行政部工作职责、流程、制度

PAGEPAGE32接待专员岗位职责接待专员在接待主管的领导下,全面做好前台的日常接待、电话函件的接转、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作.其具体岗位职责如图2-2所示。职责1职责1负责来宾的登记接待工作负责接收转发电话、邮件和信函，并做好记录、整理和建档等工作配合接待主管完成备忘录、通讯录、出差凭证等文件的制作、打印和复印工作负责前台办公用品及办公设备的清洁保养工作帮肋出差员工预订机票、火车票和客房等，登记出差人员行程负责分发公司文件、通知，并做好分发记录执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作职责2职责3职责4职责5职责6职责8接受、反馈并协助接待主管处理客户及公众投诉，维护公司形象职责9职责7保持前台区域内的环境卫生前台接待管理制度前台接待礼仪规范以下是某公司的前台接待礼仪规范，供读者参考.制度名称前台接待礼仪规范编号执行部门第1章总则第1条目的为规范前台接待人员的职业形象,充分发挥前台接待工作的窗口作用，维护良好的公司形象，特制定本规范.第2条适用范围公司前台接待人员均应遵守本规范.第2章前台接待仪态规范第3条前台接待仪表要求前台接待人员应注重仪表,工作期间一律着职业装,具体要求如下表所示。前台接待人员仪表要求表总体要求1．适合性：服装、修饰要与容貌、体型、年龄、个人气质相符合2．整体性：各部位的修饰要与整体协调一致3．适度性：在修饰程度、饰品数量、修饰技巧上，要自然适度,注意分寸男士着装要求1．西装:款式简洁，单色为宜，西裤的长度应正好触及鞋面，并注意与其他配件搭配2．领带：颜色必须与西装和衬衫协调，干净，平整不起皱；长度合适，领带尖应恰好触及皮带扣，领带宽度应该与西装翻领宽度协调3．衬衫：领型、质地、款式都要与外套和领带协调,注意领口和袖口要干净4．鞋:最好穿黑色或深棕色的皮鞋，并注意保持鞋的光亮、清洁5．袜子：宁长勿短，以坐下后不露出小腿为宜；袜子颜色要和西装颜色协调女士着装要求1．保持衣服平整,职业装质地要好，但不要过于华丽2．袜子的颜色，以透明近似肤色或与服装搭配得当为宜3．配戴饰品要适量，应尽量选择同一色系，注意与整体的服饰搭配协调第4条前台接待仪容要求前台接待人员的仪容应整洁,并能够通过恰到好处的修饰突出个人修养及自信心，具体要求如下表所示。前台接待人员仪容要求表总体要求大方整洁，凸显职业性细节要求1．勤洗头发,并梳理整齐2．勤剪指甲，不要过长，不留污垢3．香水味不宜过于浓烈4．不要戴墨镜或变色镜第5条前台接待仪态要求前台接待人员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪，塑造完美仪态，具体要求主要有以下几点。1．站姿要求男士站姿应体现出阳刚之美,头正、颈直、收下颌、挺胸、收腹,收臀，双脚大约与肩膀同宽，重心自然落于脚中间，肩膀放松，两眼平视前方,表情自然，面带微笑；女士站姿则主要体现出柔和与轻盈，丁字步站立。2．坐姿要求（1)肩部放松，双手自然下垂,交握于膝上，五指并拢,或一只手放在沙发或椅子扶手上，另一只手放在膝盖上。（2)双腿、双膝并拢，脚自然着地，一般不要翘腿，两脚踝内侧互相并拢,两足尖距离10厘米左右。(3)坐下后上半身应与桌子保持一拳左右的距离,坐在椅子的2/3处,不要只坐一个边或深陷椅中。（4）坐姿应尽量保持端正，身体不要前倾或后仰，双肩齐平。（5）移动位置时，应先把椅子搬到相应位置，然后再坐下.身体不能在座位上来回晃动。（6)与人交谈时,双眼应平视对方，但时间不宜过长或过短；也可使用手势，但手势不可过多或幅度过大.3．走姿要求（1）走路时头正颈直，上身挺直，挺胸收腹,两臂收紧，前后自然摆动，前摆稍向里折约35度，后摆向后约15度。（2）身体重心在脚掌前部，尽量走在一条直线上。（3）靠道路的右侧行走，遇到同事要主动问好；上下楼梯时，应让长者、女士先行。（4）在行走的过程中,应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为.4．手势要求前台接待人员可通过手势,表达介绍、引领、请、再见等含义。这些手势也有一定的规范要求，具体规定如下表所示。前台接待人员手势礼仪要求表手势礼仪要求详细说明大小适度手势的上界一般不超过对方的视线，下界不低于自己的胸区,左右摆的范围应在人的胸前或右方。一般场合，手势动作的幅度不宜过大，次数不宜过多和重复自然亲切多用柔和的手势，少用生硬的条手势，以求拉近双方的心理距离避免不良手势1．在与人交谈的过程中，讲到自己时不要用手指自己的鼻尖,而应用手掌按在胸口2．谈到别人时,不可用手指别人，更忌讳背后指指点点等不礼貌的手势3．避免交谈时指手划脚或手势动作过多过大4．不可在接待客人时出现抓头发、玩饰物和剔牙齿等行为指向目标在指引方向时，手指应自然并拢,手掌以肘关节为轴指向目标,同时要看目标5．传递物品要求前台接待人员在递物时须使用双手，以示对对方的尊重，并要考虑接物人员是否方便；在接物时,身体应向前倾，用双手接住，并表达谢意.第3章违纪处理第6条前台接待人员如违反本规范，公司将视情节提出批评,或处元以上元以下的罚款.第7条经多次批评、罚款仍屡教不改者，公司可视情节严重程度给予降级、辞退处理。第4章附则第8条行政部对本规范拥有解释权。第9条本规范自公布之日起实行.编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、来访人员接待管理制度以下是某公司来访人员接待管理制度，供读者参考。制度名称来访人员接待管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为规范前台接待人员对来访人员的接待行为，提高接待效率，树立公司形象，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司所有前台接待人员。第2章人员来访接待第3条接待预约来访人员时,接待人员应礼貌大方、热情周到.第4条客人到来进行来后，接待人员要立即通知被访者;如需引导，则应使用正确的引导方法和引导姿势,具体如下表所示。引导规范表引导方法详细说明在走廊的引导方法接待人员在客人两三步之前，配合步调,请客人走在内侧在楼梯的引导方法当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面;若是下楼时，应由接待人员走在前面,客人走在后面。上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全在电梯的引导方法引导客人乘坐电梯时，接待人员应先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门；到达时,由接待人员按“开"钮，请客人先走出电梯客厅里的引导方法当客人走入客厅，接待人员应用手指示,请客人坐下；看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人误坐下座,接待人员应请客人改坐上座第5条安排时接待地点，接待人员主要遵循以下原则。