职位说明书的制作方法课件

1、职位说明书的制作方法北京瑞特管理咨询有限公司7/29/20221第1页，共43页。议 程企业职能设计与职能分解组织结构设计与工作设计工作分析：目标/内容/程序/方法职位说明书：重要性/用途/格式/编制案例解析与摹拟演练7/29/20222第2页，共43页。过程框图职能设计基本职能 / 关键职能职能分解机构设置工作设计工作分析职位说明书工作规范7/29/20223第3页，共43页。职能设计什么是职能设计？ 对企业的经营和管理业务进行总体设计，确定企业应当从事哪些生产经营活动和管理业务，并规定其合理的结构比例。职能设计是企业组织设计的第一道“工序”思想是： 因事定机构 因机构配人员7/29/202

2、24第4页，共43页。职能设计的作用使企业的战略任务和经营目标在管理组织上得到落实为企业管理组织的框架设计提供依据管理组织的各个层次、部门、职务和岗位，只是企业各项职能和业务的载体。 先有职能 才有结构（不能先给病人吃药，后诊断病情）7/29/20225第5页，共43页。职能设计的内容基本职能设计关键职能设计职能分解7/29/20226第6页，共43页。基本职能设计目的：对 人、财、物、信息等经营资源 研、供、产、销等经营环节进行 系统、有效的管理。参考国内、国外较先进同类企业应考虑的权变因素： 环境 战略 技术 规模案例一：7/29/20227第7页，共43页。某投资管理公司基本职能经营发展

3、战略财务（审计）投资管理资产运营管理人力资源行政办公经营计划公关与宣传7/29/20228第8页，共43页。建筑公司的基本职能采购管理：设备管理：成本管理：施工管理：质量管理：安全管理：7/29/20229第9页，共43页。房地产开发公司项目前期资金设计市场分析与营销策划工程监理销售7/29/202210第10页，共43页。练习一写出你所在公司的基本职能7/29/202211第11页，共43页。关键职能设计各项职能砖瓦材料/构件关键职能承担负荷量最大的构件关键职能应配置在组织结构中心地位7/29/202212第12页，共43页。关键职能的确定如何确定？由企业经营战略决定确定关键职能应思考三个问

4、题：？为达到企业战略目标，什么职能必须得到出色履行，取得优异成绩？什么职能履行不佳，会使企业遭受严重损失，甚至危及企业生存？对体现企业经营宗旨具有重要价值的活动是什么7/29/202213第13页，共43页。练习二投资管理公司总部的关键职能？你所在子公司的关键职能？你所在部门的关键职能？7/29/202214第14页，共43页。职能分解（一）定义：将基本职能、关键职能逐步分解 化为独立、可操作的具体业务目的：将各项职能具体化 可执行、可落实 如：生产、营销、财务 分解 具体业务 分派 不同部门/人来负责为后续组织设计工作提供前提条件 部门划分和组合；纵向：集权、分权；横向：协调方式选择；部门/

5、岗位责任制；职务设计等7/29/202215第15页，共43页。职能分解（二）基本要求业务活动的独立性（举例） 不能把性质不同的业务活动混合为一项活动业务活动的可操作性（举例）避免重复和脱节（举例）7/29/202216第16页，共43页。职能分解（三）职能分解的方法：逐级分解法 一级职能-基本职能设计列出的职能二级职能-为完成一级职能必须开展的 几方面管理工作三级职能-由二级职能分解的具体业务 活动 案例二：某公司职能分解示例7/29/202217第17页，共43页。组织结构设计纵向组织结构设计 管理层次/幅度；集权/分权；横向组织结构设计 部门/专业分工；横向协调方式；横向制约机制职责与权

6、限设计7/29/202218第18页，共43页。工作设计方法： 1、事件流法：把相互密切关联的事件或活动归并在一起形成一个工作 2、归类法：把性质完全相同或相似的活动归并在一起，形成一个工作 3、目标分解法：把一个部门职能的总体目标分解为各个分目标，以分目标为中心设定工作。原则：1、相对独立，避免工作关系复杂化。2、工作结果易于衡量/考核3、避免任务重叠、交叉4、有一定的深度和广度5、相对稳定，避免频繁调整6、避免资格要求过高，找不到合适的人选7/29/202219第19页，共43页。工作分析工作分析（职务分析）：是以工作为对象，观察和分析其内容、责任、特征、必要的资格条件等，将其结果载入工作

7、说明书（职位说明书），判断与其他工作的性质差异的过程。为管理活动提供信息7W工作分析技术是现代人力资源管理的基本技术和核心技术7/29/202220第20页，共43页。工作分析术语任务：为达到某一特定目的所进行的一项活动。职责：一个人担负的一项或多项任务组成的活动。职位：由特定人所担负的一个或数个职责组成，=岗位工作：由一组主要职责相似的职位所组成 工作=职务工作簇：由两个或两个以上的相似的工作组成。职业：由不同时间内不同组织中的相似工作组成。7/29/202221第21页，共43页。工作分析的目标组织管理人力决策聘用管理绩效考核人力资源开发薪资管理工作评价7/29/202222第22页，共4

