BUM-AH采购循环

1、上海凡峨汽车内饰件制品有限公司内 部 控 制 制 度编 号BUM-AH-001版 本第 一 版采购及付款循环流程图页 次第3页 共21页订定日期2008年04月15日采购及付款循环主流程图上海凡峨汽车内饰件制品有限公司内 部 控 制 制 度编 号BUM-AH-001版 本第 一 版采购及付款循环请购作业页 次第4页 共21页订定日期2008年04月15日一、作业程序：(一)原、物料及劳防用品请购：1.设有安全库存量及计划性采购之原物料，仓管单位检视原物料库存情形，考量营运计划情形等因素列出请购需求并填写请购单，经权责主管核准后转采购单位进行采购事宜。2.非适用安全库存量及计划性采购原物料，由需

2、求单位填写请购单（有料号者）或费用申请单（无料号者）呈请权责主管核准后提出申请。3.凡属紧急采购案件于请购单据上注明急件叙明原因，报请权责主管核准后交采购单位先行采购，采购单位应配合优先办理。4.请购单据为一式三联并采事先流水序号编码，单上注明货品编号、品名及规格、数量、需要日期等内容。(二)凡申购物品有运送及保存方式之限制者须于请购单据上加以注明。(三)欲请购物品为特殊品时，请购单位应提供相关样品、目录或图面等资料供采购单位参考。(四)请购单位应定期检覆请购单据有无延迟采购情形。(五)采购单位应复核原物料请购数量是否符合经济采购量要求。二、控制重点：(一)请购应由需求部门适时提出。(二)各项

3、请购资料是否确实审查。(三)各项请购皆应使用相关请购单据并经权责主管审核。(四)请购单位应定期检覆请购单据有无延迟采购情形。(五)采购单位应复核原物料请购数量是否符合经济采购量要求。(六)采购单位对紧急采购应追究其原因并请请购单位提出改善计划。三、作业依据及使用表单：(一)作业依据：安全存量表(二)使用表单：1.请购单2.费用申请单上海凡峨汽车内饰件制品有限公司内 部 控 制 制 度编 号BUM-AH-001版 本第 一 版采购及付款循环采购作业页 次第7页 共21页订定日期2008年04月15日一、作业程序：(一)采购经办人员根据经权责主管核准之相关请购单据及相关附件资料与供应厂商联络进行采

4、购。(二)供货商之甄选、辅导、管理应依下列程序办理：1.由采购单位搜集有能力提供公司原、物料产品之厂商，并经相关单位评估认可。2.大量采购之原物料应同时保持二家供货商，以免受到供货品质之限制影响生产作业。3.国内供货商可由采购单位视情形与生产单位进行实地勘察了解。4.经评估合格之供货商由采购单位报请权责主管核准。5.经核准之供货商由采购单位汇总整理记录建立合格分包商名册并经权责主管确认，以为日后选择供货商之依据；供货商资料若有异动应随时更新保持正确记录。6.对于供货商每年应定期评鉴并将评鉴结果记录于供货商评鉴表，若评鉴成绩未达标准由采购单位通知限期改善，若未见改善采购单位应以书面报请权责主管核

5、准取消其资格。(三)采购单位应依照已核准之请购单据其请购内容进行采购，除为独占事业或特殊需求外；应向二家以上之供货商询、比、议价并将议价后之价格填写于供应商比价表，呈请权责主管核准后采购及建檔。(四)决定供货商后，经办人员应编制一式三联连续编号之采购单列明采购对象、请购单号、品名及规格、数量、金额及其它附加条款等，呈请权责主管核签后传真或电话予厂商确认交货日期。(五)经议价完成之供应厂商，若因特殊情事须变动价格者或更改供货商之情事，采购经办人员应于原已核准之供货商比价表上修改并签名或填写签呈注明异动原因经权责主管核准后更改档案。(六)若采购金额庞大或属重要原物料时宜另与供货商订立采购合约。(七

