文职工作技巧

1、文职工作技巧文职工作技巧 人力资源部人力资源部 2007-8-142007-8-14文职工作文职工作做的事最繁杂做的事最繁杂接触的人最多接触的人最多如何把简单的事做得漂亮？如何把简单的事做得漂亮？ 如何把繁锁的事做得简练？如何把繁锁的事做得简练？ 如何把普通的事做得闪亮？如何把普通的事做得闪亮？大大 纲纲一、一、日常工作内容：日常工作内容：1 1）、文件与记录的使用和管理）、文件与记录的使用和管理 1.1.文件的管理文件的管理 2.2.表单的使用与保管表单的使用与保管 3.3.如何利用统计技术如何利用统计技术 4.4.记录的填写与保存记录的填写与保存2 2）、公文的拟制）、公文的拟制 1.1.

2、如何做会议记录如何做会议记录 2.2.如何写通知如何写通知 3.3.如何写联络单如何写联络单3 3）、接待客人）、接待客人 二、做好文职工作的基本素养二、做好文职工作的基本素养1.1.沟通沟通2.2.礼节礼节3.3.细节细节4.4.技巧技巧一、日常工作内容一、日常工作内容1 1、文件与记录的使用和管理、文件与记录的使用和管理 文件的管理文件的管理 受控文件的管理受控文件的管理 建立和更新目录建立和更新目录，使文件易于查找使文件易于查找 确保使用文件人员快速得到最新要求确保使用文件人员快速得到最新要求 非受控文件的管理非受控文件的管理 建立目录，使文件易于查找建立目录，使文件易于查找 确保相关人

3、员了解文件内容确保相关人员了解文件内容 监督相关人员能按文件要求执行监督相关人员能按文件要求执行原则：使用最新版本的文件原则：使用最新版本的文件 因文件管理失控而导致因文件管理失控而导致文件的管理文件的管理-保存保存原则：便于查找原则：便于查找 1 1分钟内找出文件，现在你做得到吗？分钟内找出文件，现在你做得到吗？文件夹内的存放文件夹内的存放 技术类文件依类型技术类文件依类型 行政性文件依日期行政性文件依日期/ /部门部门文件夹的标示文件夹的标示 合适的标题合适的标题 流水序号流水序号文件柜的标示文件柜的标示 建立清单建立清单 表单的使用与保管表单的使用与保管 表单的使用与管理表单的使用与管理

4、 表单格式固定统一化表单格式固定统一化 不随便增减表单不随便增减表单 表单的保存表单的保存 使用的表单整理成册使用的表单整理成册 建立清单建立清单表单是否就是记录？表单是否就是记录？ 表单制作及排版技巧表单制作及排版技巧明确表单的用途明确表单的用途确保能清晰地显示出相关信息确保能清晰地显示出相关信息页面设置（页边距、页眉、页脚等）页面设置（页边距、页眉、页脚等）合理使用合理使用WORDWORD和和EXCELEXCEL WORDWORD偏重于文字处理，偏重于文字处理，EXCELEXCEL偏重于数据统计与分析偏重于数据统计与分析打印前先预览打印前先预览切忌滥增减表单切忌滥增减表单表单制作前表单制作

5、前如何格式设置如何格式设置 如何利用统计技术如何利用统计技术一般的公式运算一般的公式运算 详见案例详见案例图表的合理使用图表的合理使用 折线图折线图同个事物不同时段的走势同个事物不同时段的走势 柱形图柱形图不同事物同一时段的走势比不同事物同一时段的走势比对对 柏拉图柏拉图不合格的严重分布程度不合格的严重分布程度说说你部门有用哪些公式和图表分析说说你部门有用哪些公式和图表分析 记录的填写与保存记录的填写与保存 记录的填写记录的填写 1.1.内容需真实性、内容需真实性、完整性、完整性、准确性准确性 2.2.填制栏目填制栏目不应有遗漏缺项不应有遗漏缺项 3.3.日期填写按日期填写按“年年- -月月-

6、 -日日”的顺序的顺序 4.4.字迹应工整清晰、签名应便于识别字迹应工整清晰、签名应便于识别 5.5.当填写的记录需要修改时当填写的记录需要修改时 记录的保存记录的保存 1.1.依记录类型保存依记录类型保存 2.2.一个时期段以后进行装订成册、装箱一个时期段以后进行装订成册、装箱 3.3.定期进行销毁定期进行销毁2 2、公文的拟制、公文的拟制 如何做会议记录如何做会议记录了解会议议程了解会议议程 做到对会议议程心中有数做到对会议议程心中有数确定记录方式确定记录方式 谁谁发言要点发言要点要求要求需否跟进需否跟进抓出语句重点抓出语句重点 如：要通过我们大家的努力完成本周产量如：要通过我们大家的努力

