常见问题集锦一：送外维修操作部分(2014版)

1、常见问题集锦一：送外维修操作部分（2014版）常见问题集锦一：送外维修操作部分友情提示： 1.浏览前，请将文档显示比例调整为：150%，以便于阅读。2.此问题集锦供二级单位设备主数据岗、维修工单录入人员参考使用。3.此问题集锦中第三和九两部分为重中之重，应着重去掌握、理解。一、初次使用时，设置采购订单类型：运输公司采购订单新申请的用于维修工单录入（修理厂调度岗）的SAP账号，在初次使用时，应首先进入ME21N-创建采购订单，将采购订单类型设置为“运输公司采购订单”，否则将出现的错误提示。 点击“个人设置”，在出现的“个人设置”对话框中按“缺省值-采购订单表头”路径找到“凭证类型”，点击向下的三

2、角按钮，滑动滚动条至最下端，选中、双击“运输公司采购订单”，则“凭证类型”输入框中变成“运输公司采购订单”，点击右下角的保存按钮，对话框自动关闭，设置操作完成，返回。二、工序类型未选择“FWCG”，外修费用作业项目找不到送外维修费用录入时，维修工单 “工序”界面，必须先将工序作业类型改为“FWCG”，选中行，再点击，才能在“外协加工工序”界面进行正常数据信息录入。如若没有修改，在“外协加工工序”界面将找不到对应信息，无法录入数据信息，如下图。 正常录入时，遇到提示，并非错误，继续操作即可；当点击“服务编号”输入框的信息按钮时，将出现“作业编码”对话框，根据实际从中选择即可；“数量”输入框只能填

3、1，表示一笔费用，并非明细。三、如何确定维修工单FWCG输入金额和采购订单的税码实际中，送外维修的费用结算主要有以下五种情况（发票的税率、是否可以抵扣，联系本单位财务部门）：1. 当发票税率为3%且本单位可抵扣时，维修工单FWCG总价格（净价）处输入未加税前的金额，创建采购订单时税码选择“J8”；2. 当发票税率为3%但本单位不可抵扣时，维修工单FWCG总价格（净价）处输入加过税的金额，创建采购订单时税码选择“J0”；3. 当发票税率为17%且本单位可抵扣时，维修工单FWCG总价格（净价）处输入未加税前的金额，创建采购订单时税码选择“J1”；4. 当发票税率为17%但本单位不可抵扣时，维修工单

4、FWCG总价格（净价）处输入加过税的金额，创建采购订单时税码选择“J0”；5. 当发票是税率为0的普通发票时，维修工单FWCG总价格（净价）处输入实际金额，创建采购订单时税码选择“J0”；四、创建采购订单时，“项目概览”多了一个或多个行项目正常情况下，一张送外维修采购订单的“项目概览”中有且只有一个行项目（“10”），它是送外维修费用的合计值。若实际操作中，多点击了一次采用按钮，则“项目概览”中会多出一个行项目（“20”），如下图，多点击两次则会多出两个行项目，依次类推。为保证后续操作的正确进行，必须把多余的行项目删除，先选中、后点击下方的删除按钮，接着，在出现的“是否删除”的对话框中选择“是

5、”，短暂缓冲后，多余的行项目从“项目概览”中消失，操作完成。 如果没有将多余的行项目删除，在进行ML81N-服务确认操作时，将出现多条记录，进一步假设，又都进行了服务确认操作，则最终导致出现维修工单“外协-工时费”（修理费）实际成本翻倍的错误，如下图。 那么，在进行ML81N-服务确认操作时，若发现一个采购订单同时出现多条记录，应立即退出当前操作；然后，进入ME22N-修改采购订单，按“采购订单-其它采购订单”路径依次点击，输入采购订单号，回车进入采购订单修改界面，按上述方法将多余的行项目删除；最后，再进行服务确认等操作。五、“我的采购申请”与“采购申请”的区别、用途“ME21N-创建采购订单

