UFPMP-004-F03网络报销流程-实施费用

1、.UFPMP与NC的财务报销流程其它实施成本和费用其他实施成本和费用报销流程图流程步骤：（WhoHowWhat）UFPMP与NC的财务报销流程1其它实施成本和费用1其他实施成本和费用报销流程图11顾问UFPMP登记报销费用32顾问UFPMP生成报销单83实施经理UFPMP审核114财务人员UFPMP复核135顾问UFPMP打印报销单166顾问手工附上原始单据，手签经手人207实施经理等手工在报销单上签字218出纳/顾问手工支付/领取报销款项229出纳UFPMP确认付款并关闭报销单23！注意：其他实施成本、费用是指除差旅费之外的下述费用，在报销流程上的区别一是所填单据不同，二是引进有效工作日分配

2、费用方法，三是不需财务人员修改补填内容。费用日常费用：招待费交通费通讯费，按当期实际发生额计入项目；成本软件咨询实施成本：外聘软件咨询费，按当期实际发生额计入项目；客户化开发成本：外包开发费，按当期实际发生额计入项目；IT规划及业务咨询成本：外聘IT咨询费，按当期实际发生额计入项目。控制规则：提示：提供可能需要查询回忆的相关数据信息；警告：可能会有问题的录入数据环节，确认后可通过；控制：符合系统确定的条件才允许通过的录入数据环节。流程说明：1 顾问UFPMP登记报销费用点击“日常业务”下“实施费用报销登记”节点； 1.1 费用登记控制规则l 提示：列出相交叉时间段的所有已生成费用报销单记录&#

3、178; 相交叉时间段：费用发生时间相交叉或相同² 所有已生成费用报销单记录：包括所有差旅费和其他实施成本费用的记录l 报警：与已生成过报销单据中相同人员+相同项目，或相同人员+相同时间，或相同人员+相同地点的费用记录：² 已生成过报销单据：仅指已生成的差旅费报销单据² 相同人员+相同项目：提示判断同一人在同一项目中，相同/不同时间和相同/不同地点发生差旅费的合理性² 相同人员+相同时间：提示判断同一人在同一时间中，相同/不同项目和相同/不同地点发生差旅费的合理性² 相同人员+相同地点：提示判断同一人在同一地点中，相同/不同项目和相同/不同时间

4、发生差旅费的合理性l 控制：不允许登记相同人员+<已生成报销单据时间的费用记录（北分提过反对意见）² 所有登记费用记录的登记时间都应晚于最近一次报销费用的报销时间² 所有登记费用记录的发生时间都应晚于最近一次报销费用的发生时间1.2 费用登记方式可以采用以下两种方式登记费用记录，一种是直接填写新记录，另一种是修改已有旧记录生成新记录。1.2.1 直接填写新记录1.2.1.1 招待费的填写要求l 费用名称：选择；l 预算项目：默认为“日常费用”，可以改；l 项目名称：选择；l 起始日期：指费用发生的起始日期；l 结束时间：指费用发生的结束日期，与起始日期一般是同一天；l

5、 金额：手填；l 费用说明：系统自动合成，可以增减修改。1.2.1.2 实施成本（外聘咨询费、外包开发费）的填写要求l 费用名称：选择；l 预算项目：默认为“运营费用”，可以改；l 起始日期：指外包业务发生的起始日期；l 结束时间：指外包业务完成的或支付费用的日期；l 项目名称：选择；l 金额：手填；l 费用说明：系统自动合成，可以增减修改。1.2.1.3 交通费、通讯费、餐费补贴：不须指定项目，定期及/或定额报销。l 费用名称：选择；l 项目名称：已屏蔽；l 预算项目：默认为“运营费用”，可以改；l 起始日期：指本次报销的交通费或通讯费发生的起始日期，如果是一季或一月报销一次，则为季初或月初

6、日期；l 结束时间：指本次报销的交通费或通讯费终止的日期，如果是一季或一月报销一次，则为季末或月末日期；l 金额：手填；l 费用说明：系统自动合成，可以增减修改。注：“餐费补贴”也按定期定额处理。1.2.1.4 相同费用不同项目l 招待费、实施成本（外聘软件咨询费、外包开发费、外聘IT咨询费），相同费用不同项目不能合并登记为一条记录，必须分别登记；l 市内交通费与通讯费，登记记录时不选择项目，生成报销单时，使用系统默认的分配方案将费用按有效工作日分配到各个项目。l 一张报销单上只能有一笔交通费和一笔通讯费交通费和通讯费在生成报销单时，只能各选一笔生成一张报销单，也即是，一次只能报销一笔交通费记

7、录和一笔通讯费记录，且费用报销阶段不能早上上次报销的起止时间。1.2.2 修改记录已生成的报销单只要未付款,不论处于何种环节，都可修改记录，报销单修改后，所有审核标志被取消。提示：以上内容是流程图中第一步顾问在UFPMP系统中登记报销费用记录 的操作说明。2 顾问UFPMP提交报销单2.1 提交报销单2.2 作废、修改、重新提交报销单l 报销单按流水编号，作废报销单不是删除，只是标记；l 己作废单据可以查看；l 已作废的报销单不能再恢复，只能重新选择费用记录，生成新的报销单。l 修改报销单；l 重新提交：报销单提交后，未经审核复核，可直接修改，修改后再重新提交；已经审核或复核，先作废再修改，修

