查、核实、接受应归档的会计档案，并办理归案手续。5. 6 对已接受归档的会计档案，档案管理人员应建立会计档案目录和档案登记簿, 注明档案名称、目录号、存放地点、装订日期、修改和调阅情况等。档案应存放在平安的地方，要求整齐完整、分门别类、有条不紊。档案管理 人员对所管的档案要定期检查，发现破损、遗失应及时采取补救措施，同时 上报财务负责人。当更换档案管理人员时，必须办理书面交接手续，将所有档案完整移交并由 财务负责人监交。电算化财务

6、档案管理财务部应根据帐务处理系统数据由电脑自动生成“损益表”、“资产负债表”等会计报表，报表格式须遵循统一的报表格式。2存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去。磁盘形式（硬盘、软盘、光盘、U盘等磁性介质）的会计档案必须永久保存。4必须经常对电算化会计系统数据建立备份。系统管理员必须每月对当年会计数据以软盘、光盘等形式备份一次。年度的会计数据须用软盘、光盘、磁带 等形式备份二份存放于不同地点，年度数据备份时尽量少采用软盘存储会计 数据。不得直接对备份的会计数据或已作为会计档案的会计数据进行任何非 法操作。采用磁性介质保管的会计档案，要半年检查一次，一年复制一次，

7、防止由于磁性介质损坏，使会计档案丧失。应做好备份数据防磁、防火、防潮、防尘工作。财务档案保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管年限按财政部会 计档案管理方法执行，未在上述中的其他档案，暂按永久保存执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。附：会计档案保管时间实施日期及解释权：序号档案名称保管期限备 往会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年会计账薄类4总账15年包括日记总账5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记 账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理 后保管5年财务报告类8辅助账簿15年9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15