正确认识ERP系统中财务管理的功能和地位

1、正确认识ERP系统中财务管理的功能和地位 文献标识码 A21 世纪，人类社会进入了信息经济时代，信息技术已经渗 透到人类经济活动和社会生活的方方面面， 成为推动经济发展的 重要力量， 信息技术对人类社会的发展、 进步和繁荣产生越来越 重要的影响。信息技术对会计行业也已产生了深刻影响，“ IT 引起的变革浪潮正在冲撞着会计的海岸线， 它改变了商业运营的 方式”。尤其是ERP系统的普及应用，为企业带来直接和间接的 经济效益，可以说ERP代表了 20世纪90年代以来信息技术在企 业应用中的最新发展。财务管理是组织企业财务活动， 处理财务关系的一项经济管 理工作。 20 世纪 20 年代末世界经济危机

2、之后，西方国家的经济 学家和企业家开始重视财务管理， 20 世纪 60 年代确立了企业财 务管理在企业管理中的战略地位， 这是由管理的本质与特点所决 定的。在ERP系统中财务管理功能占据着重要的地位， 但是人们 在应用ERP0寸，却对ERP中的财务管理存在错误的认识。 本文从 ERP产生发展的历史以及ERP具体应用实践的研究中认识 ERP与 财务管理的关系，呼吁大家正确认识ERP系统中财务管理的功能 和地位，以便于我们更好地开展 ERP的应用与推广。一、从ERP的产生看，财务管理是启迪引擎各种文献资料都将ERP产生的历史追溯到订货点时代。 在计 算机出现之前， 企业较为封闭， 制造资源矛盾的焦

3、点仅仅是物料。 生产中多余的消耗和资源分配的不合理， 首先是表现在多余的库存上。 发出订单和进行 催货是一个库存管理系统在当时所能做的一切。 库存管理系统发 出生产订单和采购订单， 但是， 确定对物料的真实需求却是靠缺 料表，这种表上所列的是马上要用，但却发现没有库存的物料。 企业派人根据缺料表进行催货。 这种管理模式产生的弊端是显而 易见的。1913年由F.W.Harris提出经济订货批量模型（EOQ模型）, 第一次用数学方法试图解决管理问题。 1951 年，管理学家戴克 将帕累托原则（即80/20法则）应用于库存管理，命名为ABC存货 管理法。 20 世纪 40 年代初期，西方经济学家通过

4、对库存物料随 时间推移而被使用和消耗的规律进行研究， 提出了订货点的方法 和理论，并将其运用于企业的库存计划管理中。从财务角度分析可以看出， 流动资产产生的效益显著低于非 流动资产产生的效益，而流动资产中存货占70%左右。存货的存在为企业管理带来了若干弊端， 如存货跌价损失、 产品不适销对 路、企业计划管理不善、 计划不周全等。 曾有存货是企业管理“万 恶之源”的说法。 制造企业计划管理的焦点就是发挥库存的作用 和限制库存弊端的权衡， 于是计划管理问题就转变为确定库存水 平和选择补充库存策略的问题。 经济批量的订货点法成为最初的 科学计划理论，企业为了提高效益、降低成本，从存货的成本降低着手也

5、是顺理成章的事。订货点法在 20 世纪 40 年代产生后，曾引起人们广泛的关注， 对它进行讨论的文献也很多， 采用这种方法建立的库存模型曾被 称为“科学的库存模型”。 订货点法考虑安全库存和提前期， 对 库存量与订货点进行判断， 当库存数量达到订货点的数量时， 就 发生订货要求， 以保证库存物料满足生产需求， 这种方式适用于 成品或维修备件等相对独立的物料的库存管理。 20世纪 50年代 后期，美国一些企业在计算机的支持下，开始实行库存ABC分类管理，根据“经济批量”和“订货点”的原则， 对生产所需的各 种物料采购与生产过程采用经济批量管理， 从而降低库存， 加速 资金周转速度， 有效降低成本

6、， 提高劳动生产率， 增加经济效益。存货管理是财务管理中日常管理控制的重点， 可以说， 财务 管理是ERP产生的启迪引擎。二、从ERP的发展看，财务管理是动力引擎在 18 世纪工业革命后，人类进入工业经济时代，社会经济 的主体是制造业。 工业经济时代竞争的特点是产品生产成本上的 竞争，规模化大生产 (Mass Production) 是降低生产成本的有效 方式。由于生产的发展和技术的进步， 大生产给制造业带来了许 多困难， 主要表现在： 生产所需的原材料不能准时供应或供应不 足；零部件生产不配套，且积压严重；产品生产周期过长和难以 控制，劳动生产率下降；资金积压严重，周转期长，资金使用效 率降

