办公室接待礼仪培训（31页)ppt课件

1、 办公室接待礼仪培训课件社 交 礼 仪.一办公室接待概述 迎来送往、会议、接待是办公室任务的重要内容之一，也是表达办公室任务才干和程度的重要方面。办公、接待中的礼仪，最能反映办公室任务人员的文明素质、办事效率，在很大程度上也代表一个公司的笼统。.一内部人员办公行为礼仪要求一、举止行为规范：1每日上班须按要求着任务服；2在办公区域要精神丰满，不打瞌睡。坐立要端正，不准坐在桌面上、脚放在桌面上等不雅观的行为；3办公场所要坚持环境清洁，不随地吐痰，乱丢废弃物，办公用品摆放整齐；4在公司遇到同事应自动向同事打招呼问好；5离兴办公室应自动向同事打招呼阐明事由，并填写；6当客人进入办公室区域后，起立、点头

2、表示表示欢迎。.一内部人员办公行为礼仪要求二、言语行为规范：1提倡员工运用普通话；2注重言语文明规范，不得讲粗话、脏话。办公区域内不得大声喧哗。言语尽量做到准确、亲切、生动、语速适中，尽量适度，吐词清楚，用词恰当，态度温暖；3应留意言语习惯，无论对上级、对同事、对下级、对客户都应养成“请、您好、谢谢、不客气、对不起等文明礼貌用语习惯；4应留意言语技巧，尽量运用恳求式言语，有要有伤他人自尊心和人格的话，尽量防止命令式言语，少用否认式言语，说话要留意察言观色，回绝时要尽量委婉；.一内部人员办公行为礼仪要求三、会议礼仪：员工参与各种会议时，都应遵守以下规定：1员工参与会议，应提早五分钟到场，不得迟到

3、、不得早退；2会议期间，手机应封锁或调为震动、静音；3开会应端正坐姿或站姿，仔细倾听，不得交头接耳或无故打断会议进程 ；4只需当主持 人宣布散会时，参会人员方可退场 。中途有事应向上级指点请假 ，不得擅自分开；.二外部人员来访接待礼仪四、邮件发送时礼仪：1邮件的标题、称谓、落款： A:在邮件中的主题一栏注明标题，让人一看即知，以便收件人快速了解邮件内容，也便于以后对于邮件的查找。 B：称谓：假设对于有明确的职务，应在姓后面加职务，并在称谓后另起一行写您好的话语； C:在邮件的结尾时尽量加上“祝愿语或者“谢谢之类的词语，表示此封邮件终了或者让收件人有个好心境，也显得发件人很有礼貌；2)邮件的发送

4、对象及跟踪 A:收件人：当邮件发送的人很多时，收件人只能写一人，而这个人是详细此邮件的执行者；其它相关人员邮箱放在抄送人一栏中，防止出现责任人混乱、无人管的景象； B:抄送：抄送必需按照收件人的职位高低，以对方为尊的顺序填写； C：寻求其它部门支持的邮件，发送给寻求支持的人，同时抄送给他的直接上级及本人的直接上级； D：牵涉到公司及人事相关邮件时，不可同级发送，需报送本人的上级，根据邮件的不同性质，可分部门、级别的发送；.二外部人员来访接待礼仪四、邮件发送时礼仪： E:不可将公司内部的往返邮件直接转发给外公司人员，最好是另写新邮件； F：对一件事的沟通邮件，尽量在原邮件根底上回复，以便查看事件

5、的延续性， 便于追踪; 3)邮件内容 A：假设带有附件，尽量将附件内容截屏放在邮件正文当中并进展总结，防止收件人一一翻开附件才干知道附件内容； B:邮件正文应层次明晰、内容明确；将所要表达的内容陈说清楚。写完邮件时间只需不是特别紧急的情况下，写完后应从头到尾看一下：能否有错别字？是不用词恰当？能否将想要说的问题阐明清楚？ C:写邮件是不能将个人的恶劣心情表达出来，留意本人的言辞；不可以将本人的客观推测作为必然现实写入邮件，写邮件时要将现实了解清楚；4)沟通、确认和反响对重要的沟通事项，邮件发出后要与收件人确认提示对方引起关注。.二外部人员来访接待礼仪 办公室接待的原那么： 1热情相待 2耐心细

6、致 3规范有序 4合理节省.二外部人员来访接待礼仪1、接待规格的根本内容 1接待规模的大小； 2接待方主要人员身份的高低； 3接待费用支出的多少；2、接待规格确实定 1高格接待:制造专门的接待方案 2低格接待：不需求接待方案 3对待接待：根据实践情况看能否需求制定接待方案.三外部人员来访接待礼仪1、充分做好预备任务 1环境预备： 2物品预备： 3全面掌握来访信息： 4制定接待方案： 5安排落实义务：.二外部人员来访接待礼仪2、热情周到的做好接待效力： 1热情迎接：重要来客 A：准确了解客人身份、人数、性别、车次、航班，提早预备好交通工具、预订住宿。 B：安排与客人身份、职务相当或相应的人员前去

