百卓优采采购管理软件个人版用户使用手册

1、百卓优采采购管理软件（个人版）用户使用手册日期版本修订原因作者2014-03-04V0.1创建文档Jiangnannan2014-03-31V0.23.19.版本：增加供应商关联物品Jiangnannan2014-04-11V0.33.2.6版本：增加订单导入、报表中心表单等Jiangnannan2014-06-18V0.43.3.3版本：换肤、增加合约管理等Jiangnannan2014-08-25V0.53.4.5版本：增加库存管理、合并收退货管理等Jiangnannan目录PART I基础业务3 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc396825631 一、系统

2、设置 PAGEREF _Toc396825631 h 3 HYPERLINK l _Toc396825632 1.系统设置 PAGEREF _Toc396825632 h 3 HYPERLINK l _Toc396825633 2.数据备份 PAGEREF _Toc396825633 h 3 HYPERLINK l _Toc396825634 3.数据恢复 PAGEREF _Toc396825634 h 4 HYPERLINK l _Toc396825635 4.消息更新设置 PAGEREF _Toc396825635 h 4 HYPERLINK l _Toc396825636 二、基础资料设

3、置 PAGEREF _Toc396825636 h 5 HYPERLINK l _Toc396825637 1.下拉选项管理 PAGEREF _Toc396825637 h 5 HYPERLINK l _Toc396825638 2.请购人管理 PAGEREF _Toc396825638 h 6 HYPERLINK l _Toc396825639 3.公司信息管理 PAGEREF _Toc396825639 h 7 HYPERLINK l _Toc396825640 三、帮助介绍 PAGEREF _Toc396825640 h 7 HYPERLINK l _Toc396825641 四、在线客

4、服 PAGEREF _Toc396825641 h 8 HYPERLINK l _Toc396825642 五、首页主要功能 PAGEREF _Toc396825642 h 9 HYPERLINK l _Toc396825643 1.消息中心 PAGEREF _Toc396825643 h 9 HYPERLINK l _Toc396825644 2.采购业务流程 PAGEREF _Toc396825644 h 9 HYPERLINK l _Toc396825645 六、物品管理 PAGEREF _Toc396825645 h 10 HYPERLINK l _Toc396825646 1.物品信

5、息管理 PAGEREF _Toc396825646 h 10 HYPERLINK l _Toc396825647 2.物品类目管理 PAGEREF _Toc396825647 h 12 HYPERLINK l _Toc396825649 七、供应商管理 PAGEREF _Toc396825649 h 14 HYPERLINK l _Toc396825650 1.供应商信息管理 PAGEREF _Toc396825650 h 14 HYPERLINK l _Toc396825651 2.供应商分组管理 PAGEREF _Toc396825651 h 16 HYPERLINK l _Toc3968

6、25655 八、合约管理 PAGEREF _Toc396825655 h 18 HYPERLINK l _Toc396825656 1.合约信息管理 PAGEREF _Toc396825656 h 18 HYPERLINK l _Toc396825657 2.合约单据流转 PAGEREF _Toc396825657 h 20PART II采购业务22 HYPERLINK l _Toc396825658 九、请购管理 PAGEREF _Toc396825658 h 20 HYPERLINK l _Toc396825659 1.请购单信息管理 PAGEREF _Toc396825659 h 20

7、HYPERLINK l _Toc396825660 2.请购单流转 PAGEREF _Toc396825660 h 22 HYPERLINK l _Toc396825661 3.请购单页面具体功能 PAGEREF _Toc396825661 h 22 HYPERLINK l _Toc396825662 十、询报价管理 PAGEREF _Toc396825662 h 23 HYPERLINK l _Toc396825663 1.询价单信息管理 PAGEREF _Toc396825663 h 23 HYPERLINK l _Toc396825664 2.询价单流转 PAGEREF _Toc3968