6、”是通过一系列操作在维修工单采购申请的基础上生成采购订单，因此，操作时首要是精确定位采购申请号。一般情况下，进入创建采购订单界面，系统自动罗列由操作账号激发的采购申请，且最上面一条是最新出现的，如下图1；若进入后，罗列的不是采购申请，可点击选择变式按钮，点击“更改-我的采购申请”，将其设为默认，依次类推。 个别情况下，可能会在本单位另外操作账号激发的采购申请基础上创建采购订单。如某一月份，某单位A、B、C三个配送中心的车辆都到同一家定点社会修理厂进行了维修，因属同一个利润中心（责任中心）下，月底时对方只开具了一张发票，而实际中，三个配送中心的送外维修工单都是自行录入的。为保证最后发票预制的正常

7、操作，内部沟通决定，由A配送中心操作人员完成采购订单创建、服务确认以及发票预制工作。A配送中心操作人员进入ME21N，只能看到自己的采购申请，此时，可以点击上图中的“采购申请”进入采购申请查询界面，如下图，可以单个输入，也可以参照SAP系统“多项选择”功能使用技巧（附件2）批量输入，数据源为三个配送中心操作人员提供的FWCG维修工单信息记录表。六、服务确认时，系统提示：不允许 "采购定单货物接收" (ORD 8000*)进行服务确认时，点击“服务选择”按钮，回车，进入“选择作为索引的服务”界面，选中行项目，点击“服务”按钮，正确响应应该是顺利回到上一界面，允许进行后续操作；

8、但实际却是系统给出一个错误提示：不允许 "采购定单货物接收" (ORD 8000*)，操作被禁止，如下图2。原因分析：1. 当前维修工单没有下达，即创建维修工单时没有点击小绿旗；2. 当前维修工单状态没有处于“20-出厂”状态。解决办法：首先，记下当前维修工单号；接着，将光标移动到底部任务栏的SAP图标处，图标上方出现所有的SAP活动界面缩略图，直接点击出现错误提示界面缩略图右上角的，强行将其关闭（比在错误界面上来回点X更快捷）；当只有一个SAP活动界面时，系统会提示是否注销登录，选择“是”，则SAP登录注销，之后，再次登录即可；若同时有两个以上的活动界面，只是强行关闭出现

9、错误提示的界面，SAP登录不会被注销。 然后，修理厂调度岗进入IW32查看、修改维修工单，若是没有点击小绿旗下达（系统状态以“CRTD”开头表示没有点击小绿旗），则直接点击；若是维修工单状态不是“20-出厂”，则联系相关岗位按规定流程进行操作。最后，待全部整改完毕，检查确认后，继续服务确认操作。七、服务确认时，系统提示：输入的数量 2超过了在采购订单中数量 1进行服务确认时，点击“接受”按钮，界面左下角出现错误提示：输入的数量 2.000超过了在采购订单中数量 1.000，操作被禁止。原因是上一步的误操作产生了多余或者错误行项目，此时，需将多余或者错误行项目的数量“1”依次清空、回车，操作区域

10、由灰色变为白色，然后，选中多余或错误的行项目，点击删除按钮，最后继续服务确认即可。八、发票预制操作注意事项收到发票后，修理厂调度岗首先确认采购订单是否全部操作完毕；然后，根据FWCG维修工单信息记录表中数据进行金额、税额的初核对，若是金额有问题，如和发票不一致（尤其是可抵扣的发票，部分时候会有几分钱的出入），则可提前发现、整改问题，避免在SAP系统内的发票预制重复操作；在确认无任何问题后，进入SAP系统进行发票预制操作。发票预制操作不受维修工单状态影响，即使维修工单已关闭，也可以进行操作。在进行发票预制时，无论发票对应一张还是多张采购订单，一张发票都只预制一次；若发票对应的采购订单来自YS10

