石化工程竣工档案管理培训PPT（2009年）

1、2009年2月*输气管道复线工程竣工档案培训0一、培训目的二、管理要求三、管理职责四、归档范围五、竣工档案编制六、关注的问题1竣工档案培训 一、培训目的 了解掌握竣工档案编制要求、标准，在工程交工三个月内保质保量向管道建设项目经理部提交竣工档案。2二、管理要求1、项目部、EPC项目部、监理必须把建设项目竣工档案管理工作纳入项目管理程序及工程建设计划；纳入各级领导及工作人员岗位职责。2、竣工档案管理人员必须是了解工程管理、工程施工的技术人员，应由项目部对其资质、工作能力进行审核。明确下来的EPC项目部、监理总部、各施工单位竣工档案管理人员在本项目建设结束之前为不可替代人员。竣工档案培训3二、管理

2、要求3、EPC、监理、施工单位应设立竣工档案管理专人、专岗，或设立专门机构负责对项目建设档案的收集、积累、整理、指导、监督、检查等工作。*项目应建立竣工档案工作人员网络，以加强工作协调与沟通。竣工档案培训4二、管理要求4、建设项目竣工档案工作应坚持“三同步”的原则，即明确项目竣工档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目竣工档案管理的职责；检查施工进度和质量的同时对项目档案资料的收集、整理、审定工作同步进行检查；工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。竣工档案培训5三、管理职责1、项目部管理职责2、监理单位管理职责3、EPC单位管理职责竣工档案培训6三、管理职责1、项目部 （1）负责对参建单位竣工

3、档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、验收。 （2）负责对由项目部承担的管理项目内容产生的竣工档案进行收集、整理、归档。 （3）负责组织对初步验收合格的项目竣工档案编制归档目录，系统录入。竣工档案培训7三、管理职责1、项目部 （4）负责并组织EPC单位对项目规划核准文件、土地预审核准文件、临时及永久征地文件、各项穿越许可文件、压力容器、特种设备、防雷防静电等方面的告知、检测报告及许可文件进行收集、整理、归档。 竣工档案培训8三、管理职责2、监理单位 （1）负责对施工监理竣工档案按照单位工程进行编制与组卷 。 （2）负责监督、检查EPC单位以及所管理范围内的参建单位的竣工档案编制工作，

4、实施全过程跟踪与控制。竣工档案培训9三、管理职责2、监理单位 （3）负责协助业主组织的竣工档案培训、指导、监督检查等各项管理工作。 （4）负责验收EPC单位提交的竣工档案。 竣工档案培训10三、管理职责3、EPC单位 （1）EPC单位的竣工档案管理部门应是所管辖范围内全部参建单位竣工档案管理的归口部门、实行统一管理。 （2）负责制定竣工档案编制管理办法、工作程序。 竣工档案培训11三、管理职责3、EPC单位 （3）负责对所有参建单位的竣工档案工作进行协调、培训、业务指导、监督检查，实施全过程跟踪与控制；制定竣工档案资料检查、指导工作计划；确保竣工档案的收集、整理、保管等管理工作与工程建设同步。

5、竣工档案培训12三、管理职责3、EPC单位 （4）负责组织所有参建单位按照业主的要求对竣工资料进行编制，严格实施统一标准、统一规范。 （5）负责组织对参建单位提交的竣工档案的真实性、准确性、完整性、规范性进行审核、验收，保证竣工档案的质量。 竣工档案培训13三、管理职责3、EPC单位 （6）负责向业主提出工程竣工档案验收申请，经监理审核、验收合格后向业主提交竣工档案。 （7）负责协助项目部对初步验收合格的竣工档案编制目录，系统录入。 竣工档案培训14四、归档范围1、项目部2、EPC单位3、监理单位4、施工单位竣工档案培训15四、归档范围1、项目部项目部负责组织项目前期核准方面的文件的收集、整理

6、、编制。 （1）项目规划方面的核准文件、路由协议、建设规划用地许可证、建设工程施工许可证。 （2）土地预审方面的核准文件。 （3）临时、永久征地方面的各项协议、补偿标准、红线图及土地使用权证。竣工档案培训16四、归档范围2、EPC单位 （1）工程管理文件 a. 项目前期核准文件、包括规划方面的核 准文件及土地预审方面的核准文件。 b. 征地文件、包括临时用地和永久用地各项协议、补偿标准、红线图及土地使用权证。 竣工档案培训17四、归档范围2、EPC单位 （1）工程管理文件 c. 计划、投资、统计管理文件。 d. 招投标、合同文件。 e. 与建设、设计、监理、施工、物资中转、物资（设备）采购、运