8、25664 h 25 HYPERLINK l _Toc396825665 3.询价单页面具体功能 PAGEREF _Toc396825665 h 25 HYPERLINK l _Toc396825666 4.报价单信息管理 PAGEREF _Toc396825666 h 27 HYPERLINK l _Toc396825667 5.报价单流转 PAGEREF _Toc396825667 h 29 HYPERLINK l _Toc396825668 6.报价单页面具体功能 PAGEREF _Toc396825668 h 29 HYPERLINK l _Toc396825669 十一、订购管理 P

9、AGEREF _Toc396825669 h 30 HYPERLINK l _Toc396825670 1.订购单信息管理 PAGEREF _Toc396825670 h 30 HYPERLINK l _Toc396825671 2.订购单流转 PAGEREF _Toc396825671 h 33 HYPERLINK l _Toc396825673 3.订购单页面具体功能 PAGEREF _Toc396825673 h 34 HYPERLINK l _Toc396825675 十二、收退货管理 PAGEREF _Toc396825675 h 35 HYPERLINK l _Toc3968256

10、76 1.收货单信息管理 PAGEREF _Toc396825676 h 35 HYPERLINK l _Toc396825677 2.收货单流转 PAGEREF _Toc396825677 h 37 HYPERLINK l _Toc396825678 3.收货单页面具体功能 PAGEREF _Toc396825678 h 37 HYPERLINK l _Toc396825679 4.退货单信息管理 PAGEREF _Toc396825679 h 38 HYPERLINK l _Toc396825680 5.退货单页面具体功能 PAGEREF _Toc396825680 h 40 HYPERL

11、INK l _Toc396825681 十三、库存管理 PAGEREF _Toc396825681 h 41 HYPERLINK l _Toc396825682 1.采购入库单信息管理 PAGEREF _Toc396825682 h 41 HYPERLINK l _Toc396825683 2.采购入库单页面具体功能 PAGEREF _Toc396825683 h 43 HYPERLINK l _Toc396825684 3.出库单信息管理 PAGEREF _Toc396825684 h 44 HYPERLINK l _Toc396825685 4.出库单页面具体功能 PAGEREF _Toc

12、396825685 h 46 HYPERLINK l _Toc396825686 5.库存信息 PAGEREF _Toc396825686 h 47 HYPERLINK l _Toc396825689 十四、报表中心 PAGEREF _Toc396825689 h 48 HYPERLINK l _Toc396825690 1.报表中心首页 PAGEREF _Toc396825690 h 48 HYPERLINK l _Toc396825691 2.报表介绍 PAGEREF _Toc396825691 h 48一、系统设置点击主界面右上方的“系统”按钮，显示下拉菜单，如下图：1.系统设置：选择修

13、改软件启动及关闭的默认设置，如下图：2.数据备份：选择备份路径并修改文件名，点击“保存”按钮，如下图：3.数据恢复：点击“浏览”选择对应路径下的数据库文件，点击“导入”按钮，如下图：4.消息更新设置：设置更新报价信息的间隔时间，如下图：二、基础资料设置点击主界面右上方的“基础资料”，在下拉菜单选择点击“下拉选项管理/管理请购人/采购商基础信息管理”菜单，如下图：1.下拉选项管理：可对下拉选项的信息执行新增、修改或删除的操作，如下图：新增类别：点击“新增选项”，完善具体类别信息；修改/删除类别：点击“修改”/“删除”按钮，进行修改/删除类别。2.请购人管理：可对请购人信息执行新增、修改或删除的操

14、作，如下图：3.公司信息管理：可对公司信息执行添加、修改操作，如下图：三、帮助介绍点击主界面右上方的“帮助”菜单，显示下拉菜单，如下图：可以分别点击各个菜单，进入软件下载页面、查看帮助中心内容、查看客服电话、邮件联系我们或查看软件版本信息。四、在线客服点击主界面上方的“在线客服”和“采购协助”进行咨询，如下图：在线客服为您提供及时有效的应答服务，工作时间为:周一至周四9:00-17:30,周五9:00-16:15。其他时间请您先提交留言，我们会尽快与您联系！五、首页主要功能点击主界面上方的“首页”，查看页面中部的“消息中心”，具体如下：1.消息中心：具备订单及报价单提醒功能，可点击数量具体查看

