2022年分公司车辆及物流成本核算统筹管理制度

1、分公司车辆及物流成本核算统筹管理制度为规范各分公司物流成本管理，保证分公司物流费用在总部可控的范围内高效合理使 用，特制定本制度。第一条：本制度适用范围 本制度适用于普通服务各分公司、区域物流中心。第二条：权责 物流部负责对列入物流规划管理的车辆及运杂费进行统一管理，负责对相关发生费用的审核控制，财务部负责对相关发生费用进行复核。第三条：分公司车辆管理 1、油费管理（1）报销程序 （附件二：车辆加油登记表）配送司机根据车辆使用情况进行加油将车辆加油时的运行里程数登记在油 票上，并进行签字确认物流内勤进行审核，签字确认，并填 写“ 车辆加油记录表”分公司经理审核并签字确认会计根据物流内勤和分公司

2、经理审核 签字的油票进行报销（2）注意事项（1）有条件的分公司，配送车辆加油最好是使用加油卡，必须对车辆的加油情况做好 登记。（2）会计必须根据物流内勤和分公司经理审核确认签字后的油票才予报销，物流内勤 对于每次加油进行审核，并根据实际情况认真填写“ 车辆加油登记表”。（3）物流内勤应本着如实记账原则将将填好的“ 车辆加油登记表” 在月末一并发回总 部物流部，由总部物流部对其登记审查。（4）物流部对分公司费用进行审核，并在审核后3 个工作日内上报财务部。2、过路过桥费管理（1）报销程序 配送司机根据车辆使用实际支付过路 过桥费用司机将经办事项写在发票后面，并确 认签字物流内勤进行审核，仔细验收

3、票据上 的时间、地点等信息，核对无误后签 字确认，并进行记录分公司经理审核并签字确认会计根据物流内勤和分公司经理审核 签字的过路过桥票据进行报销（2）注意事项（1）物流内勤要根据司机实际办事情况，仔细核对司机提供的过路过桥票据，包括时 间、地点是否与实际配送相符，并确认签字。（2）会计必须根据物流内勤和分公司经理审核确认签字后的过路过桥票据才予报销，物流内勤对于每张票据进行审核，并根据实际情况认真填写“ 过路过桥费用登记表”。（3）物流内勤应本着如实记账原则将将填好的“ 过路过桥费用登记表” 在月末一并发回总部物流部，由总部物流部对其登记审查。（附件三：过路过桥费用登记表）（4）物流部对分公司

4、费用进行审核，并在审核后 3 个工作日内上报财务部。2、车辆维护管理（1）分公司所有车辆由当地分公司自行安排定期检修、保养，暂纳入总部管理的车辆（浙 A 牌照） 可由物流部来协助，参保项目及价格浮动范围由总部明确指定，未经允许驾驶员不得私自将车辆送到修厂修理，否则费用不予报销；（2）分公司需要维修的车辆，由司机提出申请并填写维修表格（附表四： 维修 / 保养登申请单），在附表中详细填写维修和更换配件所需的费用，经物流内勤和分公司经理批准后方可进行维修 （附件五：分公司车辆维修( 或大修 ) 清单一览表） ，此维修 / 保养申请单与维修/ 保养单据在月末前传真至总部物流部进行登记审查；自行修复者

5、，可报销购买材料零件 的费用，必须由分公司经理、会计审核报销凭证及原始发票；（3）分公司司机负责车辆维修、检验、清洁等工作，保证良好的出车状态和外观形象。（4）因驾驶人使用不当或管理者疏于保养，而致车辆损坏或机件故障时，所需修护费，应依情节轻重，由分公司与驾驶人或车辆管理人承担。（5）必须建立车辆管理档案，主要包括车辆证件等基础资料、车辆维修、保养年审以 及违章等记录。3、车辆使用规定（1）分公司车辆应用于分公司日常配送业务。原则上必须由司机驾驶，司机请假时，分公司经理可在内部自行安排（必须有驾照）。应随时在分公司待岗，（2）严禁将车辆交给无证人员驾驶，驾驶人员在无出车任务时，同时本着相互帮助

6、的原则协助分公司物流部其他岗位的工作；件；车辆出行必须随车携带相关证(3) 车辆一般情况以商品运输为主，公司遇到紧急或特殊情况，分公司经理有权统一调度。(4) 分公司车钥匙统一由物流内勤进行保管，车辆使用后必须停放在公司规定的位置，严禁司机擅自停放车辆，下班离车前对司机车辆停放做好安全检查并将钥匙归还至物流内勤处。（5）车辆原则上不允许外借，如确因业务需要，必须报物流部同意。（6）车辆将实行本地化管理，年检费用、养路费、保险费、违章、事故等费用均在分 公司支出，因违章、事故造成的刑事后果，由分公司自行承担解决；年检费、养路费、参保费用报销必须书面报告财务部、物流部审核； 暂纳入总部管理的车辆（

