公函写作标准及相关知识

1、公函写作标准及相关知识一、公函的大体知识（一）公函的含义公函，系公事文书的简称，是党政机关、社会集体、企事业单位和其他社会组织行使法定职权、处置日常事务时常常利用的一种文体。公函有其特定的撰写程式和行文格式，是转达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和回答下列问题、报告情形、交流体会的一种重要文字工具。公函是应用文中最重要且用途最为普遍的一种文体。公函有狭义和广义之分。狭义的公函特指国家行政机关公函处置方法中规定的13种行政公函和中国共产党机关公函处置条例中规定的14种党的要紧公函。广义的公函那么涵盖了全数通用公函和专用公函。所谓通用公函，是指党政机关、社会集体、企事业单位等

2、普遍利用的公函；所谓专用公函，是指在必然的业务范围内，依照特定需要而专门利用的公函。专用公函具有很强的专业特点，如外交公函，法规公函，司法公函，经济公函，公关公函，军事公函，等等。就法院来讲，法院公函既包括专用的司法文书如裁判文书、各类笔录等，又包括有正式版头的行政公函和党组织公函，还包括其他一些公事文书如总结、汇报、发言、体会交流材料、事迹材料、宣传、调研、简报类材料等等。能够说,范围超级普遍。咱们今天讲的主若是狭义的公函，即有正式版头的行政公函和党组织公函。公函、文件、文书，这是三个既紧密联系又有所区别的概念。公函、文件、文书，它们在内涵上是有交叉的，确实是说，同一份文字材料，既能够叫做文

3、件，又能够叫做公函，还能够叫做文书，可是，如此的文字材料，在形式和内容上都是有严格要求的，只有符合这种要求、公函、文件、文书才能够作为同义词来交替利用，不然即是误用。公函、文件、文书三者能够说是同中有异、异中有同。所谓文件，它是领导机关依照自己的职责范围而制发的、具有法定效劳并设有特定版头的公函；所谓文书，它是一切机关、集体、单位和个人，为传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情形等而形成并利用的文字材料。略加对照咱们便不难发觉，公函、文件、文书三者是一种包括与被包括的关系，具体地说，文件只是公函当中的一部份，而公函那么又只是文书当中的一部份，文书除公函之外，还包括私人文书。狭义的公函与

4、调研文章和宣传文章也有专门大的不同在座的列位同志今天已经听了关于调研和宣传文章写作方面的交流发言和讲座，应该有了很深的印象。实践中，有的同志写得好调研文章或宣传文章，但不必然写得好公函；同理，熟悉公函写作的同志，也不必然擅长写宣传类文章，因为他们是几种截然不同的文体。从公函的特点中，咱们能够找到缘故。（二）公函的特点一、明确的公事性。二、鲜明的政治性。3、极高的权威性。4、作者的法定性。五、较强的时效性。六、体式的特定性。7、文风的朴实性。八、严格的程序性。（三）公函的作用一、领导和指导作用。二、标准和约束作用。3、宣传和教育作用。4、联系和知照作用。五、依据和凭证作用。以上是公函的现实效用，

5、还具有历史效用，能够存史。（四）公函的分类一、按大体利用范围分为：通用公函（法定公函、一般事务文书）和专用公函。二、按行文的方向分为：上行文（请示、报告等）、下行文（决定、指示、批复等）、平行文（函等）和通行文（意见、会议记要等）。3、按公函的内在属性分为：标准性公函（规定、条例、章程、方法、细那么等）、指令性公函（命令、指示、决定等）、指导性公函（指示、意见等）、知照性公函（通知、通报、公报、简报等）、发布性公函（公告、通告、布告等）、商洽性公函（函等）、报请性公函（请示、报告等）、记录性公函（会议记要、大事记等）。4、按制发机关的性质分为：党内公函、行政公函、群众集体公函、联合行文等。五、

6、按公函办理的时刻要求分为：特急公函、紧急公函、常规公函等。六、按机密程度分为：绝密公函、机密公函、秘密公函和一般公函。7、按公函的标准程度和约束力分为：标准性公函和非标准性公函。八、按公函的载体分为：传统纸质公函和电子公函。（五）公函的文种及其适用范围中共中央办公厅发布、自1996年5月3日起实施的中国共产党机关公函处置条例规定，全国党的机关公函文体要紧有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议记要等14个种类；国务院办公厅发布、自XX年1月1日起实施的国家行政机关公函处置方法规定，国家行政机关公函文体要紧有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案