6、)采购经办人员是否随时了解交货情形，已到货者需于采购单上注明到货日期，采购单上之货品若已全数到货就将采购单按序号归档以利采购进度控管。(八)请购品与厂商供货规格不一致时，经办人员应于正式下采购订单前与请购单位协商，视其需求寻求合适的替代方案。(九)列入计划性采购之原物料是否与所订立之计划相符，若有不符应加以合理说明。(十)各项相关请购单据是否有经办人员及权责主管签名，如有遗漏视为程序不符采购人员不得进行采购作业。(十一)采购单以套表连续编号控管，作废之单据应留存备查；单据编号若有不连续情形则书立原因说明之。(十二)采购单位平日应注意询价资料的搜集，尽量确实完整并具有时效性。(十三)国外采购：1

7、.本公司国外采购案件之进口作业一切进口手续其通关业务全部委由报关行代理，报关行接获到货通知后到船公司取提单准备提货。2.进口数量与实际验收数量必须相符，提货时应注意物品若有损坏或短少，实收数量少于装运数量时应向供货商办理索赔。3.结汇费用应核算各项计费方式是否合理，计息起讫日期是否正确，每一项费用是否均有合理凭证。二、控制重点：(一)供货商各项记录应属详实；供货商资料如有异动应随时更新。(二)价格资料(询价、比价、议价)收集是否完整。(三)预拟采购之厂商、价格等是否考虑周详。(四)请购单据是否确实经请购流程中各权责主管核签。(五)大量采购之原、物料等重要物资以合约采购为原则并应同时保持二家供货

8、商，以免受到供货品质之限制影响生产作业。(六)为提高进货品质、降低进货成本及便于管理，应建立可完全配合之协力厂商。(七)遇到市场上有关各项原物料之供应将大幅变化时须通知有关部门以便事先连系，并报告呈核后采取应变措施。(八)采购人员应随时追踪供货商交货情形。(九)采购人员应选择对公司最有利之作业方式办理采购。(十)采购作业应于规定期限内完成，期限有变更之必要时应知会请购部门。(十一)采购单是否套表连续编号控管，作废应留存备查。(十二)定期辨认是否有采购单已开但未予采购之情事并予以清查。(十三)有关进口作业各项预付费用支付、入帐、转帐、收回及调整时所应附之原始凭证必经核准内容必须合理。(十四)应将

9、同一进口采购案号之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。(十五)应将确定进口结汇之有关原始文件、合约、凭证等核对无误后始签付。(十六)预付货款依公司付款办法给付之，如须以现金支付者须合于现金付款规定。(十七)在途产品之交运、保管应求完好；拨交、移转控制力求完整。如有遗失或短少责任必须明确；逾时甚久之在途产品应追查原因，若发生遗失及短损应依合约规定处理。(十八)有关合约、单据必须订有寄存期间，如已逾期尚未处理之原因为何。(十九)注意出帐日期与在途日期相隔甚久者是否久悬帐未解决，有无虚列帐目情形。三、使用表单：(一)合格分包商名册。(二)供货商评鉴表。 (三)供应商比价表。(四)采购单。(五)簽

10、呈。上海凡峨汽车内饰件制品有限公司内 部 控 制 制 度编 号BUM-AH-001版 本第 一 版采购及付款循环验收作业页 次第9页 共21页订定日期2008年04月15日一、作业程序：(一)原物料之验收，厂商应将送货单并同货品送交仓管单位办理入库手续，收料人员依据厂商送货单核对品名、数量无误后，依据厂商送货单及验收货品编制验收入库单經权责主管核准后入库。(二)遇有分批收料的情形时验收程序比照上述收料程序并将已交数量记录于采购单内，待余数交货仓管人员据此收料避免超收或遗漏。(三)验收时发现规格不符或瑕疵破损者，应退回给厂商并通知采购单位。若数量与采购单上不一致，有超交则退回予厂商；短少时则请厂

