计算机应用基础和实训第三章-Office办公软件应用-PPT课件

1、 第三章 Office办公软件应用 本章学习目标 了解Office的主要功能 掌握Word中文档的编辑和排版 掌握Word中表格的创建和美化 了解Word中一些高级功能 掌握Excel的编辑和设置 掌握Excel的公式和函数 了解Excel数据管理及图表 掌握PowerPoint中的动画和幻灯片的美化3.1 文字处理系统WORD2019 3.1.1 WORD 2019概述3.1.2 WORD 2019编辑和排版3.1.3 WORD 2019表格和图文混排3.1.4 WORD 2019高级功能3.1.1 WORD 2019概述Word 2019是Microsoft Office 2019软件包中

2、的一个重要组件。适用于多种文档的编辑排版，如：书稿、简历、公文、传真、信件、图文混排和文章等。 中文Word 2019的新特点：（1）强大的Internet功能 （2）多语种功能 （3）增强的表格处理功能 （4）灵活的菜单项和工具栏 （5）良好的兼容件 （6）增强的帮助功能 （7）可以从任意位置输入 （8）检测宏病毒功能基本功能：文件管理文档编辑版面编排设计表格设计图形处理制作Web页面1.启动word2019“开始” 程序 “Microsoft Word”桌面上若有Word捷方式图标，则双击它。2. word2019的工作窗口文本区段落结束符插入点光标垂直滚动条水平滚动条状态栏绘图工具栏文本

3、选定区标尺表格和边框工具栏格式工具栏常用工具栏菜单栏标题栏控制菜单图标视图方式切换按钮3.退出word2019双击Word 2019工作窗口左上角的“控制菜单框”文件退出单击“关闭钮”Alt+F41. 创建文档2. 打开文档 首次进入Word时，自动创建“文档1”文件 新建单击新建单击打开文件打开选择盘符、路径、文件名4.创建或打开文档1. 保存未命名的文档 首次保存文档时，必须给它指定一个名字，并且要确定保存到什么位置。2. 保存已命名的文档3. 保存为RTF文件RTF（Rich Text Format）文件就是一种Word能够存取，并且在多种软件之间通用的文件格式。文件保存单击保存确定保存

4、位置、输入文件名另存为 文件另存为文件保存单击保存文件另存为另存为选择RTF格式5.保存word20195.文件的打印打印机（选择打印机类型）页面范围（选择打印的范围）副本（打印机的份数）打印到文件（输出到文件）文件打印3.1.2 WORD 2019编辑和排版1.页面设置 页面设置的作用是让打印出的文档整体上美观大方，如可以设置纸型、方向、页边距等。页面设置主要在“页面设置”对话框中进行。单击“文件”菜单“页面设置”即可打开“页面设置”对话框。3.1.2 WORD 2019编辑和排版2.编写文本 进入Word2019工作窗口后，系统默认的状态是英文输入法。如果要输入中文，应首先将系统切换到中文

5、输入状态。（1）选择文本（2）移动文本（3）复制文本（4）撤消和重复操作3.1.2 WORD 2019编辑和排版3.格式化字符 格式化字符的操作包括设置字体、字号、字符颜色字符间距等。通过字符的格式化可增加文档的可读性。格式化字符可以直接使用“格式”工具栏 .3.1.2 WORD 2019编辑和排版 格式化字符也可以通过单击“格式”“字符”在弹出的“字体”对话框中有3个选项卡，这3个选项卡包含了格式化字符的所有操作命令。3.1.2 WORD 2019编辑和排版4.格式化段落 格式化段落是指对段落的外观进行设置，主要包括设置段落的缩进、对齐方式、行间距、段间距等。 3.1.2 WORD 2019

6、编辑和排版5.分栏 在各种报纸杂志中，分栏随处可见。可以单击“格式”“分栏”，打开“分栏”对话框 。3.1.2 WORD 2019编辑和排版6.首字下沉 设置文本首字下沉的方法很简单，单击“格式”“首字下沉”，打开“首字下沉”对话框 。3.1.2 WORD 2019编辑和排版7.项目符号和编号 使用项目符号和编号 ，可使文档条理清楚和重点突出，提高文档编辑速度。单击“格式”“项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框来设置。 3.1.2 WORD 2019编辑和排版8.边框和底纹 为了使文档美观，可以对文档设置边框和底纹效果，要设置边框和底纹，单击“格式”“边框和底纹”，打开边框和底纹对话

