《大学计算机基础》第4章office办公软件讲解学习

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。大学计算机基础第4章office办公软件Office办公软件学习目的了解office软件的功能特点熟悉word字处理软件的操作熟悉excel电子表格的操作熟悉PowerPoint演示文稿的操作Office以亲和的界面、易学易用的特点、丰富而强大的功能，在世界上赢得了广泛的用户。学习和掌握Microsoftoffice的基本功能，不仅方便处理电子公务和个人事务，也方便与外部世界的交流。本章主要讲述office中的word、excel、PowerPoint三个成员软件的操作方法。4.1Office2003简

2、介MicrosoftOffice2003中文版继承了Office家族的传统优势，在易用性、智能化和继承性的基础上，进一步为信息工作者提供了快速、便捷的工作方式。Office2003标准版主要包括以下六个组件：文件处理软件Word2003、电子表格软件Excel2003、演示文稿制作软件PowerPoint2003、数据库软件Access2003、信息管理软件Outlook2003以及网页制作软件FrontPage2003。这些组件几乎涵盖办公室自动化的所有方面，使用它们就完全可以实现办公自动化。1.Office2003安装将Office2003光盘放入光驱，安装程序会自动运行。根据窗口的提示，

3、在安装过程的每一步，做出选择设置后，单击“下一步”按钮，直到提示安装成功。2程序的启动常用的启动方法有以下三种（以Word为例）：（1）单击“开始”“程序”“MicrosoftOffice”“MicrosoftOfficeword2003”菜单命令。（2）打开“资源管理器”，找到相应的Office文件，双击文件图标即可启动相应程序。（3）从“开始”菜单中找到应用程序命令，然后右击，从弹出的快捷菜单选择“发送到”“桌面快捷方式”命令，在桌面上出现程序的快捷方式图标，双击图标即可启动程序。3程序的退出退出程序常见的方法有以下几种：在应用程序窗口中选择“文件”“退出”菜单命令。单击应用程序窗口标题栏

4、右侧的“关闭”按钮X双击标题栏中的控制菜单图标。按组合键【ALTF4】。4Office2003的帮助系统Office2003为用户提供了丰富的联机帮助文档，可以随时解决用户在使用Office的组件时遇到的困难。（1）使用“提出问题”文本框或者“帮助”菜单在菜单栏右侧的文本框中，用户可以输入问题并按【Enter】键，帮助系统会自动提取出关键词，并将相关的内容列出。用户也可以使用“帮助”菜单。以Word为例，选择“帮助”“MicrosoftWord帮助”菜单命令，打开“Word帮助”任务窗格，如图4-1所示，在“搜索”文本框中输入要帮助的主题，单击右侧的“开始搜索”按钮即可看到搜索结果。（2）使用

5、Office助手在Office的各个应用程序中提供了许多形象的助手工具，可以帮助用户查找帮助主题、显示帮助提示信息。在“帮助”菜单中可以通过“显示Office助手”或“隐藏Office助手”选项来使助手显示或隐藏在窗口中。4.2文字处理软件Word2003利用Word2003可以制作出各种各样的文档，例如信件、传真、公文、书刊和简历等。Word2003在原有版本基础上有做了相应的改进，界面更加的友好，操作更加方便，功能更加强大。Word2003窗口的结构启动Word2003后就会进入Word的工作窗口，如图4-2所示，所有的编辑操作都需要在此窗口中进行。窗口主要的组成部分有：标题栏、菜单栏、工

6、具栏、工作区和状态栏。1.标题栏位于窗口的最顶端。显示了当前正在编辑的文档名称和所使用的应用程序名称，右侧有“最小化”、“最大化”、“关闭”三个按钮。2.菜单栏在标题栏下方，排列了Word关于文档操作的所有菜单命令。菜单项的显示具有自动记忆功能，只显示最近常用的命令，在一段时间内没有使用过的命令会自动隐藏，为用户选择常用命令提供了很大的方便。3工具栏在菜单栏下方排列着许多工具按钮，每一个工具栏按钮对应一个菜单命令。通常情况下窗口会显示“常用”工具栏和“格式”工具栏，用户可以通过“视图”“工具栏”菜单命令选择其是否显示。4标尺位于编辑区的上方和左方，用来查看正文、表格等的宽度，也可设置段落缩进距

7、离等。5视图方式视图能以不同的方式来显示不同文档的内容，以满足不同状态的需要。Word2003提供了普通、Wed版式、页面、阅读版式、大纲五种视图方式。6状态栏在窗口的底部，显示当前文档的编辑信息，如光标所在的页数，行列号以及修订、改写等命令状态。可以通过双击命令按钮来转换其工作状态，当按钮显示为黑色时，该命令处于工作状态；若为灰色，则此命令为非工作状态。7任务窗栏Word2003提供了优化的任务窗格，包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“剪贴画”和“文档更新”等任务。4.2.2文档的建立1.新建文档Word2003启动后，系统会自动创建一个名为“文档1.doc”的空白文档。通常用户创建

8、新文档的以下几种：选择“文件”“新建”菜单命令，在窗口的右侧会自动弹出“新建文档”任务窗格，如图4-3所示，在“新建”选项区选择需要建立的文档类型即可建立相应类型的空白文档。在“新建文档”任务窗格中的“模板”选项区，选择相应的模板来建立具有特色的新文档。单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮，创建一个普通类型的空白文档。2.打开已有文档用户可以使用多种方法打开已经存在的文档进行编辑。方法有以下几种：在“资源管理器”中双击文件的图标，系统会自动启动应用程序并打开此文档。在Word窗口中，选择“文件”“打开”菜单命令，弹出“打来”对话框，如图4-4所示，在“查找范围”下拉列表框中选择目标文件的