7、、报告、请示、批复、意见、函、会议记要等13个种类。其中，决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公函专用，命令、公告、议案为行政机关公函专用。就法院系统来讲，1996年最高人民法院发布了一个人民法院公函处置方法，但XX年1月1日起新的国家行政机关公函处置方法实施后，最高法院没有及时修订法院系统的“公函处置方法”，只是要求依照国务院的新“方法”执行；后来，最高法院出台了一个“修改稿”，但至今未正式下发实施，而最高法院的文件在一些细节上，并无完全依照国务院的新“方法”执行，造成在一些细节标准上不知何去何从；同时，党的机关公函仍依照老“条例”执行，利用16开纸等，法院对党的机关的文件又要改用党内公函

8、格式，造成多轨并行，很不统一，很不方便。但整体来讲，法院公函主若是依照新的国家行政机关公函处置方法执行的，所利用的文种同行政机关公函文种。一、命令（令）命令（令）属下行文。国家行政机关公函处置方法指出：它“适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布实施重大强制性行政方法；奖励有关单位及人员”。命令（令）的制发主体有着严格的限定，中华人民共和国宪法和中华人民共和国各级人民代表大会和地址各级人民政府组织法规定，只有全国人大的常委会及委员长，xx，国务院及总理，国务院各部委及部长、主任，地址各级人民政府和各级人大，才有权利发布命令（令）。党的领导机关能够和同级人民政府联合发布命令（令），但需以行政公

9、函的形式显现。就法院来讲，命令（令）仅适用于授予司法警察警衔、奖励有关人员。二、决定决定是党政机关共有的一个公函文种，但就适用范围而言，决定在行政机关比在党的机关要普遍得多。在党的机关，决定“用于对重要事项做出决策和安排”，而在行政机关，决定那么“适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项”。3、公告公告“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”。它一样以国家各级领导机关的名义发布，社会集体、企事业单位和基层组织不利用这一公函文种。但事实上，公告的利用范围超级普遍，已经扩大化，如法院的开庭公告、公示公告等等。4、通告通告“适用于发布社会各有关方面应

10、当遵守或周知的事项”。通告与公告有相似的地方，这确实是都面向全社会，都是知照性的。可是二者也有明显的区别，这种区别，一方面表现为制发的主体有受限与不受限的不同公告是有资格限制的，而通告那么是任何机关、集体和单位都能够采纳的；另一方面表现为涉及的内容有重要程度的不同公告涉及的是重要事项或法定事项，而通告涉及的那么是各有关方面应当遵守或周知的事项。五、通知通知“适用于批转下级机关的公函，转发上级机关和不相隶属机关的公函，转达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员”。通知与通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告那么无；通知有专指的约束力，通告那么仅有泛指的约束力

11、；通知与机关的常常性工作紧密相关，通告那么与社会事务联系紧密，如此罢了。六、通报通报“适用于表彰先进，批评错误，转达重要精神或情形”。公告与通告面向整个社会，具有较强的公众性，通知与通报那么主若是面向机关，具有较强的业务性。通知与通报的适用范围有必然的重合，但也有各自专享的“领地”，不能做人为的取舍。7、议案议案“适用于各级人民政府依照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。议案有其独具的特色，因此是公函中的重要成员。就法院来讲，议案适用于人民法院依照法律程序向同级人民代表大会及其常务委员会提请审议事项，主若是法官职务任免。八、报告报告“适用于向上级机关汇报工作，反映

12、情形，回答上级机关的询问”。行政机关与党的机关均利用报告这一文种，而且适用范围也大体相同。九、请示请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示与报告都属于上行文，二者的区别在于，报告只是客观地将有关情形汇报给上级机关，无需上级机关回答，而请示那么是将自己无权或无力处置的事项及相应的计谋主张反映给上级机关，上级机关必需明确予以回答。10、批复批复“适用于回答下级机关的请示事项”。下级机关用请示向上级机关行文，上级机关即须以批复做出相应的回答。1一、意见意见“适用于对重要问题提出观点和处置方法”。意见过去没有被国家行政机关公函处置方法作为一个公函文种列出，因其形式相对灵活，适用范围广，能够有效补救

