合同会签及管理办法

1、合同会签及管理制度第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同行为，预防和控制合同管理的法律风险，维 护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法以及国家有关法律、法规的规定， 结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称合同是指我公司对外签署的关于设立、变更、终止民事权利义 务关系的协议或其他同类法律文本。本办法适用于格式合同和非格式合同的管理。格式合同是指为了重复使用而预先 拟定，并在订立合同时未与对方协商但已作充分说明的合同。非格式合同是指除格式 合同外适用某项业务或管理事项，依据实际情况而由双方具体商定内容而形成的合同。第三条 本办法中的合同管理包括合同的起草、审查、修改、印制、签署

2、、履行和 档案管理等行为和过程。第四条 合同管理应遵循依法管理、预防为主、法律审查与经济效益相结合的原 则。第二章合同管理部门及职责第五条 合同的管理部门包括主办部门、法律审查部门、印章管理部门和档案管理部门。各有关部门按其职能分工分别履行合同管理职责。第六条主办部门的职责（一）负责合同项目的提出，进行可行性论证，资信调查；（二）组织合同项目谈判；（三）办理授权委托申请；（四）起草合同文本；（五）办理合同签订手续；（六）负责合同归档管理。格式合同签订后递交行政、财务等相关管理部门备 案；（七）保管合同当事人主体资格和资信证明文件；（八）组织合同的履行。并负责向有关领导报告合同履行中出现的重大问

3、题；（九）对合同履行中的问题提出补救措施并落实；（十）负责合同纠纷的处理。第七条法律审查部门的职责（一）负责有关合同管理的法律、法规的宣传、培训，对主办部门进行法律指 导；（二）负责制订公司格式合同文本；（三）负责非格式合同的合法性审查并统一编号；（四）参与重大合同、涉外合同的起草或谈判；（五）指导合同的起草、签署、履行、归档等合同管理工作；（六）建立非格式合同台帐，监管、督察合同的履行，提示合同履行时限；（七）负责处理合同发生纠纷后的诉讼事宜。第八条 印章管理部门负责合同签署时的用印事宜。第九条档案管理部门负责管理各类合同档案。第三章合同文本的起草第十条经营管理中经常使用，又相对成熟的合同，

4、法律事务管理部门可以组织制 订格式合同文本。第十一条 主办部门起草非格式合同应遵循以下程序：（一）主办部门根据合同的对象、范围、用途等草拟合同文本。凡国家或行业有 标准或示范文本的，应当优先适用。合同文本的基本条款一般包括：当事人名称或姓 名和住所、合同标的、数量和质量、价款或酬金、履行的期限、地点和方式、违约责 任、解决争议的方法；（二）主办部门草拟合同需要协办部门配合的，将需要协助的内容和方式作出书 面要求，协办部门应在其要求的合理时间内完成协助工作；（三）主办部门草拟好合同文本后，经各协办部门负责人会签同意，将合同文本 送交法律事务管理部门审查，并介绍合同背景和提供相关资料。第十二条 合

5、同的起草应由己方承担或以己方为主，语言应严谨、准确。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。第十三条 合同除即时清结者外，一律采用书面形式。当事人协商一致的修改、补 充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。第十四条 涉及重大事项的合同谈判应有法律事务管理部门人员参加。第十五条 合同文本的起草过程中主办部门或法律事务管理部门认为有必要的，可聘请有关专家、学者参与协助起草。第四章合同的审查与签订第十六条 在合同签订前，主办部门应对合同对方当事人的主体资格和资信进行了 解和审查：（一）主体资格合法

6、：具有经年检的营业执照，其记载的内容与了解的实际情况 相符；（二）拟签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许 可、等级、资质证书；（三）由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权 委托书、代理人身份证明；（四）具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应 要求其出具经审计的资产负债表、银行出具的资金证明、注册会计师签署的验资报告 等相关文件；（五）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大 经济纠纷或重大经济犯罪案件。经主办部门进行了解和审查认为可行时，采用法定格式合同的，可直接进行合同 会签；采用非格式合同

