档案实体进馆工作流程和注意事项

1、档案实体进馆工作流程和注意事项苏州市档案馆 孙勤康目 录一.准备阶段二.实施阶段三.档案移交进馆阶段四.进馆实体材料移交清单一、准备阶段1、学习了解学习进馆工作相关文件、规定、培训材料等查看档案室实际情况，包括档案收集现状、归档整理情况，掌握室藏档案的类型、保管期限、年度、数量等情况。主要文件市委办公室 市政府办公室转发市档案馆关于做好到期档案移交进馆工作的意见的通知（苏委办202039号）；关于到期档案（第一批次）三年进馆计划的通知（苏档馆发202056号）；关于印发市级机关团体企事业单位档案移交与接收进馆规范的通知(苏档馆发202037号)2、联系咨询建议与档案馆保管利用处联系，咨询电话：

2、65732875。咨询重点：室藏档案的分类方案是否合理、档案划控与解密的业务咨询、档案进馆的范围等。对个别确实有必要的单位，保管利用处酌情派人上门察看。3. 检查准备对照苏州市档案馆保管处档案进馆实体材料移交清单（附件1）和进馆工作相关文件、规定、培训材料等，对室藏档案是否符合进馆要求进行全面检查，对进馆工作的工作量、人员与经费的需求进行评估，据此制定进馆工作计划并落实各项措施。二、实施阶段1. 分类方案调整对不合理的室藏档案分类方案进行调整，主要是对档案目录号进行合理确定。进馆单位室藏档案的目录号应与苏州市档案馆的馆藏档案的目录号相衔接，保证馆藏档案不重复、不跳号地按序编制目录号。一般来说，

3、目录号先排确定进馆的档案类型，再排今后可能进馆的，最后排确定不进馆的。2. 鉴定对照归档范围和保管期限表，对档案保管期限进行鉴定，检查有没有需要升级或降级的档案。如有保管期限调整，会涉及档号的调整。3.整理档案对照苏州市档案馆保管处档案进馆实体材料移交清单（附件1）和进馆工作相关文件、规定、培训材料等，进行档案实体、目录、数字化和全宗卷等方面的整理（或整改）。在此阶段，相关归档文件目录、案卷目录、全引目录暂时不用打印。4.解密按照国家保密局2020.6.28印发的国家秘密解密暂行办法，做到对所确定的国家秘密移交档案馆前必审核。填写涉密档案移交目录，可参见涉密档案移交目录（示例）（附件2）。未到

4、解密期限的在备注里说明。涉密档案移交目录（示例）5.划控档案划控必须正确处理好保守秘密与开放档案的关系，在保守秘密的前提下最大限度地对社会开放。一般来说，开放档案占比不低于30%。划控流程说一说进馆单位对进馆档案提出进馆档案划控报告并附目录。注意，各单位在形成档案划控报告初稿后，先报档案馆保管利用处，再召开档案划控终审会议并签字。进馆档案划控报告（示例）进馆档案划控报告最后有个划控结果6.提交下列进馆初审材料 使用合适方式（不要用数字档案2.0系统）向保管利用处提交下列进馆初审材料（不用签字盖章）：档案移交进馆申请表（按档案实体真实情况填写）档案交接文据（附档案交接明细，按档案实体真实情况填写

5、。照片数量按张，实物、音像按件统计数量）档案交接明细。作为档案交接文据的附件，按档案实体真实情况填写。应按档案类别、保管期限、年度、目录号或机构问题等依次排序，并与归档文件目录的排序保持一致。进馆档案划控报告（附三种划控目录：需控制利用的档案目录、可以提前开放的档案目录、到期开放的档案目录）。涉密档案移交目录（注意用纸质版，不要用网络或光盘、U盘等介质传输）。全宗卷。注意：使用数字档案2.0系统的单位注意：此阶段请勿在2.0系统中提交进馆申请。划控目录的装订整理划控目录一定要按序装订，不得随意。三种划控目录分开装订，可以再按档案门类或保管期限分开装订。每本划控目录中，首先按档案门类分类排序。每

6、个档案门类中： 按卷整理的再按目录号、卷号等排序， 按件整理的再按保管期限、年度、机构问题等依次排序。档案移交进馆申请表（示例）档案交接文据（示例）档案交接明细（示例）划控目录用硬封面装订，贴上标签。标签标注清楚，全宗号、全宗名称、目录号栏用红章，其余栏目用黑色水笔填写。7. 上门抽查质量苏州市档案馆保管利用处初审通过后，派工作人员上门抽查进馆档案质量。三.档案移交进馆阶段档案质量抽检过关后，档案馆将组织第三方对进馆档案进行校验。建议：案卷目录、全引目录、归档文件目录须在实体档案、电子档案等基本无误后，再打印装订。档案质量校验完成后，使用数字档案室2.0系统的单位，在2.0系统中提交进馆申请。四.进馆实体材料移交清单详见苏委办202039号、苏档馆发202037号等文件。下列档案进馆实体材料由苏州市档案馆保管利用处接收，清单中不含苏州市档案馆信息处接收的档案材料：进馆时应移交下列实体材料档案移交进馆申请表 2份档案交接文据3份（附档案交接明细，交接明细按每个年度、机构问题逐行填写）进馆档案划控报告 1份检索工具1套（案卷目录、全引目录、归档文件目录、需控制利用的档案目录、可以提前开放的档案目录、满25年可以开放的档案目录、涉密档案移交目录