1．对于普通来宾，一般安排在公司会议室内接待。2．对于贵宾，应由具体接待者安排接待地点。3．对于面试人员，如果会议室条件允许，应尽量安排在会议室接待。4．对于来公司学习培训的人员，由行政部协助相关部门安排接待。第6条预约人员到达后，若被访者由于种种原因不能马上接见，接待人员一定要说明理由与等待时间，若来访人员愿意等待，则应向其提供饮料和杂志,如有可能，还应该不时为来访人员更换饮料。第7条如果预约来访人员要找的负责人不在，接待人员要明确告知负责人的去向及回公司的时间,请来访人员留下电话、地址，并明确是来访人员再次来公司,还是本公司人员回访来访者单位。第8条如果采访人员未预约,接待人员应首先明确对方姓名，委婉询问对方来意，并初步判断能否让他与相关人员见面.第9条接待人员经过初步判断，如果不能直接回答，应使用“让我看看他是否在”等言辞,及时与相关人员沟通，最后决定是否安排接待。第3章附则第10条行政部对本制度拥有解释权.编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、前台电话接听管理制度以下是某公司前台电话接听管理制度,供读者参考。制度名称前台电话接听管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为规范前台接待人员接、打电话的礼仪和行为，为客户提供优质、高效的服务,展示公司良好的形象,特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司所有前台接待人员。第2章接听电话管理第3条迅速、准确接听1．电话铃响两声后，接听人员必须接听。如果超过三声再接电话，接听人员必须先说：“对不起”或“对不起，您久等了。”2．电话铃响时,如果接听人员正在与客人交谈，应先向客人打声招呼，然后再去接电话。3．接听电话时，接听人员首先应该说:“您好！"接着报出自己的工作单位及姓名，一为礼貌,二为帮助对方确认自己是否拨错电话号码。第4条使用规范用语接听电话时,接听人员应恰当使用规范用语,常见用语如下图所示。1．1．您好，××××公司。2．请问有什么可以帮到您？3．请问您找哪位？4．请稍等。5．我再重复一遍，您看对不对？6．请您再查证一下，好吗？7．好的，再见！第5条保持愉快心情接听电话时，态度应热情、谦和、诚恳，语调应平和，音量要适中，避免语气过于生硬。如遇对方拨错号码，接听人员不可大声怒斥或用力挂电话，应礼貌告知对方.第6条谨慎接听电话1．转接电话（1）对于任何要求转接到管理者的电话,接听人员必须首先转到相关人员的秘书或助理那里,以避免公司领导被某些无关紧要的电话打扰。（2)若来电者要找的人电话占线,接听人员需询问来电者是否愿意继续等待；若来电者不愿等待，则应询问其来电事由，是否可以转告，避免贻误重要事情。（3)若来电者要找的人暂时不在办公室,接听人员应向来电者说明情况，并询问其来电事由，是否可以转告等，避免贻误重要事情.2．代接电话（1）代接电话时，对方如有留言，接听人员应用纸笔记录.(2)电话接听完毕之前,接听人员不要忘记复诵一遍来电要点，防止由于记录错误或者偏差而引起误会。第7条做好电话记录接听人员在接电话时,要随时记录电话内容，记录内容应简洁完整，最好具备以下六点内容：When（何时)、Who（何人）、Where（何地）、What（何事）、Why(为什么）、How（如何进行）.第8条礼貌挂断电话通话完毕后，接听人员可以询问对方：“请问还有什么事吗？"或者“还有什么要吩咐的吗？”既是尊重对方，也是提醒对方.谈话结束时，接听人员要表示谢意，并让对方先挂断电话，不要忘了说“再见”。第9条当接听人员正在通电话而又有客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快向通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，如果电话内容很重要而不能马上挂断时，接听人员应请客人稍等，然后继续通话。第3章拨打电话管理第10条前台工作人员应在打电话前准备好通话内容，若怕遗漏,可拟出通话要点，理清讲话顺序，备齐与通话内容有关的文件和资料。第11条电话接通后，接打电话人员应首先通报自己的姓名、职位。必要时,应询问对方是否方便，在对方方便的情况下再开始交谈。第12条电话用语应文明、礼貌，电话内容要简明、扼要。“您好”，“请",“谢谢”等词语应不离口。同时注意语音、语调。第4章附则第13条行政部对本制度拥有解释权。第14条本制度自公布之日起实行.编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节前台接待管理表格一、客人来访登记表1．客人来访登记表(范本一)年月日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开123…编制:审核：2．客人来访登记表（范本二)来访人姓名来访人单位来访时间接待人接待内容简况处理意见:处理结果：编制：审核：二、函件收发登记表1．信函与快件寄送登记表日期寄送部门编号数量密级送达单位接收人寄送人(签字)编制：审核：2．信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密级接受部门签收人（签字）编制：审核:三、前台接待日志表1．接待工作日记表日期记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备注编制：审核:2．来电备忘录日期：年月日序号来电单位/人联系方式来电事由被访人处理结果备注123编制:审核：行政办公秘书岗位职责行政办公秘书的工作内容包括收发公文、接待来访、协调公司内外关系等。其主要职责如图3-3所示.职责1职责1安排接待来宾处理电话、邮件和传真等组织、安排各类会议，撰写和整理会议纪要负责收发公司内、外各种来往文件协助上级领导完成对外联络事宜，跟进各项事务性工作的进层情况并及时整理汇总负责有关文书资料的起草、打印、登记和存档等工作协助上级领导与公司各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7办公事务管理制度一、办公设备管理制度以下是某公司办公设备管理制度，供读者参考。制度名称办公设备管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率,特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理.第2章办公设备购买第3条各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一购买.