提高工程建设的项目档案归档完整率-PPT精品课件

1、提高工程建设项目档案归档完整率中国移动广东惠州分公司综合部档案QC小组一、小组简介档案QC小组把档案工作做得更好,我能!2二、选题理由档案管理需要小组选题存在问题国家档案局将归档完整率95%以上作为企业档案管理水平达到优秀的衡量标准之一提高工程建设项目档案归档完整率3名词解释 档案是社会组织或个人在工作生活中采用书写、绘制、拍照、录音、录像等方式记载，并保存下来供人们查考的原始信息。 工程档案-在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形成的历史记录。 工程建设项目档案归档范围包括五个阶段:前期阶段、招投标阶段、设计阶段、施工阶段、验收阶段。归档时间为每阶段项目完成后一

2、个月内（除跨年度工程项目决算资料）。档案归档完整率=已归档档案数量/该归档档案数量*100%4三、现状调查（一）2019-2019年工程建设项目档案同期归档完整率对比图 (统计日期:2019-01-31、2019-01-31) 小组总结：2019年与2019年工程建设项目档案归档完整率相比较，06年归档完整率较低，仅有58.3%。5三、现状调查（二）2019与2019年工程建设项目档案部分单项工程归档完整率对比图 对以上对比图可见： 2019年工程项目资料归档不齐，数据说明收集整理保存等工作环节出现漏洞，工程项目资料收集管理方法有待改善。 症结6三、现状调查（三）2019年各类档案利用统计图工

3、 程建 设项 目档 案利 用频 次最 多7四、设定目标将工程建设项目档案由58.30%提升到85%以上8五、原因分析9六、要因确认（一）序号未端原因确认方法确认情况判断1档案管理员与项目负责人业务交流不够2019年5月10日任意抽查本公司3位工程项目负责人对工程档案归档要求范围进行调查其中2位工程项目负责人掌握省公司工程档案归档范围中50%的内容，另一位只掌握了30%的内容2档案兼职人员培训不够小组成员到人力部门统计调查06-07年上半年培训记录表公司兼职档案员（19名）参加过档案培训，其中13名参加过2次，其余6名参加过1次3办公设备配置低随机抽查6位兼职档案人员台式电脑配置及打印机情况电脑

4、内存均达到80G的配置且打印机都能正常打印4档案移交职责监督制度不完善5月13日在全球通大厦15楼工程管理中心分别与工程项目负责人、兼职档案员交流，访谈与我公司合作的3家工程监理公司的监理资料员三者之间的职责分工不明确，存在“踢皮球”现象NOYESNOYES10六、要因确认（二）序号未端原因确认方法确认情况判断5缺乏合作方制约条例经核查2019年工程相关考核办法细则内容涉及范围2019年7月工程管理中心对合作方已下发具备针对性的考核细则6工程项目移交表内容不清晰统计检查2019年1-3月任意两个工项管理部门的移交记录表工程部门移交记录形式多样，移交目录的格式不统一，目录内容不清晰7缺少档案收集

5、保管细则核查2019年档案管理办法、制度、细则内容涉及范围档案管理办法已列明相关的收集保管办法8工程项目资料收集不齐全抽查2019年1月份任意2个工程项目移交记录表抽查结果显示2019年1月项目负责人分10批次移交资料，且每次资料形成时间跨度较大，没有针对性地对工程项目进行阶段整理9缺少专门存放空间小组成员王晒君直接到工程管理中心及网络维护中心进行实地发解查看资料存放情况到全球通大厦13楼、15楼检查，各工程部门都有指定专人专柜存放资料NONONOYESYES11七、制定对策（一）序号要因对策目标措施地点时间负责人1档案管理员与项目负责人业务交流不够以档案研讨会形式举办档案培训将工程项目负责人

