供应商往来账核对管理规定

1、 供应商往来帐核对管理规定2013-02-01 供应商往来帐核对管理规定V2.0目 录1.目的22.范围23.名词解释24.职责25.管理制度25.1日常结款的往来对帐要求25.2日常结款的往来帐款核对25.3定期与供应商往来帐务的核对36.工作流程77.注意事项78.附件7第8页共8页1. 目的为规范分部同供应商对帐工作，完善往来帐务的核对内容，保证分部与供应商往来帐务记录的完整、准确，各管理部门能及时掌握各分部与供应商往来帐务的实际情况，就分部与供应商定期核对往来帐务的事宜，特制定本规定。2. 范围 适用范围：*电器财务中心、经营战略中心；各大区；各分部。 发布范围：*电器财务中心、经营战

2、略中心；各大区；各分部。3. 名词解释往来帐：本规定的往来帐款具体指的是“应付帐款（受托代销商品款、代销商品款）”；“未扣收降价款”；“未扣收退残款”；“应收商业折扣”；“应收补利”；“卖场管理费”；“卖场支持费”；“促销活动费”；“质量保证金”及其他应收款项。4. 职责无5. 管理制度5.1日常结款的往来对帐要求5.1.1 代销商品每月结款前必须核对清楚“代销商品款”余额，否则禁止支付货款；5.1.2 经销商品每次结款前必须核对该批商品的入库明细，包括商品名称、规格、数量和金额，核对无误后同时保证金力系统和用友财务帐金额一致才可继续结算货款。5.2日常结款的往来帐款核对：5.2.1结算人员在

3、每次结款时需要与供应商核对清楚相关往来款项，根据公司目前商品的结算情况（经销商品按帐期依据进货的批次结算货款，代销商品按照结算期的实际销售进行结款），分经销和代销两部分分别进行核对。5.2.2经销商品5.2.2.1 经销商品需要核对“应付帐款”、“未扣收降价款”、“未扣收退残款”三项内容。5.2.2.2 核对“应付帐款”时应结合财务的“商品入库单”结算联内容相符，审核商品的入库价格与厂家的供价是否一致。5.2.2.3 核对“未扣收降价款”时应结合采销部门的“商品变价单”、“厂家确认函”，应仔细审核所调商品的规格型号、价格及数量。5.2.3代销商品5.2.3.1 代销商品主要核对结算期内的“代销

4、商品款”，结算期内的实际销售数量及金额。5.2.3.2 代销商品的核对依据有：业务的“进货申请单”、厂家的“送货同行单”、库房的“商品入库单”、财务的“商品入库单”结算联。5.2.3.3 业务的“进货申请单”、厂家的“送货同行单”、库房的“商品入库单”三单应该相互核对，保证与财务的“商品入库单”结算联内容相符，以保证入库商品的规格型号、数量、金额等无误。5.3定期与供应商往来帐务的核对5.3.1核对的范围：5.3.1.1 所有经销供应商（包括物流直供、非直供品牌）。5.3.1.2 代销及带货安装供应商不纳入对帐范围，分部按照结算制度要求在结算时对清即可。5.3.1.3出现下列任意一种情况（包括

5、但不限于）的供应商视为非正常供应商：1）连续两个月未销售或未进货或未结算的；2) 总部或分部以文件形式下发明确暂时停止合作或结算的；3）主动或被动已撤场未结算的；4）有明显迹象或其他原因可以判定为非正常合作的。5.3.2核对时间：5.3.2.1 对于正常合作的供应商，要求分部每半年对往来帐务核对一次，即每年的6月30日、12月31日待帐务结转后进行对帐。具体时间为，每年7月开始核对截止6月30日的往来帐务，分部应在7月1日至9月15日合理安排时间，制定对帐计划，分别完成计算、制作、发放、收回对帐函工作，9月15日为最终收回日期。次年1月开始核对截止12月31日的往来帐务，分部应在次年1月1日至

6、3月15日分别完成计算、制作、发放、收回对帐函工作，次年3月15日为最终收回日期。同供应商核对往来帐务期结束后，对于正常合作供应商存在差异的，在每周五开始上报*电器（ ）分部对帐函差异跟踪表（见附件8.9）。对帐函存在差异的情况分以下几种：未发出对帐函、已发对帐函未收回、已收对帐函中盖章不合格、双方帐务存在未确认差异，凡属于上述任意一种情况均需编制在*电器（ ）分部对帐函差异跟踪表中。5.3.2.2 对于非正常合作的供应商，分部应于每年4月末和11月末对往来帐务进行核对，即每年5月开始核对截止4月30日的应收金额，12月开始核对截止11月30日的应收金额。要求对全部非正常合作供应商发出应收对帐

