时间管理导师幻灯片

1、重要原那么：做参与者，做实施者，而不是做旁观者！1我们将分享到： 时间管理是什么？ 时间管理为什么？ 时间管理应遵循的原那么有哪些？ 时间管理包含的技能有哪些？2首先，请紧紧记住：时间是：每个人都平等拥有的、非常重要的不可再生资源。失去它，你就失去了一切！3时间管理是：工作与生活的平衡知识的综合运用低投入高产出获得成功而又丰富的人生 不是：看上去完美的工具、方法根本上没有用的重要性-紧迫性矩阵形式主义根本上没有用的人生-目标管理表格主义根本上没有用的时间分解图文牍主义根本上没有用的事件纪录图4你有时间意识吗？ 你知道你的时间资产有多少吗？ 当你走进办公室的时候，你是否已经把今天的计 划牢牢地印

2、在脑海里？ 你清楚你的工作职责吗？ 你是否清楚地意识到你应该完成什么工作，在这 个星期？这个月？这个季度？ 如果你是管理者，你有授权吗？ 如果你是执行者，在接受任务的时候有没有考虑 过需要多少资源？在无法及时完成时会请求支援吗？5 在分配或接受任务的时候，你有没有考虑过需要花费多 少时间？ 你是不是尽力完成那些优先的、困难的和讨厌的工作，而不 是花费太多时间在你喜欢的事情上？ 你有做详细的工作日记的习惯吗？抑或是只相信记忆力？ 你善于使用各种技术性工具来节约时间、提高效率吗？ 你知道怎样对别人说“不吗？ 你和你的同事包括上司和下属有持续的沟通吗？ 你是否有意识地衡量空闲时间的使用？ 你是否已经

3、培养出了处理日常事务的行为模式？ 当事情进展顺利时，你是趁机处理其他困难事务，还是轻松 一下算了？6 你是否经常性地质疑目前的工作方法，因为你觉得可能还有 更好的方法来完成工作或解决问题，你有经常性地去尝 试着这样做吗？为什么？ 当你转换工作调换部门、晋升、临时组织变动等时，你 能很快适应自己的新工作环境吗？为什么？ 当你突然发现一些“闲暇时间时，你有预备的工作来填充这 段时间“空白吗？ * 用“是和“否来答复上述问题，并看看你得到了几个“是、几个“否7认识你自己:对于我的工作和它所要求的技能，我完全符合我的说服力很强，通常都能让别人赞成我的观点我很容易与人相处我非常老实，不管是对别人还是对自

4、己我有高度集中的注意力，任何东西能使我分心只要我用心，什么东西我都能学得很快我天生就是领导者，经常处于组织核心地位我身体健康，精力充分，不会因为太疲惫而无法完成任务8我非常自律，会完成要求的工作我自主决断，能很快做出选择，并对自己的选择充满信心我会把一切安排得井井有条我充满勇气，勇往直前，没有任何恐惧能阻止我我具有创造性，脑子里装满新想法，同时又愿意听取别人的意见我能很快赶上并准确判断形势我有很好的方向感，并常常预感我能找到正确的答案9其他人认可我的能力，并且愿意服从我在团队中工作得很好，主动参与团队的活动我觉得自身潜能巨大，能力和人格会得到进一步的开展提高我对于目前的工作目标达成状况非常满意

5、，并且对到达更高的目标信心十足我有取得个人成就的巨大精力和动力，并且深信自己在取得这些目标的过程中，能合理利用自己的资源10认识浪费时间的“贼： 问题：你认为在日常的工作事务中，最浪费你时间的主要有哪几个方面？11有可能造成时间浪费的十五个“贼：1、最厉害的“贼： 工作中间的忽如其来 未经预约的来访者 无效会议 突发性的危机 缺乏目标、优先完成的最后期限2、最致命的“贼： 制度混乱、程序不清、流程匮乏 没有有效的任务分解 授权缺乏或过度授权 信息过程失真、匮乏或延迟 缺乏有效的个人约束或管理12浪费时间的十五个“贼：3、最难对付的“贼： 个人性格缺陷，如：犹豫不决、优柔寡断、习惯性拖延等 被安

6、排从事不熟悉的非专业工作，又缺乏指导或指导失误 不会说“不，或压根儿没法说“不 疲倦，意志消沉、体力不支 个人能力缺乏 * 为每个“贼打分，最高分5分，最低分1分，选出每类“贼中间得分最低的一个。并分析其原因，列出你认为可以实施的改善方案。13有效时间管理模型： 1、合理地安排工作：用有效的时间做有效的事 2、从根本上解决问题：用更短的时间做更难的事 3、处理好人际关系：用大家的时间做更大的事 4、掌握沟通方式：用更少的时间做更多的事 5、提升个人能力：用有限的时间做无限的事141、合理地安排工作采取行动： 处于恰当的原因：确信自己所做的事情与工作或是目标相关 在恰当的时候：确定优先权 以恰当