7、完成本周产量 如：我们本周的产量要比上周提高如：我们本周的产量要比上周提高5%5%形成特有符号形成特有符号 如：生产部（如：生产部（SCSC），生产日报表（日报）等），生产日报表（日报）等 如何做会议记录如何做会议记录详见案例详见案例记录人就是主持人记录人就是主持人不明之处要进行确认不明之处要进行确认 先作记号，会后再确认先作记号，会后再确认 重要事项选择恰当的时机提出来确认重要事项选择恰当的时机提出来确认未尽事项要提醒未尽事项要提醒 对于决议未明确事项，要提醒主持人对于决议未明确事项，要提醒主持人 如：这件事由谁来负责？如：这件事由谁来负责？ 这件事要求在时候什么完成？这件事要求在时候什么完

8、成？记录要进行审批发行记录要进行审批发行 做好的记录要经主持人审批后发行做好的记录要经主持人审批后发行 待跟进事项需在下次开会前确定清楚完成情况待跟进事项需在下次开会前确定清楚完成情况 如何写通知如何写通知通知 就是把一些事项告诉有关单位和人员知道，在实际就是把一些事项告诉有关单位和人员知道，在实际生活和工作中应用范围极为广泛的公文。生活和工作中应用范围极为广泛的公文。 上级对下级，团体对个人，机关或单位互相之间，上级对下级，团体对个人，机关或单位互相之间，以及相关内部布置工作、传达事项、召开会议，往往都以及相关内部布置工作、传达事项、召开会议，往往都采用通知的形式。采用通知的形式。 通知是最

9、常用的行政公文通知是最常用的行政公文通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。 如何写通知如何写通知布置工作的通知布置工作的通知 带有指示性、指导性，必须贯彻执行的，要把道理说清楚，带有指示性、指导性，必须贯彻执行的，要把道理说清楚，任务提明确，措施订具体任务提明确，措施订具体传达事项，交流信息的通知传达事项，交流信息的通知 让被通知的单位和个人明了某件事情、某些情况，写得实在、让被通知的单位和个人明了某件事情、某些情况，写得实在、具体，使被通知者不仅了解有关情况和动态，而且能从中受到启具体，使被通知者不仅了解有关情况和动态，而且能从中受到启发和教益，工作有所

10、措置发和教益，工作有所措置转发的关文件的通知转发的关文件的通知 也叫转发，写明被通知的单位，批转、转发文件的名称，希也叫转发，写明被通知的单位，批转、转发文件的名称，希望和要求，然后附文件全文。望和要求，然后附文件全文。召开各种会议的通知等召开各种会议的通知等 应用广泛，写法自由，要包括被通知的人或单位，会议的名应用广泛，写法自由，要包括被通知的人或单位，会议的名称，开会的时间、地点，加会议者的要求称，开会的时间、地点，加会议者的要求现场演练现场演练 接村委通知本周二接村委通知本周二 周四要停电周四要停电3 3天，现天，现各部以通知形式通知各部做好生产安排以及各部以通知形式通知各部做好生产安排

11、以及设备的保养等设备的保养等提示：提示： 周二周二 周四的确切日期周四的确切日期 主管签名确认主管签名确认 发通知的日期发通知的日期 温馨提示温馨提示“外出小心外出小心”等等 如何写联络单如何写联络单 就是把一些事件、现象告诉有关单位和人员，就是把一些事件、现象告诉有关单位和人员，并要求进行相关协助、请求解决等。同样在实际并要求进行相关协助、请求解决等。同样在实际生活和工作中应用范围极为广泛的公文。生活和工作中应用范围极为广泛的公文。 要把道理要把道理/ /现象说清楚，要求现象说清楚，要求/ /任务提明确，任务提明确，交代清楚哪里发出、发向哪里，发放日期，必要交代清楚哪里发出、发向哪里，发放日

12、期，必要时要对执行情况进行跟进。时要对执行情况进行跟进。内部联络单内部联络单:异常联络单：异常现象异常联络单：异常现象/情况、量、后果、要求情况、量、后果、要求外部联络单：外部联络单：如何写联络单如何写联络单 如何接待客人如何接待客人上司的上级、客户或亲戚朋友上司的上级、客户或亲戚朋友 热情地请进会客室就座，上茶热情地请进会客室就座，上茶推销员电话推销员电话 礼貌性地拒绝礼貌性地拒绝客户客户 自己先处理，再依性质汇报给上司自己先处理，再依性质汇报给上司陌生客人陌生客人 态度和蔼地请对方报上姓名、单位、来访目的等基态度和蔼地请对方报上姓名、单位、来访目的等基 本资料后，请示领导，由领导决定是否会