7、函，无论是新增还是以前年度的非正常合作供应商均需重新发放应收对帐函。各分部财务人员不应被动等待供应商前来结帐时发送往来帐务对帐函，应请采销协助联系供应商或利用直接挂号邮寄并传真给供应商财务等多种手段确保按时发出，以免影响对帐进度。5.3.3核对内容：5.3.3.1对于正常合作供应商应核对应付帐款（其中包括退残款、降价款）、应收商业折扣、补利、卖场管理费、卖场支持费、促销活动费、质量保证金、其他费用等所有应付应收项目。5.3.3.2 对于非正常合作供应商应核对应收商业折扣、补利、卖场管理费、卖场支持费、促销活动费、质量保证金、其他费用等所有应收项目，特别强调的是非正常合作供应商只核对应收项目，不

8、核对应付帐款。5.3.4 对帐函标准格式：全国合同且正常合作的供应商及物流直供品牌且正常合作的供应商（物流直供品牌由物流公司直接核对）采用往来帐务对帐函（一）（见附件8.1），地方合同且正常合作的供应商采用往来帐务对帐函（二）（见附件8.2），物流非直供品牌且正常合作的供应商采用往来帐务对帐函（三）（见附件8.3）。 判定为非正常合作的供应商，采用往来帐务对帐函（四）（见附件8.4）。5.3.5 往来对账取数口径：5.3.5.1 应付帐款（其中包括已扣退残款、降价款）：正常合作供应商对帐函中以上三项按用友6月30日或12月31日结帐后的期末余额填列，但非正常合作供应商对帐函中只填列未扣收退残款

9、、降价款。5.3.5.2 应收商业折扣、补利、卖场管理费、卖场支持费、促销活动费、质量保证金：以上几项按“权责发生制”原则计算并填列，即应归属于6月30日或12月31日前应收未收的商业折扣、补利、卖场管理费、卖场支持费、促销活动费、质量保证金。【例如】05年6月份月度商业折扣及上半年的半年度商业折扣，在7月初计算应收金额，但按实际归属日期应为上半年应收金额，故必须在对帐函中进行填列。5.3.5.3 其他费用：其他费用包括合同、协议、备忘录、确认函中已签订，但不属于B条款中所列项目（商业折扣、补利、卖场管理费、卖场支持费、促销活动费、质量保证金）的其他所有应收款项。其他费用应按分部实际应收未收项

10、目明细逐一填列项目名称、小写及大写金额，若明细较多，分部应逐一填列。5.3.6 核对的具体要求：5.3.6.1 各分部按供应商逐个机制打印往来帐务对帐函（见附件8.1、8.2、8.3、8.4），注意填写对帐函最下端内容，将合同甲乙双方名称、合同号、签订日期和某某地区等项目填列清楚。往来帐务对帐函除签字外必须机制打印，不得手工填写。5.3.6.2 各分部需刻一枚对帐专用章，往来帐务对帐函一式两份加盖骑缝章。5.3.6.3往来帐务对账函中相关人员无须签字，并且无须加盖*公司的财务章，只需填列相关数据后，将一份发给供应商，另一份分部留存。5.3.6.4 供应商在往来帐务对帐函上必须加盖供应商公章或财

11、务专用章（或有供应商公函授权的印章亦可）。5.3.6.5 所有和供应商往来帐余额有差异的，分部一定要安排时间并按规定时限与供应商进行详细对帐，对清往来帐后要填写_*电器有限公司往来帐务余额差异调节表（见附件8.5），并限期双方实现调帐。若不采用我方规定格式则采用的差异调节表需包含公司规定事项。差异调节表中应付、应收的各项目余额必须同往来帐务对帐函保持一致。5.3.6.6 差异调节表中每笔调节项目均需详细写明“摘要”、“差异处理”。【例如】 摘要可以写为“05年6月补利”，差异处理可以写为“*已计算或扣收，厂家已确认未下帐”。）对于有确定日期、凭证号的项目也需填列齐全。调节表中我方已计算或扣收，

12、但由于供应商原因未及时进行帐务处理所产生的差异，应填列在供应商差异明细中。差异调节表经双方调整差异事项后，余额应保持一致，由结算会计、结算主管、收入会计、收入主管签字后，双方在调节表上盖章确认（调节表、对帐函上的供应商盖章必须保持一致）。5.3.6.7 若供应商主动要求并提供其自制的对帐函及调节表进行往来帐务的核对时，要求各分部要将截止对帐日该供应商的所有往来（所有应收、应付）全部填列在对帐函中，应收金额按照权责发生制原则计算，即应归属于对帐截止日前应收未收的所有款项。遇有应收商业折扣、补利等尚未计算出来的应收未收款项，须等到收入组将相关数字计算出来后进行填列，原则上由结算会计、结算主管、收入

