第六章_秘书的特殊能力(三)

1、第六章第六章 秘书的特殊能力（三）秘书的特殊能力（三）案例分析假定你是副总经理的秘书，工资比总经理的秘书假定你是副总经理的秘书，工资比总经理的秘书低一个档次。你的工作能力比总经理秘书强，工低一个档次。你的工作能力比总经理秘书强，工作态度也比其好，所以总经理经常把一些重要的作态度也比其好，所以总经理经常把一些重要的公务交给你做，而不是让他自己的秘书做。考虑公务交给你做，而不是让他自己的秘书做。考虑到总经理交办的事不属于你的职责范围，而你的到总经理交办的事不属于你的职责范围，而你的工资又比总经理的秘书低一个档次，对此你是否工资又比总经理的秘书低一个档次，对此你是否有理由抱怨？以后接触到总经理交办的

2、事应该怎有理由抱怨？以后接触到总经理交办的事应该怎么办？么办？ 秘书的特殊能力结构表达能力信息处理能力活动能力应用能力创造能力口头表达能力书面表达能力收集、整理、加工、提供交际能力组织管理能力协调能力书写能力操作技能预测能力、应变能力、评估能力探寻能力、创新能力秘书的特殊能力结构第四节第四节 秘书的活动能力秘书的活动能力一、秘书活动能力的主要内容一、秘书活动能力的主要内容 （一）人际交往的能力（一）人际交往的能力 （二）组织管理能力（二）组织管理能力 （三）协调能力（三）协调能力二、秘书活动能力的基本要求二、秘书活动能力的基本要求（一）人际交往的能力（一）人际交往的能力1 1、要主动、要主动2

3、 2、要热情、要热情3 3、要礼貌、要礼貌发远机械制造公司最近来了一个秘书叫李兰，她在工作方发远机械制造公司最近来了一个秘书叫李兰，她在工作方面没有什么问题，也非常勤快，可在形象上，就是给人不面没有什么问题，也非常勤快，可在形象上，就是给人不太得体的感觉。有那么一天，李兰气喘吁吁地从外面办事太得体的感觉。有那么一天，李兰气喘吁吁地从外面办事回到公司；满头大汗。她忘了擦汗，就像个假小子一样开回到公司；满头大汗。她忘了擦汗，就像个假小子一样开始给客户打电话。同事见她头发沾在眼角边，便说：始给客户打电话。同事见她头发沾在眼角边，便说：“小小李，看你出了那么多汗，去补个妆吧。李，看你出了那么多汗，去补

4、个妆吧。”“”“没什么的。没什么的。”小李有些不在意，继续埋头干活。过了不久，李兰又以一小李有些不在意，继续埋头干活。过了不久，李兰又以一副新面孔展现给公司的同事，她脸上的粉擦得那么厚，整副新面孔展现给公司的同事，她脸上的粉擦得那么厚，整个一戏台上的媒婆，差点吓了同事一跳。可能是性格的缘个一戏台上的媒婆，差点吓了同事一跳。可能是性格的缘故，李兰对自己的外在形象是不怎么太在意，或者即使在故，李兰对自己的外在形象是不怎么太在意，或者即使在意也处理不当，这也许是她的一大缺陷。意也处理不当，这也许是她的一大缺陷。案例分析思辨题思辨题 1 1李兰有哪些不太得体的地方李兰有哪些不太得体的地方? ? 2 2

5、秘书良好的职业形象主要表现在哪些方面秘书良好的职业形象主要表现在哪些方面? ? 3 3秘书秘书“包装包装”时，应如何处理追求时尚前卫与时，应如何处理追求时尚前卫与职业装束之间的关系职业装束之间的关系? ?二、秘书活动能力的基本要求二、秘书活动能力的基本要求（二）组织管理能力（二）组织管理能力1 1、措施要得力、措施要得力2 2、奖惩要严明、奖惩要严明二、秘书活动能力的基本要求二、秘书活动能力的基本要求（三）协调能力（三）协调能力1 1、既要有原则性，又要有灵活性、既要有原则性，又要有灵活性2 2、要处理好局部与整体的关系，树立全局观念、要处理好局部与整体的关系，树立全局观念3 3、要注意自己的