7、低；市场和客户需求的变化，使得企业经营计划难以适应。总之，降低成本的主要矛盾就是要解决库存积压与短缺问题。 为 了解决这些关键问题，美国生产与库存控制协会 (APICS) 于 1957 年成立，开始进行生产与库存控制方面的研究与理论传播。“订货点法”是 20 世纪 40 年代提出的一种新的管理思想， 当时人们是为了解决库存控制问题而提出的。 在这一时期， 由于 计算机系统还没有出现， 在管理工作中， 它还仅仅是一种库存的 订货点计划。 其理论本身也存在诸多假设， 如订货点方法的有效 性取决于大规模生产环境下物料需求与供应的连续稳定性。但 是，由于顾客需求不断变化， 产品以及相关原材料的需求在数

8、量 上和时间上往往是不稳定和间歇性的，特别是在离散制造行业 (如汽车、机电设备行业 ) ，由于产品结构较为复杂，涉及数以千 计的零部件和原材料， 生产和库存管理的问题更加复杂， 这使得 “订货点”方法的应用效果大打折扣。 其原因在于订货点法是在 某些假设之下，追求数学模型的完美。进入 20 世纪 50 年代后，计算机系统的发展， 使得在短时间 内对大量数据进行复杂的运算和处理成为可能。 财务工作者一直 是企业信息化建设的先行者，尤其以美国通用电气公司于 1954 年 10 月第一次在计算机上计算职工薪金为标志，开创了信息化 运用于企业管理的新纪元。 随后计算机被广泛地应用到企业管理 中，从工资

9、核算、材料收发核算、应收应付核算等单项业务核算 发展到企业财务业务的全面核算上。同时，为了解决订货点法缺陷， 20世纪 60年代中期，美国IBM公司的管理专家约瑟夫？奥列基(Joseph A. Orlicky) 提出把产品中的各种物料分为独立需求和相关需求物料， 并按照需求时 间的先后(优先级)及提前期的长短， 确定各种物料在不同时段上 的需求量和订单下达时间， 在此基础上形成了基本物料需求计划 (Material Requirements Panning, MRP方案。在这一背景下，MRP理论在订货点法的基础上开始兴起。这 一技术理论的发展， 改变了传统以产品组织生产的方式， 而将零 部件生

10、产与面向顾客订货的产品装配分离， 按零部件生产的提前 期组织生产， 以便明显地压缩库存周期， 保证及时供货和降低库 存。美国生产与库存控制协会(APICS)在20世纪60年代研制出 了第一套物料需求计划 MRF软件系统，标志着现代企业资源管理 系统的初步形成。1970 年 Joseph A. Orlicky 等人在美国生产和库存管理协 会的学术年会上首先提出了 MRP的概念和基本框架，在时段式 MRP基础上，将生产能力作业计划、车间作业计划和采购作业计 划纳入MR冲，同时在计划执行过程中，加入来自车间、供应商 和计划人员的反馈信息，并利用这些信息进行计划的平衡调整， 从而围绕着物料需求计划，

11、使生产的全过程形成一个统一的闭环 系统，从而克服了基本 MRP的不足，所以它是一个结构完整的生 产资源计划及执行控制系统。 这就是由早期的MRF发展而来的闭 环式MRP闭环式MRP各物料需求按周甚至按天进行分解，使得 MRP成为一个实际的计划系统和工具， 而不仅仅是一个订货系统，这是企业物料管理的重大发展。闭环MRP系统的出现，使生产计划方面的各种子系统得 到了统一。只要主生产计划真正制订好，那么闭环MRP系统就能 够很好运行。但这还不够，因为在企业管理中，生产管理只是一 个方面，它所涉及的是物流，而与物流密切相关的还有资金流。 这在许多企业中是由财会人员另行管理的， 这就造成了数据的重 复录

12、入与存储， 甚至造成数据不一致， 降低了效率， 浪费了资源。 于是人们想到， 应该建立一个一体化的管理系统， 去掉不必要的 重复性工作， 减少数据间的不一致性现象和提高工作效率。 实现 资金流与物流的统一管理， 要求把财务子系统与生产子系统结合 到一起， 形成一个系统整体， 企业降低成本思路从存货走向了企 业运营的各个方面和各个环节，这使得闭环MRF向前迈了一大步。1977年，美国生产管理专家奥列佛 ？怀特(Oliver W.Wight) 在MRP勺基础上将MRP勺领域由生产、材料和库存管理扩大到营 销，财务和人事管理等方面，把制造、财务、销售、采购、工程 技术等各个子系统集成为一体， 并首先