15、，如下图：2.采购业务流程采购准备工作:为便于采购工作的开展，请先完成采购准备工作，含公司信息、物品信息与供应商信息录入。如下图：业务流程：请根据采购业务流程图完成采购工作，如下图：六、物品管理1.物品信息管理1.1新建物品：点击主界面上方的“物品管理”菜单，点击左侧第一行”新建物品“菜单，弹出如下窗口：完善物品信息，点击“保存”按钮。1.2修改/删除物品：点击主界面上方的“物品管理”菜单，点击左侧第二行”全部类目“菜单，弹出如下窗口：点击“修改”/“删除”按钮，进行修改或删除物品操作。如果该物品已发生业务操作，建议您不要修改，新增其他物品即可。1.3删除物品还原：点击主界面上方的“物品管理”

16、菜单，点击左侧第三行”已删除物品“菜单，如下图：点击“还原“按钮，即可还原已删除的物品。1.4关联供应商：点击主界面上方的“物品管理”菜单，点击左侧第二行“全部类目”菜单，弹出如下窗口：点击“关联供应商”，将该物品与指定的供应商关联，表示该供应商可供应该物品；点击“取消关联”，取消该物品与指定的供应商的关联关系。2.物品类目管理2.1新增物品类目:点击主界面上方的“物品管理”，选择左侧“新增类目”菜单，弹出如下窗口：编辑物品类目名称，点击“保存”按钮。2.2修改物品类目:点击主界面上方的“物品管理”，选择左侧“全部类目”菜单，在列表页点击“修改”，具体如下：修改为合适的类目，点击“保存”按钮。

17、2.3物品导入与导出：点击主界面上方的“物品管理”，选择左侧第二行”全部类目“/具体类目菜单，如下图：物品导入：新增物品类目后，点击主页面上方“下载EXCEL模板并导入“，下载并完善物品模板，进行物品导入操作；物品导出：点击主页面上方“导出EXCEL“进行物品导出操作；七、供应商管理1.供应商信息管理1.1新建供应商：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧第一行”新建供应商“菜单，弹出如下窗口：完善供应商信息，点击“保存”按钮。1.2修改/删除供应商：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧第二行”全部供应商“菜单，弹出如下窗口：如果该供应商已发生业务操作，建议您不要修改，新增其他供应商即可

18、。1.3删除供应商还原：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧第四行”全部供应商“菜单，如下图：1.4关联物品：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧第二行”全部供应商“菜单，弹出如下窗口：点击“关联物品”，将该供应商与指定的物品关联，即表示该供应商可供对应的物品。点击“取消关联”，将取消该供应商与物品的关联。2.供应商分组管理2.1新建分组：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧列表的“新增分组”菜单，如下图：添加分组名称，点击“保存”按钮。2.2调整分组：点击主界面上方的“供应商管理”菜单，点击左侧“全部供应商”/“我的分组”菜单，点击主列表的“修改”进入修改页面，具体如下：选择合适

19、的分组名称，点击“保存”按钮。2.3供应商导入与导出：点击主界面上方的“供应商管理”，点击左侧”全部供应商/我的分组“菜单，如下图：供应商导入：新增供应商分组后，点击主页面上方“下载EXCEL模板并导入“，下载并完善供应商模板，进行供应商导入操作；供应商导出：点击主页面上方“导出EXCEL“进行供应商导出操作；八、合约管理1.合约信息管理1.1新建合约：点击主界面上方的“合约管理”菜单，选择左侧第一行”新建合约“，如下图：完善合约信息，点击“保存”按钮。1.2查看合约：点击主界面上方的“合约管理”菜单，选择左侧第二行”管理合约“，点击合约编号，即可查看合约详情，如下图： 1.3修改/删除合约：