6、权限范围、要注意自己的权限范围4 4、要注意自己的态度、要注意自己的态度 公司负责销售的马总年富力强，他的才能和魄力在公公司负责销售的马总年富力强，他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公认。但在公司内部也不时能听到司上下都得到了一致的公认。但在公司内部也不时能听到一些有关他的风流韵事。一些有关他的风流韵事。 于雪是总裁办秘书。这天，公司总裁问于雪：于雪是总裁办秘书。这天，公司总裁问于雪：“近来近来公司好象有人在议论马总；你常去他的办公室，是不是知公司好象有人在议论马总；你常去他的办公室，是不是知道一些这方面的情况？道一些这方面的情况？” ” 案例分析事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的

7、办公室事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的办公室，说：，说：“麻烦你帮我办件事。我马上要出差了，后天下午麻烦你帮我办件事。我马上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给于雪一张写着门牌号码的纸条。说着，递给于雪一张写着门牌号码的纸条。 于雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里于雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照于雪：一位年纪轻大的员工在身后又特地关照于

8、雪：“您是打出您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。”于雪当然于雪当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。千元能买得起的。 根据马总的纸条，于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的根据马总的纸条，于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的号房。出来给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮号房。出来给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥！我的生日也没有忘记

9、，真是太好了，谢谢马哥！”总裁问总裁问的就是这件事。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在的就是这件事。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：于雪有这么几种选择： a a、“前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。帮他送了点礼物给他的老师。 b b、“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！一点也不知道！” ” c c、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。亚运村的一位年轻女性。” ” d d、

10、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。” ” e e、“对马总我似乎不太了解。对马总我似乎不太了解。”本题的最佳选择是本题的最佳选择是C C。选选A A肯定是错误的。的确，作为秘书在替上司办私事肯定是错误的。的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保密。但是，当总裁问起这件事时，他时，有责任替上司保密。但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件私事也就不再是单纯的私代表的是整个公司的利益，这件私事也就不再是单纯的私事了，所以，作为秘书

11、，于雪不能替马总隐瞒了，必须向事了，所以，作为秘书，于雪不能替马总隐瞒了，必须向公司的最高领导人说明事情的真相。公司的最高领导人说明事情的真相。选选B B与选与选A A一样，甚至有过之而无不及。一样，甚至有过之而无不及。 选选D D也犯了秘书工作的大忌。作为秘书必须如实地向也犯了秘书工作的大忌。作为秘书必须如实地向领导反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。收礼领导反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。收礼人也许是歌厅里的小姐，但你不能在没有任何证据的情况人也许是歌厅里的小姐，但你不能在没有任何证据的情况下去推测人家是歌厅小姐。下去推测人家是歌厅小姐。选选E E也是一种逃避责任、不实事求

12、是的做法。也是一种逃避责任、不实事求是的做法。选选C C之所以正确，其理由很简单，那就是如实向上司之所以正确，其理由很简单，那就是如实向上司汇报是其作为秘书的天职。在一般的情况下，对职业秘书汇报是其作为秘书的天职。在一般的情况下，对职业秘书来说，对于上司的隐私，看到了的要当作没看见，听到了来说，对于上司的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的要当作没听见；只有这样，上司才能真正放心让你协助的要当作没听见；只有这样，上司才能真正放心让你协助他的工作。正是因为马总信任于雪，才会让她去帮他办私他的工作。正是因为马总信任于雪，才会让她去帮他办私事。从这个意义上来说，于雪有义务为马总保密。事。从这个意义上

13、来说，于雪有义务为马总保密。这是一家以家电制造为主业的上市公司。最近，公司为了这是一家以家电制造为主业的上市公司。最近，公司为了实现产业升级，正在收购一家上市的生物制药公司的股份实现产业升级，正在收购一家上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司的股票在股票市场上的大幅波动，两。为了避免两家公司的股票在股票市场上的大幅波动，两家签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人家签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道。这天，负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所知道。这天，负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所在地给总裁秘书于雪来电话，说谈判己经完成，让于雪赶在地给总裁秘书于雪来电