9、所在路径，在下方的文档列表中选定需要打开的文档，单击“打开”按钮即可。单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，也可弹出“打开”对话框。单击“文件”菜单，在其下拉菜单的最下方可以直接选择最近刚刚编辑过的文档。3.保存文档保存文档是吧进行了编辑和修改的文档存储到磁盘上的操作，文档保存可以确保数据不会丢失。保存文档的方法有：新建文档的保存选择“文件”“保存”菜单命令或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，即弹出“另存为”对话框，如图4-5所示。在“保存位置”下拉列表框中选择文档需要保存的路径，在“文件名”框中输入文件名，单击“保存”按钮即可。已有文档的保存对于保存过的已有文档进行了再次编辑和修改后，依然

10、要进行保存操作，保存方法如（1），只不过不需要再次命名。还可以对于一个已有文档存放副本，可以选择“文件”“另存为”菜单命令，可以把当前文档以另外一个名字在其他路径下独立保存。4.关闭文档关闭文档的操作方法吐下：选择“文档”“关闭”菜单命令或单击菜单栏右端的“关闭窗口”按钮，可以关闭当前文档窗口，但word应用程序窗口仍然保留。选择“文件”“退出”菜单命令或单击标题栏右侧的“关闭”按钮,退出Word应用程序。如果文档编辑后未保存，关闭是将会弹出提示对话框，如图4-6所示，选择“是”选项按钮则保存当前文档并关闭，单击“否”按钮则放弃保存并关闭，单击“取消”按钮则会取消关闭文档的操作。4.2.3编辑

11、文档1.输入文本在启动Word后，有一条闪烁的竖线，这就是光标。在进行文本输入以前，必须将光标定位到相应的位置。定位光标可以使用键盘上的光标键，耶可以使用鼠标直接在目标位置单击即可。在文档中输入文本是光标出啊如点在动右移，当录入的文本到达文档右边界时，Word会自动黄行。当一个段落的文本输入结束是，按【Enter】键可以开始下一个段落。2.输入符号、数字在文档中除了可以输入中、英文字符，还可以键入一些符号挥着特是形式的数字。例如要插入符号“”，步骤如下：吧光标定位到要出插入符号的位置。选择“插入”“符号”菜单命令，打开“符号”对话框，如图4-7所示，在符号列表中单击需要输入的符号“”。单击“插

12、入”按钮即可。若要输入“=1*GB3、=1*ROMANI、=3*romaniii”之类的特殊数字，同样可以使用“插入”菜单。操作步骤如下：选择“插入”“数字”菜单命令，打开“数字”对户狂，如图4-9所示。在：“数字”栏中输入需要插入的数字，如“3”。在“数字类型”列表框中选择需要的数据形式。单击“确定”按钮。3.文本的选定在编辑文档中的文本之前，必须先选定文本，选定文本最简单的方法是用鼠标拖动。方法是：将光标移动到需要选定文本区的开始，按住鼠标左键拖动鼠标，到达文本区末尾时释放鼠标，被选中的文本区将会突出反白显示，如图4-9所示。选定文本还有很多其他的方法。选定一个词语：鼠标双击该词语。选定一

13、句话：按住【Ctrl】键，单击句中的任意位置。选定文本块：在文档中需要选定的文本的其实位置处，拖动鼠标到选定文本的末尾。选定大块文本：将光标移动到文本块的起始位置，按住【Shift】键，用鼠标单击文本块的终止位置。这种方法适合于对于跨页文本的选定。选定行、段：移动鼠标到某行的左侧选定区，鼠标指针变成时，单击可选定该行，若双击可选定该段，若在选定区上下拖动鼠标可选定多行。选定整篇文档：在某行左侧的选定区连续单击鼠标三次可选定整篇文档，或者按住【Ctrl】键，用鼠标单击文档左侧选定区的任意位置。按住【Alt】键，拖动鼠标可以选定垂直的一块文字。4.移动与复制文本文本编辑时，经常需要移动或复制文本，

14、这些操作可以简化对于相同文本的从夫输入。方法一：利用剪贴板移动或复制文本，步骤如下：选定需要移动或复制的文本。（2）执行下列任意操作，可以将选定的文本暂且保存到剪贴板中。选择“编辑”“剪切”菜单命令或“编辑”“复制”菜单命令。在文本选定区中右击，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”或“复制”菜单命令。单击“常用”工具栏“剪切”按钮或者“复制”按钮。（3）定位光标到文档中需要移动或复制的新位置。（4）执行下列任意操作，可以将保存在剪贴板中的内容粘贴到文档中的新位置。选择“编辑”“粘贴”菜单命令。右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”菜单命令。单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮。方法二：利用鼠标的拖动

15、移动或复制文本，步骤如下：选定需要移动或复制的文本。将鼠标指针指向被选定的文本区，此时指针呈箭头状。(3)若要移动文本，按住左键拖动鼠标,指针会跟随一个虚线光标插入点，当虚线插入点到达要移动的目标位置时释放左键即可;若要复制文本，则按住【Ctrl】键的同时拖动鼠标达到要复制的目标位置释放鼠标左键和【Ctrl】键即可.5删除文本按【Backspace】键可以删除插入点之前的字符，按【Delet】键可以删除插入点之后的字符。如果需要对大块文本进行删除，应先将需要删除的文本选定，然后按【Backspace】键或者【DeIete】键均可.6.查找与替换文本Word中的查找和替换功能，可以很方便的搜索到