13、行政机关其他法定文种在适用范围和利用成效上的不足，故最新修订、发布的国家行政机关公函处置方法将其正式确信为一个机关公函文种。它属于通行文，适用范围超级普遍。1二、函函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和回答下列问题，请求批准和回答审批事项”。函的回答功能仅仅适用于不相隶属的机关之间，这是它与批复的一点重要不同。13、会议记要会议记要“适用于记载、转达会议情形和议定事项”。党的机关专用的公函文种有：14、决议决议被列为党的机关14个法定公函文种的首位，可知它在党的机关公函中居于突出重要的地位。中国共产党机关公函处置条例指出：决议“用于经会议讨论通过的重要决策事项”。那个地址有两点需要注意：第

14、一，从形式上说，决议必需是经会议讨论通过的，确实是说，只有拿到党的会议上，提交与会者认真讨论，并取得表决通过的，如此的决议才是合法有效的。第二，从内容上说，决议必需是重要决策事项，确实是说，一样的事项、非决策性事项不能采纳决议这一公函文种。五、指示指示属下行文，“用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原那么和要求”。确实是说，指示要紧适用于布置工作而不是其他方面，而且布置工作也不是事无巨细样样说到，只是提出一些原那么和要求，工作具体如何开展，还须由下级机关依照各自的实际情形自主决定，因此，指示的文末往往有“望结合实际情形，认真贯彻执行”之类的终止语。六、公报公报“用于公布发布重要决定或重大事件

15、”。相关于通报而言，公报的公布程度更高，而且涉及内容的重要性一样来讲也更强。如国务院公报、最高法院公报等等。、条例条例“用于党的中央组织制定标准党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”，属标准性公函。确实是说，一方面，条例的制发有严格的资格限定，下级党组织不能够制发条例，只有党的中央组织才能够制发条例；另一方面，条例是关于党组织的工作、活动和党员行为的规章制度的具体化，是条文性法规，具有极大的权威性和约束力。1八、规定规定“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为标准”。规定与条例一样，也属标准性公函。二者的不同的地方在于，一方面，就制发的主体而言，规定并无条例那样的严格限定，各级党组

16、织都能够制发规定；另一方面，就适用范围而言，规定往往与特定的时期、特定的条件和背景，和特定的问题相联系，正因为如此，其时效性更强，而稳固性相对略差。其实，规定不仅用于党的机关，在行政机关和其他机关应用也很普遍，要紧用来制定规章制度，但因为它不是行政公函文种，因此必需用通知的形式印发，而不能单独成文印发。（六）公函的行文规那么公函的行文规那么，是关于公函制发的大体原那么和大体方式的归纳和总结。一、行文原那么。有2条值得注意：（1）“少而精”的原那么。中国共产党机关公函处置条例第11条明确规定：“行文应当确有需要，注重实效，少而精，可发可不发的公函不发，可长可短的公函要短。”国家行政机关公函处置方

17、法也有一样规定。在具体联络和谐工作中，也是提倡多人来人往，少文来文往。（2）不以机关名义向领导个人报送公函原那么。国家行政机关公函处置方法第22条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告”。中国共产党机关公函处置条例也有相同规定。直接向领导同志个人报送公函，有损领导机关的权威，违抗公函流转办理程序，从报送者角度看能够提高效率，但对领导机关而言，那么损害了效率。就法院而言，领导同志指示、交办的案件比较多，关于交办案件，领导同志明确指示“望复”、“回告结果”等意思的，能够公函形式对领导同志个人报送，除此之外，一样不要向领导同志个人报送公函。二、行

18、文关系。分为领导与被领导关系、指导与被指导关系、互不统属关系三类。3、行文方式。依照制发机关划分，可分为单独行文和联合行文；依照接收机关划分，可分为纵向行文（逐级行文、多级行文、越级行文、通行行文）和横向行文。4、具体要求。（1）固守隶属关系，一样不越级行文。中国共产党机关公函处置条例规定：“党的机关的行文关系，依照各自的隶属关系和职权范围确信。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情形必需越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。”国家行政机关公函处置方法有相同规定。许诺越级行文的情形：发生了严峻紧急情形；直接上级机关的上级机关越级交办某些事项，同时指令越级上报的；询问只有直接