11、商补送或进行扣帐处理程序。(四)验收合格之货品于生产单位领用后始发现不良情况：1.生产单位应将不良情况填具退库单呈权责主管签核确认责任归属。2.若经判定为厂商之责任者，通知采购单位请厂商办理退货，由厂商点交数量确认后将料品领回办理厂商进料退回作业；若经判定非属厂商之责任者由品保单位通知仓库开立出库单并注明原因，呈报权责主管签核后转会计入帐。(五)财务单位依据出库单之退货资料通知，若对方已开立发票；需到税务所办理证明单后交予厂商并请厂商开立销货退回或折让证明单办理销帐，另编制传票过入存货及相关明细帐。(六)验收时若有任何疑异应通知采购单位会同处理联络厂商协调解决至无任何问题始可验收。(七)若属非

12、建立料号的物料，由采购单位通知请购单位或使用单位办理验收并检查是否合格，若有不合格的情形依公司规定之退货程序办理。(八)凡采购事项验收完成，采购单位应核对请采购单、验收入库单、厂商之送货单及发票，核对无误后转交财务单位审核；财务单位审核上述相关单据无误编制传票，经权责主管核准后过入存货及相关明细帐，若为月结厂商应于每月结帐时核对。(九)验收入库单及出库单皆按流水序号连续编码并顺序存盘列管；若有遗漏或作废之情形应于单据上详细注明遗漏或作废存盘保留之。二、控制重点：(一)各项检验程序应依公司各项规定于尽速完成验收。(二)验收时应注意发票或收据上之物品名称、规格、数量、金额与相关验收单据之内容应相符

13、；货品是否有碰损、折叠、变形或潮湿现象。(三)验收不符之货品应与其它验收合格者分开放置；处理程序应依本公司规定执行。(四)验收单据应由验收人员填写，内容应详实、清楚，并依核决权限经适当核准。(五)查阅是否有已收料但尚未经检验合格即入库；或经检验合格之原物料尚未入帐者。(六)不合格的货品应通知采购单位退回或扣款；有关技术部份应指派专门技术人员负责验收。(七)检验时遇有短缺、瑕疵、破损或品质不合时应立即依公司规定处理。(八)验收入库单及出库单应按连续编号并依序存盘，若有作废之情形仍应存盘保留之。(九)存货明细帐应根据验收入库单及退库单过帐。三、使用表单：(一)采购单(二)验收入库单(三)出库单 上

14、海凡峨汽车内饰件制品有限公司内 部 控 制 制 度编 号BUM-AH-001版 本第 一 版采购及付款循环与合约(采购条件)不符作业页 次第10页 共14页订定日期2003年12月31日一、作业程序：(一)凡供应厂商逾期未交货或不交货品者，采购单位应详加查核并按约定(或合约)进行扣款等事宜。(二)供应厂商所交货品品质、规格与合约不合，因急需勉强验收使用者须于事前征得相关主管同意，并进行扣款或其它处理事宜。(三)因验收不合退回厂商或厂商因故必须延期交货须事先应经相关主管核准，必要时应予罚款或其它处理事宜。(四)违约情形有争议时，经办采购人员应将合约及其它足资说明文件依核决权限呈请权责主管裁决。(

15、五)采购人员应将供应厂商履行约定(合约)情形，载于供货商基本资料文件并做成备忘记录以为下次采购之参考。(六)退货经处理后款项经查已付清者，应依据出库单请厂商退回已付之款项或于下期货款中扣除。二、控制重点：(一)所交货品如因检验不合格退回更换者，则其交货日期应以替换补送到达日期为准。(二)各项违约应依约定(合约)之规定处理，依事实不能依约定(合约)履行者，其违约案件应依核决权限呈报权责主管处理。(三)所交货品之品质、规格与合约不合，但可使用，如因急需勉予验收使用，应经有关主管事前认可，按规定扣款或减价处理。(四)逾期已久而尚未交货之合约应逐一查核。三、使用表单：出库单上海凡峨汽车内饰件制品有限公