16、指定的内容并进行替换。(1)查找选择“编辑”“查找”菜单命令，打开“查找和替换”对话框，如图4-10所示，在“查找内容”的文本框中键入需要查找的字或词语(如“编辑”)，单击“查找下一处”按钮，系统会在文档中出现“编辑”的地方暂停，并将查找到的文字反白显示。(2)替换用户可以将查找到的内容替换为新的文字，如将文档中的“编辑”替换为“输入”。方法为:选择“编辑”“替换”菜单命令，打开“查找和替换”对话框，如图4-11所示。在“查找内容”文木框中键入被替换的文字，在“替换为”文木框中键入要替换的新内容，单击“查找下一处按钮开始查找，当找到需要替换的文字时，单击“替换”按钮即可完成替换操作。若要将文档

17、中所有找到的文字全部替换，单击“全部替换”按钮即可。7.撤消与恢复可以通过Word中的“撤销”与“恢复”命令来将文本还原。(1)撤销操作选择“编辑”“撤销键入”菜单命令或单击“常用”，具栏上的“撤销键入”按钮，可以撤销上一步操作。若要撤销最近的多步操作，可以单击“撤销键入”按钮旁边的下三角箭头，在滚动列表中查找需要的操作并单击次操作。(2)恢复操作恢复操作的功能与撤销相反，即如果撤销以后认为不该撤销，这时就可使用恢复操作还原。选择“编辑”“恢复键入”菜单命令或者单击“常用”工具栏中的“恢复键入”按钮可以恢复上一步的撤销操作。若要恢复多步撤销操作，可以单击“恢复键入”按钮旁边的下三角箭头，在滚动

18、列表中查找到需要恢复的操作并单击此操作。4.2.4文档的排版1.字符格式的设置字符是整个文档的主要组成元素，字符格式包括了字体、颜色、字号、字符间距、川字效果等属性。通过设置字符格式可以使文字的效果更加突出。方法一:使用“字体”对话框设置字符格式。选中目标文本，选择“格式”“字体”菜单命令的快捷菜牢申选择“字体”命令，打开“字体”对话框，在字形、字号、字体颜色、下画线线型等选项进行设置，如图4-12所示。在“字符间距”项卡中可以对缩放比例、字符间距、位置进行调整，如图4-13所示。方法二：使用“格式”工具栏设置字符格式。使用“格式”工具栏设置字符格式是比较便捷的一种方式，如图414所示。将鼠标

19、指向某一按钮，停留几秒钟即会着到此按钮的功能提示，单击便执行了其功能，若是列表框，则单击右侧的下三角箭头，在打开的下拉列表框中单击所需要的选项即可。方法三:复制字符格式。可以通过“格式刷”将已经设置好格式的文本所具有的格式复制到其他要求相同格式的文本中，避免了重复设置操作。首先选择已经设置好格式的源文本。双击常用工具栏中的“格式刷”按钮，此时鼠标外观会带有一个小刷子，按住左键选定目标文本，所有被拖动覆盖的文本都会变成与源文本相同的格式。若复制一次格式，则单击“格式刷”按钮即可。2.段落格式的设置段落格式是设计文档的整体外观。在文档中由“Enter”结束的文本即为一个段落，段落格式主要包括对齐方

20、式、缩进距离、行距和段落间距等。(1)对齐方式的设置段落的对齐方式主要包括:左对弃、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐。左对齐:段落的左端对齐，多用于英文文档。右对齐:段落的右端对齐，多用于文档木尾的署名和日期等。居中对齐:段落居于页面的中央，多用于文档的标题、图、图题、表题等。两端对齐:Word自动调整段落，使其两端都对齐。多用于中文文档。分散对齐:段落自动均匀分散充满页面。Word默认的对齐方式是“左对齐”，其他对齐方式的设置要先选定需要设置的段落，单击“格式”工具栏中相应的按钮即可。(2)缩进的设置段落缩进可以使文本看起来层次分明，Word主要有四种缩迸方式:左缩进:对段落所有行的左边

21、界进行缩迸。右缩进:对段落所有行的石边界进行缩迸。首行缩进:对段落的第一行进行缩迸，一般为两个汉字宽度。悬挂缩进:对段落中除第一行之外的其他行迸行缩进。方法一:使用标尺设置缩进。使用标尺设置缩迸是比较快捷的一种方式。在水平标尺上有四个滑块对应了四种缩进方式，如图4-15所示。选定需要设置缩进的段落，用鼠标拖动标尺上相应的滑块改变段落的缩进值。方法二:使用“段落”对话框设置缩进。选定需要设置的段落，选择“格式”“段落”菜单命令，或者在快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，如图4-16所示。在“缩进”栏设置左、右缩进值，在“特殊格式”栏中选择首行缩迸或悬挂缩进，并在“度量值”栏中设置相应

22、的缩进值。(3)段落间距的设置段落间距是指文档中相邻两段文字之间的距离，包括段前距和段后距。在“段落”对话框中的“间距”选项区，可以设置当前段落与前一段之间的“段前”距和与后一段之间的“段后”距。段落中相邻两行文字之间的距离在“行距”框中设置。3.设置边框和底纹在Word文档中，可以为文字或段落添加边框和底纹，起强调相突出作用。(1)设置边框首先选中需要添加边框的文本或段落，选择“格式”“边框和底纹”菜单命令，打开“边框和底纹”对话框，单击“边框”选项卡，如图4-17所示。先在“设置”栏中选择边框类型，然后在右侧的“线型”、“颜色”、“宽度”列表框中选择框线的线型、颜色和宽度，最后在“应用于列

23、表中选择”文字”或”段落”，单击“确定”关闭对话框。(2)设置底纹先选定需要添加底纹的文本或段落，打开“边框和底纹”对话框，选择“底纹”选项卡，如图4-18所示。在“填充”组中选择底纹的颜色，在“样式”、“颜色”列表框中选择底纹的图案样式和颜色，在“应用于”列表框中选择“文字”或“段落”单击“确定”关闭对话框。4.设置列表格式文档的列表主要包括带有符号的列表和带有编号的列表，即项目符号和编号。(1)项目符号列表首先选定需要添加项目符号的段落，选择“格式”“项目符号和编号”菜单命令，打开“项目符号和编号”对话框，在“项目符号”选项卡中选择项目符号的样式，如图4-19所示。(2)编号列表选定要添加