13、会计、收入主管签字，如有供应商提出要加盖财务章的，须经分部财务经理批准后方能加盖。5.3.6.8 原始凭据的保存：为了有效的保全资产，要求分部将非正常合作供应商应收对帐函按照合同地址逐份通过EMS形式（必须）发送，要求将对帐函内容、金额简洁明确的标注在特快专递邮件详情单上，且要求邮局针对每份特快专递开具付款收据或发票。5.3.6.9 邮寄地址：按合同中注明的供应商经营地址分别发函，若邮寄后退回则再按注册地址发送。5.3.7 帐务差异及遗留问题的解决方法5.3.7.1 在与供应商往来帐务的核对中，因未达帐项造成的差异，按正常时间入帐，不需进行具体的帐务调整。5.3.7.2 核对中发现的因公司会计

14、人员帐务数据录入造成的差异，如：供应商名称、品类；商品数量、价格等，由往来帐务核对会计填写*电器往来帐款帐务修正单（见附件8.8）”，报本分部结算主管、财务经理签字确认后，发送相关系统录入员按审批结果于财务系统中给予更正。5.3.7.3 因采销人员订单价格错误造成的差异，由采销人员提出申请，经总部经营战略中心分管品类采销总监审批后，在系统中予以调整，财务监督执行。5.3.7.4 在帐务核对中查明了详细原因，但未与供应商达成一致处理意见的，由结算会计、收入会计持_*电器往来帐务核对明细表（见附件8.7）书面通知采销人员并下发工作联系函，催促尽快协调办理。5.3.7.5 分部如不能解决的，由分部按

15、照每个供应商、每一品类逐一填写*电器（ ）分部遗留问题及往来差异处理申请报告（见附件8.10），申请报告中要明确反映对帐函存在差异的情况及拟稿人处理意见，经分部收入主管、结算主管、财务经理、采销总监、总经理审核批准后，报总部经营战略中心总监、财务中心副总监审批。情况说明中必须包括供应商名称、品类、差异类型，若属于双方帐务存在差异的，则要详细说明差异明细及原因。5.3.7.6 各分部采销人员或结算会计根据各级领导审核批复的处理申报表，对往来款项中存在的问题及差异给予调整及跟进。5.3.8 往来帐务核对的控制办法5.3.8.1 在各分部定期的往来帐务核对后，对所有相关帐务应做到即对即止。即在每次帐

16、务核对后，双方财务人员应对当前帐务做到清楚明了，对所存在的差异明细以_*电器有限公司往来帐务余额差异调节表（见附件8.5）为基础，在下一次帐务核对时凭本次的差异清单即可对前期帐务一目了然。5.3.8.2 供应商不按期寄回对帐函或与供应商预约对帐，供应商不予理会的，各分部结算组必须暂停与该供应商往来款项的结算，由采销人员协调解决，双方核对帐务后才能恢复办理结算。5.3.8.3 对于差异金额供应商不予承认的相关款项，各分部不得擅自调整帐务，结算组应暂时停止对该供应商的货款支付，直到采销人员与供应商协调一致，确定解决时限后方可恢复对供应商货款的结算。5.3.8.4 因采销人员订单价格错误造成的差异，

17、采销人员须在发现错误当天提出申请报告，报告批复后当日予以纠正，采销人员不予纠正的，该笔货款不得予以结算，并可采用恰当的方式向采销总监、分部总经理进行反映，直至解决方可恢复对该供应商货款的结算。5.3.9 对帐后的统计、整理、上报工作：5.3.9.1 对于正常合作供应商，应将供应商盖章确认的对帐函及调节表与只盖*财务章的留存联一一对应，由结算主管捏对存档备查。对于非正常合作供应商，应将对帐函、特快专递留存联和邮局收据或发票一一对应后由分部结算主管妥善保存。5.3.9.2 帐务核对完毕各分部按往来帐务的核对情况，如实填写_*电器有限公司往来帐务核对汇总表（见附件8.6）及_*电器往来帐务核对明细表

18、（见附件8.7），两表经分部财务经理、结算主管、收入主管签字确认。5.3.9.3 每年3月16日、9月16日上报_*电器有限公司往来帐务核对汇总表、_*电器往来帐务核对明细表电子版及传真件，同时将汇总表、明细表及对帐函的复印件在2日内邮寄到总部财务中心资金管理部。要求：对帐函复印件的顺序必须同往来帐务核对明细表的排列顺序保持一致，以便总部审核。5.3.9.4邮寄地址：6. 工作流程无7. 注意事项7.1所有结算人员应该结合目前商品管理系统的实际情况认真、仔细的核对同供应商的往来款项，保证往来款的准确无误，及时对供应商进行结款。对核对中出现的问题应及时查明原因进行处理。7.2往来帐务对帐函的填写要求及注意事项7.2.1填写的各项内容必须以打印形式填写，禁止手写；7.2.2小写金额前必须添加封号“￥”，小写金额后必须填写大写金额；7.2.3大小写金额必须顶头，不能留有空隙；7.2.4空白项应以“无”标注。7.3对于发出的季度对帐函可以先以传真件形式收回，之后必须收回原件，但年度往来帐