7、框 。3.1.2 WORD 2019编辑和排版9.查找和替换 对于一篇文档如果要查找某些内容，或是要对文档的某些内容进行批量更改，就必须使用“查找和替换”对话框。单击“编辑”“查找”，打开“查找和替换”对话框 。3.1.2 WORD 2019编辑和排版10.页眉和页脚 要设置页眉和页脚需要单击“视图”“页眉和页脚”，进入编辑页眉和页脚状态。通过“页眉和页脚”工具栏还可以插入图片、页码、时间和日期等，并且可以在页眉和页脚之间进行切换。编辑完成后，单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，即可退出页眉和页脚编辑。 3.1.2 WORD 2019编辑和排版11.插入页码 单击“插入”“页码”，打开“

8、页码”对话框，在“位置”处可以设置页码在页面中的位置，在“对齐方式”处可以设置页码的对齐方式。通过“首页显示页码”可以设置文档的首页是否显示页码。 3.1.2 WORD 2019编辑和排版12.插入特殊字符 在文本编辑的时候，有一些特殊符号是没有办法使用键盘输入的，可以单击“插入”“特殊符号”，打开“插入特殊符号”对话框 。3.1.2 WORD 2019编辑和排版13.样式 样式是格式的集合，它包括字体、段落、边框和底纹等格式。常见的段落样式有章节标题、正文、正文缩进、大纲缩进、项目符号、页眉和页脚等。利用样式，可以大大减少文本或段落格式设置的次数，提高工作效率。3.1.3 WORD 2019

9、表格和图文混排1.创建表格方法一：单击“表格插入表格”，或单击“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮 。方法二：单击“常用”工具栏中的“插入表格”按钮 3.1.3 WORD 2019表格和图文混排2.编辑表格(1)选定表格编辑对象：选定一个单元格：单击单元格左边界的选择区,或“表格选定单元格”选定整行：单击表格左边界的该行选择区。或“表格选定行”选定整列：单击表格上边界的该列选择区。或“表格选定列”整个表格：用鼠标拖动选择。或“表格选定表格”多个单元格：用鼠标拖动选择。3.1.3 WORD 2019表格和图文混排(2)插入单元格、行、列和表格：“表格插入”(3)删除单元格、行、列和表格：选定

10、“表格删除”或剪切(4)改变表格的行高和列宽： 方法一：用鼠标调整行高和列宽：将鼠标移到表格的框线上，鼠标指针改变，按住鼠标进行拖放即可。或将鼠标移到标尺处的行标志或列标志处进行拖放。 方法二：使用“表格”菜单“表格属性” 方法三：自动调整列宽和均匀分布：“表格自动调整”(5)合并/拆分单元格：“表格合并单元格或拆分单元格”或在“表格和边框”工具栏上用笔和擦子进行操作。 3.格式化表格（1）表格的对齐和定位 单击鼠标右键“表格表格属性”，打开表格属性对话框，可以设置表格的对齐方式、行、列和单元格的属性。 （2）表格内容的对齐 单击鼠标右键“表格单元格对齐方式”，在弹出式快捷菜单中提供了9中对齐

11、方式。 （3）设置表格边框和底纹 单击“格式边框和底纹”，打开“边框和底纹”对话框进行设置，也可以使用“表格和边框”工具栏。 （4）表格自动套用格式 单击“表格表格自动套用格式” 3.1.3 WORD 2019表格和图文混排4.图片的插入及编辑（1）插入图形：插入剪贴画：单击“插入”图片剪贴画插入图形文件：单击“插入”图片来自文件（2）设置图片的格式：用“图片”工具栏或右击图片“设置图片格式”，打开“设置图片格式”对话框 。（3）改变图片的颜色、亮度、对比度和背景：利用“图片”工具栏或“设置图片格式”对话框。 3.1.3 WORD 2019表格和图文混排5.艺术字的插入及编辑（1）插入艺术字的

12、方法：方法一：“绘图”工具栏“插入艺术字”即按钮。方法二：“插入”图片艺术字（2）对“艺术字”的编辑：可通过“艺术字”工具栏；还可通过“绘图”工具栏设置“艺术字”的阴影和三维效果等。3.1.3 WORD 2019表格和图文混排6.文本框的插入及编辑（1）建立文本框：有两种方法方法一：把现有内容纳入文本框，选定内容后单击“插入文本框”或在“绘图”工具栏中单击“插入文本框”。方法二：插入空文本框，单击“插入”“文本框”或“绘图”工具栏上的“插入文本框”，再输入内容。（2）编辑文本框同图形的编辑。“格式设置文本框格式”或快捷菜单的“设置文本框格式”。（3）将文本框转换成图文框：“格式文本框”或右击“