19、上级机关的上级机关才能回答的某些重要问题或事项，且这些问题和事项与直接上级机关没有任何联系的；数次向直接上级机关行文请求解决某项工作中急需解决的问题，可是直接上级机关长期不予解决，以致对工作或即将对工作产生严峻的负面阻碍的；等等。2）明晰发文权限，向适宜的对象行文。依照规定，党委和政府能够向各自的上一级或下一级党委和政府行文；党委、政府办公厅（室）在取得党委、政府授权后，能够向下一级党委、政府正式行文；党委、政府的其他下设部门，一样不得向下一级党委和政府正式行文；其行文对象，包括各自的上一级或下一级党委、政府的对口部门，和同级党委、政府的下设部门。不相隶属的机关之间行文，适用“函”这一商洽性公

20、函，不能采纳指令性、指导性和标准性公函文种。法院公函的行文对象要求是一样的。3）尊重机关职权，准确认定主送机关和抄送机关。简单地说，谁是主管，那么主送确实是谁。公函的主送机关，一样只能是一个。国家行政机关公函处置方法第21条规定：“请示”应当一文一事；一样只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。第20条规定：向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第23条规定：受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。中国共产党机关公函处置条例规定相同。值得注意的是，有的同志

21、对一些重要公函轻忽抄送，致使法院的一些重要工作部署和动态不能及时被上级和地址有关机关了解和把握，必然程度上阻碍了工作的成效。要准确确信抄送机关，需要全面把握公函内容和与之有工作联系的有关机关，才能做到既不漏送，又不枉送。4）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。5）需要联合行文时，作者应是同级机关。国家行政机关公函处置方法第16条规定：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府能够联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关能够联合行文；政府部门与同级人民集体和具有行政职能的事业单位也能够联合行文。联合行文应当确有必要，应当明确主办部门，应当严格操纵联合行文单位数量。（6）关

22、于“请示”的具体规定。“请示”应当一文一事；请示事项涉及其他机关职权范围的问题时，应与有关机关协商一致，如未能达到一致，需在请示中写明；请示问题应当提出明确的意见；请示一样只写一个主送机关；请示不得抄送其下级机关；“报告”不得夹带请示事项。二、公函的格式标准公函的格式，指的是公函的外观形式，它既包括组成公函的各部份文字符号在载体（纸张等）上的排列和标识规那么，也包括公函的用纸要求和印制标准，换言之，公函的格式确实是公函的书面结构与公函的用纸和印制标准的总和，是对公函的文面要求。公函格式的特点具有较强的标准性。标准的公函格式有利于保护公函的严肃性，使公函的写作标准化、标准化，不仅增加公函的美学成

23、效，而且方便对其进行阅读与传递、处置，提高工作效率。中国共产党机关公函处置条例、国家行政机关公函处置方法别离以一章的篇幅对党的机关和国家行政机关公函的格式做了规定，而由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局一起起草、国家质监局发布、自XX年1月1日起正式实施的作为中华人民共和国国家标准的国家行政机关公函格式，更是前所未有的，最为全面、具体、细致、科学的公函格式标准。为标准公函的制作和处置，XX年开展“标准司法行为，增进司法公正”专项整改活动期间，中院参照国家行政机关公函处置方法和最高法院有关规定，于9月7日制定了宜昌市中级人民法院公函处置方法，编入规章制度一书，就公函的制作、处置进行了标准，作了

24、比较详细的规定。下面别离就公函的发布形式、书面格式、用纸格式和印装格式加以介绍。五、反线版记中主题辞、抄送机关、印发机关和印发时刻等要素之下别离加一条反线，其宽度等同于版心。（三）公函的用纸格式公函的用纸格式，要紧包括公函用纸的要紧技术指标和公函用纸的幅面及版面尺寸两个大体方面。国家行政机关公函格式规定：“公函用纸一样利用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷或复印纸，纸张白度为85%90%,横向耐折度A15次，不透明度A85%,ph值为一。”国家机关公函用纸的幅面尺寸，国家行政机关公函格式规定：“公函用纸采纳gbf148中规定的a4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm”当前党内

25、系统公函仍然采纳幅面为184mm260mm的纸张，不够统一。张贴的公函用纸大小，可依如实际需要确信，但应维持必然的纸型，如8开型、a4开型等，以便于折叠和装订。至于公函用纸的页边和版心尺寸，国家行政机关公函格式规定：“公函用纸天头（上白边）为：37mm1mm”，“公函用纸订口（左白边）为：28mm1mm”，“版心尺寸为：156mmx225mm（不含页码）”。（四）公函的印装格式公函一概采纳从左至右横写、横排的格式。在民族自治地址，能够并用汉字和通用的少数民族文字，少数民族文字版的公函应按其适应书写和排版。公函的排版规格，国家行政机关公函格式规定：“正文用3号仿宋体字，一样每面排22行，每行排2

