图书馆档案管理工作探析

1、图书馆档案管理工作探析1图书馆档案及其特点1.1概念。档案是指人们在社会活动中形成并保存下来以备查考的文件。是指过去和如今的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。图书馆档案就是指图书馆及其工作人员在各项工作活动中产生并归档保存下来，且具有查考价值的材料。其内容非常丰富，它主要包括文件上级文件、馆内文件、规划方案、报告批复、工作人员的根本情况、科研成果记载、年度工作总结、考核评估、业务工作、馆舍情况，等等，真实地记录了图书馆每一个时期的根本状况，提醒图书馆开展轨迹，所以档案管理是图书

2、馆管理工作的组成局部，也是社会文化的一局部。它为图书馆向更高层次的开展，提供真实可靠的根据。1.2图书馆档案的特点。图书馆档案除有其他档案具备的特点外，又具有自身行业特性。归属性：图书馆档案一般隶属于上一级组织，并承受上一级组织工作指导。比方社会图书馆隶属文化部门，学校图书馆隶属学校。所以，图书馆所保存的档案大多数是关于自身建立、活动、馆员情况等文件资料，一局部是上级部门下发的文件及档案复制品。比方文化部门针对单位颁发的有关图书馆的政策性、指导性文件；图书馆移交上级部门的馆开展规划、年度总结等文件。针对性：社会各行政组织都有自己的行政材料、通知、行业制度等，图书馆不会把所属行政单位的全部资料作

3、为档案保存起来。以档案方式保存下来的，都是涉及图书馆或者与图书馆工作相关的资料，比方文化建立、读书活动等材料。对于一些时效性特别强文件、通知、政治学习材料等，因为上级部门保存，图书馆一般不作为档案重复保存。但是，对于行业重要文件，比方?文化部、财政部关于推进全国美术馆、公共图书馆、文化馆站免费开放工作的意见?、?全国公共图书馆事业开展十二五规划?等纲领性文件，图书馆要倍加关注，复制保存。增强针对性才能防止图书馆档案的庞杂，保证图书馆档案的行业特性。详细性：图书馆档案有很强的详细性，它不仅是上级部门管理工作的一局部，又是图书馆各项工作的组成局部。图书馆各部门工作细那么、行为标准、工作流程、业务档

4、案、统计数据、统计报表，等等，真实地记录图书馆各工作岗位状况，真实反映图书馆每一阶段的工作状态，这局部资料在图书馆档案中占了重要局部。2图书馆档案在图书馆开展过程中的作用图书馆档案真实、详细地记录了图书馆的建立、开展与演变。社会文化建立快速开展，数据时代到来，使图书馆不断涉及新的文化领域，所产生的社会影响也越来越大，档案管理与挖掘在图书馆开展过程中显得尤为重要。2.1图书馆档案为图书馆开展提供根据和参考。图书馆档案是对图书馆各方面最原始记录，它包含图书馆组织、馆舍设施、人员编制、科研成果以及图书馆开展和参与各项活动详细情况，有着很强的真实性与可靠性。通过档案可以理解图书馆各阶段工作环境，业务状

5、况、读者效劳以及专业技术人员的科研情况；理解图书馆各阶段信息资源构造及资源建立状态；在管理决策过程中可以从中发现问题、解决问题，有的放矢地制定出开展规划。同时，图书馆档案是行业评估最有力的佐证，在全国第四次公共图书馆评估定级中，评估标准所涵盖的六大项工作，需提供相关档案材料的工程高达60%以上。由此可以看出，丰富翔实的档案资料是图书馆工作步上新台阶的重要保证。2.2图书馆档案为图书馆人才建立和情报学研究提供可靠保证。科研代表着一个图书馆的专业研究程度和业务工作水准。图书馆档案真实地记录着每一个馆员的业务素质及学术情况。这些资料为后人开展理论研究、提升业务素质打下了基矗图书馆管理者根据档案资料，

6、制定出科学合理的人才培养与科研规划，进展科学合理的考评与管理，为图书馆人力资源建立提供真实根据。档案更是新人承受业务骨干的传、帮、带，尽早进入工作状态的最正确途径。系统完好的档案资料，为图书馆学、情报学研究提供现实根据。2.3图书馆档案是社会、组织文化建立的一局部。无论是社会图书馆还是高校图书馆，档案是社会文化建立的一局部，是文化建立的历史记忆。就图书馆本身而言，图书馆是社会文化开展和文化展示的窗口，社会信息的集散地。因此，图书馆档案资料有着很高的社会文化价值，对社会文化建立有着特别的意义。2.4图书馆档案是对读者进展教育的重要教材。图书馆的效劳职能决定了其档案资料来源于社会各阶层的文化需求，

