第八章 档案的检索与利用(编辑定稿).电子教案教学课件

1、档案管理不仅仅是将档案收集齐全、整理有序和保管得当，更重要的是要使档案能发挥出应有的作用。在档案产生作用之前，有一项工作不能忽视，需要由它来架起档案和利用者之间的桥梁，这就是档案的检索和利用环节。档案检索的实现首先需要对档案进行著录，这个过程当中需要用标引来规范，从而形成条目，进而组成各种各样的档案检索工具乃至检索工具体系。档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上，这项工作的进展需要有不同的途径和方式来配合与实现。第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用第一节第一节 档案检索档案检索第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用 第一节第一节 档案检索档案检索p档案检索的含义 档案检索是

2、存储和查找档案信息的过程，通过对档案信息进行系统存储，在需要时根据条件可以检索出需要的档案信息，从而可以找到相应的档案及其信息。 档案的检索分为两大部分档案信息的存储和档案信息的查找。 档案信息的存储阶段具体由著录和标引完成，并由此形成了不同的检索工具； 档案信息的查找实际上是通过对各式各样检索工具的利用来获得需要的线索，然后根据这些线索去寻找对应的档案实体或档案信息。第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用p档案检索概述档案检索概述档案检索的主要内容1档案检索系统三要素 档案信息 档案检索技术设备 档案检索语言与方法。2 档案检索的具体内容 存储：存储过程分为著录标引和编制检索工具两大

3、环节。 查找：确定查找的内容，即对检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质性内容，从而形成概念，并将这些概念借助于检索语言转换成规范化的检索标识。第一节第一节 档案检索档案检索第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用（二）档案检索的地位和作用档案检索是档案管理中重要的环节和内容档案检索是提高档案管理水平的重要手段档案检索推动档案管理的科学发展档案检索促进了档案及其信息的有效利用档案检索促进档案人员业务素质的不断提高第一节第一节 档案检索档案检索第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用档案检索策略与效率档案检索策略 档案检索策略实质上是对检索过程的科学规划，关键在于能够确切表达需求

4、的检索表达式。档案检索效率 档案检索效率通常采用查全率和查准率两大指标来衡量和表示。 查全率=（检索出的有关档案/全部有关档案）100% 查准率=（检索出的有关档案/检索出的全部档案）100%第一节第一节 档案检索档案检索第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用二、档案著录与标引二、档案著录与标引p档案著录是指在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。p在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。第一节第一节 档案检索档案检索第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用第一节第一节 档案检索档案检索p档案著录与标引档案

5、著录与标引档案著录与标引概述作用 档案著录标引的作用是多方面的，不仅具有登记、介绍、报道、交流方面的作用，而且更具有重要的检索作用。依据 档案著录的依据：档案著录规则（GB/T181999）。 档案标引的依据：检索语言中国档案分类法和中国档案主题词表；档案标引规则档案分类标引规则和档案主题标引规则。第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用档案著录与标引档案著录 档案著录应遵循客观性原则，要做到内容准确，形式一致、符合标准化。 多采用段落符号式条目格式。第一节第一节 档案检索档案检索第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用档案著录与标引档案著录与标准工作档案标引 档案标引可以分为两大

6、步骤，主题分析和概念转换。 主题分析是确定被标引档案主题概念的过程。主题分析包括两个方面，一是分析主题的类型，二是分析主题的构成因素。 在确定了文件主题概念后，应将其转换为检索语言标出，这个概念转换的过程，就是给出检索标识的过程。 无论是给出分类号的分类标引，还是给出主题词的主题标引，都需要遵守相应的规则，即档案分类标引规则和档案主题标引规则。第一节第一节 档案检索档案检索第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用档案著录与标引档案著录与标准工作第一节第一节 档案检索档案检索第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用p档案检索工具档案检索工具 档案著录和标引的结果就是形成众多的条目，而

7、这些条目可以组合成各种检索工具。 档案检索工具是用以揭示档案馆（室）保存档案的内容和成分，报道和查找档案材料的工具，是开发档案信息资源的工具。第一节第一节 档案检索档案检索第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用档案检索工具的作用桥梁作用交流作用管理作用档案检索工具的种类按检索范围分按载体形式分按编制方式分按排检方法分按信息处理手段分按功能分按使用对象分第一节第一节 档案检索档案检索第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用档案检索工具体系 档案检索工具可以从各个角度分为不同的种类，这些检索工具的功能多是单一的，只有个别的同时具备两种或更多的作用。 为了满足利用者和管理者多方面的需求

8、，档案部门需要编制多种在功能上相互联系、互相补充的检索工具，这些检索工具就组成了该机构的档案检索工具体系。 从某种意义上讲，一个档案机构的检索工具体系标志着该机构可能提供的全部检索途径，并直接影响系统的检索效率，也是决定该机构整体检索功能的关键因素之一。第一节第一节 档案检索档案检索第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用第二节第二节 档案利用档案利用档案利用是指利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。对于档案馆（室）而言，档案利用主要指档案利用服务，也就是档案提供利用工作。这项工作的进行是要发挥档案的价值和作用，目的在于满足广大档案用户对档案的利用需求。第八章第八章 档案的检索与

9、利用档案的检索与利用p档案利用工作概述档案利用工作概述档案利用工作的地位与作用档案利用工作是档案工作的重要内容档案利用工作是档案部门服务于社会的直接体现档案利用工作是对档案工作的检验和促进档案利用工作是利用者了解档案部门的重要机会档案利用工作的指导思想 档案馆（室）提供档案利用的指导思想是全面及时准确和有效地为用户服务。 档案部门还要进一步明确服务方向，加强法规建设，在档案利用实践中，认真处理好利用和保密的关系，防止出现各种问题。档案利用工作的要求 档案馆（室）应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握档案利用的效果。第二节第二节 档案利用档案利用第八章第八章 档案的检索与利用档案的检索与利用p档案利用的方式 档案利用的方式有直接的提供利用和间接的提供利用。直接的提供利用方式是档案部门将档案原件或其复制件、简写件等直接提供给利用者，供气使用。间接的档案提供方式就是对档案的内容进行编辑研究，提供多种多样的编研成