星企[2015]39号关于修订下发《文件档案管理制度(试行)》的通知(1)

1、秘密湖北星瀚企业管理有限公司文件 星企字201539号 关于修订下发文件档案管理制度（试行）的通知集团各子公司、部门：为了加强各子公司、部门的文件资料和档案管理工作规范化、科学化，确保其完整、真实和安全，根据档案法的相关规定，结合我公司实际，经集团研究决定，特制定本制度。 望各单位接此通知后，立即组织全体员工认真学习，分析查找本单位文件资料、档案管理方面存在的问题，制定切实可行落实措施。集团拟分四个阶段抓好工作落实：第一阶段（12月3日12月31日）：各单位自行组织学习管理制度，研究决定本单位各部门兼职档案管理员名单，上报集团综合办；第二阶段（1月1日-1月10日）：集团综合办将安排1-2个半

2、天，组织兼职档案管理员等相关人员进行集中培训。第三阶段（1月11日-2月29日）：各单位、部门组织进行文件资料档案清理、立卷和归档。第四阶段（3月1日-3月15日）：集团将成立专班，对各单位、部门文件资料档案归档情况进行检查验收。同时可办理待移交给集团综合办的文件资料档案的移交工作。附件：文件档案管理制度【此页无正文】湖北星瀚企业管理有限公司二一五年十二月三日主题词：下发 制度 通知 主送：综合办公室；财务部；融资部（汉口典当）；物业发展部；武汉城成（振林）置业有限公司；武汉市橄榄绿商贸有限公司；湖北星瀚传媒有限责任公司；武汉新橄出租汽车有限责任公司；抄报：集团公司领导 印制单位：星瀚企业综合

3、办公室 2015年12月3日印 （共印8份）文件档案管理制度(试行)第一章 总则第一条 为了使文件资料和档案管理工作规范化、科学化，确保其完整、真实和安全，根据档案法的相关规定，结合我公司实际，特制定本制度。第二条 本制度适用于集团所属部门及各子公司。第三条 本制度所称的档案，是指过去和现在的集团部门、各子公司从事行政、人力资源、财务、经营和技术等活动中直接形成的对集团有保存价值的各类文字、图表、声像、电子文档、实物等不同形式的历史记录。第四条 档案工作是指对历史资源文件的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等一系列相互关联、衔接有序的活动。第五条 集团部门、子公司的负责人是本部门、本公司档案工

4、作的第一责任人，应当加强对档案工作的组织领导，重视档案工作的建设，确保档案完整、齐全、有效利用。第六条 档案管理实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整及安全，便于集团部门、子公司的利用。第二章 档案管理机构及主要职能第七条 集团实行集团总部和各子公司档案分级管理制度，集团总部的档案管理归口集团综合办（兼职档案管理员），子公司的档案管理归口综合部（兼职档案管理员）。集团公司认为重要（有关权证、公司证照及资质证和经营许可证、法律文书、重要的转让协议及合同、招投标文件等）的子公司文件应同时在集团综合办归档备案。第八条 集团实行承办部门收集平时保管和每年定期归档（电子文档和纸质）、移交制度。各职

5、能部门负责人均应指定专人（兼职档案管理员）负责收集保管本部门的档案资料并督促其及时归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时交本部门兼职档案管理员归档， 3个月内向本公司综合部移交，填写档案移交清单。兼职档案管理员应保持相对稳定，名单报送集团综合办备案，如有变动须及时通知。第九条 各岗位工作职责一、子公司总经理工作职责1、负责公司档案管理的组织和领导。2、贯彻执行集团制定的档案管理制度，检查、指导和督促本公司综合部及业务部门的档案管理，确保文件档案的完整、安全和有效利用。二、业务部门负责人工作职责1、负责本部门档案管理的组织和领导，根据实际

6、情况，指定专人或本人兼任本部门的档案管理员。2、贯彻执行集团制定的档案管理制度，检查、指导和督促本部门档案管理员做好档案管理工作，确保文件档案的完整、安全和有效利用。3、指导、督促本部门承办人员文件资料的管理，保证其附件的完整性。4、承办人员工作结案后，指导、督促向本部门档案管理员移交。三、档案管理员工作职责1、严格贯彻执行集团关于文件档案归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。2、负责本公司、部门档案资料的归档督促和日常管理工作。做好档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。3、负责及时对档案资料按类别、按年度进行分类、归卷、排列、编