第4条对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。第3章电脑使用管理第5条专人专管1．每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机.2．电脑使用人员要设置开机密码，密码属公司机密,未经批准不得向任何人泄露。第6条操作规定1．严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。2．不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒.3．严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。第7条病毒防护1．尚未联网的计算机，由电脑室负责安装软件。2．任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告,经部门主管同意后，由专业人员安装。3．所有电脑不得安装游戏软件。4．数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。5．在使用软件前，必须进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。6．任何人未经同意，不得使用他人的电脑。第8条硬件保护1．除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。2．硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。3．硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原.4．各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。5．各部门负责人必须采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。6．对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。第9条电脑保养1．严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。2．定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料,保证电脑有足够的的运行空间.备份的磁盘由电脑管理员保管。3．定期（每月一次)由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养.第4章电话使用管理第10条电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表"，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。第12条长途电话限主管以上人员使用,其他人员使用长途电话时需先经主管批准。第13条禁止因私事拨打长途电话。第5章打印机、复印机使用管理第14条打印机、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用。第15条打印、复印文件资料要办理审批手续,详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级,经主管批准签字后方可进行.第16条凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。第6章传真机使用管理第17条传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。第18条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真.第19条建立传真登记、签收制度，并立档备案.第20条每天下班后,将传真机设置为自动接收状态,以防止遗漏重要文件.第7章其他办公设备使用管理第21条公司所有办公设备都要指定专人管理,其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。第22条办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。第23条办公设备使用人员要保证设备的安全,如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏,要追究相关人员的责任.第8章办公设备使用监管第24条公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。第25条公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。第9章附则第26条行政部对本制度拥有解释权.第27条本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、办公用品管理制度以下是某公司办公用品管理制度，供读者参考。制度名称办公用品管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度.第2条适用范围本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作.第2章办公用品的申请第3条对于日常易耗品的申请，直接由申请部门填写“申请单”（如下表所示），经主管领导签字确认后,到行政部登记领取.公司易耗品申请单部门领用人领用时间序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人(签字）：主管领导（签字)：年月日年月日第4条各部门如需申购办公用品，还必须另填一份“订购审批单”（如下表所示)，经办公事务部门确认审核后，由办公事务部门统一购买.公司办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因:部门主管审批意见：签字:年月日行政部审批意见:签字：年月日如果金额超过审批权限须请行政总监签批意见:签字：年月日第5条“申请书”中要写明所需物品、数量、质量和规格。第3章办公用品的购买第6条办公事务部门统一购买办公用品,如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品订购审批单”的前提下就近采购，由办公事务部审核，并且把审核结果连同“审批单”一起交付监督检查部门保存，作为日后《办公用品使用情况报告书》的审核与检查依据。第7条根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量。第8条办公事务部门在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。