如何正确写电子邮件

1、正确写电子邮件 Hazel Hsieh2010/8/301AgendaOutlook/LotusWhat is FW/BCC/CC/To?Rambling on and on. Without clear description.Written is always better than oralEmail with legal force Emailing can be a tricky form of communicationbut you need to avoid the mistake.Summary2Outlook / Lotus(善用email的工具)Formal signat

2、ure to show your profession.Auto reply Set priorityReceiptDo not use the non-necessary format3Formal signature to show your profession.4Auto reply (自動回覆)Example:Hi Thanks for your mail. I am not in office from 8/31 to 9/3, my agent is Bonnie, please contact her by #12345. You can call my mobilephone

3、 for urgency.Hi I am under summer vacation and will be back on 9/5. for xx project, please phone DanDan5Receipt回條6Set priority可以設定重要性7Rambling on and on不要鬼扯人們會有許多許多的郵件，可能是每天幾十封甚至上百封。如果你不能快速直達主題，對方就會在讀你郵件的半途上對它失去興趣。因此，迅速切入主題。切記不要鬼扯太多，招呼語簡單扼要就可以，太多的贅述只是讓人一開始就覺得這封mail不重要！條列你要表達的重點，讓人一目瞭然！8Written is al

4、ways better than oral（書面強於口頭）你做過什麼，要去做什麼，需要別人做什麼，寫郵件發出去，以後起爭執了就是證據，評比KPI看考績時也能清楚知道你每天都幹了些什麼。長此以往，極度鍛煉商務英語。9Email with legal force (郵件具有法律效應)電子郵件方便、快捷和易於掌握，使它成為最近10年中最重大的商業管理工具之一，它可以使公司高層執行人員有效管理遍佈在全球的所有員工，與多個股東通信，甚至有時用來與媒體溝通。正是電子郵件的優點，讓我們常常隨意地把它當作日常談話的工具，使它迅速成為公司和員工的巨大威脅。它可以成為在法庭上作為不利於你的證據提交給法官。還有，你

5、發送的郵件將被遠遠超出你預期的人收看，而郵件的內容會被怎樣理解，誰都無法事先知道，很快你就會發現用來娛樂的郵件大大冒犯了其他人。从法律上来说，在公司发出的电子邮件将被看作公司的官方记录，和商业信件有同等的地位，无论是你自己写的还是转发的。如果电子邮件被滥用，对于公司来说，将陷入各种各样的麻烦之中，轻则损坏公司的名誉，重则被法院判罚，对于私人公司的雇员来说，它意味着被解雇、拘留和被控告；而假如你是政府职员，那么这将成为你工作履历的污点。 10What is FW/BCC/CC/To?(什麼是轉發/密件附本/附本/寄給)Do not put it at wrong placeWhy not sen

6、d report to me？Should I remind you every week？ FYI (For your information) / FYR (For your reference)About FWAbout BCCAbout CCAbout To11FW (Forward) 轉寄身為一個領導，用得最多的就是轉發。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉發給你的下屬去處理。轉發後加個批示 XXX，pls. follow. （請處理） 簡單明瞭。有些事情你無法決定，或者說超出你的許可權，也需要轉發給領導，請求領導批示。還有一些不是需要批示，只是給領導一個資訊。最忌諱的

7、不是什麼都不寫地原文轉發，而是僅僅寫個FYI（for your information，僅供參考），領導不是你的下屬，FYI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。12BCC (Blind Carbon Copy )密件抄送加密抄送人，放你的下屬。舉例來說，你需要別的部門做一件事，你要寫郵件給這個部門的經理，為了得到老闆支持，你又必須抄送你的老闆，但這件事最終執行得怎麼樣，你要你的下屬去跟進。很多人會犯的錯誤就是把下屬也放在抄送欄，想想看，下屬和領導放一起多麼的不恰當，這時候加密抄送就奏效了。再口頭囑咐一句，下屬就能瞭解事情的前因後果去幫你跟進。或是想讓其他非直接關係人再第一時間看到的mail ，也

8、能用BCC來幫到你。13CC (Carbon Copy )附件抄送相關人等，需要瞭解資訊，你的直接主管如果是喜歡事必躬親的，或者這件事你需要領導支援的，一定要CC，不然你做了很多事情，領導不知道，你就是出了事也沒人挺你。就算領導沒時間看也沒關係，別的收件人看到也是一樣的效果。他如果不給你面子就等於不給你老闆面子。對於職務代理人或是同一team的人，也能用CC來確保工作內容是有人知道可以follow的。14To 寄給收件人，也就是要主要閱讀這郵件的人放去TO 15To avoid the mistake for emailing.(避免email中的錯誤)寫錯收件者人名忘了署名忘情地reply all杜拉拉中,可怕的一個畫面不分親疏地轉發Jerk mail給所有人不要隨便加上自己可愛的口氣或是圖片寄發前記得仔細確認收件者無誤，雖然現在有回收信件的功能， 但是常常會有覆水難收的狀態。16不要越級發郵件不