7、的，应送交法律事务管理部门审查后进行合同会签。第十七条 法律事务管理部门对合同的审查包括合同的合法性、真实性、可行性、 完整性等方面。审查内容、程序及要求遵照河南投资集团非诉讼法律事务管理办 法执行。第十八条 合同签订之前，主办人应根据合同性质和内容将合同草案及与合同有关 的证明材料提请本部门、行政管理、财务管理等部门会签。法定代表人对应经会签而 未会签的合同草案，可拒绝签署。主办人向有关部门提交合同草案时，应预留2-5个（含本数）工作日供其审核'各会签部门遇特殊情况需延长审核时间时，应向主办人申明理由并征得同意，且延长 后累计审核时间最长不得超过10个（含本数）工作日。第十九条经会签

8、的合同，由主办部门报送法定代表人签署法定代表人授权委托代理人签署的，应由主办人会同法律事务管理部门办理授权 委托书。对外签署合同由行政管理部门统一编号，编号规则为：*年XX号；第二十一条 公司各职能部门不得以自己的名义对外签订合同，如因业务需要，必须要以有关职能部门名义对外签订合同时，应由法定代表人书面授权。第二十二条 任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。第五章合同的履行第二十三条 合同正式生效前，不得实际履行合同。合同生效后，必须全面、及时履行合同。第二十四条 任何人发现对方不履行或不完全、不适当履行合同时，应立即通告主 办人，主办人应在法定或约定及合理期限内以法定或约定及其他

9、适当方式向对方提出 异议。异议文件须经法律事务管理部门审核并备案。收到对方履行异议时，主办人亦应在法定或约定期限内以法定或约定方式予以答 复。第六章合同的变更和解除第二十五条 如果发生特殊情况，致使合同无法继续完全履行或完全履行已无必 要，或出现法定或约定解除合同情形，可变更或解除合同。变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。第二十六条 变更或解除合同请求或通知由己方提出的，由原主办部门负责在法定 或约定或合理期限内提出，并办理变更或解除合同事项，法律事务管理部门负责审 核。第二十七条 变更或解除合同请求或通知由对方当事人提出的，由原主办部门负责 在法定或约定或合理期限内作出答复，法律事

10、务管理部门负责审核。第二十八条 变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。第七章合同纠纷的处理第二十九条 合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够 达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。第三十条 合同发生纠纷时，主办人应及时通知有关机构和人员，并报法律事务 管理部门备案，同时应迅速收集下列有关证据：（一）合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听 材料等；（二）有关的票据、票证及其合同履行的其他证据；（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；（四）证人证言；

11、（五）其他有关材料。第三十一条合同发生纠纷后，主办人须及时将纠纷及处理情况报法律事务管理部 门备案。第三十二条仲裁或诉讼解决纠纷时，主办人应商法律事务管理部门确定代理人、 诉讼方案等，并向法定代表人报告。第三十三条 调解书、协议书、裁决书、判决书应由主办人归档，副本或复印件应 留存法律事务管理部门备案。第三十四条 合同主办部门应将合同相关资料妥善保管，随项目归档。合同资料内容包括：（一）合同文本及份数、各文本存置记录：（二）主办人登记；（三）合同附件、审查意见书及其他有关文件；（四）履行情况记载；（五）纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。第三十五条 对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，

12、主办人应及时商法 律事务管理部门，向人民法院申请强制执行。第八章检查与奖惩第三十六条 公司法律事务管理部门对合同订立、履行、管理工作实施监督与指 导。第三十七条 公司对在合同管理工作中作出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表 彰和奖励。第三十八条有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对 责任人予以通报批评或行政处分；构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。（一）不按本办法规定签订合同的；（二）因过错签订有重大缺陷或无效合同的；（三）审核人员无正当理由延误审核的；（四）因审核人员严重不负责任未审出合同缺陷的；（五）未依法律和本办法规定变更或解除合同的；（六）因过错丢失合同文本及相关文件的；（七）故意提供虚假资料的；（八）超越授权或滥用授权签约的；（九）未按规定进行授权或转委托的；（十）发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关机构汇报或不及时采取措施的；（）