某地产公司采购管理制度_secret

1、中环国际采购管理制度一、总则1.目的为加强公司规范化管理，规范选择供应商的操作程序，确保公司能购到高品质低成本的产品，从而达到降低成本之目的，特制定本制度。2.适用范围本制度应用于中环国际项目开发中甲供材料、设备的选型、定位、采购、供应、保管、结算、以及信息服务等管理活动。2.1.物资类别：根据采购供应对象不同，公司材料、设备管理分为项目部供应材料、设备（甲供材料、设备）管理和非项目部供应材料、设备（双方认质认价乙方采购材料、设备）管理。项目部对施工措施用材料设备不予供应。本制度主要适用于甲供建筑材料的采购管理。2.2非甲供材料定位及管理项目部对非甲供材料的管理仅限于设计定位、质量控制及价格确

2、认、信息服务管理。应在施工招标时以招标文件的形式明确主要非甲供材料规格、型号及质量控制标准等。确定的主要非甲供材料规格、型号及质量控制标准亦是工程部（或指导监理公司）在施工时控制材料进场的控制标准。3.供应商凡供应本公司原辅材料、半成品、成品之厂商，包括外协加工厂商。4.职责4.1 直接责任人：指物资采购经办人或部门即成本计划部。4.2监督责任人：指对直接责任岗位负监督责任的人。4.3领导责任人：董事长、总经理及其授权的人。流程管理1.采购计划1.1 项目领导层从建筑设计角度考虑，提出采购材料（设备）在美观及使用功能等方面的要求，并提供技术参数及验收规范。1.2 成本计划部根据施工图纸并结合工

3、程实际需要，编制材料总体需求计划，报上级领导审批。1.3 工程技术部审查施工单位提交的甲供材料设备（每月 日前上报下月材料供应需求计划）申请计划，提交给成本计划部。成本计划部依据工程部及施工单位提出的计划进行总量复核控制。1.4 成本计划部综合考虑工程技术部和施工单位的用料要求，编制采购计划单，报部门经理及总经理审核。1.4.1 采购计划单的编制要充分考虑工程进度、材料库存、采购周期等因素。确保材料供应不延误工期，又不至于过多积压库存。2.供应商资料搜集、整理2.1成本计划部会同工程技术部，依据采购计划单对所需物料进行考察，同时期市场信息价和同类企业采购成交价，以及同时期网上厂家发布价、供货商

4、的综合实力，汇总分析形成市场调查信息表。2.1.1考察时应明确待采购物资品牌、规格、计量单位，防止供应商以次充好或者以小单位报价。2.1.2 注意供应商拆分报价，把市场上价格透明部分报低，而把我们不太了解的那部分报高。2.2 在经过市场调查后，成本计划部根据采购方案、市场调查信息表及相关资料拟定考察报告，包括各供应商的综合实力、报价、供货方式、时间、样品等，经主管经理确认后报公司领导审批。2.3 成本计划部按经审批的入围资格要求对报名供货商进行初步筛选，从中择优邀请符合资格要求的三至五家供货商进行招投标。（有下述情况之一时可以例外：独家产品或独家代理；专利产品；原供应商的原料或零部件现市场无替

5、代品等），并封样品存至仓库，做好标识。3.采购合同的编制、签订3.1 成本采购部按照公司招标管理制度编制招标文件，审批通过后进行内部评审（公司或部门）后报主管领导审核，通过后报总经理审批并向供应商发放标书。3.1.1 投标单位须知：总体概要说明、工程说明、承包方式、工期要求（时间要作详细要求，并有奖罚措施）、投标单位的资格及条件；3.1.2 招标文件内容、目录、格式、资料等作统一说明和要求；招标文件的澄清与修改；组成投标书的文件，分技术标、商务标；投标报价，采用的报价方式或定额，包含的费用；投标书的有效期及投标保证金；付款方式等。3.2 成本计划部按照招标文件规定的程序要求，对投标单位报送的文

6、件、组织评标确定评标结果，确定中标候选供货商报公司批准，组织招标。3.3 成本计划部同中标供货商举行合同条款洽谈，形成合同文本初稿。公司内组织合同内审程序，经过内审确认后形成正式合同文本报经公司总经理批准后，由公司与中标单位正式签订合同。3.3.1 成本计划部根据公司合同管理制度的相关规定与对方签订合同，合同内容应包括采购的种类、产品规格、数量、价格或者价格确定方式、付款方式、付款进度、合同有效期、违约赔偿等条款。3.3.2公司主要原材料及合同采购金额在5000（具体金额待定）元以上的采购合同的价格和条款由总经理、董事长审批并签订合同，其他采购合同的价格和条款可由总经理授权常务副总经理审批并签