第9条办公事务部门必须依据“订购单”，填写“订购进度控制卡"（如下表所示），卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及物品来源等。订购进度控制卡项目物品名称订购日期订购数量单价物品来源到货日期办公事务人员(签字):主管领导确认（签字)：第10条收到办公用品后，办公事务部门要按“送货单"验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误后,在“送货单"上加盖印章，然后在“订购进度控制卡”上登记,写明到货日期、数量等。第11条收到办公用品后，办公事务部门要对照“订货单”与“订购进度控制卡”，开具支付传票，经主管签字、盖章,做好登记，转交出纳室支付或结算.第4章办公用品的核发第12条办公事务部门依据申请部门的“申请单”，在所需物品全部到库后，填写“办公用品分发通知单”。办公用品分发通知单需求部门需求人到货时间物品名称规格数量单位用途单价合计今物品已于____年____月____日到达本部门，请于____年____月____日之前领取接收人员（签字）：主管领导确认（签字）：第13条办公事务专员核对后，把全部用品备齐,分发给各部门.第14条办公用品分发后办公事务专员需做好登记，写明分发日期、品名与数量等。将一份“申请单"连同“办公用品分发通知单”转交办公用品管理室记账存档；另一份作为办公用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。第5章办公用品的保管第15条办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（如下表所示）。项目物品名称编号数量单价入库时间备注第16条办公事务务专员必须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保护工作。第17条办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由办公事务主管负责。盘点要求做到账物相符,如果不相符必须查找原因，然后调整台账，保证两者一致。第18条印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基准,随时记录领用数量并进行加减，计算余量。一旦用完一批消耗品，应立即写报告递交办公事务主管。第19条非易耗类办公用品如有故障或损坏,应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。第20条非工作原因严禁将办公用品带出公司。第6章办公用品的报废处理第21条对于各部门提交的“报废物品清单”（如下表所示)，办公事务专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经办公事务主管签字方可作报废处理。报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理：部门主管(签字)：办公事务专员□同意报废处理□不同意报废处理办公事务专员（签字）：办公事务主管□同意报废处理□不同意报废处理办公事务主管（签字）：第22条对于决定报废的办公用品,办公事务专员要做好登记，在“报废处理册"上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。第23条不得随意丢弃报废品,应集中存放、集中处理。第7章办公用品使用的监督第24条办公事务部门应定期核对“办公用品申请单”与办公用品的实际使用情况。第25条办公事务部门要不定期核对办公用品领用传票与办公用品台账。第26条办公事务部门要对各部门办公用品的使用情况进行不定期检查,杜绝浪费办公用品的行为。第8章附则第27条本制度自发布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、办公文书管理制度以下是某公司办公文书管理制度,供读者参考。制度名称办公文书管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为确保公司文书事务能够正常进行,提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条管理原则准确、快速.第3条适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。第2章文书的种类第4条文书的范围本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。第5条文书保密等级划分1．绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。2．秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。3．机密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4．普通,指非机密文书.如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。第3章文书制作规范第6条文书的制作要领1．文书内容必须简明扼要,一事一议,语言、措辞力求准确规范。2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。3．必须明确起草文书人的责任，并正确署名。4．修改请示提案文书时,修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第7条文书的起草必须征得主管同意,并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前,附上有价值的证明文件。第8条文书的署名1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名和职务.2．对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指定责任者署名.除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第9条文书的盖章1．在文书正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。2．如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章.3．以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第4章文书的收发第10条文书主管部门负责接收文书，并按下列要点处置。1．如果一般文书，予以启封,分送各部门。2．