a采购系统流程及组织整合

1、机密文件，注意保管上海永冠商业设备采购系统流程及组织整合方案上海斯隆企业管理咨询 内容提纲第一部分 采购系统业务流程整合采购系统业务流程整合的总体思路采购系统业务流程整合图解采购系统总流程采购系统总流程图采购系统总流程图说明原材料物资采购流程原材料物资采购流程图原材料物资采购流程图说明塑粉药水采购流程塑粉药水采购流程图塑粉药水采购流程图说明商标条手提篮采购流程商标条手提篮采购流程图商标条手提篮采购流程图说明外购毛胚件采购流程外购毛胚件采购流程图外购毛胚件采购流程图说明五金件采购流程五金件采购流程图五金件采购流程图说明办公用品采购流程办公用品采购流程图办公用品采购流程图说明设备采购流程设备采购流

2、程图设备采购流程图说明请付款流程请付款流程图请付款流程图说明供应商评审流程供应商考核流程供应商建档流程供应商档案维护流程第二部分 采购系统组织结构整合采购系统组织结构整合的总体思路采购系统组织结构整合图解采购系统组织结构图采购系统组织结构图说明采购系统各部门功能定位与定岗定编采购系统岗位描述第一部分 采购系统业务流程整合采购系统业务流程整合的总体思路从整个公司全局最优的角度来设计和优化，考虑到仓库与采购部门的密切联系，将仓库纳入采购系统的范围。采购系统的业务流程从采购需求的提出一直到采购物资的入库。消除部门间的本位主义，达到流程整合的“公司利益最大化”效果。 变“灰色流程”、“惯例流程”为“规

3、范流程”，增强业务流程的规范性，减少随意性，实现各项采购业务的规范化运作。加强流程的可操作性，变“模糊流程”为“明确流程”。 明确相关部门、岗位在业务流程中关键节点上的职责，引入必要的监控环节，保证流程的贯彻执行。以现有业务流程为基础，对采购系统业务流程进行系统化改造，通过整合及加强关键节点上的控制，达到流程优化。针对采购系统业务流程中现存的问题，考虑到永冠公司采购工作的实际情况，在采购流程中增加采购调度这一环节，负责全面掌握各项物资的库存情况，负责各项物资的申购工作。业务流程的整合借鉴外资同类型企业的先进设计思想和设计方法，结合永冠公司的实际情况，适当超前设计，以适应永冠公司快速发展的需要。

4、采购系统业务流程整合图解图例说明：采购系统总流程采购系统总流程图采购系统总流程图说明流程步骤说明参考资料和表单1生产计划制定流程。生产计划部根据订单制定各项生产、配货计划。针对各项物资需求，采购部进行采购。2-1设备采购付款流程。2-2原材料采购流程。根据生产计划由采购部测算原材料需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。2-3塑粉药水采购流程。根据生产计划由采购部测算塑粉药水需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。2-4商标条、手提篮采购流程。根据生产计划部测算的商标条、手提篮需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。2-5外购毛胚件采购流程。根据生产计划部制定的外购毛胚件需求，进行相应的申购、

5、采购、质检、入库。2-6五金件采购流程。根据生产计划部测算的五金件需求，进行相应的申购、采购、质检、入库。2-7办公用品采购流程。根据总经办提出的办公用品需求，进行相应的采购、质检、入库。3供应商管理流程。对于各项物资的采购，都会涉及到对供应商的评审、选择等，其中有些物资的采购还会选择几家较为固定的供应商进行长期合作。必须加强对供应商的管理，包括：创建、维护、评审等。4 品质管理流程。采购的各项材料物资，入库之前都必须进行质量检验。5请付款流程。对于长期合作供应商，根据物资采购入库和对方发票开具情况通知财务进行付款。6财务银行付款流程。对金额较大的采购支出，一般采取银行付款的方式。7财务零用金

6、报支流程。对金额较少的采购支出，可采取先现金采购，后报销的方式。原材料采购流程原材料采购流程图原材料采购流程图说明原材料采购流程说明流程步骤说明参考资料和表单生产计划部根据订单制定生产计划。订单，生产计划采购部根据生产计划，测算原材料需求量，填制原材料物资需求清单，内容包括品种、规格、数量、到货日期等。根据生产计划，原材料数量与产品数量之间的勾稽关系，产生原材料物资需求清单采购副总审核测算数据的准确性。过渡阶段可由生产副总审核原材料仓库保管员定时向采购调度报原材料的库存情况。电脑中的原材料库存数量采购调度根据生产计划测算产品生产对原材料的需求数量，结合原材料物资库存情况和需求清单，填制原材料物