7、有相当一局部档案资料是读者与图书馆的联络信息。图书馆通过档案资料理解读者的需求意向，利用自己的馆藏数据、管理数据、馆员介绍等第一手资料向读者展示图书馆的开展情况，教育公众、引导公众利用图书馆、热爱图书馆。3图书馆档案管理存在的问题3.1管理意识淡薄，缺乏健全的管理制度。信息数字化、效劳现代化是展现图书馆工作的亮点，忽略档案管理是图书馆的共性。计算机技术的普及，人们对数字资源的利用率远远超过纸本资料。数字图书馆建立成为图书馆管理的重中之重，档案建立与管理边缘化已成事实。意识缺乏、认知薄弱导致图书馆档案管理松散，没有根本的管理制度与搜集整理措施。档案的管理只是习惯性无序存放，对大局部图书馆建立、开

8、展以及在各项政治、文化活动中相关资料不做归整和深度开发，导致重要档案信息缺漏项普遍，丧失现象时有发生。一旦使用，便出现检索困难，查准率低，造成无法弥补的损失与遗憾。3.2管理形式落后，档案利用率低。图书馆档案管理形式落后，严重脱离新时期的管理方法。一个书柜装载一个图书馆历史的档案管理形式非常普遍，尤其是在数据库、行业网络、资源共享等信息技术深化社会领域的今天，传统的档案形式、落后的管理方法、无序的资料存放都为图书馆档案利用带来困难。这种场面且不说为社会文化建立提供高.Ll.质量的信息效劳，就是对图书馆行业网络开发也很困难，更谈不上行业档案共享。在这种条件下，图书馆档案利用率也只是保存在资料的传

9、统查验，起不到应有作用。3.3管理人员专业素质有待进步。图书馆档案管理人员的综合素质决定档案管理程度的上下。目前图书馆档案管理人员大多是办公室人员兼管，他们缺乏档案管理意识和专业知识，只做一些日常工作档案的简单归类与存放，不重视档案归档，更谈不上挖掘资料科学建档的才能。4进步图书馆档案管理程度的对策4.1树立一盘棋思想，健全图书馆档案管理机制。进步管理意识是做好档案管理的基矗图书、信息资源、档案对图书馆来说是不可分割的整体。图书馆要全面开展，一定要把档案管理纳入图书馆开展规划中来，并把它作为衡量图书馆管理程度的重要标志。管理上采取分工不分家的形式，设置专人管理图书馆档案。保持档案管理人员岗位稳

10、定性，定期进展专业培训。制定详细管理制度、标准工作程序、明确管理职责，把档案管理纳入图书馆建立轨道上来；另一方面，通过讲座、宣传等方式进步读者对图书馆档案的利用意识。引导读者从图书馆档案信息中理解图书馆的人力资源、各项规章、信息分布及最新信息状况。实现档案信息与信息资源价值共存的良性状态，使图书馆与读者相融相得，以此促进图书馆的建立与开展。4.2科学鉴定，有序挖掘。图书馆档案关系到图书馆方方面面，可纳入档案的信息广泛而庞杂，档案鉴定尤为重要。设立鉴定小组，从实用价值、历史价值、保存意义等角度对要搜集的资料做出科学鉴定；根据来源、时间、内容等来判断信息资料对本馆的意义，确定保存的永久性或临时性，

11、并制定相应的时间表，对档案进展上交、复制和剔除。有序挖掘是图书馆档案管理的关键。图书馆在考虑独立性的同时，要兼顾与档案部门的横向联络，重视信息共建。把与图书馆相关的文件、材料吸纳到图书馆档案中来，突出特色，实现独立完好，又具特色的全方位的图书馆档案信息系统。4.3加快档案信息的数字化建立，实现管理双轨制。图书馆档案管理数字化，就是利用计算机对档案信息进展检索、统计、搜集、登记等，减少档案归档的各项手续与流程。数字技术是现代图书馆的核心，利用优势，争取上级部门的支持，改善管理设施，实现档案信息数字化。但是，档案信息数字化，并不代表废除传统的纸质档案。数字化了的档案讲究存放环境高，又脱离原始载体，其稳定性变弱，在特定环境下影响信息再现；而纸张的物理性能和固态特征，决定了它的耐久性和原始性，寿命可达数百上千年。因此，数字化了的档案与纸质档案存在着严密的互补关系，实行电子档案、纸质档案并存的双轨管理，是进步图书馆档案管理程度的最正确方案。4.4注重档案管理人员的综合素质，进步效劳层次。图书馆档案现代化管理属于一种人与机的结合系统，图书馆的档案管理工作人员是该系统中的一局部，其地位与作用是非常重要的。首先，进步管理人员的档案意