13、设置文本框格式”；然后在“文本框”标签中单击“转换为图文框”按钮即可。7.绘图工具的使用 绘制自选图形：在“绘图”工具栏，单击“自选图形” 。在自选图形中添加文字：右击图形对象选择“添加文字”。设置自选图形格式 3.1.3 WORD 2019表格和图文混排3.1.4 WORD 2019高级功能1. 模板 Word自带了丰富的其他模板。以.dot结尾的模板为普通模板，以.wiz结尾的模板为向导类模板。3.1.4 WORD 2019高级功能2. 拼写和语法检查 输入文档时难免会出现拼写或语法错误，校对长文档是很繁琐的操作。使用Word提供的拼写和语法检查工具可以大大提高对文档进行校对的效率。单击菜

14、单“工具”“拼写和语法”，可以打开“拼写和语法对话框”，将自动对文档进行检查。 3.1.4 WORD 2019高级功能3.自动更正 应用Word的自动更正功能可以自动更改编辑文档时经常出现的错误，也可以通过一定的设置把经常用到的图片、符号等插入到文档中。单击菜单“工具”“自动更正选项”命令，弹出“自动更正”对话框。 3.1.4 WORD 2019高级功能4.插入数学公式 利用WORD中集成的公式编辑器来插入一个公式。将鼠标定位在文档中插入公式的位置，点击WORD窗口菜单的“插入”“对象”项目，在“新建”选项页的“对象类型”列表中选择“Microsoft公式3.0” 3.1.4 WORD 201

15、9高级功能5. 使用信函和邮件工具 相对于其他类型的文档来说，信函是一种比较特殊的文档，它的格式比较固定。所以可以使用Word的信函编辑模板和向导快速制作出格式统一、美观的信函。3.1.4 WORD 2019高级功能6. 保护文档 利用word2019可为文档设置密码，直接单击菜单“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框，在安全性选项卡输入密码，单击“确定”即可。 3.1.4 WORD 2019高级功能7. 自动编制目录 单击菜单“插入”“引用”“索引和目录”命令，此时打开“索引和目录”对话框，选择“目录”选项卡，在该对话框中设定目录的格式，如目录的前导符、应用第几标题、目录的风格等。 3.2

16、 电子表格系统EXCEL 20193.2.1 EXCEL 2019 概述3.2.2 EXCEL 2019 编辑和设置3.2.3 EXCEL 2019 公式和函数3.2.4 EXCEL 2019数据管理及图表3.2.1 EXCEL 2019 概述Excel2019是Microsoft公司开发的一种电子表格软件，是Office 2019软件包的重要成员之一。 Excel2019的主要功能如下：（1）Excel 2000文件管理功能：包含表格的创建、打开、保存、打印等操作。（2）Excel 2000电子表格功能：包括工作表、单元格设置、公式和函数的使用等操作。（3）Excel 2000数据管理功能：

17、包括数据排序、筛选和分类汇总等操作。（4）Excel 2000数据图表功能：包括图表的生成和编辑等操作。1.启动Excel2019(1)常用方法:“开始程序”下启动 (2) 其他方法在桌面上建立建立Excel2019快捷方式； 从“我的电脑”运行Excel主文件 查找到要打开的Excel文档双击该文档名2. Excel2019工作界面3.退出Excel2019 退出的方法和word方法相同。4. 几个基本概念 工作簿是 Excel 的文件形式，是用来存储和处理数据的文件，一个 Excel 文件就是一个工作簿。 工作表是用来组织、存放、分析、处理数据的电子表格。 一个工作表中由若干水平和垂直的网

18、格线分割，组成许多小格，称为单元格，每一个单元格都有自己的名称和地址，称为单元格地址 。3.2.2 EXCEL 2019 编辑和设置1.创建新的Excel工作簿 每次启动Excel 2019后,系统会自动建立一个新的工作簿,其文件默认名为book1.xls,如果要新创建一个工作簿可以单击“文件”“新建”，或直接单击工具栏上的“新建”按钮。新建的工作簿默认有3个工作表。2.工作表基本操作 工作表的插入：在当前Excel工作簿插入工作表、图等，在工作表名字处，单击右键，选择“插入”即可。 工作表的删除：将工作表从当前工作簿中删除，选中要删除的工作表，单击右键，选择“删除”即可。 工作表重命名：以新