7、资申购单。产生原材料物资申购单主要原材料的采购，可以通过对供应商的评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定几家定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密切的合作关系。日常采购时则根据质量、价格等因素在已定的供应商范围内选择。参考合格供应商名单、长期合同对于选定的供应商不能提供的某些品种、规格的原材料，向非定点供应商询价、比价、议价。填制原材料物资采购单，内容包括：品种、数量、金额、交货期等。产生原材料物资采购单根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审批。采购员与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。必要时包括协调安排车辆运输。质检部对采购的原材料物资质量进行检验

8、。根据相关检验标准质检员或仓库保管员验收发现不合格的原材料物资，立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。原材料仓库保管员对采购物资的品种、规格、数量进行核对。根据采购调度提供的原材料物资申购清单验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续，将入库信息输入电脑。电脑实时反映库存信息采购调度实时掌握原材料仓库的收、发、存动态。原材料采购流程调整前后的比较分析流程调整之一：调整原辅材料需求确定的流程。原流程为：原辅材料仓库根据制造部门开料组要求的需求量，结合库存情况填制原材料申购单报生产副总审批，

9、继而由采购部门组织采购。调整后的流程：由生产计划部根据订单制定出相应的生产计划，由采购部采购调度根据生产计划测算出原辅材料需求量报采购副总审批（过渡阶段可由生产副总审批），由采购调度结合库存情况编制申购单。通过调整，可以更为科学地确定原辅材料的需求量，不仅有利于成本控制，而且使生产系统和采购系统的流程边界的界定更为合理，同时加快了需求信息迅速转化为采购信息的进程。流程调整之二：增加采购调度这个岗位节点，由采购调度作为生产部门、采购部门和原材料仓库的接口，科学地界定采购流程的边界，加强了采购需求的监控，降低成本，还进一步疏通了采购信息的流通渠道。对于新增的采购调度岗位，要求其不仅能够根据生产计划

10、测算出各类原材料的需求量，而且还要全面掌握原材料物资的库存信息，根据原材料需求信息及各项物资的安全储备量，编制申购单。塑粉药水采购流程塑粉药水采购流程图塑粉药水采购流程图说明塑粉药水采购流程说明流程步骤说明参考资料和表单生产计划部根据订单制定制造二部生产计划。订单，生产计划采购部根据生产计划测算喷涂工序对塑粉药水的需求数量，填制塑粉药水需求清单，内容包括品种、规格、数量、到货日期等。根据生产计划，所需塑粉药水数量与产品数量之间的勾稽关系，产生塑粉药水需求清单采购副总审核测算数据的准确性。过渡阶段可由生产副总审批外协外购仓库保管员定时向采购调度报塑粉药水的库存情况。根据塑粉药水收、发、存日记帐采

11、购调度结合塑粉药水库存情况和需求清单，填制塑粉药水申购单。产生塑粉药水申购单通过对供应商的评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定塑粉药水定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密切的合作关系。参考与供应商的长期合同填制塑粉药水采购单，内容包括：品种、数量、金额、交货期等。产生塑粉药水采购单根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审批。采购员与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。必要时包括协调安排车辆运输。质检部对采购的塑粉药水质量进行检验。根据相关检验标准质检员或仓库保管员验收发现不合格的塑粉药水，立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。一般情况下，与供应商协

12、商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。外协外购仓库保管员对采购物资的品种、规格、数量进行核对。根据采购调度提供的塑粉药水申购清单验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续。登记收、发、存日记帐采购调度实时掌握外协外购仓库的收、发、存动态。塑粉药水采购流程调整前后比较分析流程调整之一：调整塑粉药水需求确定的流程。原流程为：外协外购仓库保管员在库存降到一定程度时向制造二部经理汇报，制造二部经理大致估算塑粉药水的需求量，协助外协外购仓库保管员填制塑粉药水申购单。调整后的流程：由生产计划部根据订单数量制定制造二部的生产计划，由采购部采购调度测算相应的塑粉药

