企业人力资源管理e化之评估与建构

1、行政院劳工委员会职业训练局 PAGE 228【九十年度企业人力资源发展与管理系列演讲专辑】企业人力资源管理e化之评估与建构壹、前言润泰集团在三年前推动人力资源管理化，完成了计算机化系统的建立。在信息化管理系统中最困难的部份就是薪资管理系统，过去整个里旧的的薪资管理系统很复杂，甚至使用手写式的的薪资管理系统，尽管现行已使用WAP方面的薪资管理理念，但事实上系统数据库，还是一个老旧的数据库。因此，在整个化的过程当中，如何在一个极为本土化的企业中建构一个标准化作业计算机化的系统？信息系统存在一种程序与方法的关系，因此信息化的过程需具备清楚的程序，任何的信息系统都具有辅助的功能。人力资源就是化的过程中

2、，系统容量可大可小，包括人员安置、训练、发展评估，以及薪资、安全、卫生等相关信息，在新进人员加入公司时，必须填写相关文件，目的便是从事该类管理。人力资源管理统好比计算机处理系统，应可提供信息的累积（信息的储存、处理与增长）、维持（信息随时更新符合实际需求）和传递（提供使用者相关信息）个人必须累积信息系统中的数据，并能重复及有效运用该信息。例如人力资源管理系统中的负工基数据即可不断地重复运用，包括员工的年龄、学历，在职时间长短以及工作内容等，在企业从事人力盘工作时，者会使用到该资，因此信息化系统最重要的功能，便是建立与累积所有意义。相关的信息，并能维持信息的存在。因此人事工作也相对存在着机密性。

3、现今的信息管理系统在某种程度是一个开放性的系统，假如一个信息管理系统设立多重的防火墙, 这样的信息管理系无存在的必要。真正机密资便不可置于该系统中，一旦该数据置于此系统中，公司内部各部，例如信息部门、人事部门、财务部门等都可读取该信息，因此，系统功能便在于可有效保存大量数据并随时运用。在过去企业的人力资源作业过程中，必须调阅大量数据，现在只要建立一套信息管理系统之后，便可以效的成为决策的最佳辅助工具。例如从事人员甄选作业时，只要事先订定甄选资格条件，便可以帮助决策。信息管理的过程不只是数据储存而已，而是最后提供决策的参考，信息化管理过程当中，最重要的是先清目的所在，是否只是储存数据的功能？亦或

4、是还有计算的功能，或者是成为有效的决策辅助工具。事实上，企业的最终目的是希望人力资源管理系统可以提供直接辅助中高阶层主管在能力运作方面与人力盘点方面的决策。在过去尚未信息化的时代，人力资源盘点作业，是一项很辛苦的工作。在当时，企业若要从公司人才库中寻适合某一部门职缺的人选，往往要花上一段时间。若是具有一套快速的辅助系统，可以直接审核中高阶主管资格，如此一来，便可大力强化决策的实时性，因此人力资源管理系统的辅辅助决策功能相当重要，当企业所要求的功能越多的时候，相对地在之前的系统预算过程当中所需的结构性考虑便要越清。然而，过去台湾本土企业信息化过程中，只是视眼前需要而建构，以致于到后面系统有庞然怪

5、物。因此要事先了解做信息化建构的过程当中，系统的范围到那里及可完成什么工作，如储存数据或是数据维护。系统上数据的开放，须视对象的不同来传递相关讯息。所以在做人力资源信息化管理时，中高阶的讯息基层看到的讯息是不一样的。所以在做报表和讯息传递的部份要思考用什么方式来呈现。假如公司的文化相对性是较科技化或是较公开化，可以公开跟流通的讯息就比较多。贰、关注（末端）使用都需求做任何事情时要想到最后使用端者使用数据的用途是什么，以绩效考核来讲，以前的做做绩效考核，最快方法是直接key in在纸张上，主管是否有意愿遵循，使用计算机化的绩效考核制度时，假如觉得困难的话，可能数据输入的过程就会请别人代为输入，此