将私人信件直接送交收信人。3．分送各部门的文书若有差错,必须立即追回。第11条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记.第12条需要邮寄或专人递交的文书,必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书,原则上不需封缄。第5章文书的处理第13条普通文书处理1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。2．处理中如遇重大问题或异常现象,需及时向上级汇报，并按领导指示办理.第14条机密文书处理1．机密文书原则上由责任人或当事人自行处理.2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启.如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。第15条与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商;如果协商无法达成一致，则应请示上级领导,由上级领导裁决。第6章文书的整理与保存第16条文书的整理与保存1．全部完结的文书，应在结办后三日内，交行政主管归存,按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查,按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存.2．个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交.3．分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书，由主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管.第17条文书的保存年限1．永久保存的文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。2．保存10年的文书包括:请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。3．保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书.4．保存一年的文书，指无关紧要或临时性的文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。第18条注意事项1．对于重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。2．对于保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，写清销毁的理由和日期之后,予以销毁。一律以焚烧的方式销毁机要文件。任何个人不准擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记,报公司领导批准后销毁。3．销毁秘密级以上文件前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不遗漏.4．如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。5．必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。借阅前必须出示借阅证。第7章附则第19条行政部对本制度拥有解释权。第20条本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期办公事务管理表格一、办公设备登记表年月日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求主要用途简介:管理部门负责人使用部门责任人二、办公用品领用表年月日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人：主管：保管员：三、办公文书会签单1．文件会签单发文单位发文文号发文日期年月日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题会签顺序单位收文时间发文时间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时3月日时月日时备注：注：会签文件附在“会签单”后.2．对外行文单编号：日期拟稿人职务、姓名行文字号行文标题内容简介经济审核人法律审核人行政部经理总经理备注3．发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期封号明细账页备注三、信件领取登记表信件类型领取部门领取时间领取人签字□快递□挂号□取款□包裹单□快递□挂号□取款□包裹单□快递□挂号□取款□包裹单□快递□挂号□取款□包裹单□快递□挂号□取款□包裹单四、印章使用登记表1．印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注:用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途。2．印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注一、员工考勤管理制度制度名称员工考勤管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为了使员工明确工作和休息时间,严肃纪律,保证工作效率，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司部门经理级以下员工.第2章员工作息时间第3条公司实行每天8小时工作制，周一至周五为正常工作日，周六、周日休息。若有特殊情况，可另行安排作息时间。第4条上班时间为每天9:00至17：00，中午12:00至13：00为午餐时间。第3章员工考勤规定第5条打卡地点:公司行政部。第6条打卡时间：8:30至9:00及17：00至18：00，每天打卡两次。第7条员工上下班必须打卡，因故不能打卡者，须在当天向上一级领导陈述原因（出差者除外），并由部门领导签字报人力资源部备案，否则按旷工论处.第8条所有员工上下班须亲自打卡,任何人不得代替他人打卡或由他人代替打卡,违反规定者,一经发现，打卡者与持卡者每次各扣元。第9条公司每天安排人员监督员工上下班打卡，监督人员负责将员工出勤情况报告值班领导,由值班领导报至行政部，行政部据此核发全勤奖金及填报“员工考核表”。第10条如考勤卡损毁或丢失，须及时向公司办公室备案.第11条各部门负责人为本部门考勤的第一责任人，考勤员由部门负责人确定。