19、的名称代替原工作表标签，双击工作表原名后，再输入新名称。 工作表移动：调整工作表在工作簿中的顺序，直接拖动不放可以实现移动。 工作表选定全部：全部选定工作簿中的所有工作表，使用鼠标结合shift键或ctrl键。3.编辑工作表（1）Excel数据的分类（2）单元格或区域的选取和表示（3）数据的输入（4）填充数据（5）数据的修改（6）数据的删除和清除4.设置Excel工作表格 选择要格式化的单元格，然后单击“格式”“ 单元格”，打开单元格格式对话框，包含六方面的格式：“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“图案”、“保护” 3.2.3 EXCEL 2019 公式和函数1.单元地址及其引用（1）地

20、址的分类：相对地址：相对当前单元的相对位置。表示如：A5：B9 、A5 、B8 。绝对地址：单元格在表中的绝对位置, 表示在相对地址前加“$” 。如，$A$5：$B$9 、$A$5 $B$8。混合地址：相对地址和绝对地址的混合。表示如：A5：$B$9 、A$5：$B8。（2）单元地址的引用格式：工作簿名 工作表名! 单元格地址例： BOOK 1 Sheet1！A4；BOOK 1 Sheet1！$B$6 如果在当前工作簿，可以省略工作簿名，如： Sheet1！A3 ； Sheet1！$B$5 如果在当前工作表，可以省略工作表名，如A4 ；$B$9 2.使用公式公式 = 操作数 + 运算符 要求：

21、由等号开始，等号后面是由操作数和运算符组成的表达式。操作数：可以是数字、单元地址、字符、区域名、区域、函数等。系统执行一系列运算时，其3顺序为：括号、函数、幂乘、乘除、加减。在编辑区使用单元格地址公式，可以用自动填充来快速的计算。 3.使用函数（1）格式函数名（参数1，参数2，），如图3-2-11。参数的取值范围是：常数、单元格、区域、区域名、逻辑值、文本、公式、其他函数。now()函数没有参数。（2）函数的输入方法方法一：由等号开始，按照函数的格式直接输入函数表达式。如：=SUM（A1：B6） ， =DATE（99，10，1）。方法二：单击“插入”“函数”，选择一个函数，确定后进入参数提示框

22、，在参数提示框输入或选择函数的参数，单击“确定”即可。函数名语法格式功 能例 子说 明求和函数计数函数平均函数最小值函数最大值函数日期函数时间函数条件函数SUM（数列）COUNT(数列)AVERAGE(数列)MIN(数列)MAX(数列)DATE（年,月,日）TIME（时,分,秒）IF（判断，值1，值2）计算数列中非空数值数据的和。SUM（A1:C5）SUM（A1,B3,C5）计算数列中非空数值数据的个数。COUNT(A2,SD,5)COUNT(A2,SD,5)计算数列中非空数值数据的平均数。AVERAGE(A2:D5)求数列的最小值求数列的最大值MIN(A1,A3,B5,)MAX($A$2,$

23、B$4,C6)数列包括：数字、逻辑值、文本、公式、函数、区域、区域名返回指定日期的日期数。返回指定时间的时间数。执行真假值判断，根据对指定条件进行逻辑评价的真假值而返回不同的结果。TIME（16,40,50）DATE（99,12,2）IF（F260，“及格”，“不及格”）取值范围：均2位数(年:099;月:112日:131;时:059;秒: 059)第一个参数必须是逻辑表达式4.自动求和、计数功能 使用自动求和无须插入函数，就可快速计算数据的和。首先定位结果存放的单元格，然后单击自动求和按钮： ，选择求和的数据单元区域，按下“回车”即可。 将鼠标指向自动计算区域，在状态栏的位置单击右键，出现自

24、动计算的函数菜单。选择函数即可实现自动计算。 3.2.4 EXCEL 2019数据管理及图表1.编辑数据表中的数据（1）修改数据双击要修改的单元格，使光标位于单元格内，此时可以任意修改数据，修改完后按“enter”键确认，也可以按“esc”键取消修改并恢复原状。（2）删除数据选中要删除的数据（一行或一列），单击右键，选择“删除”，可以删除数据。（3）查找数据查找数据，可以单击菜单“编辑”“查找”，打开查找对话框，输入要查找的数据，按下“确定”即可。操作方法和word中的查找相同。2.数据排序 选中要进行排序的数据表，将光标放在数据表任意单元格上，单击菜单“数据”“排序”，打开排序对话框。 3.