13、水需求量，并经采购副总审批后（过渡阶段可由生产副总审批），由采购调度结合库存数量填制塑粉药水申购单。通过调整，可以更为科学地确定塑粉药水的需求量，不仅有利于成本控制，而且使生产系统和采购系统的流程边界的界定更为合理，同时加快了需求信息迅速转化为采购信息的进程。流程调整之二：增加采购调度这个岗位节点，由采购调度作为生产部门、采购部门和外协外购仓库的接口，科学地界定采购流程的边界，加强了采购需求的监控，还进一步疏通了采购信息的流通渠道。对于新增的采购调度岗位，要求其不仅能够根据生产计划测算出各类塑粉、药水的需求量，而且还要全面掌握塑粉、药水的库存信息，根据需求信息及各项物资的安全储备量，编制申购单

14、。流程调整之三：调整采购实施环节。原流程为：公司与定点供应商签订长期合同，日常采购时由外协外购仓库保管员将申购单直接发给供应商，实施采购。调整后的流程为：采购调度填制申购单后，由采购员填制采购单并经相应授权的采购主管审批后向供应商采购。通过调整，虽然表面上看环节是增多了，但考虑到实际操作中这部分的工作量并不是很大，处理时间较短，并不会影响到流程的执行；相反，有助于加强采购系统对塑粉药水采购的控制，降低浪费，控制成本。流程调整之四：增加了质检环节。至于实际操作中，质检工作如何进行可根据实际情况进行调整确定。商标条手提篮采购流程商标条手提篮采购流程图商标条手提篮采购流程图说明商标条手提篮采购流程说

15、明流程步骤说明参考资料和表单生产计划部根据订单测算所需商标条、手提篮等的需要，填制外协外购配货单。根据订单，产生外协外购配货单采购调度相应地填制外协外购申购单。产生外协外购申购单生产副总对申购数量、品种等进行审核。通过对供应商的评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定商标条、手提篮等的定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密切的合作关系，可以及时地供货。参考与供应商的长期合同采购调度直接与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。定点供应商备货，接到采购通知后立即送货。质检部对采购的商标条、手提篮等的质量进行检验。根据相关检验标准外协外购仓库保管员对采购物资的品种

16、、规格、数量进行核对。根据采购调度提供的商标条、手提篮申购清单质检员或仓库保管员验收发现不合格的，立即通知采购调度，并由采购调度对其进行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续。登记收、发、存日记帐采购调度实时掌握外协外购仓库的收、发、存动态。商标条手提篮采购流程调整前后比较分析调整之一：申购人员发生调整。原流程为：生产计划部根据订单制定外协外购配货单，由仓库保管员据此填制外协外购申购单。调整后流程为：生产计划部根据订单制定外协外购配货单，由采购调度据此填制外协外购申购单。通过调整

17、，由采购调度统一填制申购单，负责申购工作，增强了采购调度对采购物资的总体掌握。同时，更清晰地界定了采购调度、仓库保管员、生产计划部门的职责。调整之二：增加了生产副总审核这一环节，使得申购的数量更为科学、准确，同时也加强了对申购的控制。调整之三：采购执行人员的调整。原流程为：外协外购仓库保管员填制申购单后交材料会计执行采购。调整后的流程为：由采购调度根据生产副总审核后的申购单执行采购。通过调整，减少了不必要涉及的人员和环节，流程更为顺畅，加快了需求信息转化为采购信息的进程，提高了流程的效率。外购毛胚件采购流程外购毛胚件采购流程图外购毛胚件采购流程图说明外购毛胚件采购流程说明流程步骤说明参考资料和

18、表单生产计划部根据订单，测算外购毛胚件需求，填制外购毛胚件申购单。根据订单，产生外购毛胚件申购单生产副总对申购数量、品种等进行审核。通过对供应商的评审，由采购副总、生产副总、总经理协商，由总经理确定外购毛胚件的定点供应商（总经理可以授权采购副总审核确定）并建立长期密切的合作关系。日常由生产计划部与供应商联系采购。参考与供应商的长期合同实际向供应商采购的外购毛胚件清单向采购调度备案生产计划部直接与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。这主要是考虑生产部门对于外购毛胚件的质量情况比较熟悉，而且外购毛胚件配套供应商在崇明，由生产计划部直接进行采购有利于提高效率。定点供应商备货，接到采