6、工档案基础知识考核合格率提高到100%1、邀请工程资深人员对工程档案归档内容进行深入讲解；2、加强项目负责人工程档案基础知识，学习工程档案移交规范；3、以不定项选择题的问卷方式进行考核成效全球通大厦十八楼会议室2019.06.01宋继东王晒君2档案移交职责监督制度不完善通过文件下发加强对工程管理部门监督明确工程管理部门项目负责人、兼职档案员、监理资料员三者之间职责，保障工程项目档案及时完整归档，将档案移交职责认知率提高到100%1、根据公司部门经理人员调整情况，通过正式发文重新对档案管理领导小组成员进行调整；2、明确领导小组及工作小组成员工作职责；3、以软文形式间接明确监理公司资料员职责；4、

7、通过调查问卷方式调查档案职责认知率。全球通大厦四楼档案室20190611王晒君12七、制定对策（二）序号要因对策目标措施地点时间负责人3工程项目移交表内容不清晰通过档案通报及邮件形式统一工程移交目录表从档案管理角度出发，统一移交目录表格式,增加工程简介说明，将工程项目档案移交完整率提高到77%以上1、在档案通报中明确规定档案移交目录表格式；2、辅助以邮件形式加强各兼职档案员移交规范.全球通大厦四楼档案室2019.07.09王晒君4工程项目资料收集不齐全对工程项目资料实行按阶段性移交畅通档案工作流程，改进移交方法，由以前的分散移交资料转变为按阶段性统一收集移交1、组织各工程管理部门兼职档案员及项

8、目经理人员针对目前移交状况进行探讨分析；2、以会议纪要形式下发工程移交要求，规范移交时限及范围，明确职责全球通大厦十八楼会议室2019.08.07宋继东13八、对策实施（一）实施一 举办档案管理培训档案知识互动问卷考核邀请专家讲课实施前：工程项目负责人不了解、不熟悉工程建设项目档案基础知识，对工程项目档案归档内容仅了解50%，未达到标准。实施后：除2名工程项目负责人考核为85分外，其余15名工程项目负责人均达到了90分的优良成绩。通过合格率为100%，达到培训目标。14八、对策实施（一）专家讲解档案知识互动15八、对策实施（二）实施二 重新调整领导成员职责分工16八、对策实施（二）实施二 重新

9、调整领导成员职责分工通过问卷调查,认知率达到100%,实现设定目标!17八、对策实施（三） 统一工程移交目录 实施三 统一移交目录，增加简介说明工程文件移交目录 档号：C1100532110/001案卷题名广东移动惠州分公司2019年度投资计划初审纪要、本地网六期传输工程建设任务书、年中调整投资计划任务书、3G传输配套项目建设通知、可研究评审纪要、工程建设通报序号文件编号责任者文 件 材 料 题 名日期页号备注1广东移动纪要201937号广东移动惠州分公司佛山等五公司05年本地传输网工程可行性研究报告评审纪要2019.02.0412广东移动纪要2019339号广东移动惠州分公司惠州公司2019

10、年度投资计划初审会议纪要2019.12.2253广东移动2019357号广东移动惠州分公司关于下达惠州公司2019年度第一批投资计划任务书的通知2019.02.061018八、对策实施（三） 增加工程简介说明实施三 统一移交目录，增加简介说明工程简介工程概况：工程档号：责任者：开工时间：竣工时间：档案整理情况：本次移交前期阶段从（）卷，共计（）卷招投标阶段从（）卷，共计（）卷施工阶段阶段从（）卷，共计（）卷设计阶段从（）卷，共计（）卷验收阶段从（）卷，共计（）卷备注：移交人：接收人：时间：19八、对策实施（三）实施三 统一移交目录，增加简介说明改善前改善后20八、对策实施（四）实施四 按阶段性收集3、以会议纪要形式下发解决方案 2、与设计、施工及监理单位沟通 1、与项目经理协调21九、效果检查（一）目标达成！22九、效果检查（二）工程建设项目档案归档上架照片23十、巩固措施序号有效措施标准化、规范化1加强工程项目档案管理培训 纳入工程人员岗前培训议程 2明确工程归档项目移交要求、移交范围、期限 修订工程项目档