11、、YS20、YS30三种类型的维修工单，同样可以预制在一起；若发票对应的采购订单来自不同修理厂、车队的维修工单，也同样可以预制在一起。修理厂调度岗进入MIR7-发票预制，首先，检查“业务处理”是不是选择的“发票”，若不是则修改（否则接下来的操作中会出现引用的采购订单无金额错误）；接着，根据实际情况，依次输入发票日期、过账日期、金额（发票总金额）、税额（发票总税额；税码为“J0”时，填数字0）、发票号码，选择税码，其中“计算税额”处不勾选；然后，在保证格式为“全部信息”的前提下（如上图）引用采购订单，当只有一个采购订单时，直接在上图所示位置输入即可；当为两个以上采购订单时，点击输入框右侧的“更多

12、分配标准”按钮，进入“参考采购订单”对话框，输入发票关联的全部采购订单号（从记录表复制、粘贴时，每次不要超过7条；粘贴完一组后，向下滑动滚动条至上边可见一个采购订单号，接着再进行下一组的复制、粘贴），输入完毕后，点击采用按钮，完成采购订单的引用，结果如下图2。此时，可以通过拖动操作隐藏“PO参考”栏的无关字段，使采购订单的关键信息集中显示，如金额、采购订单号、PO文本、税码、维修工单号等，这样更直观，当然，也可以滑动底部、左侧的滚动条来查看。在当前界面，点击采购订单号，可以快速进入采购订单显示界面；“PO文本”的信息来自ML81N-服务确认时输入的短文本，故这里要求进行服务确认操作时，“短文本

13、”为必填项，内容以体现当前维修信息为原则，如下图。完成以上操作后，回车确认，界面右上角的余额指示灯发生变化，当显示为绿色，且余额为零时，如下图，说明发票与采购订单匹配，此时，直接点击界面顶端保存按钮，短暂缓冲后，界面左下角出现提示，说明发票预制操作成功，将发票预制凭证号填到FWCG维修工单信息记录表中，然后，进入ZGJFIT053打印发票预制凭证，和发票一起提交给本单位财务部门进行后续处理。 发票预制操作常见的两个问题：1. 回车确认时，系统提示“有关采购订单45000*的（合适）项没发现”或未带出任何信息，说明当前采购订单没有进行服务确认操作，核实采购订单号正确后，在保证维修工单状态处于“2

14、0-出厂”的前提下，进行服务确认操作。 2. 回车确认时，虽然余额指示灯变为了绿色，但是余额不为零，说明发票预制存在问题，而一般情况下，金额（发票总金额）、税额（发票总税额；税码为“J0”时，填数字0）都是按照实际发票填写的，不会存在问题，但是此时也要先检查一下；当金额、税额都正确时，因为余额=金额-（税额+采购订单金额总和），那么余额为正，说明采购订单金额总和偏小，可能是漏掉了一个或多个采购订单号；余额为负，说明采购订单金额总和偏大，可能是多出了一个或多个采购订单号。实际中，余额为几分钱或者几角钱时，一般是因为抵扣换算影响到，可参见“第九部分”选择一个采购订单进行金额的微调整（余额为正，微调

15、高金额；余额为负，微调低金额）；若是余额数值较大，一般是由采购订单数量不对引起的，则在FWCG维修工单信息记录表中排查。九、发票预制时，发现已服务确认的采购订单实际成本有误修理厂调度岗在SAP系统进行发票预制操作时，发现已服务确认过的金额和发票票面的实际金额不一致，经核查比对，发现是其中一张或多张维修工单在创建时金额（净值）输入有误，那么，需要返回到采购订单里进行修改。值得注意的是，实际中，当一张发票包含多个采购订单时（尤其是增值税发票），进行发票预制可能会出现几分钱的差异，此时，可通过修改其中一张采购订单的金额（净值）来修正。事例：假设某日，西藏分公司修理总厂调度在进行发票预制时，发现藏AB

16、3627车的送外维修修理费实为572.61元，因疏忽误录成了572.65元。此时，为保证发票预制操作顺利进行，需要返回到采购订单里进行修改。第一步：状态返退，保证维修工单处于“20-出厂”状态1. 如上图所示，维修工单已处于关闭状态，配送中心主任登录SAP系统将维修工单状态由“40-关闭”返退到“30-确认”，保存、退出，如下图。2. 配送中心技术员登录SAP系统将维修工单状态由“30-确认”返退到“25-初核”，保存、退出，如下图。3. 修理厂调度岗登录SAP系统将维修工单状态由“25-初核”返退到“20-出厂”，保存、退出，如下图。在上图中点击凭证流程按钮，可快速查看相关业务单据编码号，如