13、见。本资料后，请示领导，由领导决定是否会见。 要学会审时度势，具体情况具体处理，做到有礼有节要学会审时度势，具体情况具体处理，做到有礼有节 有一个客户来访，上司正好在开周会，有一个客户来访，上司正好在开周会，这时，你该怎么做？这时，你该怎么做？提示：提示： 主动打招呼，请坐主动打招呼，请坐 倒水倒水 告诉大概要多久才会完毕告诉大概要多久才会完毕 是否有紧急要事是否有紧急要事 可否稍等可否稍等 二、做好文职工作的基本素养二、做好文职工作的基本素养 文职工作本质就是沟通，要想成为优秀文职工作本质就是沟通，要想成为优秀的文职人员，必先学习沟通，良好的沟通的文职人员，必先学习沟通，良好的沟通能力，是判

14、断你是否能成为一个文职的重能力，是判断你是否能成为一个文职的重要指标。要指标。 沟沟 通通 沟通基础沟通基础塑造良好的个人形象，维护好部门形象和公司形象！塑造良好的个人形象，维护好部门形象和公司形象！沟通是信息的传递与理解沟通是信息的传递与理解保持微笑保持微笑主动与人打招呼主动与人打招呼如何打、接电话如何打、接电话多用礼貌用语多用礼貌用语把握好听与说的技巧把握好听与说的技巧 v老板没有想到的要替他想到老板没有想到的要替他想到v老板想到的要比老板先想到老板想到的要比老板先想到v要急老板所急要急老板所急上司就是你的老板！上司就是你的老板！向上管理是基本功向上管理是基本功v不要给上司问答题不要给上司

15、问答题v要给上司选择题要给上司选择题v要给上司多项选择题要给上司多项选择题v要给上司答案提示要给上司答案提示v目标确定：取得上司认同，并以事件为导向目标确定：取得上司认同，并以事件为导向v了解客体：上司背景、偏好、思维方式等了解客体：上司背景、偏好、思维方式等v认识自我：适当的自我定位认识自我：适当的自我定位v选择渠道：合适的沟通渠道选择渠道：合适的沟通渠道v把握环境：选择合适的沟通环境把握环境：选择合适的沟通环境与上司沟通的程序与上司沟通的程序介绍的礼节介绍的礼节v位卑者给位尊者位卑者给位尊者v晚辈给长辈晚辈给长辈v女士给男士女士给男士v自己公司的同事给别家公司的同事自己公司的同事给别家公司

16、的同事v公司同事给客户公司同事给客户v非官方人士给官方人士非官方人士给官方人士优秀文职从细节开始优秀文职从细节开始v备忘录备忘录v 每天、每周、每月、每年每天、每周、每月、每年v打招呼打招呼v倒水倒水v打、接电话打、接电话文职技巧六招文职技巧六招第一招第一招 做个好助手做个好助手 有些事要想到上司前边，虽然你要听上司布置工作，但有些事，文员要想在上司前边，当好上司参谋。这样，上司才会感到你是个好助手。 文职技巧六招文职技巧六招第二招第二招 上司布置的工作要提前交卷如写材料、搞调上司布置的工作要提前交卷如写材料、搞调查等，一定争取提前一点完成，对于按照要求查等，一定争取提前一点完成，对于按照要求

17、完不成的任务，要提前向上司打招呼，使上司完不成的任务，要提前向上司打招呼，使上司早有安排，免得被动。早有安排，免得被动。 主动积极主动积极文职技巧六招文职技巧六招第三招第三招 注意保密工作，知道较多的机密事情，有的注意保密工作，知道较多的机密事情，有的事要比其他员工早一些时候知道，一定注意保密，事要比其他员工早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的文不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的文职是不称职的，而且会给上司添麻烦的。职是不称职的，而且会给上司添麻烦的。 保保 密密 负责做上司与他人的沟通工作，当上司与另负责做上司与他人的沟通工作，当上司与另外上司或其他人

18、发生矛盾时，做文员工作的不能外上司或其他人发生矛盾时，做文员工作的不能在上司面前火上加油，抓住时机以旁观者的身份在上司面前火上加油，抓住时机以旁观者的身份给出些看法或给出些看法或建议建议。文职技巧六招文职技巧六招第四招第四招 有效沟通有效沟通 平时多给上司提供资料，上司比较忙有一平时多给上司提供资料，上司比较忙有一些材料顾不上看，文员就要将有关资料及时些材料顾不上看，文员就要将有关资料及时提供给上司，这会对他的决策有参考价值。提供给上司，这会对他的决策有参考价值。 文职技巧六招文职技巧六招第五招第五招 提供资料提供资料 善于听取上司意见，对上司的批评或要求善于听取上司意见，对上司的批评或要求要认真听取，不要因小事而同上司翻脸。有要认真听取，不要因小事而同上司翻脸。有不同意见，可慢慢与上司沟通。不同意