8、改后再重新提交，需重新审核或复核。2.3 报销单上交通费和通讯费是如何按项目分配的？已生成的报销单上，系统自动将交通费和通讯费按项目将费用金额分配到了多个项目，系统计算分配金额的逻辑是：l 第一步：分配到各个项目的报销金额 = 报销总额 ÷ 含加班日的报销阶段总工作日 × 报销阶段该项目有效工作日² 报销总额：交通费或通讯费登记的金额，如本例所填交通费200元，通讯费200元；² 含加班日的报销阶段总工作日：不含加班日的自然工作日+ 已确认有效工作日中的周六日；² 报销阶段该项目有效工作日：按实施经理确认的有效工作日（含加班日）计算。²

9、; 另注：该实际投入的有效人天也是计算项目投入人工成本的依据。l 第二步：公共项目 = 交通费或通讯费的该报销单金额 - 分配到各个项目的报销金额2.4 报销单上的“公共项目”说明l 报销单上的公共项目成本包括，凡实施顾问未参与具体项目的工作日投入都在以上分配中计算作公共项目投入，如非具体项目会议、培训、通用性调研等；另外公式计算产生的四舍五入差额也算作公共项目；l 从业务上来说，公共项目的存在是合理的，但一般来说，金额不应该很大，金额如果太大，可能有两个原因，一是顾问在报销阶段内的有效人天未填报或实施经理未确认；二是顾问有太多时间不在具体项目上。提示：以上内容是流程图中第二步顾问在UFPMP

10、系统中生成报销单 的操作说明。3 实施经理UFPMP审核3.1 实施经理审核报销单点击“实施费用报销单审批”，点击“查看”，审核费用明细； 3.2 实施经理作废报销单l 实施经理选择 “审核不通过”和“作废”的区别：² 如果单据审核有问题，实施经理应注明原因，选择“审核不通过”，将单据退还顾问，由顾问处理自己的单据。² 在特定的必要情况下，实施经理可以注明原因，主动“作废”顾问的报销单，中止报销流程。l 经实施经理审核通过的单据，也可以作废。3.3 “审核不通过”的报销单顾问如何处理实施顾问“查看”审核不通过的原因，“作废”报销单，如不需报销，流程到此中止；如还需报销，修改

11、有问题记录，重新选择记录生成报销单即可。 提示：以上内容是流程图中第三步实施经理在UFPMP系统中审核报销单 的操作说明。4 财务人员UFPMP复核4.1 财务人员复核报销单l 在UFPMP系统中，审核权限设定的人员职位名称是“出纳/复核人”，可由财务经理、会计、出纳担任。l 实施经理是否审核，财务人员都可复核报销单；l 财务人员可以使用查询条件，并可按报销人、报销项目、报销单号查询报销单。l 点击“复核”，复核单据明细；4.2 财务人员修改报销单l 出纳人员复核报销单时，可以修改单据上的所有内容，且不会取消实施经理的已审核状态。l 这个修改功能是为了提高报销环节的效率，减少顾问报销工作量所开

12、放的，出纳人员在修改报销单同时一定要注意以下两点：n 修改内容是常规性的，不需要再经实施经理确认；n 最好是出纳复核完之后再打印；n 预借费用：要养成填的习惯，下一步生成凭证时会很方便。l 财务复核通过的单据仍然可以“作废”，中止报销流程。4.3 财务人员作废报销单l 财务人员选择 “复核不通过”和“作废”的区别：n 如果单据复核有问题，财务人员应注明原因，选择“复核不通过”，将单据退还顾问，由顾问处理自己的单据。插入图n 在特定的必要情况下，财务人员可以注明原因，主动“作废”顾问的报销单，中止报销流程。l 经财务人员复核通过的单据，还是可以作废。4.4 “复核不通过”的单据顾问如何处理实施顾

13、问“查看”复核不通过的原因，“作废”报销单，如不需报销，流程到此中止；如还需报销，修改有问题记录，重新选择记录生成报销单，再提交实施经理审核，财务人员复核。提示：以上内容是流程图中第四步财务人员在UFPMP系统中复核报销单 的操作说明。 5 顾问UFPMP打印报销单5.1 最佳打印时间l 允许打印时间：实施经理审核、财务复核各个单据状态下都可打印单据；l 最佳打印时间：建议在审核和复核完成后打印单据，以确保已打印单据内容与系统中的单据内容完全一致。5.2 打印方式用A4纸打印，有两种打印方式l 第一种打印方式点击“打印”按界面提示打印预览，预览正确，点击“打印”即可；l 第二种打印方式第一种方

14、式打印提示“网页错误”，可能是IE安全级别设置过高，如不愿修改安全级别，可以采用第二种方式打印。进入打印界面后，点击浏览器“文件”菜单；选择“页面设置”，方向最好选“纵向”，其他内容不须修改，确定即可。右键，点击“打印”注：报销单上的“编号”是UFPMP的系统流水号，财务凭证编号自行编写。提示：以上内容是流程图中第五步顾问在UFPMP系统中打印报销单 的操作说明。6 顾问手工附上原始单据，手签经手人手填报销日期手签经手人提示：以上内容是流程图中第六步顾问手工附加原始单据 的操作说明。7 实施经理等手工在报销单上签字l 部门经理：实施部门经理必签，如果实施部门经理授权项目经理签，则项目经理也签在“部门经理”处，需手签；l 上级主管签字：包括总经理、总监、其他主管，视需要签，都以手签为准；l 财务主管：包括分公司财务经理、大区财务经理、总部财务领导、财务总监，必签，需手签；l 会计：主办会计，视需要签，手签；l 出纳/复核人：必签，系统自动签。l 经办人：必签，手签；提示：以上内容是流程图中第七步实施经理等手工在报销单上签字 的操作说明。8 出纳/顾问手工支付/领取报销款项报销款项领取之前，都可随时作废报销单。报销款项领取之后，单据被出纳关闭，不能作废报销单。提示：以上内容是流程