13、提出了一个新概念制 造资源计划(Manufacturing Resources Planning , MRR5)，随 后由美国生产与库存管理协会(APICS)加以创新和推广。MRB：在 MRP基础上引入成本会计和财务功能，实现物流、信息流与资金 流的集成，作为生产和库存的控制系统。从80年代推出MR田软件到90年代，涌现出几百家专门从事 MR田开发与销售的公司，MR田的应用也从离散工业向流程工业扩展，不仅能应用于 汽车、电子等行业，也能用于化工、食品等行业。MR田成为一个围绕企业的基本经营目标， 以生产计划为主线， 对企业制造的 各种资源进行统一计划和控制的有效系统， 也是将企业物流、 信 息

14、流和资金流有效集成，并使之畅通的动态反馈系统。通过以上分析可以看出，财务工作是企业信息化的引导者， 降低成本从对存货的控制管理扩展到企业内部供应链的各个角 落。将资金流引入 MRF真正激发了人们对 MR田的热情。三、从ERP的应用看，财务管理是其发展引擎MRH的兴起与应用，为 ERP的发展奠定了良好的基础。20世纪90年代初，Gartner Group总结了 MRR5的实践经验和发展 趋势，提出了企业资源计划(ERP)的概念。美国生产及存货管理协会 (现已更名为资源管理的教育协会) ，对企业资源计划系统 (Enterprise Resource Planning) 的 解释是：ERP是 一种以

15、会计为导向的信息系统，该系统识别和计划企 业范围内为接收、制造、发运和解决客户订单问题所需的资源。一个ERP系统和典型的MR田系统的区别在技术上，例如，图形 用户接口、 关系数据库， 在开发中使用第 4 代语言和计算机辅助 软件工程工具， 客户机 /服务器体系结构和开放系统的可移植性。ERP基本将企业所有功能集成于一个系统之中，如生产、销 售、人事、研发、财务等管理功能，而且整合了位于不同地理位 置的企业。从APICS给出的解释不难看出：ERP系统是以会计 为导向的系统；ERP系统以满足客户的需求为重；ERP系统 是对企业的所有资源作规划。 这一点与典型的MR田相同；ERP 系统使用了许多 2

16、0世纪 90 年代已经逐渐成熟的信息技术。在1998年出版的APICS字典（第9版）中，延续了同样 的说法。但是在2002年出版的APICS字典（第10版）中，情 况发生了变化。 对“企业资源计划系统”这一词条的解释改成了 两条。第 1 条解释和上一版一样； 第 2 条解释则是“更一般地来 说，是一种在制造、 分销或服务业公司中有效地计划和控制为接 收、制造、发运和解决客户订单问题所需的所有资源的方法”。 而且，删除了上述关于同义语的说法。另外，除了“企业资源计 划系统”这一词条之外，还特别增加了一个词条“企业资源计 划”，并以上述的第 2条解释作为这一新词条的解释。近年来， 随着全球经济一体

17、化的发展和竞争环境的变化， 企 业的竞争策略逐渐在转变： 20 世纪 60 年代表现为规模效益第一； 70 年代表现为价格第一； 80 年代表现为质量第一； 90 年代表现 为市场响应速度第一；到了 21 世纪，管理学大师德鲁克认为： “21 世纪的竞争不再是企业与企业之间的竞争，而是供应链与 供应链之间的竞争”。 尤其是 20世纪 90年代以后社会经济宏观 环境的变化，技术的进步，特别是信息技术的突飞猛进，更给企 业所面临的环境和经营生产方式带来了空前的变化， 产品技术的 密集性、知识密集程度在不断提高，市场需求的多样化、个性化进一步发展，全球生产、全球采购、产品全球流动的趋势进一步 加强。

18、随着知识经济时代的到来， 世界经济的基本特征是国际化、 知识化、顾客化、竞争化，企业确立起发展的新理念：比利润更 重要的是市场份额，比市场份额更具有根本意义的是竞争优势， 比竞争优势更具有深远影响的是企业的核心竞争力。ERP正是提高企业竞争力的有效工具， 其内涵和外延也在不断发展， 以适应 新经济的发展。21世纪初，Gartner公司提出了 ERPI概念。指出 ERPI是 通过支持和优化企业内部和企业之间的协同运作和财务过程， 以 创造客户和股东价值的一种商务战略和一套面向具体行业领域 的应用系统。为了区别于 ERP对企业内部管理的关注， Gartner 在描述ERFH时，引入了 “协同商务”