7、迎接； C：主人应提早到达车站、机场恭候； D：帮客人办理手续并将客人领进房间，同时向客人引见信息的效力、设备。将活动的方案、日程安排、地图或旅游图、名胜古迹等引见资料交给客人，不要立刻离去。可视情况稍作停留，热情交谈，可价绍客人参与的活动、当地风土人情、天气等；不宜久留。思索到旅途劳累，让客人早些休憩； .二外部人员来访接待礼仪1热情迎接：普通来客 A：问明客人身份，欲访何人，所为何事，能否约定； B：请客人稍侯，为客人联络要找的担任人，征得担任人赞同，可引导客人前往。客人要找的担任人不在时，要明确通知对方担任人到何处去了，以及何时回公司。请客人留下、地址； C：我方担任人由于种种缘由不能马

8、上接见，要向客人阐明等待理由与等待时间，假设客人情愿等待，应该向客人提供茶水、杂志。备注：普通性来访客人原那么上不允许进入办公区域，需求接待处等候；在无人陪同的情况下，不得私自在办公区域闲逛。 .二外部人员来访接待礼仪2正确引导： A:陪同客人行路，主陪通常应请客人位于本人的右侧，以示尊崇，本人并排走在客人的左侧；伴随人员，应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点。 B：当走到拐弯处，应走在客人的左前方数步的位置，用手表示方向，同时礼貌地说：“请这边走。 C：在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配合步伐，让客人走在内侧。 D：上下楼梯的引导方法。上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在

9、后面。下楼时，接待人员走在前面，客人在后面。下楼梯时，接待人员应该留意客人的平安，普通客人走内侧、靠墙的一侧，接待人员走外侧、靠扶手的一侧。 E：假设环境比较复杂，接待人员应该一直在前引路。左右、内外同上。乘坐电梯的引导方法。乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，按住 开的按钮，等客人进入后封锁电梯门，按目的楼层按钮。到达时，接待人员按住 开的按钮，让客人先走出电梯。.二外部人员来访接待礼仪3讲究礼仪次序引见A：为他人作引见时，必需遵守“尊者优先知情原那么 ，详细为：把男士引见给女士，把职位低的人 引见给职位高的人，把晚辈引见给长辈，把未婚者引见给已婚者，把主人引见给客人，把非官方人士引见给官方人士

10、； B：引见者应手心朝上，手背向下，拇指悄然张开，四指并拢，以肘关节为轴，指向被引见者一方，并向另一方点头浅笑。引见时通常要用敬语和祈使句，如：王小姐，请允许我为您引见；请允许我来引见，这位是； C：自我引见时，要先面带浅笑问好，得到回应后，再向对方简要引见本人的单位、部门、职务、姓名； D：当本人被引见给他人时，要面带浅笑、点头致意； E：引见终了后，握手并问候，如可以说“您好，XXX先生/小姐！ .二外部人员来访接待礼仪3讲究礼仪次序握手A：在公务场所握手时，伸手的先后次序主要取决于职位、身份； B：在社交、休闲场所握手时，伸手的先后次序主要取决于年龄、性别、婚否； C：在接待来访过程中，

11、当客人抵达时，应由主人首先伸出手来与客人相握，而在客人告辞时，那么由客人首先伸出手来与主人要相握。前者是表示“欢迎，后者就表示“再见； D：与人握手时，应上身前倾,两足立正,伸出右手,四指并拢,拇指张开,间隔对方一步左右,双目凝视对方,面带浅笑,与之相握。握手力度不宜过大,但也不宜毫无力度。时间不宜过长,普通3秒钟左右即可。切不可带着手套与人握手。上级在先、主人在先、长者在先、女性在先 .二外部人员来访接待礼仪3讲究礼仪次序问候A：普通的问候，用于彼此不大熟习或初次见面的人之间，可以说“他好、“一路辛劳了之类；特殊性的问候，用于彼此已相识、关系比较亲密的人之间的问候； B：普通讯问一下对方的任

12、务、身体情况，假设关系比较亲密，也可以讯问一下对方的家庭情况； C：问候时攒称谓：是指点那么直接称谓姓加职务；普通人员就称谓姓或名，较熟习的人员叫名更亲切； D：在外事活动中，对国外女性的称谓分夫人、太太、小姐、女士四种，没搞清楚对方能否已婚时，称女士或小姐为好；日常规定：1早晨上班见面时，相互问候“早上好上午十点以前，当指点或来 客到现场观赏时点头致意、问好；2因公外出应向部门的其他人员打招呼；3下班时也应打招呼后再分开，如“再见、“明天见.二外部人员来访接待礼仪3讲究礼仪次序乘车A：乘车时，接待人员要代客开车门，请指点或来宾先上车，而后本人再上车，待指点和来宾坐稳后再关门。 B：下车时，要