第12条各部门（或实体）于每月是日前根据考勤原始记载和打卡记录情况，对本部门上月的出勤情况进行如实汇总,经部门主要负责人审定、签字后报办公室汇总。第13条全体员工的年度考勤情况,由公司办公室在次年的元月10日前做出公示。第4章出勤管理办法第14条员工出勤管理办法如下表所示。员工出勤管理办法类别说明执行措施迟到分钟以内分钟以上以内每次罚款元分钟以上按旷工一天处理，罚款元早退分钟以内每次罚款元，达到三次者，罚款元分钟以上分钟以内每次罚款元分钟以上按旷工一天处理，罚款元旷工未经请假，私自不来上班者按旷工处理每旷工一次罚款元，一月内累计三次将予以辞退病假员工请病假须提前通知部门主管，并出具医院诊断证明按员工日工资的%计发事假1．员工请事假须提前一天以书面形式向上级领导申请，经批准后方可执行，未经批准，擅自离岗者,按旷工处理事假期间扣除当天工资外出1．员工外出办理与工作相关事宜前，须向部门主管请示，获得批准后方可外出，并应在办完事情后立即返回2．不得利用外出时间办理与工作无关事宜1．因工作需要外出且获得部门主管的批准,按正常工资核发2．未经批准私自外出按旷工处理第5章休假第15条节假日1．一般公休日：周六、周日.2．法定节假日:元旦一天、春节三天、清明节一天、劳动节一天、端午节一天、中秋节一天、国庆节三天。上述休假时间为一般执行标准，因公司工作需要，总经理可以调整和决定具体的放假时间及长短。第16条事假1．员工遇事必须在工作时间亲自办理时，应事先填写“员工请假表”(如下表所示)，注明请假类别，经部门经理同意并把工作交待清楚后方可休假。员工请假表姓名所属部门请假日期假期类型□事假□年休假□婚假□病假□丧假□产假□其他请假时间开始时间：年月日时结束时间：年月日时申请假期时间:天时批准假期时间：天时请假事由直接主管签字部门经理签字人力资源部意见填表说明:1．请病假超过一天，需附公司指定医院的证明;2．请假员工按请假原因在请假栏内划“√”即可；3．请假期间及准假权限按人力资源相关规定办理;4．假期核定后，经本部门登记转送人力资源部备查。2．无法事先请假的，可以通过电话、传真的方式请假。3．每月请假不得超过天,全年请假累计不得超过天，逾期者按旷工处理。4．事假不满一日者以实际请假时间计算。5．事假必须事前请准，不得事后补请。如因特别事项需要补请须申述充足理由,获准后方可补假。6．一般员工请假天内由直接主管领导批准；天至天应由隔级领导批准；天以上事假必须报总经理批准.7．中层以上管理人员请假需经总经理批准，报人力资源部备案。8．员工请事假期间不享受正常工资和津贴。第17条病假1．因病或非因公受伤,凭公司指定的医院病休证明,予以休病假。2．员工病假期间的工资按其日工资标准的％核发(累计病假在半年以内）。病假累计超过半年的，员工工龄为年及以上的,按其日工资标准的％核发,员工工龄为年及以下的，按其日工资标准的%核发。第18条婚假1．符合法定适婚年龄的员工可享受婚假3天；符合法定晚婚年龄的员工可增加至婚假10天。2．休婚假的员工需持《结婚证》办理休假手续，否则按事假处理。3．婚假期间享受岗位工资和津贴，但不享受绩效工资。第19条产假符合国家计划生育政策规定的女员工，正常分娩者给予产假90天，难产者增加15天，多胞胎生育者每多育一个婴儿，增加产假15天.第20条其他假期其他假期，按国家相关规定执行。第6章加班管理第21条加班类别及实施程序1．工作日加班，即指员工在正常工作时间8小时以外进行工作。员工加班，须在加班前一日填写“员工加班申请单”，一般员工经直接主管批准，主管级员工经部门经理批准.2．公休日加班，即指员工在周六、周日加班。员工在公休日加班须在周五下班前将填好的“员工加班申请单”交相关领导审批。3．节假日加班,即指员工在法定假日加班。员工节假日加班须在加班前的最后个工作日内将“员工加班申请单”交相关领导审批.第22条加班待遇规定1．员工因加班而事后安排补休的，不予计发加班工资.2．员工因加班而事后未安排补休的，按照国家规定的加班工资计算标准计发工资。3．加班费连同员工工资于每月日发放.第23条以下人员不得报销加班费1．出差已支领差旅费者。2．销售人员在任何时间从事工作,均不得支领加班费。3．门房、交通车司机、厨师等因工作内容有别，其薪资已包括工作时间因素在内，故不得支领加班费.第7章考勤管理第24条员工必须按时上下班，坚守工作岗位,听从指挥,服从分配,努力做好本职工作,保质保量地完成各项工作任务。第25条各部门考勤由行政部、部门主管监督执行，各部门主管于次月日前将员工考勤统计汇总，上报公司行政部。第26条员工请事假、病假、休息和离岗前必须填写“工作交接单”，离岗人员与继任人员做好工作交接，以保证工作的连续性.未填写《工作交接单》者，处以元/次的罚.第27条员工外出前必须填写“员工外出登记表”，未填写者按旷工处理.员工外出登记表姓名岗位所属部门外出时间预计返回时间外出事由部门经理意见第28条员工全年的考勤结果将作为年度考核评定等级的依据之一，并与一次性年终奖金挂钩.全年累计迟到、早退次以上者，年度考核不得评为优秀。其中，全年累计迟到、早退～次者，扣发%的一次性年终奖金。第29条公司将对考勤情况进行不定期抽查,检查结果作为各部门年度考核内容之一。第30条对严重违反考勤制度，经教育不改者，除按上述规定予以处罚外,还将视情节轻重给予警告、记过直至辞退处理。第31条如各部门考勤统计严重失实，被查实后，考勤员、部门负责人将负连带责任，与当事人受到同等处罚。第8章附则第32条行政部对本制度拥有解释权。第33条本制度自公布之日起实行.编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、员工出差管理制度以下是某公司员工出差管理制度，供读者参考。制度名称员工出差管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为规范出差管理流程，加强出差预算管理，特制定本制度.第2条适用范围公司员工因公务需要在国内外出差（包括迁调）均依照本制度办理。第2章出差程序与审核权限第3条员工出差前应填写“员工出差申请表”.出差期限由派遣负责人视情况需要而定。员工出差申请表姓名部门岗位职务预计出差时间年月日～年月日共计天出差事由费用预算预借费用部门经理审核财务部审核总经理审核1．员工将填写好的“工出差申请表”送人力资源部留存、记录考勤。2．员工在出差途中或生病、或遇意外、或因工作需要延长差旅时间时，应打电话向公司请示；不得因私事或无故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。第4条出差的审核决定权限1．当日出差:出差当日可以往返，一般由部门经理核准。2．远途国内出差：日内由部门经理核准，日以上由主管副总核准，部门经理以上人员出差一律由总经理核准。3．国外出差：一律由总经理核准。第3章出差费用报销第5条出差费包括的内容1．交通费。2．出差补贴。3．住宿费.4．伙食费.5．通信费。6．正当业务支用。7．其他。