19、的概念。协同商务 (Collaborative Commerce,是指企业内部人员、企业与业务伙 伴、企业与客户之间的协作、电子化的业务交互过程。为了使 ERP流程和系统适应这种改变，企业对 ERP的流程以及外部的因 素提出了更多的要求，这种对协同商务的更多的需求就是“ERPT。也就是说，仅从企业内部找出降低成本的方法已经 很落后了， 要从整个供应链角度来寻找控制成本的新方法， 采用 新的财务战略与企业战略相结合， 才能获得新的经济增长点， 实 现双赢，取得持续发展优势和核心竞争力。四、ERP与财务互相促进，拓展了财务管理的发展空间财务管理在促进ERP发展中发挥了巨大作用，同时，ERP的 发展

20、过程为财务理论和应用的发展开拓了新的空间， 真正实现财 务的完整功能。关于应用 ERP之后，对财务的影响，前人已有很 多论述。相关文献见表 1。对于ERP实施成功以后，对整个财务系统功能的提升总结如 下：财务会计将整个企业所发生的交易事项记录下来，而最终目的为编制对外发布的财务报表。在ERP系统下，由于其拥有整合的应用系统与数据库等功能特性， 使得上述财务会计工作有 了相当大的改变。 如会计期间一过就可快速进行结账工作并尽快 编制财务报表。ERP系统具备EDI能力，可更有效率地与客户、供货商沟通， 支持基于 Web的财务信息处理。为支持企业发展电子商务和基于 Internet 的应用系统 (

21、如销售订单处理等 ) ，部分财务信息可以 通过Web方式收集和发布，例如 Oracle提出的应用系统的ICA 结构 (网络计算体系 )，就是这方面的应用。成本会计依据成本信息的需求而决定成本标的 (Cost Objects) ，进而依据成本会计制度计算其成本， 最常用的成本为 产品、成本中心、部门、客户订单与利润中心等。ERP系统具有整合性与实时性的特性，我们可随时取得目标 成本的最新成本信息，以满足决策的需要。作业成本法(Activity-Based Costing，ABC)是一种较新的 成本计算方法， 是先将资源成本分派到作业， 再将作业成本分派 到目标成本，便于企业更精确地核算成本。 大

22、部分ERP软件包已 具备此功能。（3）ERP系统对管理会计最大的影响，在于 ERP系统的整 合性与实时性， 其可适时提供管理决策所需的实时信息。 如实施 ERP系统后对存货管理的影响。一项研究结果表明：存货账上数 字与实际存货符合率提高为 98.5%；存货水平降低 20%；接单到 交运的循环时间由 21天降至不到 24 小时。在信息提供效率方面， 会计人员可在极短时间内， 根据管理 者需要产生实时报表；在信息内容方面，由于ERP系统记录了交 易详细数据，所以可向管理者提供较详细的信息。经由组织结构的设定， 可针对不同营销地区、 不同的业务范 围、集团企业的个别公司或整个集团企业来产生合并报表，

23、 以进 行全球化的利润管理。ERP完善了财务计划的核心作用，即在于分析预算和实际执 行情况的差异并帮助作出必要的调整。 这在传统财务系统中是比 较薄弱的环节。 利用总账和财务分析模块， 可以做到公司级和部 门级的预算和预测， 还能支持自上而下、 自下而上以及分布式的 预算生成。 利用财务分析模块， 企业各层次员工及外部有关人员 在得到授权的前提下， 可以对财务数据进行建模分析。 更复杂的 财务分析可以利用在线数据分析处理工具 （OLAP）进行多种角度 的数据建模。例如，可以将销售数据分别按照地区、产品类别、 销售人员进行比较， 对影响销售的各个因素 （如价格 ）进行敏感性 建模分析，从而实现决

24、策的科学化ERP成就了预算管理的全面实现。预算管理是大中型企业普 遍采用的一种管理模式， 它包括全要素、 全过程、 全方位的预算， 通过预算为企业内各部门、 各岗位提出经营目标， 使之明确自己 在预算年度内的努力方向。 建立全面预算管理制度， 能够以成本 为基础，以现金流量为核心， 对生产经营各个环节实施预算编制、 执行、分析和考核；严格限制无预算资金支出；最大限度地减少 资金占用，控制资金的流向，偿还到期银行贷款，保证扩大再生 产所需资金。ERP系统增加了审计工作的难度，但在审计轨迹方面，却是相当完整的。由于ERP系统对于交易数据有完整的记录， 当 稽核人员对财务报表之某科目余额有疑问时，可用“回溯挖掘 (DrillDown) ”功能，从该科目的总分类账追溯至明细账，再由 明细账追溯到每笔交易，进行检索，从而有助于发现问题所在。ERP系统对会计人员角色的影响。ERP系统搜集各项交易 数据后，即依企业在ERP系统所设定的参数与所选择的企业业务 程序，来进行运算、处理与分析，进而自动产生供管理