8、3页。工作分析项目（一）一般资料分析工作名称： 工作代码： 工作地点：工作实体分析主要目的工作任务分析工作责任分析督导与组织关系工作量分析7/29/202223第23页，共43页。工作分析项目（二）工作环境分析工作的物理环境工作的安全环境人际与社会环境聘用备件任职条件分析教育培训情况必备知识经 验心理素质7/29/202224第24页，共43页。工作分析设计选择有代表性、典型性的职位确定工作分析项目和调查方法制订工作分析规范 包括工作分析规范用语；工作分析项目标准选择信息来源： 包括：任职人、管理者、客户、工作分析人员、有关工作分析资料选择工作分析人员 来源：顾问公司专家 培训内部人员7/29

9、/202225第25页，共43页。工作调查方法观察法： 运用感觉器官或其他工具，观察特定对象的实际工作动作和工作方式，并以文字、图表、图象记录下来访谈法： 与任职人员面对面谈话来收集信息和数据 （访谈问题举例）问卷法： 由任职人员填写经过特 别设计的调查问卷方法选取： 三种调查方法各有利弊， 根据实际情况选择使用。7/29/202226第26页，共43页。工作分析工具职位问卷职位问卷是收集工作信息的基本工具职位问卷框架基本资料姓名、性别、年龄、职称、 部门、学历、职务、直属主管、职等、职级、入职日期工作时间调查正常工作时间、休息 时间、加班时间、出差情况、工作均衡7/29/202227第27页

10、，共43页。工作内容调查工作目标、工作概要、工 作程度 工作事项、各事项占全部工作时间的百分比，工作权限和结果工作责任调查风险控制责任、成本控制责任、协调责任、指导监督责任、组织管理责任、工作结果责任、决策范围任职资格调查最低学历要求、知识多样性、熟练期、工作复杂性、工作经验、文字知识、数学知识、工作灵活性、综合能力7/29/202228第28页，共43页。工作强度调查工作压力、精力集中程度、体力要求、创新与开拓、工作紧张程度、工作均衡性工作环境调查工作环境舒适性、工作环境危险性等 问卷设计要点问卷应简短、填写起来简单、方便调查项目应为具有操作性的具体问题用语规范、准确、通俗易懂，不能模棱两可

11、不能面面俱到，应突出重点7/29/202229第29页，共43页。问卷形式开放式问卷封闭式问卷开放式与封闭式相结合工作问卷实例分析开放式问卷实例封闭式问卷实例7/29/202230第30页，共43页。工作说明书又称职务说明书，是根据工作分析得到的资料对工作的职务、条件以及责任的描述做成的正式文件。它的目的是在某些条件限制下确认工作的职责，并说明工作的范围和内容。工作说明书是人力资源管理中最为重要的文件之一。7/29/202231第31页，共43页。工作说明书的重要性阐明在公司内谁应该负责什么工作有助于在职者了解该职位的责任帮助管理阶层分析并改进公司的组织结构作为职位评价、薪资调查以及建立薪资结

12、构的基础7/29/202232第32页，共43页。工作说明书的用途人力规划人员招聘及甄选人员任用及配置薪资调查薪资结构员工培训与发展职业规划工作评价职位分类绩效评估目标管理计划工作流程分析组织研究7/29/202233第33页，共43页。工作说明书格式依情况不同而异，基本由五大部分构成：职位基本资料主要目的工作描述工作环境任职资格7/29/202234第34页，共43页。职位基本资料职位名称直属主管所属部门工资等级工资标准所辖人数工作性质工作地点职务分析日期职务分析人7/29/202235第35页，共43页。工作描述工作概要：用简练的语言说明工作的性质、中心任务和责任工作活动内容：逐项说明工作

13、活动内容；各活动内容所占时间百分比；活动内容权限；执行依据工作职责：工作结果：最好定量工作关系：受谁监督，监督谁；此工作可晋升的职位、可转换的职位以及可以升迁至此的职位；与哪些职位发生关系运用设备和信息说明7/29/202236第36页，共43页。任职资格所需最低学历所需培训时间/科目从事本职工作和其他相关工作的年限和经验一般能力：如计划、协调、实施、组织、控制、领导、公关等及需求程度兴趣爱好个性特征：如情绪稳定性、责任心、外向/内向、支配性、主动性等职位所需的性别、年龄特征体能：视力、听力、反应、耐力、体力7/29/202237第37页，共43页。工作环境工作场所：室内/室外/其他特殊场所工作环境的危险性：发生可能性；伤害程度；发生频率；原因职业病：可能性/轻重程度等工作时间特性：正常工作时间、加班时间工作的均衡性：是否忙闲不均及经常性程度工作环境舒适程度：温度、湿度、粉尘、噪声等7/29/202238第38页，共43页。编制基本要求内容可依据职务分析目标加以调整，可繁可简可以用表格形式，也可采用叙述型（见范例）使用浅显易懂的文字，用语要明确，不要模棱两可评分等级的设定也要依实际情况尽可能准确职位说明书应运用统一的格式，注意整