24、编号的段落，打开“项目符号和编号”对话框，单击“编号”选项卡，如图4-20所示。选中某个编号样式，单击“确定”按钮。5.设置分栏在报纸中多采用分栏排版，便于阅读，Word具有分栏功能。操作方法:选中需要分栏的段落，选择“格式”“分栏”菜单命令，打开“分栏”对话框，如图4-21所示。在“预设”框中选择分栏的样式，如果栏数比较多，可以在“栏数”框中输入相应的数字;在“宽度和间距”区域内设置每一栏的宽度和间距;在“应用于”框中选择分栏的范围，单击“确定”按钮。4.2.5表格的制作适当的使用表格可以更好地组织信息，可以用来对数字进行简单的管理，使文档更加美丽和清晰。表格的操作主要有:创建表格、输入表格

25、、格式化表格等。1.创建表格创建表格的方法有两类:自动插入和手工绘制。(1)使用“插入表格”按钮(此方法可以快速地建立表格)1.将光标定位到需要插入表格的位置。2.单击“常用”工具栏中的“插入表格”按钮，弹出一个网格。3.按左键从网格左上角拖动鼠标，用阴影覆盖所需要的行数和列数，如图422所示，选择4行4列。4.z(2)使用“插入表格”对话框1.定位光标到需要插入表格的位置。2.择“表格”“插入”“表格”菜单命令，打开“插入表格”对话框。3.在“行数”和“列数”框中输入表格的行、列数。4.单击“确定”按钮，在光标所在处献出现了一个设置好行列数的表格。(3)手工绘制表格利用手工可以绘制出更灵活的

26、表格，尤其是一些复杂、不规则的表格。方法如下:.选择“视图”“工具栏”“表格和边框”菜单命令，出现“表格和边框”工具栏。.单击“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”按钮，鼠标会变成铅笔状指针。.移动铅笔状指针到文本编辑区，按左键从左上角拖到右下角可绘制出表格的外框。.外框绘制后，可以在框内任意绘制横线、竖线和斜线，从而建立不规则表格。如果要擦除某些框线，单击“表格和边框”工具栏中的“擦除”按钮;，鼠标会变成橡皮状，在要擦除的框线上拖动鼠标即可擦除框线。2.编辑表格输入文本将光标定位到需要输入文本的单元格中，输入的方法与在文档中输入一样，表格会根据单元格的列宽对艾本进行自动换行，同时增加行高。利用

27、键盘上的【Tab】键可以依次将光标移动到每一个单元格，完成整个表格的输入。(2)选定单元格如同对文本操作一样，对于单元格的任何操作之前都要先选定单元格，比较常用的是利用鼠标来选定单元格。操作方法如下:选定一个单元格:将鼠标指针指在某单元格内的左边沿，指针变为，单击即可选定此单元格。选定一行:将鼠标指针指在某行的左边沿，指针变为，单击即可选定此行。选定一列:将鼠标指针置于某列的上边沿，指针变为，单击可选定此列。选定整个表格:将鼠标置于表格的任意位置，当表格左上角出现时，单击此标记可以选定整个表格。选择任意区域:按住鼠标左键在表格中拖动可以选定任意个单元格。如图4-23所示，即为选定单元格、行、列

28、、整个表格的示意图。(3)清除单元格内容选定需要清除的单元格，单击【Delet】键或者选择“编辑”“清除”“内容”菜单命令。3.改变表格的结构对于表格结构格的调整主要包括调整行高/列宽、插入行/列、删除行/列及合并/拆分单元格等。(1)调整行高和列宽1.利用鼠标拖动将鼠标指向表格内部需要移动的行线或列线上,指针会变为或的形状。拖动鼠标将框线调整到目标位置，如图4-24所示。如果要精确调整，则按住【Alt】键的同时拖动鼠标。2.利用“表格属性”对话框选定需要改变的行或列，选择表格“表格属性”菜单命令。打开“表格属性”对话框，如图4-25所示。该对话框有四个选项卡，“表格”选项卡用于对整个表格指定

29、宽度，“行”和“列”选项卡可以指定某些行或列的高度和宽度，“单元格”选项卡可以指定某些单元格的宽度。(2)插入/除除单元格把光标定位到要插入单元格的位置，选择“表格”“插入”“单元格”菜单命令。弹出“插入单元格”对话框，如图4-26所示，其中的“活动单元格右(下)移”选项是在选定单元格的左侧(上方)插入新的单元格，“整行(列)插入”选项是在选定单元格的上方(左侧)插入新行(列)。如果需要删除某些单元格，首先应选定这些单元格。选择“表格”“删除”“单元格”菜单命令，弹出“删除单元格”对话框，如图4-27所示，根据提示选择所需选项，单击确定按钮即可。(3)插入/除行(列)插入行操作:在需要插入行的

30、位置处选定一行或多行，选择“表格”“插入”菜单命令，根据插入的位置选择“行(在上方)”或“行(在下方)”命令。插入列操作:在需要插入列的位置处选定一列或多列，选择“表格”“插入”菜单命令，根据插入的位置选择“列(在左侧)”或“列(在右侧)”命令。删除行(列):选定需要删除的行(列)，选择“表格”“删除”“行(列)”菜单命令。4)合并/拆分单元格合并单元格：选定需要合并的单元格，选择“表格”“合并单元格”菜单命令。或者在选定区右击，在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”命令。即可合并为一个单元格。拆分单元格:将光标定位到需要拆分的单元格，选择“表格”“拆分单元格”菜单命令，或者在选定区右击，在弹出