7、号、装订、编目，档案质量和工作质量符合“规范”要求。4、专业书籍及杂志，指定专人保管，完善借阅制度。建立入库登记本，注明书名、出版社、出版日期、购买日期、金额及其他信息等。5、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。6、承办部门及人员借用文件材料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。7、因工作变动或离职时，应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第三章 档案的分类及归档范围、归档时间、归档责任部门第十条 档案的分类及归档范围：（一）综合类档案1、本公司内部公文及文书；2、本公司的各项规章制度和规定；3、本公司员工劳动、工资、福利等方面的文

8、件材料、任免的文件材料以及关于员工奖励、处分等人力资源文件资料；4、各类法律文书、管理监察等文件资料；5、各类固定资产管理相关文件资料；6、各类证照；7、各类专业书籍及杂志。（二）财务类档案帐簿、凭证、会计报表、审计资料、贷款资料。（三）经营业务类档案1、上级主管部门和行业下发的与本公司业务有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料；2、反映本公司主要职能活动的报告、总结，本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报；3、本公司经营管理、计划管理等文件资料4、本公司营销策划、招投标等文件资料5、与有关单位（个人）签订的各类合同、协议书等文件资料；6、对外

9、的正式发文与有关单位来往的文书；（四）工程技术类档案在工程建设过程中形成的各种形式信息记录，包括工程准备阶段文件资料、开发报建、招投标和预决算文件资料，工程管理性文件资料、工程项目合同、监理文件、以及施工中形成的技术文件资料和竣工图、竣工验收文件等竣工技术文件资料。（五）声像、电子文件类1、纸质文件资料经办公设备扫描、存贮产生的电子文件；2、在“无纸化”办公过程中产生的电子文件；3、记录本公司、部门重大事件、重大事故的声像材料；4、财务使用专业应用软件产生的电子文件；5、各公司、部门使用业务应用软件产生的电子文件。（六）实物类1、被市委、市政府以上机关表彰颁发的奖状、奖旗、奖杯等；2、典当物品

10、。第十一条 归档时间及归档责任部门：1、综合类文件资料：由集团部门及各子公司综合部档案管理员负责收集、整理、立卷和保管；于每年的6月底前完成立卷归档，填写档案移交清单，移交至集团综合办公室。2、财务类文件资料：年度终了后，由各子公司财务部档案管理员负责收集、整理、立卷，保管一年后，于第二年六月底前，填写档案移交清单，移交至集团综合办公室。3、经营业务类文件资料：由集团部门及各子公司业务部门档案管理员根据业务事项性质（过程、结案）负责分类收集、整理、保管，于次年3月底前完成立卷归档，向所属公司综合部移交；如在年中已结案的业务事项，60天内完成立卷归档并向本公司综合部办理移交；重要合同及协议、资产

11、文件、权证及时向本公司综合部移交。4、工程技术类档案，按归档范围分项目分期分批或在工程竣工后，由业务部门负责收集、整理，组卷编目，及时归档，在工程竣工验收后1个月内向本公司综合部办理移交。归档类别归档内容归档时间分类整理归档部门移交时间档案管理部门建设工程规划文件一、可行性研究文件及时及时移交子公司综合部1、可行性研究批准文件2、可行性研究调查资料及项目评估研究材料3、可行性研究报告二、地质勘查报告及时及时移交子公司综合部1、工程地质勘察报告或水文地质勘察报告2、土壤中氡浓度检测报告 三、建设工程立项批复及申请报告及时及时移交子公司综合部四、建设工程用地批准文件及时 及时移交子公司综合部1、建

12、设项目选址意见通知书2、规划设计（土地使用）条件3、国有土地使用权出让（批租）合同、用地红线图4、国有土地使用权成交确认书或武汉市国有土地划拨决定书5、建设用地规划许可证 6、建设用地规划红线图7、建设用地红线定位册 8、国有土地使用权证 五、建设工程规划批准文件及时及时移交子公司综合部1、建设工程规划许可证 2、建设工程规划红线图3、建设工程红线定位册 4、规划验收合格证 5、规划验收竣工图六、建设工程拆迁完毕确认书及时及时移交子公司综合部七、建设工程拆迁批准文件及时及时移交子公司综合部1、拆迁审批表、拆迁申请及验收书及时及时移交子公司综合部2、拆迁补偿协议书、还建协议书及时及时移交子公司综