20、点击主界面上方的“合约管理”菜单，选择左侧第二行”管理合约“，点击“修改/删除”按钮，即可进行修改/删除操作，如下图：2.合约单据流转点击主界面上方的“合约管理”菜单，选择左侧第二行”管理合约“，点击“订购”，即可将该合约流转为订购单。如下图：九、请购管理1.请购单信息管理1.1新建请购单：点击主界面上方的“请购管理”菜单，选择左侧第一行”新建请购单“，如下图：完善请购单信息，点击“保存”按钮。1.2查看请购单：点击主界面上方的“请购管理”菜单，选择左侧第二行”管理请购单“菜单，点击请购单号，即可查看请购单信息，如下图：1.3修改/删除请购单：点击主界面上方的“请购管理”菜单，选择左侧第二行”

21、管理请购单“，点击“修改/删除”按钮，即可进行修改/删除操作，如下图：2.请购单流转点击主界面上方的“请购管理”菜单，选择左侧第二行”管理请购单“菜单，如下图：询价单转化：点击“询价”按钮，请购单自动转化为新建的询价单；订购单转化：点击“订购”按钮，请购单自动转化为新建的订购单。3.请购单页面具体功能点击主界面上方的“请购管理”菜单，选择左侧第二行”管理请购单“菜单，点击请购单号进入详情页，如下图：修改请购单：点击“修改”按钮，即可对当前请购单进行修改；复制请购单：点击“复制”按钮，即可生成新建的请购单；询价单转化：点击“询价”按钮，请购单自动转化为新建的询价单；订购单转化：点击“订购”按钮，

22、请购单自动转化为新建的订购单；十、询报价管理1.询价单信息管理1.1新建询价单：点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第一行”新建询价单“菜单，如下图：由请购单复制：点击“从请购单复制”，选择请购单号，即可自动生成新建询价单且带出请购内容；直接录入：直接录入完善询价单信息，点击“保存”按钮。1.2查看询价单：点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第二行”管理询价单“菜单，点击询价单号，即可查看询价单信息，如下图：1.3修改/删除询价单：点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第二行”管理询价单“菜单，如下图：备注：已公开发布的询价单无法进行修改。2.询价单流转点击主界面上方的“

23、询报价管理”菜单，选择左侧第二行”管理询价单“菜单，如下图：3.询价单页面具体功能点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第二行”管理询价单“菜单，点击询价单号进入查看页面。如下图：修改询价单：点击“修改”按钮，即可对当前的询价单进行修改操作；复制询价单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的询价单；询价单导出：点击“导出excel”,即可进行询价单导出操作；报价单转化：点击“录入报价”，询价单自动转化为新建报价单；公开发布：点击“发布到百卓采购网”，可将该询价单发布到百卓网采购网，坐收供应商报价。添加发送记录：点击“添加发送记录”，添加询价单发送给相应供应商的具体方式。4.报价单信息管理4.

24、1新建报价单：点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第一行”新建报价单“菜单，选择相应询价单后，如下图：4.2查看报价单：点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第四行”管理报价单“菜单，如下图：4.3修改/删除报价单:点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第四行”管理报价单“菜单，如下图：5.报价单流转点击主界面上方的“询报价管理“菜单，选择左侧第四行”管理报价单“菜单，如下图：6.报价单页面具体功能点击主界面上方的“询报价管理”菜单，选择左侧第四行”管理报价单“菜单，点击报价单号进入报价查看页面。如下图：复制报价单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的报价单；报价单导出：点击