17、下图。实际操作中，若维修工单还未到关闭状态，则从第2小步或者第3小步开始，返退到“20-出厂”即可。上述操作方法是以YS10类型维修工单为例，若是YS20、YS30类型的维修工单，要求一致。第二步：红冲服务确认，使当前维修工单对应项目实际成本变为零1. 修理厂调度岗进入事务代码ML81N，输入采购订单号，进入采购订单服务确认（红冲）开始界面，如下图。2. 一般情况下，新输入的采购订单会自动显示在首行；此时，点击左侧的三角按钮，打开采购订单，如下图1；接着，选中、双击采购订单条目，进入采购订单显示界面，如下图2，采购订单状态为已接受（绿色）。3. 点击上图“显示更改”按钮，进入采购订单修改界面，

18、如下图1；接着，点击“撤销接受”按钮，如下图2，采购订单状态为撤销接受（黄色）。4. 点击上图保存按钮，出现“是否存盘”对话框，选择“是”；之后，出现“表头数据”对话框，显示的凭证日期、过账日期为之前服务确认的凭证、过账日期，一般情况下，红冲都是冲销到当月，即对冲，不需要修改日期，点击右下角的对勾即可。 当然，也可以冲销到其他月份，修改为对应日期即可，但是必须保证那个月份账期处于打开状态，且已经本单位财务部门同意。此类操作很少发生。5. 短暂缓冲后，进入采购订单显示界面，如下图，采购订单状态为不被接受（红色），且界面左下角出现提示，说明服务确认红冲操作成功；将红冲凭证号填写到FWCG维修工单信

19、息记录表中，点击返回按钮，回到SAP主界面。当然，此处也可以点击“创建新的会话”按钮直接打开一个新操作界面。红冲完成后，进入维修工单界面，可以看到维修工单“外协-工时费”栏的实际成本已为零；凭证流里也多了一条冲销操作记录。第三步：修改采购申请对应项目总价格，系统自动更新采购订单净值1. 修理厂调度岗进入事务代码ME22N，按“采购订单-其它采购订单”路径依次点击，输入采购订单号，回车进入采购订单修改界面，如下图。 2. 在“项目概览”、“项目细节”处于打开状态的前提下，点击打开“项目细节”中的“服务”栏，将修理费的“总价格”由572.65改成572.61，回车，“项目概览”中的“净价”同步更新

20、为572.61，如下图。PS：实际中，在进行服务确认时遇到此类问题，可以直接进行修改。3. 修改完成后，点击保存按钮，出现“是否保存文档”对话框，选择“保存”，短暂缓冲后，修改界面左下角出现（仍为原采购订单号），说明修改成功，接着，退出即可。 第四步：对修改后的采购订单进行服务确认，生成正确的实际成本1. 修理厂调度岗进入事务代码ML81N，输入采购订单号，进入采购订单服务确认开始界面，一般情况下，新输入的采购订单会自动显示在首行，此时，点击左侧的三角按钮，打开采购订单（若在第二步结束时，点击“创建新的会话”按钮打开了新的窗口，此时则可以直接切换到下图界面）；接着，选中、双击采购订单条目，进入

21、采购订单显示界面，如下图，采购订单状态为不被接受（红色）。2. 点击上图“显示更改”按钮，进入采购订单修改界面，如下图2；接着，选中行项目（此时为错误金额），点击删除行按钮，出现“是否删除行”对话框，选择“是”，则选中的行项目被删除。 实际操作中，假设同时有修理费、材料费两个行项目，若是金额都有误，则同时修改、同时删除；若只是其中一个金额有误，则修改时只改错误的，但（建议）删除行项目时都要删除；其它情况，依次类推。3. 删除完成后，点击“服务选择”按钮，核对“服务的选择”对话框中的采购订单号，回车进入服务选择界面，此时，我们看到的行项目金额为正确值，选中当前行项目，点击服务按钮，完成选择后，结

