公文写作与文书处理课件

1、公文寫作與文書處理102年5月30日上午 總務處文書組 潘杰秀慈濟大學101學年度(下)公 文 定義 公文程式條例第1條：稱公文者，謂處理公務之文書處理公務依照一定程序和格式製作之文書即為公文公 文 要 件實質條件：須為處理公務、表達公務意志所製作的文書。形式條件：須具備公文程式條例所規定的程序與格式。 公文寫作重要是機關學習基本工具個人工作能力的表現公文品質=學校機關品質要有高度責任心不敷衍的態度並要對學校負責公文種類令：公佈法律、任免、獎懲官員，總統、軍 事機關、部隊發布命令時用之。呈：對國家元首總統使用之。咨：總統與立法院、監察院公文往復時用之。函：各機關間公文往復，或人民與機關之申 請

2、與答覆時用之。公告：各機關對公眾有所宣布時用之。其他公文： 簽、 開會通知、紀錄。 公文常用種類令、公告、簽、函、報告聘書、證明書、通知法規、報表、清冊提案、會議文書、合約書公務電話紀錄公文怎麼寫行文前行文立場行文原因行文依據行文目的公文的結構視案情之簡易式複雜情形，可分為三種格式一段式主旨。二段式主旨、說明。三段式主旨、說明、擬辦。公文格式-函 聘函開會通知單內容必須詳載開會事由、開會時間、地點、會議主持人、出 (列) 席人員及有無會議資料，並應註明聯絡人及聯絡方式公文格式-簽公文-行文系統上行文-下級機關對直屬上級機關 平行文-同級機關或不相隸屬之機關 洽辦事務時用下行文-上級機關對所屬下

3、級機關指 示、交辦、批覆時用 選擇要發文的種類公文寫作要求簡：化繁為簡、用語簡練、明白。淺：文字通暢、易懂。明：敘事清晰、主題鮮明、適切。確：主旨明確、具體、肯定。公文程式條例第8條：公文-主旨段為全文精要，以說明行文目的 與期望，應力求具體扼要說明不過於簡略但也不宜過於冗長。不分項一段完成。主旨段末要有期望語。主旨段寫法主旨段要表明發文的重點.重點.重點例主旨：提醒台灣乘客提早更換列車箱，請查照公文-主旨段期望語請核示、請查照請照辦、請鑒核請准予公假出席、 請辦理見復 期望語不在說明段及辦法段使用公文-說明段 對案情之來源、經過以及處理方 法之分析等，作簡要之敘述 視需要分項條列，檢附相關文

4、件 作為附件，以供上級瞭解案情 時參酌。 無法於主旨內容納時，用本 段說明。 不要有期望語。不重複說明。一、 (一) 1、 (1) 二、 三、. 分項數字的用法公文-說明段一、 (一) 1、 (1) 二、 三、. 分項數字的用法公文-說明段說明段應注意事項1.若說明段內沒有項目可分，不必起另外一行，直接從段名冒號後開始敘述。說明段注意事項2.說明段中，其分項內容過於繁雜如審查意見補充說明、或含有表格型態時，建議應編列為附件。說明段注意事項將說明段過多之內容修改後說明段內注意事項3.函復來文時應將對方來文日期及字號列於說明一。公文-擬辦段 針對案情提出具體處理意見 ，或解決問題之方案供主管 裁核

5、。 視需要分項條列。 不要有期望語。 不重複說明。函-正、副本受文者（一）機關應寫全銜 財團法人臺灣基督長老教會馬偕紀念社會事業基金會馬偕紀念醫院 行政院國家科學委員會 行政院環境保護署 花蓮縣花蓮市忠孝國民小學14校內單位列最後，但應稱本校，第1個校內單位必定要寫本校二字，後接單位可不再寫本校。如：慈濟大學總務處、慈濟大學教務處 本校總務處、教務處單位間使用頓號區隔如：1出納組 2外文系 3語言中心 本校出納組、外文系、語言中心函-正、副本受文者（二）行文正本教育部、副本教育部高教司或教育部顧問室等，此種寫法會造成一案多文，將造成受文機關內部分文時間拖延與資源浪費。 如：正本：教育部、教育部

6、高教司 副本：教育部文教處 正本：教育部函-正、副本受文者（三）公文函-速別.密等.附件函-附件發文如有附件附件有2種以上時，分別標示。附件隨文附送，稿內用檢陳、 檢送、檢附。附件隨文、如主旨段、 如說明段公文用語公文用語-起首語開頭用語用語適用範圍查、關於、謹查、茲通用。制定、訂定、修正、廢止公布法律、發布命令用。特任、特派、任命、派、茲派、茲聘、僱任用人員用。公文用語-稱謂機關：上下=貴屬、貴校 下上=鈞部 自稱本上級:鈞長一般:台端 先生 女士 君行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱貴單位。公文用語-引述語用語適用範圍復(來文機關發文年月日字號及文號及文別)於復文時用。依(依據、根據)