25、数据筛选使用“自动筛选”可进行快速筛选，它是一种单列单条件的筛选过程。其操作为选中表头字段，单击菜单“数据”“筛选”“自动筛选”选项。4.数据分类汇总 分类汇总的操作是先对要进行分类的数据做排序操作，然后单击菜单“数据”“分类汇总”选项，打开“分类汇总”对话框。 5. Excel图表 选择要建立图表的数据区域，单击菜单“插入”“图表”命令，打开了“图表向导”对话框，选择图表类型。单击“下一步”，选取生成图表的数据。 3.3 演示软件POWERPOINT 2019 3.3.1 POWER POINT 2019 概述 3.3.2 创建演示文稿 3.3.3 演示文稿放映打印和打包 3.3.1 POW

26、ER POINT 2019 概述 PowerPoint是微软公司推出的一个演示文稿制作和展示的软件，它是当今世界上最优秀、最流行，也是最简便直接的幻灯片制作和演示的软件之一，专门用于制作演示文稿（俗称幻灯片）。广泛运用于各种会议、产品演示、学校教学。1.启动PowerPoint2019(1)常用方法:“开始程序”下启动(2) 其他方法和启动Word、Excel相同2.PowerPoint2019工作界面标题栏：显示出软件的名称（Microsoft PowerPoint）和当前文档的名称（演示文稿1）；在其右侧是常见的“最小化、最大化/还原、关闭”按钮。 菜单栏：通过展开其中的每一条菜单，选择相

27、应的命令项，完成演示文稿的所有编辑操作。其右侧也有“最小化、最大化/还原、关闭”三个按钮，不过它们是用来控制当前文档的。 “常用”工具条：将一些最为常用的命令按钮，集中在本工具条上，方便调用。 “格式”工具条：将用来设置演示文稿中相应对象格式的常用命令按钮集中于此，方便调用。 “任务窗格”：这是PowerPoint2019新增的一个功能，利用这个窗口，可以完成编辑“演示文稿”一些主要工作任务。 工作区：编辑幻灯片的工作区，制作出一张张图文并茂的幻灯片，就在这里向你展示。 备注区：用来编辑幻灯片的一些“备注”文本。 大纲区：在本区中，通过“大纲视图”或“幻灯片视图”可以快速查看整个演示文稿中的任

28、意一张幻灯片。 “绘图”工具栏：可以利用上面相应按钮，在幻灯片中快速绘制出相应的图形。 状态栏：在此处显示出当前文档相应的某些状态要素。 3.退出PowerPoint 2019 退出的方法和word、excel方法相同。3.3.2 创建演示文稿1.新建演示文稿单击“文件”菜单中的“新建”选项，打开“新建演示文稿”任务窗格，在该任务窗格中可以有5中不同的方式创建新的演示文稿。 2.演示文稿的显示视图 PowerPoint 2019中提供了6中视图：普通视图、幻灯片视图、大纲视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图和备注页视图。 切换视图的方法有以下两种： 方法一：单击菜单“视图”,从中选择所需要的视

29、图。 方法二：在窗口左侧上方有2个标签视图按钮，下方有3个视图按钮，单击所需的视图按钮就可以切换到相应的视图。3.幻灯片的基本操作（1）插入幻灯片 单击“插入”“新幻灯片”，系统就会在所选定的位置前插入一张幻灯片。（2）复制幻灯片 选中要复制的幻灯片对象，直接进行“复制”和在目标位置“粘贴”即可。（3）删除幻灯片 按下“Delete”键或是单击“编辑”“删除幻灯片”，可删除选中的幻灯片。（4）移动幻灯片 选举中幻灯片对向后可以直接按下鼠标左键不放，将其拖动到目标位置。也可以通过“剪切”和“粘贴”来实现。4.美化幻灯片（1）使用板式：直接单击“格式”“幻灯片版式”，就可以打开“幻灯片版式”窗格 （2）使用设计模板：直接单击“格式”“幻灯片设计”，可以打开“幻灯片设计”窗格 。（3）应用配色方案：在“幻灯片设计”窗格中单击“配色方案”超级链接，在窗格下方显示一个“应用配色方案”列表，从列表中可以选中一种配色方案。 （4）设置幻灯片背景：单击“格式”“背景”，打开“背景”对话框，