第6条出差人员凭核准的“员工出差申请表”向财务部暂支相当数额的差旅费,返回后日内填具“差旅费报告单"，并结清暂支款。第7条当日出差1．员工当日出差每延误正餐时间一小时以上,按延误餐次支给误餐费每餐元。但对外勤已支津贴人员，概不支给误餐费.2．当日出差的交通费及其他必要的开支凭相关证明实数支给。费用报销凭证丢失者，应说明丢失原因；使用公司提供的交通工具者，公司不支付交通费。3．当日出差员工必须于当日赶回,不得在外住宿.因实际需要不能于当日返回者,须事先通知部门主管，其发生的必要费用待返回公司后如数予以报销。第8条国内远途出差1．出差旅费分为交通费、住宿费、伙食费、业务支出及其他杂费等。2．随同高层人员出行的一般工作人员，其差旅费用可按高层人员的差旅费用支付。第9条国外出差1．赴国外出差人员需凭核准的“工出差申请表”编制出差费用概算，于出国前向财务部预借差旅费。2．出国人员如夜间恰在旅途中，不得报销当日住宿费。3．出国人员回国后日内提交工作报告。第10条费用报销标准费用报销标准一览表单位：元职别费用标准总经理副总经理部门经理及主管一般员工交通费实报实报软卧实报或者报销飞机票价的％硬卧或软卧实报每日住宿费实报实报1．经济特区元以内2．一般地区元以内3．境外地区元以内1．经济特区元以内2．一般地区元以内3．境外地区元以内每日餐费早餐实报实报1．经济特区元以内2．一般地区元以内3．境外地区元以内1．经济特区元以内2．一般地区元以内3．境外地区元以内午餐、晚餐实报实报1．经济特区元以内2．一般地区元以内3．境外地区元以内1．经济特区元以内2．一般地区元以内3．境外地区元以内每日杂费实报实报元以内元以内必要的业务开支实报实报实报实报注：超出报销标准的费用必须提交书面说明，写明理由，经副总经理签字后方予报销，否则超出部分由报销人自己承担。第4章附则第11条行政部对本制度拥有解释权。第12条本制度自公布之日起实行.编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、公司会议管理制度制度名称公司会议管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为了使公司的会议管理工作规范化、有序化，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议决策的效率，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司内部会议管理。第2章会议组织第3条公司级会议，指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会，应经总经理批准，由各相关部门组织召开,公司领导参加。第4条专业会议，指公司性的技术、业务综合会，由分管公司领导批准,主管业务部门负责组织。第5条各车间、部门、支部召开的工作会由各车间、部门、支部领导决定并负责组织。第6条班组（小组)会由各班组长决定并主持召开。第7条上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）一律由公司组织安排，相关部门协助做好会务工作。第3章会议管理第8条会议准备1．明确参会人员。2．选择开会地点。会场环境要干净、整洁、安静、通风、照明效果好、室温适中等。3．会议日程安排。要将会议的举办时间事先告知与会人员，保证与会人员能准时参加会议。会议日程安排表会议日期时间地点内容备注4．会场布置一般情况下，会场布置应包括会标(横幅)设置、主席台设置、座位放置、台卡摆放、音响安置、鲜花摆设等。会场布置和服务如有特殊要求的按特殊要求准备。5．会议通知会议通知应包括参加人员名单、会期、报到时间、地点、需要准备的事项及要求等内容。会议通知单召开会议部门会议组织部门会议召开时间会议结束时间会议议题参会人员注意事项会议组织部门的联系方式第9条会中管理1．人员签到管理会议组织部门或单位应编制“参会人员签到表”，参会人员在预先准备的“签到表”上签名以示到会.2．会场服务会议记录人员应具有良好的文字功底和逻辑思维能力，能独立记录并具有较强的汇总概括能力。会议记录应完整、准确，字迹应清晰可辨。第10条会后管理1．会后管理主要包括整理会议记录,形成纪要和决议等结论性文件，检查落实会议精神，分发材料，存档及会务总结等工作。2．会议记录人员应在个工作日内草拟会议纪要，经行政部领导审核后，由会议主持人签发.会议纪要应充分体现会议精神，并具有较强的可操作性。第4章会议安排第11条为避免会议过多或重复,公司经常性的会议一律实行例会制，原则上按例行规定的时间、地点和内容组织召开。部分会议内容说明会议类型内容总经理办公会研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作的重大问题；总结评价当月的生产行政工作情况，安排布置下月的工作任务经营管理大会或公司员工大会总结上季(上半年、上年)的工作情况，部署本季(下半年、新年）的工作任务,表彰、奖励先进集体和个人经营活动分析会质量分析会汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题），研究决定质量改进措施安全工作会汇报、总结上季安全生产、治安、消防工作情况，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施技术工作会汇报、总结上月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划的完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的方案生产调度会调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题各部门例会检查、总结、布置本部门工作第12条其他会议的安排1．凡涉及多部门负责人参加的会议，均须于会议召开前日经部门或分管公司领导批准后,报办公室汇总，并由公司办公室统一安排，方可召开。2．行政部每周六应统一平衡编制《会议计划》并装订，分发到公司相关部门。3．对于已列入《会议计划》的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时,会议召集部门应提前天报请行政部并经公司相关领导同意。4．对于参加人员相同、内容接近、时间段雷同的会议，公司有权安排合并召开。5．各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。第5章会议注意事项第13条会议注意事项1．发言内容是否偏离议题。2．发言目的是否出于个人利益。3．全体人员是否专心聆听发言.4．发言者是否过于集中针对某些人。5．某个人的发言是否过于冗长.6．发言内容是否朝着结论推进。7．在必须延长会议时间时，应在取得大家的同意后再延长会议时间.第14条召开会议时需遵守如下要求1．严格遵守会议时间。2．发言时间不可过长（原则上以分钟为限）。