13、合部建设工程综合性文件一、固定资产投资许可证（核准书）及时业务部门竣工后1个月内子公司综合部二、财务文件及时业务部门竣工后1个月内子公司综合部1、概算（移交初步设计图纸附概算）2、预算（移交施工图附预算）3、审计报告及决算二、建设工程设计抗震审查批准文件及时业务部门竣工后1个月内子公司综合部1、建设工程初步设计抗震审查意见 2、施工图设计文件审查合格书或建设工程项目技术评价结论书3、设计变更图纸审查意见4、深基坑工程施工图设计论证书 5、建设工程地质勘察成果审查合格书 6、建筑节能专项设计审查合格书7、轻钢结构设计文件审查合格书 8、幕墙工程设计文件审查合格书9、人防工程设计文件审查合格书10

14、、市政工程设计文件审查合格书11、建设施工许可证三、各类工作事故处理相关资料及安全责任协议及时及时移交子公司综合部四、消防审核、验收意见书及时及时移交子公司综合部五、环保审查、检测文件及时及时移交子公司综合部六、结合民用建筑修建防空地下室验收意见书及时及时移交子公司综合部七、武汉市新建房屋白蚁预防工程合同及时及时移交子公司综合部八、供电、供气、供水等部门批复或合同及时及时移交子公司综合部九、招投标文件及时业务部门竣工后1个月内子公司综合部1、勘察、设计单位中标通知书2、监理单位中标通知书3、施工单位中标通知书4、代建单位中标通知书十、建设工程合同及时业务部门竣工后1个月内子公司综合部1、代建合

15、同2、勘察合同 3、设计合同 4、监理合同 5、工程设备合同6、施工合同（深基坑、桩基、土建、装饰、幕墙、消防、电梯等） 7、各类合同补充协议十一、工程质量监督登记表及时业务部门竣工后1个月内子公司综合部（深基坑、桩基、土建、装饰、幕墙、电梯等）竣工单位竣工资料1、施工单位竣工资料及时业务部门竣工后1个月内子公司综合部2、监理单位竣工资料3、各项目竣工资料总竣工图1、建筑总竣工平面图 及时业务部门竣工后1个月内子公司综合部2、绿化总竣工平面图 3、道路总竣工平面图 4、地下管线总竣工平面图 5、智能总竣工平面图5、声像、电子类档案：由各子公司综合部立卷归档，于每年的6月底前，向集团综合办移交。

16、6、实物类档案：由各子公司综合办立卷归档，于次年6月底前，向集团综合办移交。典当物品，以当票号为序，及时整理归档，并保持完好、无损。第十二条 归档要求：（一）归档工作要求1、归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。2、归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整。3、文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。4、声像类、实物类档案要清晰完整

17、，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。5、预决算、招投标和品牌宣传等专业性很强的重要档案，必须设置专门的档案柜，并设专职人员保管。6、如因工作需要不能及时归档，应主动向本部门或本公司的档案管理员备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。7、原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。8、集团下属新成立的公司，取得公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日以内，必须将上述内容的复印件及时报集团综合办备案。（二）归档的技术要求案卷质量总的

18、要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。1、为统一立卷规范，保证案卷质量，文件材料归卷必须使用的“案卷封面”和“案卷目录”。分别张贴于档案盒正面、脊位和内侧。采取五级分类方法：组织机构-部门-类别-年份-编号，立卷工作由各公司、部门专人按文件形成规律，加以系统整理、组卷、编排文号、填写卷内目录、拟写案卷标题。与综合办公室办理档案交接，必须履行手续，填写移交清单，各执一份存查；2、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，合一立卷；3、不同年度的文件一般不

19、得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行；4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列；5、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首；7、案卷封面，

20、应逐项按规定填写，字迹要工整、清晰（格式见附页）；8、案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订；9、案卷各部分的排列格式：软卷封面一卷内文件目录一文件一封底，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第四章 编号规则及保管期限第十三条 编码规则1、档案号编制：组织机构（公司）+部门+类别+年份+编号2、表达方式：A1A2B1B2C1C2D1D2E1E2E3E4F1F2F3，其中A1A2为组织机构编码，为首个大写拼音缩写；B1B2为部门编码，为首个大写拼音缩写；C1C2为一级分类编