7、行等单位的重要往来文件,会议纪要等。 竣工档案培训18四、归档范围2、EPC单位 （1）工程管理文件 f. 规程、规范、标准、方案、规定等。 g. 工程结算文件。 竣工档案培训19四、归档范围2、EPC单位 （2）各种穿越许可文件、压力容器告知及许可注册文件、特种设备许可文件、防雷防静电告知及许可、检测报告等文件。 （3）物资（设备）采购文件。 （4）生产准备、试投产运行文件（包括与生产运行单位交接文件）。 （5）工程竣工验收文件。 竣工档案培训20四、归档范围3、监理单位竣工档案归档范围见管道建设项目经理部建设项目竣工档案编制管理办法。4、施工单位同上。竣工档案培训21五、竣工档案编制1、竣

8、工档案案卷编制标准及要求。2、设备档案编制标准及要求。竣工档案培训22五、竣工档案编制1、竣工档案案卷编制标准及要求（1）纸质档案编制标准及要求（2）电子档案编制标准及要求（3）声像档案编制标准及要求（4）实物档案整理要求竣工档案编制231、竣工档案案卷编制标准及要求 （1）纸质档案编制标准及要求 纸质档案的整理是将工程过程中产生的文件按照要求进行收集、分类、排列，并按照档案有关要求进行组卷，确保文件完整、准确、规范、系统的工作过程。 纸质档案经整理后，每一册的外观排列顺序为：外封皮内封皮卷内目录文件卷内备考表。竣工档案编制24（1）纸质档案编制标准及要求 A. 外封皮编制要求 B. 内封皮编

9、制要求 C. 卷内目录编制要求 D. 卷内备考表编制要求 E . 案卷内文件编制要求 F . 常见问题竣工档案编制25A. 外封皮编制要求 外封皮样式：包括： 案卷题名 文件文种 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级竣工档案编制26 外封皮的编写： a. 案卷题名：包括工程项目名称、单项工程名 称、单位工程名称、文件文种、必要文字说 明等内容。外封皮案卷题名应尽量简明、完 整、清晰反映本卷文件内容； 工程项目名称填写工程名称，如：兰州郑州长沙成品油管道工程。竣工档案编制27 外封皮的编写： 单项工程+单位工程：填写施工单位所承担的具体单项工程和单位工程名称，严格按照“项目划分”填写（注：单位工

10、程如是线路工程，应反映出标段起止桩号）。 竣工档案编制28 外封皮的编写： b. 文件文种：填写该案卷中文件的种类，如“企业资质”、“施工记录”。 必要文字说明：是在同一案卷为多册时，为 从封面区分册内内容而做的必要文字说明， 如：“施工记录”卷中，每一册封面就要写 明本册具体包含的施工记录名称，如“测量 成果表”。竣工档案编制29 外封皮的编写： c. 立卷单位：填写竣工档案编制单位全称，与内 封皮盖章的名称完全一致。 d. 起止日期:填写本册文件产生的最早日期及最 晚日期，与本册（卷）内目录反映的最早最晚 日期一 致。日期表示方法为： “2007年12月2日2008年5月12日” e. 保

11、管期限：按照长期、短期填写，一般竣工档 案均为长期保管。 f. 密级：可不填写。竣工档案编制30B.内封皮编制要求 内封皮样式：包括： 工程名称 编 制 人 审 核 人 技术负责人 单位负责人 卷、册标识 编制单位 编制日期竣工档案编制31 内封皮的编写： a. 工程名称：填写单位工程名称即可，与外封皮 单位工程名称统一。 b. 编制人、审核人、技术负责人、单位负责人都 必须手签，不允许代签。竣工档案编制32 内封皮的编写： c. 卷册标识：填写本卷册在总卷册排列中所处的 位置。举例： 第 四 卷 共 五 卷 第 一 册 共 十二 册 第 一分 册 共 三分 册 以上是第四卷第一册第一分册文件