7、的方式：通过自我组织15出于恰当的原因 工作说明 在以下方面应该你应该和领导达成共识 1、什么是个人的工作 2、希望你到达什么目标 3、在哪里或如何设计其他工作 反映个人和组织工作变化的持续过程，从可以确定的目标出发工作的意图 问自己：我的工作目的是什么？ 我该如何到达目的？16出于恰当的原因确定关键的局部 问问自己，你可以把自己的工作分成哪几个局部？ 如：人员管理、财务、工程、方案、调查研究、训练、消费研究等 练习：将自己的工作做分类，总结成“十英寸的小圆石确定合理性 确信自己每项工作都与目标、期望、职责等等有关 寻找各项工作中的关键局部 从每一个关键局部中挖掘合理/行之有效的局部总结：列表

8、必做表17在恰当的时候确定优先顺序 对手头的工作做分类 常见的错误：没有分清迫在眉睫的工作与重要任务的区别 忙于“救火却忘了“防火 什么是迫在眉睫的工作： 并不是总有高的回报率 得到的优先顺序往往高于重要的工作 通常是突发性的、方案之外的 什么是重要的工作： 可以帮助我们到达最终目标的活动18在恰当的时候不要忘记帕累托原那么80/20原那么 你所做的工作中，80%的活动可能只有20%的效果 而20%的活动可能成就80%的业绩如何处理突发性事件 认识“重要性-紧迫性矩阵 突发性事件可能对我们的正常工作产生什么样的影响？19以恰当的方式如何确定工作优先顺序 利用工作说明来协调优先顺序和各种目标 从

9、截止之日起，开始倒计时工作，确定到达目标的关键步骤 在限定的时间范围内，把他们转化为行动 方案应确定什么该做，有谁来做以及何时去做 发生变化时，不要轻易地推翻全盘方案 指定方案是一项在我们工作与生活历程中必须经历的智力过程，不要忽略那些制定方案的手段方法，从简单的流水帐到工作日记和电脑管理 方案一定会时时被打乱，然而，如果疏于方案，方案就注定会失败20以恰当的方式如何去自我组织 给自己制定一个一周的工作安排：给主要的工作预留充足的时间，并可根据需要做适当的修改 对各种任务和活动进行分类，分成“紧急的、“重要的，并确定优先顺序，我们可以叫它“必做表 必须是“现实的，一天之中你只能做这么多事情 对

10、照列表必做表不断检讨 问问“为什么是我，别人也可以这么做吗？ 把相关工作结合在一起以集中资源 每天做关键的工作：以回报率而不是所谓的“重要性或者紧迫性为准21以恰当的方式工作日记制度 记住：没有历史经验，何以创造未来 去芜存精，保存最值得记录的事件，哪怕是流水帐 光有记录是不够的，还应该给自己一个回忆的时间 充分利用各种技术性手段提高日记的利用效率* 不管我们怎么使用工作日记，记住它的目标是“管理时间不要让它限制你的生活。 22以恰当的方式估计时间：最难做好的一件事情，因为： 我们常常要执行过后，才能知道自己到底要花费多少时间 因为我们经常会受到干扰，这是不以我们个人意志为转移的事实 那些我们

11、亲近信赖的人，往往会打断我们的工作 我们的时间有时候会被别人控制，比方老板，客户等 所以，我们也许可以： 充分应用知识管理的策略 借鉴别的部门、别的公司的经验 从工作日记中寻找答案23以恰当的方式把握控制权 做时间记录，用做工作分析 练习：制作工作时间记录表，并在实践中加以检验。确定： 你估计时间的现实性如何？ 你是否容许别人过度占用你的时间？ 令你分心的事情从何而来？ 一天中你的有效工作时间有多少？浪费的时间有多少？ 完成每项工作的时间是多少、合理性如何？* 不要可以隐瞒那些无所事事的时间，一定要真实反映24以恰当的方式把握控制权 分析你的工作时间里，有多少事情是你无法控制的，它们产生的原因

12、是什么？你还剩多少时间去做本职工作？这些时间是否充分到你可以按质按量完成你的本职工作？ 你的控制权取决于： 1、你的工作性质 2、你自己自律 3、小心“猴子千万不要陶醉在别人的奉承里，也不要试图证明那些可能给自己带来更多麻烦的事实25以恰当的方式学会委托和授权 问几个问题： 你愿意和别人分享权利以及可能由此带来的实际利益吗？ 你是否认为自己保持一种“操劳的印象有助于保持自己在组织中的地位 你对于别人可能会犯错并连累到你心存恐惧 对于别人可能在得到授权后干得比你更好是否会心存介意？ 当某项工作或职责恰恰是你的兴趣和专长所在，你愿意委托出去吗？ 你是否认为这样做是浪费时间，“我自己做快多了，你会这