31、的快捷菜单中选择“拆分单元格”命令，打开“拆分单元格”对话框，在其中的“行数”和“列数”栏中输入需要拆分的行、列数，单击“确定”按钮。4.格式化表格(1)设置单元格的对齐方式表格中单元格的对齐方式包括水平对齐和竖直对齐。操作方法为:选择“视图”“工具栏”“表格和边框”菜单命令，打开“表格和边框”工具栏，如图4-28所示，然后选定需要设置对齐方式的单元格区域，单击工具栏中的“对齐方式”按钮，旁边的下三角按钮，在弹出的按钮列表中选择合适的对齐方式。(2)添加边框和底纹在实际应用中，可以根据需要给表格中单元格的框线设置线型、颜色，添加一些底纹便表格更加美观、清晰，具体操作参见图4-17和图4-18。

32、5.表格数据处理Word表格中的数据可以进行简单的运算，常见的是数据求和、数据排序。(1)数据求和将光标定位到需要计算和的单元格中，单击“表格和边框”工具栏中的“自动求和”按钮，在光标所在位置即显示出计算的结果，如图4-29所示，即求得了一个总分结果。(2)数据排序可以对表格中的数据进行快速排序，方法是:将光标定位到需要排序的列中某个单元格，如图4-30中将光标定位到“张三”这一列，然后单击“表格和边框”工具栏中的“降序排序”按钮，结果此列实现了降序排列，结果如图4-30所示。4.2.6图形编辑Word给用户提供了强大的图形编辑功能，可以增强文档的效果。Word除了提供丰富的剪贴画，还允许用户

33、插入图片文件或者编辑一些自选图形等。1.图片的插入图片是由其他软件创建出的图形，包括剪贴画、扫描的图片、照片等。(1)插入剪贴画首先将光标定位到需要插入剪贴画的位置，选择“插入”“图片”“剪贴画”菜单命令，在窗口右边出现“剪贴画”任务窗格，在“搜索文字”文本框中输入要搜索的内容，“搜索范围”选择“所有收藏集”，单击“搜索”按钮即显示相应的剪贴画搜索结果，在结果中单击需要的剪贴画，即完成插入操作。(2)插入图片文件定位光标到需要插入图片的位置，选择“插入”“图片”“来自文件”菜单命令，会打开“插入图片”对话框，在对话框中根据图片的位置找到并选中图片，单击“插入”按钮完成操作。(3)插入艺术字定位

34、光标到需要添加艺术字的位置，选择“插入”“图片”“艺术字”菜单命令，在打开的“艺术字库”对话框中，选择一种字体样式，单击“确定”按钮。接着打开“编辑艺术字文字”对话框，如图4-1所示，选择字体、字号，输入文字内容，单击“确定”按钮完成操作。2.图片的编辑(1)调整图片大小选中文档中某个图片之后，在图片的四周会出现八个控制点，用鼠标拖动控制点可以改变图片的大小。当鼠标指向四角处的控制点时，指针会变为斜向箭头例如，拖动鼠标可以按比例缩放图片；如果指向四边上的控制点，鼠标指针会变为或者，拖动鼠标可以改变图片的宽度或高度。(2)设置图片格式在文档中插入图片之后就可使用“图片”工具栏对图片进行格式设置。

35、如图4-32所示，常用的操作有:裁剪、旋转图片、设置文字环绕方式等。所有操作的前提是先选中图片。裁剪图片:单击“裁剪”按钮，然后用鼠标指针.拖动图片周围的黑色控制点，根据裁剪的需要拖动到合适的位置为止。旋转图片:单击“向左旋转”按钮，用鼠标单击图片旁边的绿色圆点可以任意角地旋转图片。设置文字的环绕方式:单击“文字环绕”按钮，在弹出的选项列表中选择合适的方式。3.图形的绘制用户可以利用Word的图形设计工具绘制一些比较简单的图形。选择“视图”“工具栏”菜单命令启动“绘图”工具栏，在其中的“自选图形”菜单中选择绘制的图形种类，如选择“矩形”如图4-33所示。鼠标会变成十字形，按住左键在文档中合适的

36、位置拖动鼠标绘制出相应的图形。4.图形的编辑(1)改变图形的大小:用鼠标拖动图形周围的控制点可以改变图形的大小。(2)设置图形的格式:首先选定需要设置的图形。.设置线条:单击“绘图”工具栏上的改变线条的线型，单击按钮旁边下三角箭头可以选择线条的颜色。.设置填充色:单击“绘图”工具栏上的按钮旁的下三角箭头选择填充颜色。.设置立体效果:单击“绘图”工具栏中的“影阴样式”按钮或者“三维效果样式”按钮，从打开的样式列表中选择合适的立体效果。5.图形的组合有的图形是由多个简单图形组合而成的，比如:流程图等。为了不改变图形的整体结构，可以将这些简单图形组合成为-个整体。操作方法:按住【Shift】键依次选

37、定所有需要组合的图形，选择“绘图”工具栏中的“绘图”“组合”命令，或者在选定图形的区域中右击，在弹出的快捷菜单中选择“组合”“组合”菜单命令，图形就成为一个整体。4.2.7页面设置完成了文档中文本的输入和编辑后，在打印文档之前需要对文档的页面进行设置，主要包括页边距、页码、页眉和页脚的设置等。1.设置页边距页边距就是正文边界与页面边界之间的距离，设置合适的页边距可以使文档打印后更加美观。选择“文件”“页面设置”菜单命令，打开“页面设置”的对话框，选择其中的“页边距”选项卡，在“页边距”栏中输入四个方向的边距，在“方向”区域中选择打印的方向，在“应用于”列表框中选择应用页边距的范围，如图4-34