12、的卷册反 映方式，要求第和共两列文字要两端对齐， 规范美观。竣工档案编制33 内封皮的编写： d. 编制单位：填写施工单位全称，与所盖公章 的名称要完全一致。 e. 编制日期：填写立卷完成日期，此日期要晚 于册内所有文件的日期，日期填写方法： “2008年6月9日”。 最后，内封皮要加盖编制单位公章，公章应 盖在“编制单位”和“编制日期”上。竣工档案编制34C. 卷内目录编制要求 卷内目录样式： 包括： 序 号 文件编号 责 任 者 文件材料题名 日 期 页 号 备 注竣工档案编制35C. 卷内目录编制要求 卷内目录的编写： a. 序号：填写每件文件在本册中的排序。 b. 文件编号：填写文件的

13、编号，没有编号的文件 可空下，不填写。 c. 责任者：填写文件的编制部门或主要责任者， 文件上如有多家单位签字或盖章时，“责任者” 一栏填写主要责任者。竣工档案编制36 卷内目录的编写： d. 文件题名：填写文件的详细题名，要求与文件 题名一致，原文件题名不清时，要进行完善， 以能够清楚反映文件内容为准。 e. 日期：填写文件的形成日期，一份文件上有多 个日期时，以最终签署日期为准。日期用8位 阿拉伯数字表示，年月日中间用“.”分隔；一 份文件由题名相同的多份文件构成时，文件形 成日期可用时间区段反映。竣工档案编制37 卷内目录的编写：f. 页号：填写文件的起止页码（以整册流水页码为准）。位于

14、册内中间的文件为一页时，就填写一个页码，如5；位于最后一页的文件，要填写首尾页码，如17-17。 g. 备注：某份文件有需要说明的情况时，在其后 备注栏说明。若无，可不填写。竣工档案编制38 卷内目录的编写：注：卷内目录严格按照格式填写，列距可根据需要适当调整，行距不能调整。每页卷内目录可填写15个文件，若该册内文件少于15个时，卷内目录中多余行可不填写，但不能删除。当册内文件多于15个时，要增加卷内目录页，增加的卷内目录页都要有表头，不能省略。竣工档案编制39D. 卷内备考表编制要求 卷内备考表样式：竣工档案编制40 卷内备考表的编写： a. 卷内备考表：对本册组卷内容进行补充说明， 反映本

15、册的件数、页数、复印件原件的所在地、 页码调整是否有缺页、破损页的情况等等。 b. 立卷人、检查人由案卷编制单位的实际操作人 员手签； 日期及日期表示方法同“内封皮”编 写日期，手签。注：“立卷人” 、 “检查人”栏的位置要调整到本页最右下角。竣工档案编制41E. 案卷内文件编制要求 竣工档案必须与工程建设同步。竣工档案是施工活动的真实记录，应确保真实性，不得后补，也不得超前，更不能编造。竣工档案必须与工程实际相符，技术数据必须准确，不得弄虚作假，随意修改，要在工程建设中汇集和形成。竣工档案的审核责任制签字手续必须完备，确保竣工档案的原始性、完整性、真实性、准确性。竣工档案编制42E. 案卷内

16、文件编制要求 a. 组卷的文件内容要求完整、准确、整洁。 b. 卷、册、分册的划分原则：每一专业的竣工档 案组卷均按内容以卷、册、分册的形式划分， 每卷、册、分册厚度不得超过30毫米。即：若 一卷中文件厚度超过30毫米则划分为册；若一 册中文件厚度超过30毫米，则划分为分册。 竣工档案编制43E. 案卷内文件编制要求 c. 竣工档案均应采用国标A4纸张，其纸张质量至 少达到70g/m2。没有应用A4纸张产生的文件 应采取以下措施：小于A4纸张的，把文件粘贴 在A4纸上，并预留装订距离；大于A4纸张 的，按照A4纸幅折成手风琴式。 d. 原材料质量证明文件要清晰。竣工档案编制44E. 案卷内文件