7、浙A牌照） 可由物流部来协助。（7）司机每月末应将分公司物流车辆出行记录表 4、车辆的违规与事故处理（附件一） 上交至物流内勤处。（1）在下列情形之一的情况下，违返交通规则或发生事故，由驾驶人承担， 并予以记过或免职处分：1. 无照驾驶；2. 未经许可将车辆借于他人驶用。（2）违反交通规则，其罚款由驾驶人承担；（3）各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故，应当及时向附近警察机关报案，并立即通知分公司协助处理。（4）意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与分公司共同承担。（5）发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由驾 驶人与分公司共同承担。第四条：

8、外包物流费用管理 1、运费管理（1）运费报销程序 分公司根据实际情况委托第三方物流 进行发运物流内勤对发运单据进行审核，签字 确认，并填写“ 分公司货运费用明细 登记表”分公司经理审核并签字确认会计根据物流内勤和分公司经理审核 签字的货运单据进行报销（2）注意事项（1）运费主要针对的是在实际操作中发生的物流干线运输、市内配送发生的运杂费，分公司在选择外包物流时，最好是进行多家考察，选择最优的物流公司进行发运，并签订协议。（2）会计必须根据物流内勤和分公司经理审核确认签字后的运费单据才予报销，物 流内勤对于每张货运单据进行审核，并根据实际情况认真填写“ 分公司货运费用明细登记 表” 。货运原始凭

9、证原则上交由分公司会计保管，如因代收货款，可向会计索取原件，备留 复印件存档。（3）所报销的运输发票必须合法，明确责任人，如因税务检查补税，分公司及当事 人各承担 50%的税额；（4）物流内勤应本着如实记账原则将将填好的“ 分公司货运费用明细登记表” 在月末一并发回总部物流部，由总部物流部对其登记审查。（附件六：货运费用明细登记表）。（5）物流部对分公司费用进行审核，并在审核后 2、人工装卸费用管理（1）报销程序3 个工作日内上报财务部。分公司根据实际情况请外包装卸工或 装卸设备付费原始凭证（搬运工签字确认），物流内勤进行登记分公司经理审核并签字确认会计根据物流内勤和分公司经理审核 签字的货运

10、单据进行报销，发票与原 始凭证粘帖在一起，以备查（2）注意事项（1）根据实际业务情况，确实需请装卸工作或装卸设备时，应注明原因，需经对方签字确认，物流内勤、分公司经理（或物流主管）进行审核，会计进行报销，发票与原始凭证粘帖在一起，以备查。（2）物流内勤应本着如实记账原则将将填好的“ 分公司装卸费用登记表” 在月末一并发回总部物流部，由总部物流部对其登记审查。（附件七：分公司装卸费用登记表）。（3）物流部对分公司费用进行审核，并在审核后 第五条：罚则3 个工作日内上报财务部。（1）无故超出用车时间范围，影响分公司物流正常工作，且事后没有向分公司经理提交正当的书面理由的，对车辆使用人及司机处以 5

11、0-100 元罚款。（2）在无出车任务的情况下，司机擅自将车辆开出，发现一次对司机罚款 50-100元。造成车辆丢失、损毁等重大损失的，责任由车辆使用人和司机承担。（3）在车辆相关费用和物流费用报销中，如发现有擅自虚报费用，经核查属实的，对当事人罚款 500-1000 元，情节严重，予以开除。（4）物流内勤要做好车辆使用、车辆加油登记、运费明细登记，每个月末及时汇总上报至总部物流部。工作没用做好或不及时汇报的，给予 50-100 罚款。（5）会计在费用报销中，如果没有物流内勤和分公司经理签字确认的给予报销的，物流部将要求财务部对分公司会计给予相应处罚。附件一：分公司物流车辆出行记录表（由司机填

12、写）日期出行时间使用人到达地点及办理事由返回时间备注附件二：分公司车辆加油登记表日期加油金额93# 容量加油前里第二次加油行驶公里油站名称驾驶员签字备注（元）单价（升）程数（ KM）里数（ KM）数（ KM）附件三：分公司过路过桥费用登记表日期所办事项票据张数总费用票据是否与实经办人签字际办事相符附件四：分公司物流车辆维修保养申请单申请分公司车牌号申请时间上次保养或上次维修保养维修时间原因分析本次维修故 障原因分析本次修理更 换件本次维修费申请人物流内分公司经勤审核理审核备注分公司物流车辆维修保养申请单申请分公司车牌号申请时间上次保养或上次维修保养维修时间原因分析本次维修故 障原因分析本次修理更 换件本次维修费申请人物流内分公司经勤审核理审核备注附件五：分公司车辆维修 (