14、话，说谈判己经完成，让于雪赶紧用快件寄紧用快件寄3 3张作为公司法人代表的总经理照片过去，以张作为公司法人代表的总经理照片过去，以办理有关手续。这天总经理正好在市政府开会，于雪一时办理有关手续。这天总经理正好在市政府开会，于雪一时找不到总经理的照片。找不到总经理的照片。 案例分析就在于雪不知怎么办好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，就在于雪不知怎么办好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，想起半年前公司为了实施想起半年前公司为了实施CICI战略，公司公关部统一为公司战略，公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总经理照片。每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总经理照片。于雪给公关部打电

15、话，对方接电话的正是于雪中学的同学于雪给公关部打电话，对方接电话的正是于雪中学的同学小诺。小诺是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她小诺。小诺是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍的。她说他们那有总经理的照片，并答应马上给送过来拍的。她说他们那有总经理的照片，并答应马上给送过来。当于雪刚刚松口气，公关部的雷经理来电话，问于雪要。当于雪刚刚松口气，公关部的雷经理来电话，问于雪要照片做什么用。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在照片做什么用。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：于雪有这么几种选择：a a、这是总经理要的，我不知道！、这是总经理要的，我不知道！ b b、我可

16、以告诉你，但你不能对别人说。、我可以告诉你，但你不能对别人说。 c c、拿到报纸上去发表（因为总经理前几天刚接受一家财、拿到报纸上去发表（因为总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）。经报纸的采访）。 d d、对不起，我暂时不能说。、对不起，我暂时不能说。 e e、你问那么多干什么？、你问那么多干什么？对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。明理由，并对其他几种选择进行评析。 本题的最佳选择是本题的最佳选择是D D。 从原则上来说，选从原则上来说，选A A不算错。的确，对于秘书来说，该说不算错。的确，对

17、于秘书来说，该说的就说，不该说的就不能说，应当学会拒绝。但是，拒绝的就说，不该说的就不能说，应当学会拒绝。但是，拒绝也是一门艺术。很显然，选也是一门艺术。很显然，选A A不能让人信服。即使于雪真不能让人信服。即使于雪真不知道拿照片去做什么，她这样说对方也不一定真的相信不知道拿照片去做什么，她这样说对方也不一定真的相信；所以，这么回答会给对方一种不信任他的感觉；久而久；所以，这么回答会给对方一种不信任他的感觉；久而久之，就会伤害双方的关系，遇到再要别人帮忙时，就会很之，就会伤害双方的关系，遇到再要别人帮忙时，就会很困难了。困难了。 选选B B显然是错误的。不管于雪平时与雷经理的关系如何好，显然是

18、错误的。不管于雪平时与雷经理的关系如何好，也不管雷经理为人如何稳重，肯定不会把事情说出去，但也不管雷经理为人如何稳重，肯定不会把事情说出去，但只要于雪对雷经理说出了真相，作为秘书她就违反了职业只要于雪对雷经理说出了真相，作为秘书她就违反了职业操守；这事一旦被总经理知道了，于雪就有可能从此失去操守；这事一旦被总经理知道了，于雪就有可能从此失去他的信任。失去了上司的信任，是不可能能做好秘书工作他的信任。失去了上司的信任，是不可能能做好秘书工作的。的。 C C是最为恶劣的一种回答。于雪自以为聪明，实际上是给是最为恶劣的一种回答。于雪自以为聪明，实际上是给自己挖了一个陷阱。她这样信口开河，对方就会步步