26、8个字。”一个基准行的距离为一个3号字的高度加上该3号字高度的78倍。公函的制版要求是，版面干净无底灰，笔迹清楚无断画，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。公函的印刷要求是，双面印刷；页码应套正，两面误差不得超过2mm印品着墨要实而均匀，字面不花、不白、无断画，黑色油墨应达到色谱所标bl100，红色油墨应达到色谱所标y80、m80。公函的装订要求是，左侧装订，不掉页。包本公函的封面与书心不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各1/4处，许诺误差4mml平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明

27、订。公函的页码标识，要求用4号半角白体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm单页码居右空1字，双页码居左空字，空白页和空白页以后的页不标页码。（一）公函的发布形式和适用范围就法院系统来讲，以中院为例，要紧有：宜昌市中级人民法院文件（宜市中法发），要紧用于转达贯彻党的方针、政策或重要工作部署，发布重要的决定、通知等。宜昌市中级人民法院（宜市中法），要紧用于人事任免、重要会议及其他事项的通知、批复、命令、议案、请示、报告、通报、函等。、宜昌市中级人民法院办公室文件（宜市中法办），是中院文件的补充形式，要紧适用于办公室依照院领导授权、转达或代本院发布

28、某些事项，发布办公室职权范围内的事项。、电报（宜市中法明传、密传），用于中院和中院各部门通知召开会议、时效性较强事项、事务活动安排、处置突发事件的方法等。五、以中院各部门名义制发的公函，一样利用中院信笺版头。（二）公函的书面格式公函的书面格式，是指公函全数文面组成要素的排列顺序和标识规那么。国家行政机关公函格式将公函的书面格式划分为眉首、主体、版记三部份，并分为秘密品级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、题目、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公函首页红色反线（又称距离横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题辞（不

29、含主题辞）之间的各要素统称主体；置于主题辞以下的各要素统称版记。眉首。眉首一样由公函份数序号、秘密品级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成，事实上确实是置于公函首页红色反线（宽度同版心，即156mmi以上的各要素。、公函份数序号公函份数序号是将同一文稿印制假设干份时每份公函的顺序编号。公函如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采纳红色号码机套印，比犹如一文稿共印100份，其中第1份的序号可写“001”，最后一份的序号可写成“100”。标识份数序号，其要紧作用是便利公函的记录、分发和检查。二、秘密品级和保密期限秘密品级和保密期限是对涉及党和

30、国家秘密的公函的保密程度和传递处置的要求，是在一按时刻内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公函密级均为“绝密”、“机密”、“秘密”三个品级，其中“绝密”、“机密”两个密级的公函应当标明份数序号。绝密是最重要的国家秘密，若是泄露出去会使国家的平安和利益蒙受专门严峻的损害。公函如需标识密级，用3号黑体字，顶格标识在版心有上角第1行，而且标识密级的两字之间须空1个字；如需同时标识密级和保密期限，那么两项同用3号黑体字，而且密级在前，保密期限置后，顶格标识在版心右上角第1行，密级和保密期限之间用“”隔开。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限一样分一年之内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。

31、期限不作标注的一样按保密期20年认定，如秘密6个月、机密3年、绝密长期3、紧急程度紧急程度是对公函送达和办理的时刻要求。党的机关公函的紧急程度分为“特急”、“加急”两种，国家行政机关公函的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，而且标识紧急程度的两字之间须空1个字；如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，那么密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4、发文机关标识发文机关标识，中国共产党机关公函处置条例称之为“版头”。发文机关标识由发文机关全称或标准化简称加“文件”组成，某些特定的公函可只标识发文机关全

32、称或标准化简称，不加“文件”字样，比如“函”；“命令（令）”“会议记要”除标识发文机关全称或标准化简称外，还应加上文种。中国共产党机关公函处置条例规定：版头“由发文机关全称或标准化简称加文件二字或加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公函首页上部”。发文机关标识上边缘至版心上边缘一样为25mm；上报的公函，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm发文机关全称下4mn#为一条武文线（上粗下细），距下页边20mn#为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。“命令（令）”的发文机关标识上边缘至版心上边缘为20mm。发文机关标识原那么上应利用