22、果如下图3。 4. 点击上图中的小绿旗（接受）按钮，采购订单状态为将被接受（黄色），如下图1；接着，点击保存按钮，出现“是否存盘”对话框，选择“是”。这里，系统不再提示核对凭证日期、过账日期，而是直接默认为第一次服务确认时的对应日期。 5. 短暂缓冲后，进入采购订单显示界面，如下图，采购订单状态为已接受（绿色），且界面左下角出现提示，说明服务确认操作成功；将新服务确认凭证号填写到FWCG维修工单信息记录表中，点击返回按钮，回到SAP主界面。服务确认完成后，进入维修工单界面，可以看到维修工单“外协-工时费”栏的实际成本已为正确值（因是直接在采购订单里修改了采购申请，故维修工单中的计划成本未变，但

23、各类结算都以实际成本为准，无影响）；凭证流里也多了一条收货（服务确认）操作记录。至此，采购订单修改操作全部完成，接着，进入其它后续操作即可。注意：全部操作完毕后，必须将维修工单正常关闭！十、发票预制时，发现已服务确认的采购订单税码选择错误修理厂调度岗在SAP系统进行发票预制操作时，发现部分已服务确认过的采购订单税码错误，与实际发票不匹配，那么，需要返回到采购订单里进行修改。具体操作流程、要求参照“第九部分”执行，唯一不同的是“第三步”修改金额的操作变成按下图所示：在“项目细节”的“发票”栏中，将税码改成正确的，然后点击保存按钮，界面左下角出现，修改成功。注意：全部操作完毕后，必须将维修工单正常

24、关闭！十一、发票预制时，发现已服务确认的采购订单税供应商选择错误修理厂调度岗在SAP系统进行发票预制操作时，发现全部或部分已服务确认过的采购订单选择的供应商错误，与实际发票开票方不一致，如录入FWCG时误选、开票方更改单位名称等。采购订单一旦被创建，与金额、税码不同（白色区域，可以修改），其上的供应商将不再允许被修改（灰色区域，不可以修改），当发现供应商选择错误时，需要先红冲服务确认、后回到维修工单“外协加工工序”界面修改供应商编码，重新创建一张正确的采购订单（原采购订单已冲销，无实际费用，留在系统内不影响其它操作，系统外做好记录即可）。红冲服务确认的具体操作流程、要求参照“第九部分”的“第一

25、步”、“第二步”执行；红冲结束后，修理厂调度岗进入IW32-修改维修工单，在“外协加工工序”界面将“供应商”输入框中的错误编码改为正确的，如下图1，点击保存按钮、退出，此时采购申请上的供应商已经发生变化，但是采购申请编码没有变化，如下图2；然后，进入ME21N，在采购申请的基础上重新创建一张采购订单（操作方法不变），此时新采购订单上的供应商已是正确的（创建过程中，系统可能会提示，回车忽略即可）；最后，按规定动作进行服务确认、发票预制等操作。注意：全部操作完毕后，必须将维修工单正常关闭！十二、如何删除发票预制1. 发票预制错误，需要重新预制，如在余额不为0的时候进行了保存。2. 红冲服务确认时，

26、系统提示，说明当前采购订单被进行过发票预制操作。当遇到上述两种情况时，需要对发票预制进行删除处理。修理厂调度岗进入MIR7-发票预制，在操作界面左上角依次点击“发票凭证-其他发票凭证”；接着，在出现的“选择发票凭证”对话框中输入计划删除的发票预制凭证号、会计年度；回车进入修改界面，依次点击“发票凭证-删除”，短暂缓冲后，操作界面左下角出现提示，说明删除操作成功。 当计划再次进入查看时，系统提示已删除，无法查看，如上图。个别情况下，进行发票预制删除操作时，在进入计划删除的发票预制界面后，点击“发票凭证”，发现“删除”功能是灰色的，删除操作被禁止，如下图。 此种情况，说明本单位财务部门已对当前发票