13、样说吗？26以恰当的方式学会委托和授权 怎样进行委托和授权： 把可以委托的事情做成列表 选择有能力的、愿意做的、对它们感兴趣的人 解释委托和授权的原因以及希望到达的目标 放开权力，保存责任 你确定最后期限，让受托人确定过程步骤 把工作负责到底扶上马，再送一程 不要做间谍，也不要做警察，更不要秋后算总帐 尽早投入时间做培训和教练 不要随意接受问题，但要接受问题解决问题的建议 总是相信他们可以做得更好 聪明人从失败中接受教训27以恰当的方式一些细节问题 做些事任何事开个头，从中获得快感和继续下去的信心 如果是一项巨大的工程或方案，那就每天做一点 如果是令人讨厌的事务性工作例如：文件归档，那就在状态

14、较差的时候做 如果是创造性的工作，那么在最正确状态的时候做 完成阶段性工作目标的时候，别忘了犒劳一下自己 改掉拖延的习惯特别是那种总对自己说“还有时间呢，慢慢来的习惯，在问题出现苗头的时候及时解决282、善于思考和推理压力：警惕压力导致的危险 长时间工作会损害健康 压力会迫使我们花更长的时间工作 压力会导致判断失误、出错、事故以及冲突 根据对压力的承受程度，可以将人们分成两类： A类、B类29A类： 尽力做得更多更快 总是在意速度、业绩和效率 好胜、耐性缺乏、严格苛刻 很强的时间观念 早开工，晚收工 竞争意识强烈 渴望成功，渴望被别人认可 容易感情用事 有时候表现得心胸狭隘B类： 随遇而安 遇

15、到困难，绕道而行 做事肯花时间，耐心十足 很少感到疲劳 事先喜欢反复权衡、方案 通常觉得时间相当充足 时间观念弱 不易感情用事，理性302、善于思考和推理问题1、我是属于哪一类人？问题2、思考：我承受压力的能力，会 不会导致自己无法改善缺点，甚至进一步恶化呢？312、善于思考和推理压力的起因 工作环境 工作性质 工作生涯规划 人际关系 冲突 自我加压压力的迹象 生理上的、心理上的、情绪上的、行为上的322、善于思考和推理缓解压力的技巧 确定压力的来源和起因 集中精力于可以可以带来高回报率的工作 信任、委托和授权 让十分钟休息贯穿整天 做事力求条理，躲避混乱 学会放松和休息尽量不要把工作带回家

16、一定要让自己学会说“不 提高倾听技巧 合理饮食、经常锻炼、保持健康 尝试做那些你一直想做、却似乎总也抽不出时间来做的事情332、善于思考和推理创造力： 问题：是什么阻碍了我们发挥创造力创造力：思路图(mind maps) 画法：一张白纸 话题问题放在中间 从中心分流出想法 迅速记录，直到思路枯竭 在连线上记下文字 别为表达的顺序担忧 可以用不同的颜色表达不同的想法342、善于思考和推理解决问题 问题：解决问题的步骤和方法是什么？ 1、确定问题 问题的实质是什么？ 问题到底出现在哪里？ 何时出现问题？ 问题牵涉到哪些人哪些组织？ 问题的严重程度？352、善于思考和推理解决问题 2、分析问题 方法

17、：连问五个为什么？ 鱼骨图 3、解决问题 头脑风暴法 专家意见法德尔菲法 触发法 4、决策 只选对的，不选贵的 没有绝对完美，只有更加完美 决策是有风险的363、处理好人际关系问题：1、你需要处理哪几方面的关系？2、处理各种关系的要点是什么？3、你认为处理人际关系需要哪些方面的技巧？4、各种沟通方式在处理人际关系中作用如何？5、你有考虑过如何以一种更好的关系展开团队合作呢？6、你是否在抱怨/谈论你的关系群体上消耗了相当多的时间？7、你相信你能改变/改善关系吗？如果是，你该怎样做？373、处理好人际关系如何与团队一起工作 尽力在团队中保持平衡 产生活力，做团队的建设者而非破坏者 迎合个人需要，保

18、持团队利益 领导有力 边做边学，不断提升个人能力与团队绩效383、处理好人际关系如何排除干扰 面对干扰问问自己：是干扰重要，还是手头正在做的事情重要 参照“必做表 尽力使干扰变得短暂 让干扰变得更有规律 自信地说“不 划定最后期限 保持看起来很忙的形象 对于无谓的干扰，明确告诉对方：你爱干啥就干啥 给自己每天留出静静思考的时间393、处理好人际关系坚决而自信 参看三种行为类型： 你做 你不做自信 公开直接地说：我要，我想要 侵犯他人权益 拥有权、利 期待别人知道你想要的 自信而坚决地提问 呆板而焦虑不安富有侵略性 不择手段地得到你想要的 尊重他人需求与权益 威胁、哄骗、造假 寻找双赢局面不自信 希望