33、小标宋体字和红色标识，字号以夺目美观为原那么由发文机关酌定，但一样应小于22mm15mm联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右边，上下居中排列。即便是联合行文机关较多，也必需保证公函首页显示正文。五、发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一样在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。“命令（令）”的发文字号标注在“命令（令）”的发文机关标识下边缘空2行居中位置；“会议记要”编号置于“会议记要”标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一样只标明主办机关发文字号。机关代字应当反映发文机关或部门的性质。同一机关。部门的同一类公函的代字应当统一，不

34、可有几种写法。机关代字一样可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。六、签发人发文机关签发签批公函的领导人的姓名。上报的公函需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右边。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。若是是联合行文，那么有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文

35、字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm。7、红色反线红色反线一样标印在发文字号之下4mm#,其长度与版心等宽（即156mm）。主体。主体一样由题目、主送机关、正文、附件、成文时刻、印章、附注等要素组成。一、题目公函的题目是对公函内容的归纳和对行文目的的揭露，因此应当准确扼腹地反映公函的要紧内容。公函题目中除法律、法规、规章名称加书名号外，一样不利用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公函的题目，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。下发行政法规、规章的公函题目用“发布”，下发隶属机关的公函题目用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公函题目用“转发”，

36、印（转）发“方案”、“打算”等没有抬头的公函或其他资料性的公函，题目中一样不冠原制发机关名称，而将原制发机关名称及成文时刻在印发的原文题目下注明，并用圆括号括起来。公函题目一样标识在红色反线下空2行处，用2号小标宋体字居中排布。若是字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，更不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾，总之题目的排布要做到词义完整、排列对称、间距适当。二、主送机关主送机关是指公函的要紧接收机关，应当利用全称或标准化简称、统称。若是主送机关较多，那么应按其性质、级别和有关规定或老例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比

37、如国务院对下行文，其主送机关的排列形式是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”；中院对下行文，其主送机关排列形式一样是：“各基层人民法院，中院各部门”。主送机关一样在题目下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。若是主送机关名称过量而使公函首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题辞之下、抄送之上，标识方式同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关；向下级部份机关发送的公函，若是发送机关少，可将发送机关名称全数写上，发送机关多，可采纳“各有关部门和单位”等方法概写。3、正文正文是公函的主体部份。正文应置于主送机关下一行，用

38、3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。“命令（令）”的正文置于令号下空2行的位置。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公函应当先引题目，后引发文字号；引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；必需利用国家法定计量单位。用词、用字要准确、标准，文内若是要利用非标准化简称，必需在第一次利用全称的同时注明简称，而且还要注意简称在同一篇公函中必需前后统一；公函中的数字，除成文日期、部份结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必需利用汉字外，一样应当利用阿拉伯数字；用数字表示多层次结构序数，其标识方式为：第一层用“一、

39、”“二、”“三、”第二层用“（一）”“（二）”“（三）”第三层用“一、”“二、”“3、”第四层用“（1）”“（2）”“（3）”绝对不能够将层次倒置过来，随意利用，比如用“（一）“（二）”“（三）”作第一层，用“一、二、”“三、”作第二层，等等，这是不许诺的。4、附件附件是正文的附属部份，是补充公函正文内容的其他公函或材料（包括图表）。公函如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。公函仅二个附件的只标注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，那么应在附件名称前标明序号，序号利用阿拉伯数字，比如：附件：（1）xxxxxx附件：

40、（2）xxxxxx若是正文中已写明附件的名称，在正文之下可不做附件说明。附件应在公函成文日期以后，另起一页与正文一路装订，并在附件左上角第二行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”、“附件2”等。附件的序号和名称应与公函正文之下的附件说明一致。若是附件与公函正文不能一路装订，应在附件左上角第一行顶格标识公函的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。需要说明的是，附件并非是每份公函都必需有的，是不是附列附件，应依照具体情形和实际需要决定。五、成文时刻成文时刻以负责人签发的时刻为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时刻为准。公函成文时刻用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”，一样置于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。“命令（令）”的成文时刻标识在签发人签名章下一行右空2字处，“会议记要”的成文时刻居右顶格标识在红色反线之上右边。六、印章印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公函表示负责并标志公函生效的凭证。公函除会议记要、翻印件外，均应加盖章章。应加盖章章的公函，除用“令”发布行政法规、规章，依照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导同志签名章外，均应加盖发文机关印章。联合上报的公函由主办机关加盖章章