27、预制凭证进行了过账操作（事务代码：MIR4），此时，需要联系本单位财务进行冲销操作（事务代码：MR8M）。财务部门操作时，当“取消发票凭证”界面左下角出现提示，说明操作成功。再次进入MIR7查看，结果如下图2，发票预制凭证A由发票预制凭证B取消，即说明发票预制凭证删除（取消）成功。 十三、送外维修操作常用的几类查询方法（一）维修工单“凭证流程”的应用 进入维修工单操作界面（修改/显示），点击“凭证流程按钮”（维修工单的状态不同，前后位置会有变化），可以查看当前维修工单的凭证历史记录：事例一：如上图所示，可以在凭证流里看到报修单号、维修工单号、采购申请号、采购订单号和服务确认凭证号（“GR 收货

28、”即服务确认）。还可以分析出当前维修工单只有一个外修工序，且外修费用为一项（服务确认凭证号后的数字代表修理费、材料费、辅料费三者之一，但无一一对应关系），整个操作一次性完成，没有冲销操作。事例二：如上图所示，当前维修工单外修费用有两种（修理费、材料费），且采购订单经过一次服务确认红冲操作（“为采购订单的收货冲销”表示服务确认冲销），冲销后，未再进行服务确认操作，故维修工单目前实际成本为零。事例三：如上图所示，当前维修工单在进行红冲操作后，又进行了一次服务确认操作，故维修工单目前有实际成本，此类情况多为修改采购订单金额、税码的结果。在凭证流里选中、双击维修工单号、采购申请号、采购订单号等，显示界

29、面底部会出现详细信息。GR 收货、收货冲销凭证号所在行的日期为凭证日期，不是实际操作日期。（二）已知采购订单号，如何确定其对应的维修工单号修理厂调度岗进入事务代码ME22N或者ME23N，按“采购订单-其它采购订单”路径依次点击，输入采购订单号，回车进入采购订单修改/显示界面，如下图所示，在“项目细节”区域，点击“服务”栏，滑动底部的滚动条即可找到对应的维修工单号。 （三）已知采购订单号，如何查询其服务确认/冲销凭证号、发票预制号如上图所示，在“项目细节”区域，点击“采购订单历史”栏，结果如下图，图中显示了当前采购订单的历史操作记录。案例分析：2月21日23:44 操作人员对采购订单45002

30、76925进行了服务确认操作，过账日期、凭证日期默认为操作日期（2月21日），得到服务确认凭证号5000599504，金额为+572.65元；2月24日19:11 操作人员对采购订单4500276925进行了服务确认冲销（红冲）操作，过账日期、凭证日期默认为上次服务确认的操作日期（2月21日），得到服务确认冲销（红冲）凭证号5000602339，金额为-572.65元；金额一正一负，对冲，结果为零。2月24日19:47 操作人员在对采购订单金额修改后（572.65元改为572.61元），再次进行了服务确认操作，过账日期、凭证日期仍默认为上次操作的操作日期（2月21日），得到服务确认凭证号500

31、0602408，金额为+572.61元；2月26日21:50 操作人员进行了发票预制操作，发票预制的过账日期为2月24日，得到发票预制凭证号5105658681。101：服务确认，金额为正；102：服务确认冲销，金额为负。需要注意的是，有时一个发票预制号会对应多个采购订单。在上图中点击发票预制凭证号，短暂缓冲后，可以进入发票预制界面查看具体信息。实际操作时，若界面显示和上图不同，可按照下图所示路径进行格式设置。（四）已知服务确认/冲销凭证号，如何查询其对应的采购订单号下面，以上一节中的案例为例进行说明：本单位财务模块相关岗位登录SAP系统，进入事务代码MB03，在物料凭证输入框输入计划查询的凭证号，点击总览按钮或者回车，进入“显示物料凭证一览”界面，可以看到对应的采购订单号，双击采购订单号，可进入“显示物料凭证细节”界面，查看采购订单的更多信息。如下图所示，为服务确认得到凭证的显示界面（101；+）： 如下图所示，为服务确认冲销得到凭证的显示界面（102