19、购通知立即安排生产及送货。质检部对采购的外购毛胚件的质量进行检验。根据相关检验标准制造车间中转仓库保管员对采购物资的品种、规格、数量进行核对。根据生产计划部提供的外购毛胚件采购清单质检员或仓库保管员验收发现不合格的，立即通知生产计划部，并由生产计划部对其进行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续，入库物资信息输入电脑。采购调度实时掌握外购毛胚件的入库情况。外购毛胚件采购流程调整前后比较分析调整之一：增加生产副总对外购毛胚件申购单的审核环节。通过调整，强化了对外购毛胚件申购的审核，

20、使得申购单外购毛胚件数量更为合理，一方面有助于防止过多的外购，造成生产能力的浪费；另一方面有助于防止自身的生产任务过重，造成不能按时完成订单的生产，影响交付。调整之二：增加采购调度环节。通过调整，生产计划部向定点供应商下发的实际外购毛胚件采购清单需报采购调度备案；并且，采购调度还实时掌握其入库情况，使得采购调度能通盘掌握公司各项材料物资采购的情况。也有利于后续的付款工作。五金件采购流程五金件采购流程图五金件采购流程图说明流程步骤说明参考资料和表单生产计划部根据订单制定生产计划，并相应地测算五金件配套产品的需求数量。根据订单测算生产计划部填制五金件配货单，内容包括品种、规格、数量、到货日期等。产

21、生五金件需求清单生产计划部负责人审核测算数据的准确性。五金仓库保管员定时向采购调度报五金件的库存情况。电脑中的五金库存数量采购调度结合五金件库存情况和需求清单，填制五金件申购单。产生五金件申购单采购员向供应商询价、比价、议价，确定供应商及价格。填制五金件采购单，内容包括：品种、数量、金额、交货期等。产生五金件采购单根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审批。采购员至财务处借款或开具支票以进行采购付款。采购员付款，与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。必要时包括协调安排车辆运输。质检部对采购的五金件质量进行检验。根据相关检验标准质检员或仓库保管员验收发现不合格的五金件，立即通知

22、采购员，并由采购员对其进行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。五金仓库保管员对采购物资的品种、规格、数量进行核对。根据采购调度提供的五金件申购清单验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续，将入库信息输入电脑。电脑实时反映库存信息采购调度实时掌握五金仓库的收、发、存动态。采购员凭发票、入库证明、经审批的采购单至财务处进行报销。办公用品采购流程办公用品采购流程图办公用品采购流程图说明流程步骤说明参考资料和表单总经办办公用品保管员提出采购需求。填制办公用品申购单。产生办公用品申购单由总经办主任或相应授权人员进行审核批准。采

23、购员向供应商询价、比价、议价，确定供应商及价格。填制办公用品采购单，内容包括：品种、数量、金额、交货期等。产生办公用品采购单根据金额大小，由相应的授权采购主管进行审批。采购员至财务借款或开具支票以进行采购付款。采购员付款，与供应商落实采购，跟踪采购物资的进展，督促物资及时入库。质检部对采购的办公用品质量进行检验。根据相关检验标准质检员或办公用品保管员验收发现不合格的办公用品，立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。一般情况下，与供应商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供应商，并重新采购。办公用品保管员对采购物资的品种、规格、数量进行核对。验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资

24、入库并办理登记手续。采购员凭发票、入库证明、经审批的采购单至财务进行报销。设备采购流程设备采购流程图设备采购流程图说明流程步骤说明参考资料和表单设备需求单位提出采购申请。生产设备申购单相关具有决策权限人员对采购申请进行讨论，协商解决方案，对采购申请进行审核确认。由设备采购涉及的相关人员，如：设备部、技术部、设备使用部门与采购部门一同进行供应商评审。这里主要是考虑到设备采购的技术含量较高，采购部门难以独立完成，因此，需其它部门配合进行。生产供应商评审表与供应商进行谈判，确定合同的各项条款，包括：技术指标、性能、价格、交货期、服务、付款方式及条件等，最终签订合同。生产合同财务部按合同约定及执行情况

25、进行付款。执行合同，进行设备的安装、调试、验收工作。生产各种设备及技术文档采购请付款流程采购请付款流程图采购请付款流程图说明采购请付款流程说明流程步骤说明参考资料和表单采购调度掌握各定点供应商的物资采购入库信息，每月或定期统计定点供应商入料明细。根据各项物资入库信息，产生入料明细采购员根据入料明细，填写定点供应商的对帐单。产生对帐单相应授权的采购主管人员对此对帐单进行审核。审核确认的对帐单发供应商进行核对。对于供应商审核确认的对帐单，相应授权的采购主管人员根据合同约定的付款日期和其它情况，进行审核是否或何时付款。在某些情况下，如采购物资使用过程中发现问题，相应授权的采购主管应与供应商协商，寻求