16、司内 部 控 制 制 度编 号BUM-AH-001版 本第 一 版采购及付款循环应付供货商负债及记录作业页 次第11页 共21页订定日期2008年04月15日一、作业程序：(一)厂商寄来之对帐单应与应付帐款之帐载资料互相核对。(二)对厂商的预付款本公司应取得发票入帐，并核对厂商请款发票应是否已抵扣预付款项之金额。(三)对于国外采购之预付采购款部份应核对传票与原始凭证、请购单、合约书、进口报单等相关资料应核对相符。(四)预付货款(预付费用)入帐、转销、收回及调整时所附之原始凭证内容应审核为正确并经相关主管核准。(五)财务单位经办人员核对自采购单位转来之验收入库单、发票、月结厂商对帐单、付款凭单等

17、文件切制传票，并经权责主管核确认后据以入帐。(六)已验收入库但尚未与厂商对帐部份需估列入帐。(七)应付帐款记录应每月试算并与总分类统制科目帐户相核对调节。(八)应依据应付帐款明细表注意本期冲销情形，如有久欠未还或性质不明者须查明原因。二、控制重点：(一)厂商寄来之对帐单是否与应付帐款之帐载资料互相核对。(二)对厂商的预付款本公司应取得发票入帐，并加以控制收到厂商请款发票时，应核对是否已抵扣预付款项之金额。(三)对于国外采购，预付采购款部份应核对传票与原始凭证、请购单、合约书、进口报单等相关资料是否相符。(四)预付货款(预付费用)入帐、转销、收回及调整时所附之原始凭证内容应审核为正确并须经相关主

18、管核准。(五)定期验证应付帐款、商品或采购订单等资料之正确性。(六)定期抽查确定验收商品之信息已实时输入信息系统。三、使用表单：(一)验收入库单(二)月结厂商对帐单(三)付款凭单上海凡峨汽车内饰件制品有限公司内 部 控 制 制 度编 号BUM-AH-001版 本第 一 版采购及付款循环付款作业页 次第14页 共21页订定日期2008年04月15日一、作业程序：(一)国内采购付款：1.采购人员按月汇总月结厂商对帐单、发票及付款凭单等相关单据进行请款作业。2.会计经办人员进行各项请款单据审核时，应注意下列事项：(1)所附原始凭证是否合乎税法规定。(2)各种请购与验收手续是否齐全，相关人员是否签章证

19、明。(3)申请单位主管及相关人员对请款单据之核签应核决权限。(4)是否已取得受款人之统一发票或收据。(5)受款人所出具之发票或收据是否记载下列事项：A.开立发票(收据)日期。B.货品名称、规格、数量、单价及总价等；金额部份应大写。C.如有其它事项应注明之。D.需加盖受款人发票专用章。(6)是否因交期延误或其它事由，发生扣款等情事。3.会计经办人员进行审核请款单据时若发现不符，应将请款相关单据退回采购单位。4.会计经办人员核对相关请款单据无误后编制传票并附上相关请款单据呈请权责主管核准，主管核准后于原始凭证上加盖付讫章依公司付款规定，于每月特定时日由出纳人员开立票据或以汇款方式付款。5.出纳人员

20、依付款条件开立票据或填写汇款资料，且将票据等相关资料注记于传票上并于付款凭单加盖现金付讫章后送请权责主管审核用印，完成用印后票据或汇款单由出纳人员交付厂商完成付款作业。6.公司票据是否依支票序号开立并注明抬头及划线。7.作废之支票须盖上作废章并剪下支票号码黏贴于支票存根于票据领用明细记录表上，并将支票存根妥为保存。8.空白之支票由财务主管负责保管并锁在本公司保险箱。9.若以票据或现金支付时，应请厂商于收到票据或现金时在付款凭单上签收以确认收款无误。(二)国外采购付款：1.会计经办人员接获承办单位之国外采购请款，审核相关单据无误后据以编制传票，呈请相关主管签核后，送交出纳人员进现金支付或汇款(T/T方式付款)等业务。2.各项报关费用(关税、运费、装卸费等)，由采购人员填具付款凭单，