25、“导出excel”,进行报价单导出操作；订购单转化：点击“订购”，报价单自动转化为新建的订购单；相关单据：点击“相关单据”，查看由此单转化的其他单据；十一、订购管理1.订购单信息管理1.1新建订购单：点击主界面上方的“订购管理”菜单，选择左侧第一行”新建采购订单“菜单，如下图：由请购单复制：点击“从请购单复制”，选择请购单号，即可自动生成新建订购单且带出请购内容；由报价单复制：点击“从报价单复制”，选择报价单号，即可自动生成新建订购单且带出报价内容；直接录入：直接录入完善订购单信息，点击“保存”按钮。1.2查看订购单：点击主界面上方的“订购管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购订单“菜单，如下图

26、：1.3修改/删除订购单：点击主界面上方的“订购管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购订单“菜单，如下图：导入订购单：点击主界面上方的“订购管理”菜单，点击左侧第二行“管理采购订单”菜单，选择下载导入模板，弹出下载窗口，如下图：2.订购单流转点击主界面上方的“订购管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购订单“菜单，如下图：点击“收货”，订购单自动转化为新建的收货单。3.订购单页面具体功能点击主界面上方的“订购管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购订单“菜单，点击订单编号，进入采购订单查看页面。如下图：修改订购单：点击“修改”按钮，即可修改当前订购单；复制订购单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的订购单

27、；订购单导出：点击“导出excel”,进行订购单导出操作；收货单转化：点击“收货”，订购单自动转化为新建的收货单；相关单据：点击“相关单据”，查看由此单流转的其他单据。十二、收退货管理1.收货单信息管理1.1新建收货单：点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第一行”新建收货单“菜单，如下图：由订购单复制：点击“从订购单复制”，选择订购单号，即可自动生成新建收货单且带出订购内容；直接录入：直接录入完善收货单信息，点击“保存”按钮。1.2查看收货单：点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第二行”管理收货单“菜单，如下图：1.3修改/删除收货单：点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左

28、侧第二行”管理收货单“菜单，如下图：2.收货单流转点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第二行”管理收货单“菜单，如下图：点击“退货”，收货单自动转化为新建的退货单。3.收货单页面具体功能点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第二行”管理收货单“菜单，点击收货单号进入收货单查看页面。如下图：修改收货单：点击“修改”按钮，即可对当前收货单进行修改；复制收货单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的收货单；收货单导出：点击“导出excel”，进行收货单导出操作；退货单转化：点击“退货”，收货单自动转化为新建的退货单；相关单据：点击“相关单据”，查看由此单流转的其他单据。4.退货单信息管理4

29、.1新建退货单：点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第三行”新建退货单“菜单，如下图：由收货单复制：点击“从收货单复制”，选择收货单号，即可自动生成新建退货单且带出收货内容；直接录入：直接录入完善退货单信息，点击“保存”按钮。4.2查看退货单：点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第四行”管理退货单“菜单，如下图：4.3修改/删除退货单：点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第四行“管理退货单“菜单，如下图：5.退货单页面具体功能点击主界面上方的“收退货管理”菜单，选择左侧第四行”管理退货单“菜单，点击退货单号进入退货单查看页面。如下图:修改退货单：点击“修改”按钮，即可对

30、当前退货单进行修改;复制退货单：点击“复制”按钮，即可复制为新建的退货单;退货单导出：点击“导出excel”,进行退货单导出操作;相关单据：点击“相关单据”，查看流转到此单的相关单据。十三、库存管理1.采购入库单信息管理1.1新建采购入库单：点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第一行”新建采购入库单“菜单，如下图：由订购单复制：点击“从订购单复制”，选择订购单号，即可自动生成新建采购入库单且带出入库内容；由收货单复制：点击“从收货单复制”，选择收货单号，即可自动生成新建采购入库单且带出入库内容；直接录入：直接录入完善采购入库单信息，点击“保存”按钮。1.2查看采购入库单：点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购入库单“菜单，如下图：1.3修改/删除采购入库单：点击主界面上方的“库存管理”菜单，选择左侧第二行”管理采购入库单“菜单，如下图：2.采购入库单页面具体功能点击主界面上方的