19、紧逼自己挖了一个陷阱。她这样信口开河，对方就会步步紧逼：“为什么与报社打交道绕过我公关部，你们这是什么意为什么与报社打交道绕过我公关部，你们这是什么意思思”如果事情朝着这个方向发展，那就会变得无法控如果事情朝着这个方向发展，那就会变得无法控制，而且这不是一个工作方法的问题，而是一个人的人品制，而且这不是一个工作方法的问题，而是一个人的人品问题。所以，对于秘书来说切忌耍这种小聪明。问题。所以，对于秘书来说切忌耍这种小聪明。 E E很显然是一种没有水平，甚至是一种没有教养的回答。很显然是一种没有水平，甚至是一种没有教养的回答。对方的职务比你高，而且这事也与他的工作有关，他为什对方的职务比你高，而且

20、这事也与他的工作有关，他为什么就不能问？一些秘书由于不能正确认识自己的地位，容么就不能问？一些秘书由于不能正确认识自己的地位，容易养成狐假虎威的毛病；对于这一点，不仅公司其他人反易养成狐假虎威的毛病；对于这一点，不仅公司其他人反感，就是上司知道了也会反感。秘书工作实际是感，就是上司知道了也会反感。秘书工作实际是“三分做三分做事，七分做人事，七分做人”，用这种方式去处理人际关系，其结果可，用这种方式去处理人际关系，其结果可想而知。想而知。D D之所以是正确回答，是因为它在坚持保密原则的前提下之所以是正确回答，是因为它在坚持保密原则的前提下又保持了礼貌。用这种婉转而又明确的方式拒绝对方，对又保持了

21、礼貌。用这种婉转而又明确的方式拒绝对方，对方不仅能接受，而且也能理解，因为大家都是职场中人，方不仅能接受，而且也能理解，因为大家都是职场中人，知道什么事该问，什么事不该问；点到为止，对方也能心知道什么事该问，什么事不该问；点到为止，对方也能心领神会。领神会。三、秘书活动能力的培养三、秘书活动能力的培养（一）不断扩大自己的知识面（一）不断扩大自己的知识面（二）不断参与各项实践活动（二）不断参与各项实践活动案例分析 一天，老总怒气冲冲地把秘书叫到自己的办一天，老总怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他自己起

22、草了一封简短的回信非常无礼的来信。他自己起草了一封简短的回信，让秘书马上把信寄走。信的内容是这样的：我，让秘书马上把信寄走。信的内容是这样的：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！面对这种情况，于雪应该如何处知道你的行为！面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择理？现在于雪有这么几种选择： a a、“好，我马上就办！好，我马上就办！”说完，于雪立即回到自

23、己说完，于雪立即回到自己的办公室，将信寄走了。的办公室，将信寄走了。b b、如果将信寄走，对公司和老总本人都非常不利。、如果将信寄走，对公司和老总本人都非常不利。于雪想到自己是老总的助手，有责任提醒老总，为了公司于雪想到自己是老总的助手，有责任提醒老总，为了公司的利益，得罪了老总也值得，于是对老总这样说：的利益，得罪了老总也值得，于是对老总这样说：“老总老总，这封信不能发，别发算啦！，这封信不能发，别发算啦！”c c、于雪不仅没有退下去寄信，反而前进一步向老总、于雪不仅没有退下去寄信，反而前进一步向老总提出忠告：提出忠告：“老总，请您冷静一点！给人家回一封这样的老总，请您冷静一点！给人家回一封

24、这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？有值得反省的地方吗？”d d、当天快下班的时候，于雪对已经心平气和的老总、当天快下班的时候，于雪对已经心平气和的老总说：说：“老总，可以将信寄走了吗？老总，可以将信寄走了吗？”e e、默默地回自己的办公室，当作什么也没听见。、默默地回自己的办公室，当作什么也没听见。本题的最佳选择是本题的最佳选择是D D，最恶劣的选择是，最恶劣的选择是C C。 选选A A是忠实和坚决地执行上司的指令，作为秘书的确是忠实和坚决地执行上司的指令，作为秘书的确需要这种品质，但是，仅仅具备需要这种品质，但是，仅仅具备“忠实和坚决忠实和坚决”的品质，的品质，对于秘书来说是远远不够的。对于秘书来说是远远不够的。选选B B是从整个公司利益出发的，对于秘书来说，这种是从整个公司利益出发的，对于秘书来说，这种富于自我牺牲的精神是难能可贵