13、自动为指点或来宾翻开车门。 C：乘车时轿车司机后座为指点席或主宾席，后座右侧为陪同席或主人席，司机旁边座位为警卫席或秘书席。假设由主人亲身驾驶，以驾驶座右侧为首位。 D：吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊。 E：游览车以司机座后第一排即前排为尊，1 号座位在临窗的位置 .二外部人员来访接待礼仪会见会议需求留意的礼仪：迎候陪见人员或接待人员引导客人按时到达会见场所。主人应在会客厅门口或大楼正门迎候，假设主人不到大楼正门迎接，应由任务人员在大门处迎接客人，将客人引入会客厅。 就座应请客人坐上座 (普通接近门的一方为下座，远离门的一边为上座)。应请客人坐于主人右首，记录员译员安排在

14、主人和主宾的后边，其他客人依顺序在主客一侧就座，主方陪见在主人一侧依次就座。 .二外部人员来访接待礼仪会见会议需求留意的礼仪：座次1会议普通用长方形桌子，宾主相对而坐，以入门方向为准，主人位于左侧，客人位于右侧。2主谈人居中，其他参与谈判的人员按顺序依次向右陈列。3如有译员，应安排于主谈人右侧。4记录员可安排在后面，也可安排在谈判桌一侧就座。5以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。 .二外部人员来访接待礼仪签字仪式的安排：1主方安排一位仪式主持人。2签字人员入座，主左客右。3其他人员分主客方按身份顺序陈列于签字人员座位后4双方助签人员分别站在各自签字人的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。5双

15、方签字人员在本方保管的文本上签毕后，由助签人员相互传送文本，再在对方的文本上签字，然后由签字人交换文本，相互握手。6之后由礼仪小姐送上香槟酒或红酒，主客双方干杯相互祝贺。7双方简短致词主先客后后合影留念 .二外部人员来访接待礼仪会议主席台座次安排：1主席台必需排座次、放名签，以便指点同志对号入座，防止上台之后相互谦让。2对上主席台的指点同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。3指点同志到会场后，要安排在休憩室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。4如主席台人数很多，还应预备座位图。如有暂时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签过失或指点空缺。5还要留意仔细填写名签，谨防错别字出

16、现。.二外部人员来访接待礼仪指点为单数时，主要指点居中，2号指点在1号指点左手位置，3号指点在l号指点右手位置.二外部人员来访接待礼仪指点为偶数时，1、2号指点同时居中，2号指点依然在1号指点左手位置，3号指点依然在l号指点右手位置.二外部人员来访接待礼仪宴会时座次安排：桌次的陈列1举行正式的西餐宴会时，通常采用圆桌，各桌人数不宜超越10人，主桌可采用较大的圆桌，其它餐桌须大小一致。2桌次安排应遵照如下三项规那么： A:“以右为上。当餐桌有左右之分时，应以面向门的右侧之餐桌为上桌。 B：“内侧为上。当餐桌间隔餐厅正门有远近之分时，普通以距门较远的餐桌，即靠内侧的餐桌为上桌。亦称“以远为上。 C

17、：“居中为上。当多张餐桌陈列时，普通居中央者为上。 以上三种桌次陈列的常规做法往往是交叉运用的。.二外部人员来访接待礼仪宴会时座次安排：座位的陈列西餐宴会上席位的详细规那么有： 1面门为主。正式宴会时，主桌主人通常坐在面向餐厅主门、能纵观全局的位置；有两位主人时，第二主人与主人相对而坐。同桌上其他成员的席位安排根据礼宾次序，以离主人座位远近而定，主宾双方交叉陈列。2主宾居右。按照“右为上的原那么，主人的右侧为第一宾客，左侧为第二宾客；第二主人左右两侧亦同，分别安排第三、四宾客。其他随从人员那么坐于其他的席位上。3好事成双。根据中国传统风俗，每桌就座人数最好为双数，以示桔祥。 .二外部人员来访接

18、待礼仪接待礼仪：接1铃响二声须尽快接听。2接时请坚持浅笑，先自报家门：“您好！青岛世纪瑞丰集团公司XX部XXX，请讲 ；3确认对方身份，讯问来电事项；4确定不属于本部门管理之事，应礼貌告知其应该联络的人员或。5通话终了后，请说“再见。6假设接到打错，应温暖友好地通知对方：“对不起，您打错了。.二外部人员来访接待礼仪接待礼仪：打1打之前，按以下六点理出重点，以免浪费时间，分别为： 何人WHO 何地WHERE 何时WHEN 何事WHAT 缘由WHY 如何HOW2拨通后，礼貌问候并自报家门：“您好！我是青岛世纪瑞丰集团公司XX部XXX，请找XXX、“您好！我是XXX，请找XXX。3通话条理明晰，简明扼要，突出重点和要点。4通话终了时要说“再见，双方中尊者先挂。5假设打错，应说声“对不起。.二外部人员来访接待礼仪接发