26、解决方案。如款项已到期，且符合付款条件，相应授权的采购主管应在付款凭证上签字，通知财务可以付款。付款凭证供应商开出发票，交财务。发票采购调度或仓库保管员提供物资入库信息，供财务核对。有些物资入库信息可在内部网络上提供。物资入库信息财务部在发票、付款通知和物资入库信息的基础上，对付款进行财务上的审核。审核通过，进行付款。采购请付款流程调整前后比较分析流程调整之一：采购请付款流程的适用范围。由于公司对一些重要的原辅材料物资、外购毛胚件、外协产品等都与定点供应商建立了长期合作关系，一般情况下，日常采购时并不立即付款，而是定期结算货款。针对这一情况，此处的采购请付款流程明确了对于这些定点供应商如何提请

27、财务进行付款。流程调整之二：对采购请付款流程进行了适当规范。原流程中，主要由采购副总负责审核供应商的付款请求，通知财务进行付款。调整后的流程中，对付款审核的条件进行了相应的明确，较之以前更为规范。流程调整之三：增加了请付款流程的主动性。原流程中，先由供应商提出付款请求，我方再进行相应的核对，缺乏对采购物资统计工作及付款的整体掌握。调整后的流程，采购调度定期统计采购物资入库明细，此外，采购部门还定期与定点供应商进行核对，有利于掌握采购数量和金额的整体情况，加强成本控制。供应商评审流程(流程编号：永冠采010；流程名称：设备采购流程)执行单位流程图作业说明及表单技术/品保填写确认书 结束评估 Y

28、N Y确定价格重复打样结果 Y Y询议价打样 N N是否符合公司需求是否批准新供应商开发采购采购/品管/技术采购/品管/技术采购/品管/技术采购/品管/技术采购采购供应商档案创建流程结束评估N新供应商信息搜集及部分供应商初次拜访。由采购、品保、技术共同执行填写新供应商评审表由权责主管进行审批进行初步报价及打样作业。供应商样品必须经过品保及技术确定签字填写材料确认书通过签定，方可建立档案系统，未通过则确定是否需要重新打样确认。供应商考核流程(流程编号：永冠采011；流程名称：设备采购流程)执行单位流程图作业说明及表单取消供应商资格 原辅材料/外协/外购采购流程根据采购订单收货后 N Y Y N连

29、续3个月是否有改善通知财务付款依据针对品质、交期进行辅导 N Y进行考核厂商是否合格采购采购/品保采购/品管/财务采购供应商评审流程采购针对当月入库货物交货期进行考核，品保针对当月入料品质进行考核，填写月供应商考核表品保专人将考核结果发布至相应供货商，同时转财务做兑帐条件之依据。经考核后由品保部门主导进行供应商辅导，连续3个月仍无有效改善，则取消此供应商资格。斟选新供应商或将订单转发至其他合格供应商。供应商档案创建流程(流程编号：永冠采012；流程名称：设备采购流程)执行单位流程图作业说明及表单 Y N是否一次性供应商主管审批填写供应商主挡申请单供应商评估流程业务需要采购部采购/品保/技术采购

30、采购主管采购建立档案系统归档 Y新产品新材料的需求，更换供应商的需求，其他需求。采购、技术、品保共同执行填写供应商评核表经上述三个部门主管签核后进行初步报价及打样作业。样品必须经过品保及技术确定签字填写材料确认书。采购经办人员填写供应商档案申请表新的供应商档案创建必须呈采购副总签核。建入系统归档。供应商档案维护流程(流程编号：永冠采013；流程名称：设备采购流程)执行单位流程图作业说明及表单填写变更表单 Y供应商信息更改采购主管审核 N采购采购采购主管采购/财务财务财务流程系统维护通知财务供应商信息更改，例如帐号、税号、名称变更。采购经办人员填写供应商信息修改申请表是否含财务数据、通知财务。采购做系统维护并通知财务。第二部分 采购系统组织结构整合采购系统组织结构整合的总体思路组织架构的整合主要基于业务流程的整合设计，应明确各业