38、所示。2.设置纸张在打印之前，要根据打印的需要设置纸张的大小、来源、应用范围等。选择“文件”“页面设置”命令。打开“页面设置”对话框，在“页面设置”对话框中选择“纸张”选项卡，在“纸张大小”列表中选择所需要的纸张类型，除了一些标准纸型(如A4、B5)外，还可以选择“自定义大小”，然后输入自定义纸张的“宽度”和“高度”，在“应用于”列表中选择以上设置的应用范围，如图4-35所示。3.设置页码(1)插入页码选择“插入”“页码”菜单命令，打开“页码”对话框，在此对话框中可以选择页码的位置、页码的对齐方式。如果首页是标题页，可以清除“首页显示页码”复选框，则从第二页开始显示页码，如图4-36所示。(2

39、)设置页码的格式在“页码”对话框中单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框，在其中可以设置页码所采用的数字形式、含有章节号的页码样式、起始页码的编号等，如图4-37所示。(3)删除页码选择“视图”“页眉和页脚”菜单命令，进入页眉和页脚编辑区，单击区域中的某个页码将它选定，按【Delete】键删除，关闭“页眉和页脚工具栏。4.设置页眉和页脚页眉和页脚分别处于页面的顶部和底部，用于显示文档的一些附加信息，如章节名称、页码、日期等。耍编辑页眉和页脚，选择“视图”“页眉和页脚”菜单命令，即进入其编辑状态，如图4-38所示。在页眉编辑区输入页眉的内容，然后单击“页眉和页脚”工具栏中的“在页眉和页脚间切换

40、”按钮，可以切换到页脚编辑区，输入页脚的内容。还以设置特殊格式的页眉和页脚，单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框可以设置其中的“奇偶页不同”或“首页不同”，如图4-39所示。4.2.8打印文档文档在编辑、排版结束后，有时需要打印，打印之前可以进行预览。1.打印预览在打印预览方式下可以在屏幕上见到打印的效果。操作方法:选择“文件”“打印预览”菜单命令，或者单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮进入预览视图，视图中会出现“打印预览”工具栏，如图4-40所示。单击“多页”按钮，可以将若干页文档放入预览窗口中，在“显示比例”下拉列表中可以调整文档的显示比例，预览完毕单击

41、“关闭”按钮返回到文档编辑状态。2.打印对预览效果满意之后就可以打印输出。操作方法:选择“文件”“打印”菜单命令，打开“打印”对话框，如图4-41所示。其中的“名称”列表框中选择使用的打印机名称，“页面范围”栏中选择需要打印的页面，“副本”栏中可以输入文档打印的份数。3.终止打印在打印过程中如果需要暂停或取消打印，可以先打开打印机窗口，双击当前使用的打印机图标，在弹出的窗口中选择正在打印的文件，右击，在弹出的快捷菜单中选择“暂停打印”或者“取消打印”命令。4.3电子表格处理软件Excel2003Excel2003是一种专门用于数据处理和分析的电子表格软件，它可以把文字、数据、图行、图表集合于一

42、体，并进行各种统计计算、分析和管理操作。4.3.1Excel2003的工作窗1.相关的基本概念工作簿:一个工作簿就是一个Excel文档，其扩展名为.xls。Excel程序启动后自动建立一个名称为Bookl的工作簿。工作表:每个工作簿通常包含三张工作表，默认名称为:Sheetl、Sheet2、Sheet3，一个工作簿最多可以包含255张工作表。行:以数字标识的是行，一张工作表最多可以有65536行。列:以字母标识的是列，一张工作表最多可以有256列。单元格:行与列交叉处即为一个单元格，其位置用列号加行号来标识。2.Excel2003工作窗的结构单击“开始”“程序”“MicrosonOffice”

43、“MicrosonOfficeExcel2003”命令，启动Excel程序，即打开其工作的窗口，如图4-42所示。.名称框:显示活动单元格的位置，在输入函数时会显示常用函数的名称。编辑栏:显示当前活动单元格的内容，也可以花其中对内容进行编辑，其左侧的三个按钮可以放弃输入、确认输入和编辑公式。工作表标签:标识各张工作表的名称4.3.2工作薄的管理利用Excel2003进行数据处理首先要建立工作薄。l.建立工作簿工作簿的建立方法有如下几种:单击“常用”工具栏中的“新建”按钮。选择“文件”“新建”菜单命令，弹出“新建工作薄选项。在“新建工作簿”任务窗格中选择“根据现有工作簿”选项，可创建一个与原工作

44、簿完全一样的新工作簿。往新建工作篱任务窗格中选择2.打开工作簿打开工作簿有以下几种方法:在资源管理器中找到要打开的Excel文档图标。双击图标即打开工作簿。选择“文件”“打开”菜单命令，或者单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框中选择需要打开的文档即可启动“开始工作”任务窗格，在“打开”栏中可以选择打开最近编辑过的工作薄3.保存工作簿(l)新建工作簿的保存:选择“文件”“保存”菜牢命令或单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中设置工作簿位置、名称等(2)修改、编辑过的工作簿保存:直接选择“文件”“保存”菜单命令或单击“常用”工具栏中的“保存”按钮即可。4.3

45、.3工作表的管理1.插入和删除工作表(l)插入工作表:选中一个工作表标签，选择“插入”“工作表”菜单命令，或右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，即可在所选工作表前插入一张新的工作表。(2)删除工作表:选中要删除的工作表标签，选择“编辑”“删除工作表”菜单命令或右击工作表标签。在弹出的快捷菜单中选择”删除”命令即可。2.移动和复制工作表(1)移动工作表:选中要移动的工作表标签，按住左键拖动鼠标到适当的位置。(2)复制工作表:复制的范围可以在同一个工作簿，也可以在不同的工作簿。1.同一个工作簿中复制:选中要复制的工作表标签，按住【Ctrl】键拖动鼠标将标签拖动到需要复制的位置。2.