21、码，为首个大写拼音缩写；D1D2为二级分类编码，为首个大写拼音缩写；E1E2E3E4为年份编码，阿拉伯数字；F1F2F3为序号编码，阿拉伯数字。详见下表：3、档案号一经确定，不得随意更改。组织机构部门类别年份编号名称编码名称编码一级名称编码二级名称编码集团JT综合办ZH综合类ZH人事RS财务部CW行政XZ融资部RZ后勤HQ振林置业ZL综合部ZH制度ZD星瀚传媒CM工程部GC资产ZC橄榄绿GLL前期部QQ证照ZZ新橄出租XG财务部CW法律FL城成置业CC营运管理YYGL财务类CW帐簿ZB兴北物业XB市场营销SCYX凭证PZ三盟投资SM工程策划GCCH报表BB汉口典当DD审计SJ融资RZ经营业务类

22、YW营销规划YX招投标ZTB经营管理JY工作计划JH招商方案ZS销售合同XS租赁合同ZL其它业务类合同QT工程技术类JX建设工程规划文件GCGH建设工程综合性文件GCZH可行性研究文件KXYJ地质勘察文件DZKC财务文件CW施工单位竣工文件JGWJ总竣工图纸JGTZ第十四条 档案的保管期限一、保管期限：根据国家档案局发布的关于机关档案保管期限的规定，分为永久、长期、短期、一般四种。长期为10年以上，短期为5-10年，一般为2-5年。 二、期限划分：1、永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2、长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本

23、公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。3、短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。4、一般：一般结案文书、一般统计清单、文化活动资料、设备手册、维修记录、无长期保存必要的材料。第五章 档案管理办法第十五条 文书档案管理1、归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。2、归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整。3、文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规

24、范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。4、预决算、招投标和品牌宣传等专业性很强的重要档案，必须设置专门的档案柜，并设专职人员保管。5、如因工作需要不能及时归档，应主动向本部门或本公司的档案管理员备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。6、原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。7、集团下属新成立的公司，取得公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日以内，必须将上述内容的复印件及时报集团综合办备案。第十六条 声像、电子类及实物类档案管理1、应采取

25、更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动，同时必须随时备份，定期存储于能够脱机保存的载体上或刻录光盘；2、电子档案应按照规范进行整理，光盘、U盘、移动硬盘等需按电子档案相关要求进行编号；3、电子档案的收集需考虑电子档案的使用条件，如文件格式、适用软件、压缩算法等，如为不常用软件格式，需将相应软件一并收；4、电子档案的封存载体不得外借，借阅条件及销毁政策与文书制度一致；5、电子档案须每年进行一次检查，检查电子档案的质量，确保内容完整准确后，方可办理归档手续移交集团综合办公室，实行集中统一管理。6、声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信

26、息。第六章 档案的借阅及保密第十七条 公司文档资料未经许可不得外借、外传。非本公司人员凭介绍信或相关证明文件查阅文档，由办公室负责接待，请示公司领导后方可查阅，但只准抄录，不准复印；第十八条 借阅部门保管的档案资料，须经档案所属部门领导批准。借阅非本部门的档案材料，须经本公司领导批准。阅档必须在公司、部门指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经本公司领导批准；第十九条 借阅档案，必须履行登记、签收手续；第二十条 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的，须经本公司领导批准，文档管理人员应定期检查借阅记录，及时催还；第二十一条 借阅档案者必须妥当保管档案，不得任意转借

27、或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任；第二十二条 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。第七章 档案鉴定及销毁第二十三条 公司任何公司、部门或个人非经允许不得销毁公司档案资料；第二十四条 达到文档保管期限无延期保管必要的文档或因公司业务变动不再需要的文档，档案管理员可申请销毁；第二十五条 经确定需销毁的文档，由档案管理员编制销毁清单，经本公司相关部门负责人确认、公司总经理批准后执行销毁。销毁的文档清单由档案管理员保存，保存年限不低于五年；第二十六条 在销毁公司档案资料时，必须由公司领导或综合部负责人指定专人监督销毁；第二十七

28、条 需移交集团综合办收存的文档，档案管理员可根据移交手续申请注销处理。第八章 纪律与监督第二十八条 奖励：集团综合办每年6月第4周和12月第2周，对各子公司和部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的单位、部门或个人，整理相关材料上报集团公司领导，给予相应表彰和奖励。第二十九条 处罚一、工作不负责任，未认真贯彻执行集团公司档案工作要求，导致档案管理工作混乱，根据实地检查情况，对于档案管理具体人员和相关领导给予相应行政和经济处分。1、档案保管期限内，档案严重缺失，或因管理、使用不当，造成档案材料损坏、遗失等；2、未根据集团统一制度规定制定本公司管理细则，导致工作流程不清晰，关键环节工作失控等；3、未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定，未经批准，档案管理