会议管理之会务接待流程讲义

1、战略管理 高效领导四角色基业常青 国际金融 时尚品牌 国际商务英语 高效能人士的7个习惯经理人十项管理技能训练非财务经理的财务管理非人力资源经理的人力资源管理危机管理从优秀到卓越MBA工商管理课程计划性轮岗训练决策管理变革管理 战略成本与控制团队管理会议管理招聘面试技巧新任主管管理技能IS09000ISO140016sigma预算与成本的控制员工职业生涯规划员工激励艺术与技巧业绩考核及面谈技巧跨文化交流企业品牌创立总裁课程董事课程办公软件操作商务礼仪有效沟通经济法、合同法创新意识服务意识演讲技能会务管理第五项修炼工作压力与变化管理团队配合时间管理总裁国际经营者人才发展经营者发展在职经理在实践中

2、学习系统性理论知识学习新上任经理新经理成长培训 员工核心能力课程 如何成为会务通？ 人力行政部 2013年9月目录Contents分享时间：80分钟互动时间：25分钟休息时间：15分钟 120分钟 目录Contents一、学习目标学会拟定会议策划方案了解、掌握会务工作的各个流程及要点掌握会议管理中的文书工作能够应对会议管理中的突发事项目录Contents二、会议管理概述1、会议要素二、会议管理概述1、好的会议要素准备充分二、会议管理概述2、会议类型二、会议管理概述2、三川能源会议常见类型会务工作难度二、会议管理概述3、会务工作的要素二、会议管理概述3、会务工作的要素目录Contents会议接待

3、的流程 流程图会前筹备工作231会中服务工作会后落实工作会议接待的流程 流程图会前筹备工作231会中服务工作会后落实工作1、会前筹备1、会前筹备1.1 确定会议主题及议题1、会前筹备1.2 确定会议名称1.3 确定会议规格、规模1、会前筹备1.4 确定会议时间、会期1、会前筹备1.4 确定会议组织机构1、会前筹备1.5 确定会议组织机构1、会前筹备1.6确定会议组织机构人员分工对内1、会前筹备1.7 确定参会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。如参会人员可选派，按如下原则问自己？1、会前筹备1.8 选择会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求

4、来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。1、会前筹备1.9 会议议程及日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 要讨论什么？得到什么重要结果？什么时候讨论、讨论多少时间？会期几天？1、会前筹备1.9 会议议程及日程30分钟=可以忍耐60分钟=开始烦躁不安90分钟=开始头晕脑涨（需要休息，去洗手间，茶歇等）先考查还是先开会？是否会后安排旅游或其他项目？安排在周几适合？1、会前筹备1.10 会议预算1、会前筹备1.11 会议特殊工具及设备设计展版、奖杯、特殊仪器、旅行车、专业音响、摄影、照明器材等是否需要

5、提前预定？1.12 会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题、温馨提示及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。通知怎么发？发给谁？通知的目的？1、会前筹备1.13 准备会议材料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。1、会前筹备1.13 准备会议材料注意事项：1、会前筹备1.14 安排住行食1、会议规格、地点、回执。2、房间：各种房型（套间、商务间、标间、单间）、楼层要求、客人特别要求、早餐地点、康乐

6、设施、网络、电话、电视要求至会议室路线等。房间安排时不能厚此薄彼。3、预留房间及随行人员安排。4、房间计划表（方便联系）。5、酒店水牌及布标准备。原则：卫生、舒适、安全。住1、用餐人数及规格。2、来宾饮食禁忌及爱好。3、正餐、茶憩及水果小食。原则：卫生、安全、有特色食预算1、异地、酒店、会议室、活动地点往返交通-合理安排路线2、车辆选择、驾驶员、陪同安排，行李放置。车辆安排。3、接站牌、时间表。原则：安全、便捷、线路合理行1、会前筹备1.15 布置会场1）会议室会桌安排1、会前筹备1.15 布置会场2）会议室座位安排1、会前筹备1.15 布置会场座位安排课后思考用餐座位安排乘车座位安排“主左客

7、右”1、会前筹备签字仪式的座位安排客方人员主方人员客方助签人主方助签人客方主签人主方主签人文本文本吸墨水器吸墨水器小国旗笔笔大门1、会前筹备1.15 布置会场3）会议室布置采购清单1、会前筹备1.16 会场检查对照会务清单提前安全保卫提醒叫早中场休息 15分钟会议接待的流程 流程图会前筹备工作231会中服务工作会后落实工作2、会中服务2、会中服务2.1 报到、接待2、会中服务2.2 签到2、会中服务2.3 会场服务2、会中服务2.3 会议记录重点 1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 2、会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 3、权威人士或代表人物的言论； 4、会议开始时的定调

8、性言论和结束前的总结性言论； 5、会议已议决的或议而未决的事项；6、 对会议产生较大影响的其他言论或活动。7、是否需要全体参会人员签字。2、会中服务2.3 会议记录技巧会议接待的流程 流程图会前筹备工作231会中服务工作会后落实工作3、会后落实3、会后落实引导人员离场检查会场是否有物品遗落整理物品资料注意保密及清理结算费用3.1 安排人员离会3、会后落实3.2 分发会议纪要-准确、及时3.3 宣传报导3、会后落实3.4 会议总结3、会后落实3.5 催办与反馈3、会后落实3.6会议立卷归档目录Contents4、应急处理4.1 应急节点风险地带意外人场地设备资料4、应急处理4.2 常见的突发事件及应对4、应急处理4.2 常见的突发事件及应对4、应急处理4.2 常见的突发事件及应对提前调试应急备用工程部、商务中心协助 处变不惊4、应急处理4.2 常见的突发事件及应对提前准备打印、复印机、纸等商务中