46、在不同的工作簿间复制:打开目标工作簿，在原工作簿中选中要复制的工作表，选择“编辑”“移动或复制工作表“菜单命令，打开“移动或复制工作表”对话框，如图4-43所示，在“工作簿”下拉列表框中选择目标工作簿名称，在表框中选一张工作表，被复制的工作表将复制在此工作表之前框，即完成复制操作。若取消“建立副本”的选择，实现的是工作表的移动操作。3.重命名工作表首先选择需要重命名的工作表标签，然后执行下列操作之一即可：选择“格式”“工作表”“重命名”菜单命令，输入新的名称，按【Enter】键。双击工作表标签，输入新名称，按【Enter】键。右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，输入新的名称，

47、按【Enter】键。4.3.4工作表的编辑单元格是组成工作表的重要元素，对工作表的编辑主要是针对单元格、行、列进行的。在输入和编辑数据前，首先要选定单元格。1.选定单元格(1)单个单元格的选定:用鼠标单击单元格，或用键盘上的方向键选定单元格。(2)连续多个单元格的选定:单击区域的第一个单元格，拖动鼠标到区域的最后一个单元格。(3)不连续多个单元格的选定:先选定一个单元格或区域，按住【Ctr1】键选定其他单元格或区域。(4)整行和列的选定:单击行号或列号。(5)多行和列的选定:对于相邻的行和列，沿行号或列号拖动鼠标;对于不相邻的行和列，首先选定一行或列，按住【Ctrl】键选定其他行或列。2.输入

48、数据(1)文本的输入文本是一般的文字或字母，在单元格中输入时文本自动显示为左对齐，当输入的长度超过单元格的宽度时，会覆盖相邻的单元格。对于需要作为文本的数字(例如电话号吗、邮政编码等)，输入时需要在其前面加单引号“”(英文输入法状态)，然后数字，按【Enter】键即可(2)数字的输入在单元格中输入数字时自动显示为右对齐，数字之前的正号可被忽略，负数之前加一个减号，输入数字较长时，将以科学计数法形式显示。3)日期和时间的输入输入日期时，可以用斜杠“/”或“-”来分隔年、月、日，如:2006年12月1O日可输入为“2006-12-10”或“2006/12/10”。输入完毕按【Enter】键可自动转

49、换为默认的日期格式。输入时间时，可按12小时制或24小时制，如果按12小时制输入，则要在时间后加一空格，然后输入a或p,例如:“下午3时50分20秒”可输入为:“3:50:2Op”;若采用24小时制，只需输入“15:50：20”即可。3.修改单元格的内容(1)利用编辑栏:单击需要修改的单元格，在编辑栏申进行输入、修改。(2)直接利用单元格:单击需要修改的单元格，单元格周围会出现粗体黑色边框，真接输入内容可以完全覆盖原来的数据;若是进行部分修改，可以双击单元格，其周围会出现黑色细线边框，定位单元格中光标的位置进行修改.4.清除单元格首先选定需要清除的单元格或区域，然后执行下列操作之一即可：1.选

50、择“编辑”“清除”“全部”菜单命令。2.按键盘上的【Delete】键。3.在选定区右击，在弹出的快捷菜单中选择“清除内容”命令。5.复制或移动单元格内容方法一:使用剪贴板操作（1）复制单元格:选定要复制的单元格，选择“编辑”“复制”菜单命令，或在快捷菜单中选择“复制”命令，然后单击要粘贴的目标单元格，选择“编辑”“粘贴”菜单命令，或在快捷菜单申选择“粘贴”命令，完成复制操作。(2)移动单元格:选定要移动的单元格，选择“编辑”“剪切”菜单命令，或在快捷菜单中选择“剪切”命令，然后单击目标单元格，选择“编辑”“粘贴”菜单命令，或在快捷菜单中选择“粘贴”命令，完成移动操作。方法二:使用鼠标拖动1)复

51、制单元格:选定要复制的单元格，用鼠标指向其边框线，按【Ctrl】键同时拖动鼠标到要粘贴的单元格即可。(2)移动单元格:选定要移动的单元格，用鼠标指向其边框线，直接拖动鼠标到目标单元格即可6.数据的插入与删除(1)插入单元格:选定需要插入单元格的区域(选定的单元格个数与插入的个数相同，选择“插入”“单元格”菜单命令，打开“插入”对话框，如图4-44所示。选择插入的方式，单击“确定”按钮即可。(2)插入行和列:首先选定需要插入的行和列的区域(选择的行、列数与插入的相动，选择“插入”“行(列)”菜单命令，即可在选定行(列)的上方(左侧)插入空白的行(列)。(3)删除数据:选定需要删除的单元格区域，选

52、择“编辑”“删除”菜单命令，打开“删除”对话框，选择需要的删除方式，单击“确定”按钮即可，如图4-幻所示。4.3.5格式化工作表创建完工作表后，用户可以根据自已的需要对工作表进行美化。1.格式化文字选定要设置格式的单元格区域，利用“格式”工具栏可以快速对文字进行格式化。更复杂的格式设置可以利用“单元格格式”对话框完成:选择“格式”“单元格”菜单命令，在打开的“单元格格式”对话框中，选择“字体”选项卡，可以对字体、字形等进行设置。2.格式化数宇不同的应用场合，需要使用不同的数字格式。首先选择需要设置的单元格区域，打开“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，左侧为数字格式的分类，右侧为对应类型的

53、具体格式，根据需要选择类型和格式，如图4-46所示。3.设置文本对齐方式选择需要设置对齐方式的单元格区域，打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，如图4-47所示，可以设置文本在单元格中水平、垂直方向的对齐方式，在“方向”选项区中用鼠标拖动文本指针调节文本的倾斜度;在“文本控制”选项区中，“合并单元格”可将各选中的多个相邻单元格合并为一个单元格。4.设置单元格边框、底纹(1)添加边框:选定要添加边框的区域，在“单元格格式”对话框的“边框”选项卡中可以选择边框的位置，线形及颜色。(2)添加底纹:选定要设置背景颜色的区域，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中可以设置底纹的颜色、图案。5.