3．发言内容不可对他人进行人身攻击。4．不可打断他人的发言。5．不要中途离席。第6章会议室日常管理第15条会议室由行政部指定专人负责管理,统一安排使用.第16条各部门若需使用会议室，需提前向行政部提交申请，由行政部统一安排.会议室使用申请表申请使用部门日期召开会议时间会议名称主持人参会人数备注行政部意见第17条各部门在使用会议室的过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。第18条未征得公司同意，任何人不得将会议室内所使用的设备、工具、办公用品拿出会议室或挪作他用。第19条会议室的环境卫生由行政部派专人负责，在每次会议召开前后均要认真打扫，并做好日常清洁工作。第20条会议室使用完毕后，应随时关闭门、窗和全部设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。第21条会议室的钥匙由行政部派专人管理。第7章附则第22条行政部负责本制度的起草工作。第23条总经理负责本制度的核准工作。第24条本制度自发布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期四、公司提案管理制度以下是某公司提案管理制度，供读者参考。制度名称公司提案管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为充分发挥广大员工的聪明才智，动员工的工作积极性、主动性和创造性，鼓励员工对公司在经营管理过程中出现的问题和不足之处提出合理化建议，给公司带来更大的经济效益,特制定本制度.第2章提案项目范围第2条提案项目范围1．对于产品销售或售后服务，提出具体改进方案。2．对于产品维护技术，提出改进方法.4．对于公司未来经营的研究发展事项，提出研究报告,并具有采纳价值或实际效果。5．适用于市场的新产品、新技术、新工艺和新材料。6．对引进的先进设备制造工艺和先进技术进行消化、吸收和改进.7．开拓新的生产业务。8．计算机技术在通信生产和管理领域的应用。9．生产中急需解决的技术难题.10．有关机器设备、维护保养的改善。11．为了提高原料的使用效率，改用替代品原料，节约能源等。12．新产品的设计、制造、包装及新市场的开发等。13．废弃能源的回收利用。14．促进作业安全，预防灾害发生等。15．对于公司各项规章、制度、办法提供具体的改善建议.第3条员工提出建议时应使用公司规定“提案建议表”，如下表所示.提案建议表姓名岗位所属部门提案改善类别□工程类□产品类□管理类□其他（请注明)现状及存在问题建议改善的内容改善后预期效果部门经理意见行政部意见总经理意见第3章提案审核委员会第4条为审议员工建议，公司特设置员工建议审议委员会（以下简称“审委会”）,由各部门主管担任主要审议委员。第5条审委会的职责1．关于员工提案的审议事项。2．关于员工提案评审标准的研讨事项。3．关于员工提案奖金金额的研讨事项。4．关于员工提案实施成果的研讨事项.5．其他有关建议制度的研究改进事项。第4章奖励标准第6条审委会根据“员工审议表”中的各个审议项目，逐项研讨并评定分数后，以总平均分拟订等级及奖金金额，如下表所示。提案奖励标准等级奖金（单位：元）123456第7条提案经审委会审定认为不宜被采纳实施的，应将提案交由行政部主管据实核对签注理由，委婉通知原建议人。第8条提案经审委会审定认为可以采纳的，应由审委会召集人会同行政部主管，于审委会审定后三日内，以书面形式详细注明建议人姓名、提案内容、该提案实施后对公司的可能贡献、核定等级、奖金数额及理由，连同审委会各委员的“审议表”一并报请经营会议复议后，由总经理核定。第9条为避免审委会各委员对建议人的主观印象，影响审议结果的公平性，行政部主管在提案未经审委会审议前，对建议人的姓名应予保密，不得泄露。第10条提案如由两人以上共同提出，其所得奖金按人数平均分配.第11条有下列情形之一者，不得申请奖励。1．各级主管人员对其本身职责范围内的工作所提出的建议。2．被指派从事该工作而提出与该工作有关的提案者。3．同一建议事项,他人已经提出并已获得奖金的。第5章附则第12条本制度自公布之日起实行，行政部拥有解释权。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期五、日常纪律管理制度发下是某公司日常纪律管理制度，供读者参考。制度名称日常纪律管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为加强公司行政纪律管理,维护公司良好形象，特制定本制度.第2条适用范围本制度适用于公司内部所有员工。第2章员工通则第3条员工要按照公司规定的作息时间按时上、下班，不得迟到、擅离职守或早退。第4条员工上、下班要走员工通道，乘员工专用电梯。第5条举止文明，对来宾热情礼貌。第6条员工之间应通力合作、同舟共济，共同维护公司形象。第7条员工应忠于职守,关心公司,爱护公司,维护公司利益。第8条员工应坚持顾客至上，尽量为顾客提供优质的服务。第9条秉公办事、平等待人；敬业乐业、钻研业务；讲求效率。第10条切实服从领导的工作安排和调度，保质保量地完成工作任务。第11条爱护公司财产，不浪费，不损公肥私。第12条维护公司信誉，不做任何有损公司信誉的事情。第13条未经批准，不得泄漏公司业务信息和商业秘密。第3章仪容仪表第14条员工着装应整洁、大方，颜色力求稳重，纽扣须扣好。不得卷起裤脚，不得挽起衣袖(施工、维修、搬运时除外）。第15条员工上班时必须佩戴胸卡。应将胸卡端正地佩戴在左胸口处，正面向外，不许有遮盖，要保持卡面清洁.非因工作需要,不得在公司以外的地方佩戴胸卡。第16条上班时间不得穿短裤、超短裙及无领无袖装、露背装等。第17条女员工宜化淡妆.第18条员工头发应修剪、梳理整齐，保持干净，禁止梳奇异发型。男员工不准留长发，禁止剃光头、留胡须。第19条员工应保持良好的个人卫生习惯。第4章服务规范第2０条接待来宾1．接待客人时应面带微笑，使用礼貌用语，如“您好!”、“请稍等！”、“请慢走！”等。2．与客人谈话时应端正站姿，用心聆听,不抢话、插话、争辩，音量要适度，语气要温和.3．遇到客人询问，要做到有问必答，不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”或“不懂"等，不得以生硬、冷淡的态度待客。4．尊重客人的风俗习惯；不议论、不指点、不讥笑有生理缺陷的客人；不收受客人礼品，如实在不能推辞,员工应将礼品上交行政部.第21条电话接听礼仪1．员工应在电话铃响三声内接听电话，接通后先说：“您好”。2．通话过程中如需请对方等待应主动致歉：“对不起，请稍候。”3．如接到的电话不在自己的业务范围之内,应尽快转给相关业务人员接听；如无法联系应做好书面记录，及时转告。接到打错的电话应同样礼貌对待。4．邻座无人时,应主动接听电话.5．通话结束时,应待客户或者上级领导先挂断电话后，方可挂断。第5章考勤与休假第22条考勤1．工作