6、数据就是不晓得是正确或是错误，因此在设置此种系统的时候，要想到不是旧的人力资源人员来使用人力资源管理系统。因为人力资源管理系统有很多到最后会发展到最高阶的决策性辅助性系统。人力资源管理是一层层往下授权，不是主管没办法立即负起他人力资源管理上的责任，所以在这样的一个过程当中，如何让管理者真正愿意使用人力资源信息系统负起直接主管的人力资源管理的权责。Begin with the end。在建立人力资源信息管理系统的前置作业时，先了解管理者希望透过系统的使用可以提到什么样的辅助数据或是报表，如人力成本、人力规格等。并在系统建构过程中，要清楚的告知员工，此系统建构完之后对大家有什么好处，提高支持率。此

7、外，需注意因导入HRS所带来管理者管理习惯的改变，是否能适应计算机化作业。而人事系统最难的部分是签核流程的界定，如谁能提、谁能核、谁能决等，所以必须在计算机上定义清楚，它会影直接影响到所有管理者在做人员管理相关的作业过程。参、人力资源管理的趋势在计算机化管理导入过程当中，人力资源管理最大的趋势是人跟事的管理。一是员工代言人，面对员工的需求、问题和意见的提出做出响应与讨会。的行政专家，做薪资管理的行政相关的行政，做人事的行政非常非常的多。一是行政专家，如薪资管理相关的行政作业。肆、组织发展之阶段性需求一、人力资源相关行政作业会被计算机取代掉。二、在导入人力资源信息管理系统时，人力资源管理角色会慢

8、慢地提升到策略与变革的角色。三、在信息化过程中，要做人力资源化之SOP，签核流程的管理标准与将员工的数据、绩效指针、用人的价值公司文化价值要做资源整合。伍、确认公司人力资源管理体系人力资源管理人员在制定公司的制度，都是管理都与投资者价值文化理念的延伸，怎么看待员工、怎么认员工绩效、怎么做员工的奖赏等，都是透过所发展出来的制定去规范，以呈现企业和老板的理念。在导入信息化系统前，要先了解公司组织的潜在文化、有形文化和无形文化，尤其是最高阶老板的想法。界定人力资源的议是可被公开多少、可被讨论多少。因此在选择信息化导入的设备跟软件时，须视与公司的组织的阶段性发展目标和管理文化理念合不合之外，并清楚并确

9、认每个层级所授权的部份，否则公司信息人员会无所适从。陆、发展HRIS所需之作业流程一、组织的数据文件二、关于取务和员工的数据文件柒、确认作业之SOP（Standard operation procedure）基础工程是在做系统化的过程当中花最多时间的，所以要确认作业之SOP。捌、关键性绩效指标一、企业实施一作业程改善或导入新方法时，用以衡量绩效性指标值，藉以判断导入前后的差距。二、建新企业在实施新方法，先选择绩效指标，例如该企业希望能够改善人员遴选之效率，应建立有关人才库存及能力评鉴等指标，若是偏向增加企业人力成本控管时，则需建立人力成本占营业收入的比率。三、在HRIS的发展中，最重要的就是政

10、策（policy）的确认，与规格条件的设定有很大关联。玖、掌握IT的效益人力资源管理者要负起人力资源系统开发的责任，并要有变革的能力。此外，要有系统化的思考，亦即所发展什么样的管理工具要清楚确认。拾、与MIS人员合作让公司的IT人员很清楚，他需要做什么样的Data的摄取，什么样的运作，那有什么样的Data要Input进来，这个部份是系统化思考。在系统的导入过程当中，请公司的信息处的人派一个专责的IT人员做整个系统的发展的窗口，让IT人员了解里面的内容、管理的重点、管理的谨慎的部份，且直接邀请他一起参与系统流程规划的会议，且明确告诉他各种的限制及设定的条件和原则，并且做书面确认。让MIS人员成为人力资源管理人员的助力。拾壹、设备需