54、调整行高和列宽如果单元格大小不适合于容纳内部的文字时，可以调整行高和列宽。(1)调整行高；选择需要调整高度的行区域，用鼠标拖动区域边界的行号之间的分隔线，可以同时调整区域内的所有行高。如果要精确设置行高，可选择“格式”“行”“行高”菜单命令，在打开的“行高”对话框中输入数值即可。(2)调整列宽:选定要调整列宽的列区域，用鼠标拖动区域边界的列号之间的分隔线，可以调整区域内的所有列的列宽。若要精确调整，可选择“格式”“列”“列宽”菜单命令，在打开的“列宽”对话框中输入数值即可。6.使用条件格式在工作表中，如果某些符合特定条件的单元格需要突出显示。操作步骤如下:(1)选定需要条件格式化的单元格区域。

55、（2)选择“格式”“条件格式”菜单命令，打开“条件格式”对话框，如图4-48所示。（3）在“条件1”下拉列表框中选择条件的依据和数值的取值范围。(4)单击“格式”按钮，在打开的对话框中设置条件成立时要采用的格式。(5)若要添加新的条件，单击“添加”按钮，重复以上步骤(最多可指定三个条件)。若要删除条件格式。单击“删除”按钮，从打开的“删除条件格式”对话框中选择要删除的条件。4.3.6公式投函数的使用公式是由一组数据和运算符所组成的序列。函数是一些预定义的公式，使用函数可以使计算的速度更快。1.公式中的运算符(1)算术运算符:用于完成基本的数学运算，包括加(+)，减(-)、乘（*)、除(/)、百

56、分号(%)、幂()等。(2)比较运算符:比较两个数值的大小并返回逻辑值TRUE或FALSE，包括小于()、等于(=)、小于等于(=)、不等于()。(3)文本运算符(&):将两个文本值串起来产生一个连续的文本值。(4)引用运算符:用于对单元格区域的合并计算。冒号(:):区域运算符，是指包括在两个引用之间的所有单元格区域。(例如:A3:D5)逗号(,):联合运算符，将多个引用合并为一个引用。例如.SUM(AI:D4,B2:F3)2.公式的输入公式的输入可以在编辑栏中完成。首先选定需要输入公式的单元格，然后单击编辑栏定位光标，输入以“=”开头的公式，例如“=A1+B2*3+D4”，输入完毕按【Ent

57、er】键或者单击编辑栏左侧的“输入”按钮，在单元格中即显示公式计算的结果，在编辑栏中保留公式的内容。注意：公式的输入要使用对于单元格名称的引用，不能采用单元格中的数值直接输入还有一种方法是利用键盘输入和鼠标单击相结合。例如对于公式:“A1+B2+3+D4”,首先在编辑栏中输入“=”，然后用鼠标单击A1单元格，在编辑栏即出现“Al”，继续输入“+”，在单击B2单元格，继续输入“*3+”，最后单击D4单元格，按【Enter】键即可。3.函数的运用Excel2003提供了函数的输入向导，方便用户输入函数。具体的操作步骤如下:(1)选定要运用函数计算结果的单元格。(2)选择“插入”“函数”菜单命令或单

58、击编辑栏左侧的“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，如图4-49所示。(3)在对话框的“或选择类别”列表中选择要输入的函数类型(如“常用函数”)。(4)在“选择函数”列表框中选择要输入的函数(如SUM)。(5)单击“确定”按钮，会打开“函数参数”对话框，如图4-50所示。(6)在参数框中直接输入单元格引用或用鼠标单击选定单元格，作为运算的参数。(7)单击“确定”按钮，函数的运算结果就出现在最先选定的单元格中。工具栏提供了“自动求和”按钮来快速实现此操作。如果要对某一行(列)数据求和，可选定此行右侧(此列下方)的空白单元格，然后单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮，即可看到求和公式，按【E

59、nter】键可计算出结果。4.自动填充数据自动填充功能是Excel中输入数据的一种便捷方法，对于大量重复而有规律的数据输入，可以提高效率。(1)填充序列序列是具有规律性或事先设置好的一组数据集合，Excel可按其规律性或事先设置的顺序自动填充数据。规律性的序列:例如等差序列、等比序列等。如果要填充等差序列，可以在工作表的某一列相邻两个单元格输入序列的前两个数字，然后选定这两个单元格的区域，鼠标指向区域右下角的填充柄上，指针变为细的十字形状，沿列的方向拖动鼠标，所有被覆盖的单元格都被自动填充数据，如图4-51所示的A列即为一个奇数序列。若要填充一个等比序列，可以在任一单元格输入序列的初始值(如“

60、1”)，选择。“编辑”“填充”“序列”菜单命令，打开“序列”对话框，如图4-52所示，选择序列产生的方向(如“列”)、序列类型(如“等比序列”)、步长值(如“2”)、终止值(如“128”)，则会产生一个从1128，相邻两数比值为2的等比序列，如图4-51所示的B列。自定义序列。用户还可以根据自己的实际需要自定义序列。方法是：“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“自定义序列”选项卡，如图4-53所示，然后在“输入序列”列表框中输入序列的各个数据项(例如:一班六班)，每个数据都以【Entet】键分隔，输入完毕单击“添加”按钮，即把此序列添加到左侧的列表框中，最后单击“确定”按钮。在工作表