时间管理之计划和效率概述

1、请思考一下你是否有如下情况：你是否认为方案赶不上变化？你是否感觉到你的工作环境太乱了？你是否想做一件事，比方健身，却总没开始或找不到时间去做?你是否感觉到每天都有做不完的事？如果有以上情况，那么你知道你每天都在做什么吗？打搅 或没有预约的接待不知道重要性次序没有目标、次序和方案要求职工同一时间完成多项工作个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节分不清责任和权力面对无穷的杂事，我们怎么办？第一：要学会区别不同的事务，在有限的时间里做最重要的事。 这里我们提供一个简单的事务分类工具。第二：要学习一些方法，防止不必要的打搅。这里提供一些小窍门。第三：要学会利用方案工具，统筹

2、你的时间。紧急不紧急 重要 不重要 危机 急迫的问题 有期限压力的方案 防患未然 改进产能 建立人际关系 开掘新时机 规划、休闲、健身 不速之客 某些 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢送的活动 繁琐的工作 某些信件 某些 浪费时间之事 有趣的活动首先是事务分类工具不紧急重要不重要紧急偏重第一类事务的结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 不紧急 重要 不重要紧急偏重第二类事务的结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 不紧急重要不重要紧急 偏重第三类事务的结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与方案 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂不紧急重

3、要不重要紧急 偏重第四类事务的结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生面对这样的工作状态， 你应该怎么办？小窍门之一：把等待时间转化成资源现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小偷外能做点什么吗？去银行办事，领号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗？小窍门之二：停止煲 粥如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧如果是为了联络感情，那继续如果是为了讨论晚上吃什么，在哪里吃，哪个小摊上的烤肉廉价一毛钱，说到自己都想不出说什么了，还恋恋不舍的话，请面壁去吧怎么办？利用清静时间、过滤 、安排专门接 的

4、时间 学习并演练终止谈话的技巧 增加授权，把 转交给被授权人处理 打搅关于 你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。 良好的 交谈技巧，有几个简单的方法：暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要什么帮助吗?坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见。 小窍门之三：清理桌面归类，以自己熟悉的方式归类定位，以自己熟悉的方式定位配件放在一个盒子里面，在家里也一样无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧定期淘汰怎么办？ 清洁的桌面代表你有序的思维，利用工作方案表来

5、提供控制找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法 先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权条理不清小窍门之四 文件处理 决定在拟订方案、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性 进行必要的沟通后，抓住必须资料，防止超过需要量 预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20% 别做任何你可以授权给别人做的事 设计简化文件处理的系统 ，减少复本，用标准格式 资料不全文件繁杂小窍门之五 学会拒绝可以有拒绝的理由，但不必每次都要有理由。拒绝太慢反而会造成抱怨太多。害怕冒犯某人想好

6、借口，当然越实话越好。同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限 学习专注的技巧，防止分心及自我干扰。克服做事拖延的坏习惯。认识真正的朋友，不会因为坦率的解释而被触怒 出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板 别人会替那些没有优先次序的人，决定优先次序 无力拒绝缺乏自律小窍门之六：速战速决这件事令人感到为难， 但是它非做不可，因此我将立即做完它，以便尽早忘掉它。养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务，快速地完成每一块的任务完成最关键的部份，让事情看起来像做完 80% 一般 征得上司同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明职责和职权 坚持获得与责任对等的职权，你有义务

7、获得执行任务的权力 拟出明确的工作工程说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责 小窍门之七：明确责任这 样 办！以后，经常反省自己：1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？3、我做了什么耗时过长的事？4、我做了什么会浪费别人时间的事？面对这样的思考， 如何把工作做得更好？工作方案是最重要的效率工具首先请大家答复一个问题：什么是工作方案？可能的答案答案一：工作方案是一个按步就班做事情的时间表。答案二：工作方案是一个为完成工作必需的预算表。答案三：工作方案要描述工作任务与任务完成人之间关系。问题在于工作方案的核心是什么？工作方案绝不仅仅是预算表和工作安排工作方案

8、为工作相关人准备的一个论点这里有必要解释一下什么是论点？一个论点是一系列在逻辑上相关的陈述，每一个陈述都是依照逻辑顺序，根据前一个陈述得来的，一系列关联的陈述组成了整个论点。作为一个论点的工作方案：1有一个问题，或者多个问题选择逻辑的理由；2他们需要一个解决方案；3工作方案是一个解决方案。工作方案的结构和内容摘要； 简介和背景问题； 目标和目的成果； 资源和限制投入； 解决方案和行动从投入到成果； 附录预算，时间表和其它。 摘 要在最后写这个局部，并确保它是一个总结，而不是一个简介。最正确的长度是一个或两个段落，涵盖半页。简介和背景信息简介大家都明白，关键在简。背景信息很重要，它不应该成为一个

9、长期分析或历史描述，它只应该提供在时间段内所选择的目标的理由，告诉大家有那么多的问题需要解决，你为什么选择这个问题。目的和目标目标和目的是不同的。目的是广泛和在一般情况下，解决已确定的问题，目的永远无法到达或核实到达，因为它不是具体的，有限的，或可以核查的，目的可以指向目标。目标是具体的，是有限的，有完成日期，并可以验证的。目标是衍生或从目的中产生的。目标选择注意两点一、工作方案目标并不需要涵盖所有需要解决问题，而只是方案期内的具体要解决的问题二、工作方案目标应成为行动及相关费用的理由资源和制约资源包括工作人员和其他人员如志愿者，合作伙伴组织和个人，参谋，土地，资金，物资，设备，其他存货，买卖

10、或交易，任何可以调动和到达既定目标的资源。制约局部应查明任何限制或到达目标必须克服的障碍，这也包括了你打算如何克服这些困难的简短描述。策略和行动说明你打算如何转换你的资源，克服制约因素，使用投入的资源，以到达这些目标。最好的工作方案会列出一些策略，然后选择其中一个，并给出选择理由。行动将投入转化为成果的活动，指向目的和目标。让行动从策略中产生，这些策略都识别了投入及转化成的成果，这个局部的每个行动都应该与一个成果有关，你也要将清楚这个行动是如何帮助实现某个具体的目标的。附录，包括预算和时间表工作方案的预算应该在附录中，而不是在正文中，这很重要，因为这不是工作方案的论点，而是支持工作方案的细节，它可以是附录的第一局部。预算的每个细节都应该和一个或几个目标成果有关，一些预算工程如交通，邮政，复印， ，电邮必须被人为的分为几个不同成果的预算，因为它们支持所有的成果。工作方案的时间表不是必须的，一些协调人员认为它们必须方案时间段的每一天，这里推荐你按顺