17、编制要求 e. 手工签署姓名、日期、鉴定或验收意见时， 字体必须工整，不得潦草；必须使用蓝黑墨 水或黑色钢笔、签字笔。 f. 竣工资料套数：正本一套，副本两套。 g. 竣工档案经验收合格方可装订。 竣工档案编制45F. 常见问题 a. 责任者的填写： 资质证书责任者填写发证单位； 原材料质量证明文件责任者为原材料生产厂家； 申请批复文件责任者为批复单位； 一个文件上多个单位签字盖章的，责任者视情况而定，比如第二卷综合资料中的开、完工报告，工程（设计）变更申请，图纸会审记录，地貌恢复证明等等竣工档案编制46F. 常见问题 b. 资质文件需要提供彩色扫描打印。 c. 编制说明要对工程情况进行简介，

18、主要介绍竣 工资料编制过程、案卷编制需要说明的事项及 整个竣工档案案卷的组成结构及目录。 d. 原材料质量证明文件汇总表： 甲供、自购材料要分别汇总； 原材料质量证明文件要清晰； 原材料的粘贴方法要符合档案管理要求。竣工档案编制47F. 常见问题 e. 日期、页码核对。 f . 横幅文件的摆放：表头在订口边。 g. 复印页页码的反映：18-1。 h. 错页时的处理方法：错的很多时，不必重新打 页码，在卷内备考表说明。 I . 竣工图：责任者为施工单位，日期以竣工图章 上日期为准。竣工档案编制48（2）电子文件编制标准及要求 A. 电子文件与纸质文件的对应性 B. 电子文件格式要求 C. 光盘包

19、装要求 D. 纸质文件数字化要求竣工档案编制49A. 电子文件与纸质文件的对应性 竣工档案的电子文件与纸质文件同时归档，且与纸质文件一一对应，卷、册、分册排列完全一致。每一案卷的电子文件创建一个文件夹，每一册的电子文件创建一个二级文件夹，每一分册的电子文件创建一个三级文件夹；文件夹的命名与相应的纸质文件卷、册、分册的案卷题名保持一致。电子文件要求刻录成只读光盘（推荐SONY、HP或KODAK），正本二套、副本二套。竣工档案编制50B. 电子文件格式要求 a. 文本电子文件以DOC、XML、TXT、PDF为通 用格式。 b. 图像电子文件以PDF、TIFF、JPEG为通用格式。 c. 视频和多媒

20、体电子文件以MPEG、WMV为通 用格式。 d. 音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。竣工档案编制51C. 光盘包装要求要求用通用塑料宽盒，并附光盘标识。 光盘标识:竣工档案编制52D. 纸质文件数字化要求 收集整理的纸质文件如果没有相同内容的电子版，均须通过扫描，实现纸质文件的数字化。如：重要文件的手签字、盖章页；原材料质量证明文件。纸质文件数字化扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率选择大于或等于200dpi。竣工档案编制53D. 纸质文件数字化要求 特殊情况下，如文字偏小、密集、清

21、晰度较差等，可适当提高分辨率。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用多页TIFF（G4）或PDF格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。保存多页TIFF或PDF文件时，要注意核对好页码顺序，不得缺漏页。应避免使用WORD的插入图片功能来保存多页图像文件。竣工档案编制54（3）声像档案编制标准及要求 参建单位应提交反映工程概况和建设过程的声像资料，如：重要场合、重要事件、重要情景、施工前地貌、施工后地貌恢复、质量事故、重大设备开箱验收等过程要保留声像资料。 施工、检测、生产加工等单位

22、要求每一道工序提供5-7张照片。 每一参建单位应提交一套反映所承担工程全过程的不少于30分钟的摄像资料。（必须有解说）。竣工档案编制55（3）声像档案编制标准及要求 A.照片的整理 B.录像带的整理 C.录音带的整理竣工档案编制56A. 照片的整理 照片要按照专题进行整理，反映同一事件的照片为一个专题。各参建单位可按照实际情况收集照片，专题数量不限。 照片整理时，每个专题要有专题总说明，专题内的照片要有分说明，分说明包括照片编号、拍摄人、拍摄时间、地点（按照行政区域划分的名称） 、 拍摄内容（事件）等。 无论纸质照片还是数码照片，照片上不允许显示拍摄时间。竣工档案编制57A. 照片的整理 a.