7、 (來文機關發文年月日字號及文號及文別或機關法令)辦理於告知辦理之依據時用。敬悉回復平行機關公文，於引敘完畢時用。公文用語-經辦語用語適用範圍業經、茲經、當經、即經、前經、並經、歷經、續經、復經、現經通用。處理案件之聯繫詞公文用語-准駁語用語適用範圍應予照准、准予照辦、准予備查、未便照准、礙難照准、應從緩議、應予不准、應予駁回上級機關對下級機關用。敬表同意、同意照辦對平行機關表示同意時用。不能同意辦理、歉難同意、無法照辦、礙難同意對平行機關表示不同意時用。決定可否之衡量用詞公文用語-請示語用語適用範圍是否可行、是否有當、是否允當、可否之處、如何之處通用請問之衡量用詞公文用語-附送語用語適用範圍

8、附陳、檢陳附、附送、檢附、檢送上行平行或下行亦可當起首語公文用語-期望語用語適用範圍請 鑒核、請 核示、請 鑒察、請 備查、請 核備。對上級機關或首長用。請 查照、請 察照、請 查照辦理、請 查核辦理、請查照辦理見復、請 查照轉告、請查照備案、請 查明見復、復請 查照。對平行或下級機關時用。公文用語-結束語(簽)用語適用範圍謹呈謹陳、敬陳、右陳此致對總統簽用。於簽未用。於便箋用。公文簽核語組長、主任： 敬表同意、敬悉、 擬同意見辦理核決主管:如擬、可注意自己角色及職級簽與函常見之缺失主旨過於冗長或語意不明。未能把握公文製作之格式。主旨、說明、擬辦中重複敘述過多。函稿中稱謂用語不當或稱謂前後不一

9、。數目字錯誤或數目字之標點未能依照公文書橫式書寫使用原則。注意錯別字和標點符號。說明或具體要求之事項太多（應以附件方式處理）。未能注意機密等級、速別、附件等管理資料之處理。簽與函常見之缺失應挪抬而未空格1.請查照請 查照。2.請同意惠復請 同意惠復。3.請惠示卓見請 惠示卓見。4.請 鑑核請 鑒核。5.請查照辦理見復請 查照辦理見復。6.請查照會允請 查照惠允。7.請貴校協助請 貴校協助。函稿右上方已有連絡人，在說明段可免公文速別沒有急件速別使用未經考量文內稱貴校或貴院等的用法需與正、副本受文者一致注意上行、平行文、下行文之稱呼公文格式-其他注意事項公文數字書寫原則1、數字用語具一般數字意義(

10、如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序號、電話、傳真等)統計意義(如計量單位、統計數據等)，或以阿拉伯數字表示較為清楚者，使用阿拉伯數字。 如：5萬4,890元。 2、數字用語屬描述性用語、專有名詞(如地名、書名、人名、頭銜等)、慣用語，或以中文數字表示較為妥適者，使用中文數字。 如：星期一，週一。 文書處理文書處理指文書自收文或交辦起至發文、 歸檔止之全部流程， 分為下列步驟：(一)收文處理(二)文件簽辦(三)文稿擬判(四)發文處理(五)歸檔處理收到公文怎麼簽辦重要：瞭解來文案件之內容1.應隨到隨辦、隨辦隨送、不積壓。 2.發現來文錯誤或非單位之公文時?文書處理注意事項3

11、.承辦人員對於承辦文件應簽擬意見。 且簽辦意見應力求簡明具體， 不可模稜兩可。4.承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。影響公文處理時效因素（一）沒有接到mail通知未注意各類別公文之處理期限非本單位公文，逕自積壓，而未及時提出改分申請，影響公文處理時效誤以為公文處理期限僅指承辦人之處理期限，導致延誤會辦單位太多，影響公文處理時效影響公文處理時效因素（二）主管未核決，導致無法歸檔，而影響公文處理時效附件不全，導致被退件，而影響公文處理時效案情複雜，會核單位認為應再敘明而遭退件承辦人（單位登記桌）請假、出差時，未設定職務代理人，公文有問題時，無代理人代為處理，而致

12、影響公文時效主管請假、出差時，未設定代理人，導致公文無人批核公文夾（卷宗）之運用最速件紅色普通件藍色機密件請用公文封密封後再用公文卷宗，並請親送 舊卷宗不用時請用回文書組 請勿一卷多案561.最速件:1日內2.速 件:3日內3.普通件:6日內4.限期公文：依來文規定期限公文速別與處理時限（一）機密文書之類別及等級國家機密為確保國家安全或利益而有保密必要，對政府機關持有或保管之資訊，依法核定機密等級者。等級：絶對機密、極機密、機密三級。一般公務機密 僅得列為密等級。應以國家機密處理之事項軍事計畫、武器系統或軍事行動外國政府之國防、政治或經濟資訊情報組織及其活動政府通信、資訊之保密技術、設備或設施外交或大陸事務科技或經濟事務其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者機密文書之製作同一般公文之製作方式。密等：多數為密。密件應標示解密條件或保密期限。解密條件或保密期限之標示示例： 密(民國95年