7、订合同。3.4 合同签订后正本移交行政财务部，成本计划部留存副本监督实施。主要条款和要求由成本计划部书面告知工程监理，以便控制材料质量。4.订单管理、催交监造4.1 合同签订后，成本采购部根据合同规定，对中标单位下达订货单。订货单一式四份，成本计划部、行政财务部、供货商、工程技术部各一份。4.1.1 供货商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；4.1.2 采购物品的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；4.1.3 订货单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数、单价，合计价、合同总额，定金或预付款；4.1.4 交付期，分批交付时应明确每批的交付时间和交付

8、数量，付款方式；4.1.5 其他相关资料如：采购物资的标识、所需的质量证明资料、质量保证条款、销售发票的要求等。4.2 对关键材料的生产加工过程，成本计划部须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行抽查监督。4.3 为确保供方交货准时，采购部门应时常关注订货单中的所有采购订货情况记录并跟催到位。4.4 采购物资因故不能或可能无法按时采购到货时，采购部门应及时通知各需求单位，以便其及时采取其它对策。5.接货验收5.1工程技术部及时组织采购材料的进场验收。5.1.1 凡进场材料必须出具正式出厂合格证，准用证明，质量证明书，材质化验单等有关资料。成本计划部督促供货商及时将上述文件资料提交工程技术部；5

9、.1.2 凡需进行现场检验的，工程技术部督促监理单位，施工单位即时取样检验，在未取得检验结果前，不得使用该材料设备，施工单位应将检验报告提交监理单位、工程技术部。工程部根据合同要求验收质量，并签署验收结论。5.1.3 成本计划部根据实际到货品种、规格、数量办理入库手续，施工单位办理收料、领用手续，如数点收（到成本计划部填材料领用单）加盖施工单位公章，其中收料单，领用单留俩份交成本计划部和行政财务部备案。5.2 对于进货检验质量不合格（或与样品存在明显差异）货物由工程技术部出具货物不合格单据和质检报告，并组织相关使用部门和技术人员对该批货物进行论证，决定采取退货或是折让接收方式后通知成本计划部，

10、由工程技术部负责开具退货单或折让申请单并附质检报告，交成本计划部进行处理（折让接收或退货）。5.2.1 若采取折让接收方式则需由成本计划部与供应商商讨折让条款草拟书面协议，由项目经理审批后办理折让事宜。 折让采用申请单一式四份，一份存工程技术部，一份存成本计划部，一份做供货商考核用，一份存行政财务部。成本计划部需及时将折让采用申请单传递至行政财务部，以使行政财务部及时处理购物货款折让事宜。5.2.2 退货必须附检验报告。对于退货的物料，成本计划部开具退货单，及时办理退货事宜。退货单一式四份，一份存工程技术部，一份存成本采购部，一份存行政财务部，一份交供货商。退货交回供货商后需由供货商在退货单上

11、签字确认。5.3 对于合格产品，验收入库后工程技术部向供货商开具材料收料通知单和材料入库单，验收报告、材料入库单一式四份，一份存工程技术部，一份存成本计划部，一份给供货商用，一份存行政财务部。6.材料保管及出库6.1 材料保管：所有甲供材料由施工单位统一保管，验收，出库等，保管费用由施工合同中明确。6.2 管理员对出入库材料要及时记账，做到当日事当日毕。时刻保证帐、物一致，严格报送制度和盘点制度。主要原材料要向本公司项目经理及甲方现场负责人报送收支存月报，日清月结。对盘盈、盘亏、报废要说明原因。6.3 材料出库 严格材料出库审批制度，根据施工进度计划和分部分项施工技术交底记录，审批材料出库数量

12、，检查监督施工现场工料完净情况，余料堆放或归库情况，保证安全合理使用出库材料。6.4 对数量不足或失窃材料的处理凡因施工单位保管不善，施工单位进库前未严格验收材料批次数量、现场施工造成失窃，施工单位施工期间照管不善等上述情况，施工单位须及时报甲方现场负责人，提出补货要求，由此产生的材料费用概由施工单位承担，造成工程延期的，也由施工单位负责7.结算付款7.1 在材料入库时，成本计划部应将相关订单和合同核对无误后附入库单和收料通知单及时送行政财务部，行政财务部严格按合同规。7.2 付出定金或预付款时，由成本计划部填制付款申请表附合同、发票等相关资料交各部门经理、行政副总经理审核后交总经理审批，行政财务部复核审批后的付款申请表及相关资料后进行付款和账务处理。7.3 对带款提货和货到付款的，由采购部门填制付款申请表附合同、发票等相关资料交各部门经理、行政副总经理审核后交总经理审批，财务部复核审批后的付款申请表及相关资料后进行付款和账务处理。8.采购完毕检查与评估8.1 依据供货商提交的结算资料，进行分类、汇