23、 纸质照片整理 b. 数码照片整理 c. 档号编制竣工档案编制58 a. 纸质照片整理 纸质照片要求附底片，底片装在腊纸袋里，粘贴在对应照片背后，插在统一订购的照片册内归档。 照片册前要填写照片专题目录。 每一专题照片前，要插装专题总说明。竣工档案编制59 照片专题目录:竣工档案编制60 照片整理样式:竣工档案编制61 b. 数码照片整理 数码照片不必冲洗，直接按下述要求刻录成光盘归档。 每一归档单位创建一个一级文件夹，其命名为： “项目名称+单位工程名称+数码照片”。如：兰州-郑州-长沙成品油管道工程- 线路工程数码照片。 在一级文件夹下创建若干个二级文件夹及二个文档。竣工档案编制62 b.

24、 数码照片整理 每一个二级文件夹中，引入一个专题的照片。该文件夹命名为引入的专题照片的专题命名 二个电子文档： 其一：为该单位所拍摄的所有照片的专题总说明与每一个专题的分说明。 其二：为该单位所拍摄的所有照片的专题 目录。 光盘盒外表标识参见电子档案光盘标识。竣工档案编制63数码相片整理举例 一级文件夹下的文件：竣工档案编制64 数码相片整理举例 数码照片专题目录：竣工档案编制65 数码相片整理举例 数码照片专题说明：竣工档案编制66数码相片整理举例 二级文件中的文件：竣工档案编制67c. 档号编制 项目全部照片验交合格后，由项目部负责组织编制归档照片档号及总目录。 竣工档案编制68B. 录像

25、带的整理 a. 录像资料内应有配音或字幕解说并刻录成 光盘提交。 b. 录像资料归档时，要附文字说明，将文字 说明打印在适当大的白纸上，并附在光盘盒 内。录像资料说明应包括录像拍摄的时间、 地点、人物、内容等要素。 c. 录像资料说明字体采用宋体，小四号字。 d. 录像带的光盘盒外表标识参见电子档案光 盘标识。竣工档案编制69B. 录音带的整理 a. 录音资料刻录成光盘提交。 b. 录音资料要附文件说明，将文字说明打印在 适当大的白纸上，并附在光盘盒内。录音资 料说明应包括录音的时间、地点、人物、事 由等要素。 c. 录音资料说明字体采用宋体，小四号字。 d. 录音带的光盘盒外表标识参见电子档

26、案光盘 标识。竣工档案编制70（4）实物档案整理 A. 实物档案着重收集能反映管道建设历程的以及反映施工关键时刻和当地风土人情、特色的有存档价值的实物，如：锦旗、奖状、证书、挂图、土样、岩样、石样、钢板试样、钢管样本、防腐涂料样本、衣物、鞋帽、施工工具、图书、纪念品、宣传资料等。 B. 实物档案应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。竣工档案编制71五、竣工档案编制2、设备档案编制标准及要求（1） EPC采购设备档案编制标准及要求（2）施工单位自购设备档案编制标准及要求竣工档案编制72（1）EPC采购设备档案编制标准及要求 EPC负责所有EPC采购设备档案的组卷归档工作。设

27、备档案按照同一合同项下进行整理，同类设备归类，移交设备档案时，要有详细的设备档案清单。 A. 设备档案归档内容 B. 设备档案整理要求竣工档案编制73A. 设备档案归档内容 a. 采购过程中产生的文件资料 b. 设备质量证明文件 c. 设备安装、操作、维护、使用说明书竣工档案编制74a. 采购过程中产生的文件资料 包括：设备流向表、装箱单、开箱验收交接记录、工具清单、备品备件清单、零部件目录、有关技术重要往来函件等，国外设备还包括提单、原产地证明、数量、质量证明、报关单等。 资料收集单位：采购单位或受采购单位委托的单位。 归档套数：一套（原件）。竣工档案编制75b. 设备质量证明文件 包括：质量证明文件，合格证、质量证明书、产品原材料材质证明、强度/严密性实验记录、检验/鉴定记录/证书、测试报告等。 资料收集单位：采购单位或受采购单位委托的单位。 归档套数：3套，一套正本、二套副本。若两个运行单位则五套，一套正本，四套副本。竣工档案编制76c. 设备安装、操作、维护、使用说明书 包括：产品安装说明书、维护、使用说明书等。 资料收集单位：采购单位或受采购单位委托的单位。 归档套数：应满足存档、运行备查、维抢修队维修和站场日常维护使用的需要，据实提供。具体要求请详见“建设项目竣工档案编制管理办法附