财务标准化请款作业规定

1、厦门夏商旅游集团酒店管理公司请款作业暂行规定制订：财会部修订日期：2008年2月一、制定目的为规范公司各类资金的支出行为， 执行精确化管理的思路，同 时方便各部门的请款作业，特制订本规定，对各类资金支出的单据规 范及操作流程予以明确。二、适应范围（一）本规定适用于包括货款支付、费用支出、资金调拨、暂借 等所有涉及资金支出的交易行为。（二）本规定适应于厦门夏商旅游集团酒店管理公司（简称管理公司,下同）各部门及其下属和托管单位（简称各单位，下同）。三、审批权限及审批流程本规定适用的审批权限具体参照 厦门夏商旅游集团酒店管理公 司审批权限及流程管理暂行办法执行。四、表单要求本规定共设计三种财务表单，

2、分别适用于不同的资金支出行为：（一）、用款申请单1、适用范围：凡是需要从财会部支出资金的任何行为，无论是 采取现金还是转帐方式，均要填写用款申请单。例如费用报 销、冲帐补款、供应商货款等。用款申请单是公司资金支出的主要内部表单， 其他财务表单仅作为其附件使用2、单据样本(具体请参照内控表单)3、填写要求：(1)填制时间：即填制本表单的当天(2)单位：即管理公司或下属及托管单位的单位名称代码(3)部门：即经办人所属部门，最好是成本负担部门(4)收款单位：即交易方公司名称或经办人个人，如果是交易方, 则名称必须要和其发票上的签章一致.(5)单据：即后附原始凭证的张数(6)付款方式：依所需要的付款方

3、式在相应的口内划，即可，若非现金或转帐方式，则选“其他”，并把需要的付款方式填在后面，如承兑汇票 等。(7)汇入银行帐号：仅在转帐付款方式下才要填写 ，即对方的 银行名称及帐号(8)请款金额：即本次所需报销或付款的金额。请依上述规范 填写。(9)用途：即本次用款申请的理由，若有多项，请分门别类详 细填写。(二)暂借款冲帐单1、适用范围：凡是因暂时无法取得正式报销凭证而又必须预先支出资金的行为，均要填写暂借款冲帐单，仅作为用款申请单的附件使 用，不能作为直接支出资金的表单。如预付货款、差旅费等。2、单据样本和操作流程(具体请参照附件一)3、填写要求：还款冲账单(1)填制日期、单位、部门、收款单位

4、、单据、用途等栏位的 填写请参照用款申请单，数字填写规范亦同。(2)应补(退)金额：即借款金额减冲帐金额后的余额，正则退， 负则补。若是补，则需要一并填写用款申请单才可领 款。(3)冲帐金额：即实际报销或付款金额，即实际支出金额，(4)本表单在请款时无须审批，冲帐时才需要按权限进行审批。借款单根据借款的时间、金额、原因、预计还款时间、方式等相关内容 填写，注意在“借款人：处签字确认。还款证明单根据借款人的还款冲账单办理完还款冲账手续后，由核算会计填 写此单，签名确认后交给借款人以证明款项还清， 借款人应保管好此 单。(三)、内部报销单1、适用范围：仅适用确实无法取得正式发票的小额资金支出行为,

5、 仅作为用款申请单的附件使用，不能作为直接支出资金的表单。如工资、过节费、外购水果等无法取得发票的外购行为及内部行为。该表单使用要严格限制。2、单据样本(具体请参照内控表单)。3、填写要求(1)填制日期、单位、部门、数字填写规范等同用款申请单(2)事由：即发生支出的具体内容，需详细填写。(3)姓名/内容：即发生事由的具体项目或对象，如人员名单或 项目。(4)公司标准：公司规定该项目的具体标准。(5)金额：依相应栏位填写小写数字即可。(6)领款人：即受益人或经办人。请对号签核，空白处划(7)合计：即上述金额的汇总小写数字。(8)实发金额：即对应的大写数字四、相关操作规定(一)财务表单作为公司内部

6、控制重要的原始单据， 要严格按照上述 规定进行填写，字迹要求清楚工整，不得涂改，否则视为无效单 据不得报销。(二)财务表单的使用要严格按照公司规定的审批权限及审批流程进 行，不得颠倒审批顺序或者越级签核。(三)各类表单和原始凭证在申请用款之前，要求用胶水进行粘贴， 不得用大头针或曲别针代替，以防单据丢失，具体粘贴要求如下： 1、粘贴时要求同类单据粘贴在一起，若厚度过厚时，要摊平粘贴在一张厚纸上，图示如下;2、粘贴时要求统一粘贴单据的左侧或左上角，超出用款申请单的部分要折叠到小于等于用款申请单的面积为止。（四）不同付款方式或不同受益人的支出要分开填写， 不能使用一张用款申请单。（五）申请用款或冲

7、帐时，除要附上对等金额的正式发票以外（包括内部报销单），还要附上相应的其他资料，以表示交易的完整性或安全性。具体列举如下：1、差旅费：暂借款时要附上暂借款冲帐单和出差申请单冲帐时要附上出差费用明细表和出差工作报告2、预付款时要附上对方的报价单、公司内部请购单、合同或是其他能够证明此笔支出的资料，除差旅费外，严禁不明确具体金额就申请支出。3、若是一笔交易多次付款的，第一次必须附上相应的合同或付款计划，后续请款时可不必再附，但必须注明付款进度及总金额、已付金额、未 付金额等。4、付货款时需附上内部验收单等。5、其他未尽事项以财务实际需要为准。（六）若牵涉到其他部门或公司要求统一管控的， 均需要相关

8、部门会签。比如书籍的购买需要办公室会签，人事方面需要人事部会签等。（七）凡是对外跟其他公司交易的，原则上采用转帐方式付款，不得采用现金交易。且付款单位跟凭证上的签章单位要一致方可。 特殊情况下需由经办人提出说明，经财会部审批后方可进行现金交易。（八）为提高财务数据的准确性，根据会计“权责发生制”及“配比原则”的要求，要求所有单据在取得正式发票后要及时报销（一般要求五个工作日），特殊情况需提前说明。（九）本作业办法解释权归管理公司财会部。（十）本作业办法由管理公司责任人核准后实施，修正时亦同。附件一:厦门夏商旅游集团酒店管理公司暂借款作业流程图单位最高主管财务部 流程说明1、本流程仅适用于因暂时

9、无法取得原 始凭证而需暂借款类请款作业。2、交易发生时，经办人需取得能够证 明交易的相关附件。根据交易的内 容，按照单据填写要求填写”用款 申请单“和“还款冲帐单”的“借 款单，并把“借款单”和相关单 据依要求粘贴在用款申请单后面， 在经办人处签字后，交部门主管和 单位最高主管审核。3、最高主管审核完毕后，再到财务部 交给对应的会计人员进行审核。会 计依规定对请款进行详细审核，审 核完毕后把”还暂冲帐单”的“证 明单”撕下保管，把“借款单”撕领款签字对方帐户下附在用款单后再交财务主管审核，暂借款冲帐单在本次请款作业 过程中无须签核，借款的签核在用 款申请单上。4、然后再由出纳对单据进行最终审