电子表格Excel的使用综述

1、专题二专题二信息加工与表达信息加工与表达第第2 2讲讲 图表信息的加工与表达图表信息的加工与表达考纲解读考考 点点内内 容容题题 型型1、电子表格软件及文件格式了解几种常用的电子表格软件及了解几种常用的电子表格软件及相关文件存储格式。相关文件存储格式。能根据任务合理选择合适的表格能根据任务合理选择合适的表格软件加工信息。软件加工信息。 选择题 2、EXCEL的基本操作了解EXCEL的窗口结构掌握EXCEL 软件的基本操作方法3、电子表格的数据统计掌握应用EXCEL电子表格软件进行数据统计的方法 简答题4、电子表格的图表了解电子表格的图表的表示方法1、电子表格软件及文件格式 目前常用的电子表格软

2、件有：Microsoft Excel 电子表格和金山电子表格，早期还有Lotus 和 CCED等电子表格 电子表格具有：制作表格，完成复杂的数据运算，进行数据分析和预测，并且具有强大的图表制作功能。第第5页页基本信息元素基本信息元素电子表格的三个术语： 工作簿 工作表 单元格第第6页页是指在是指在ExcelExcel环境中用来储存并处理工作数据的文件。环境中用来储存并处理工作数据的文件。工作簿名就是存档的文件名，缺省的文件名为工作簿名就是存档的文件名，缺省的文件名为book1book1，扩展，扩展名为名为xlsxls工作簿工作簿一个工作簿内可以拥有多张不同类型的工作表一个工作簿内可以拥有多张不

3、同类型的工作表,默认包含了默认包含了三个工作表三个工作表:名为名为sheet1、sheet2、sheet3。最多可以有最多可以有255 个工作表。但只有一个工作表为当前工作表。个工作表。但只有一个工作表为当前工作表。 工作表工作表第第7页页工作表工作表是由纵横的行和列相交而成的单元格组成。是由纵横的行和列相交而成的单元格组成。每个工作表最多每个工作表最多具有的单元格为具有的单元格为6553665536行行256256列。列。行编号行编号 :1-65536:1-65536列编号列编号 : :A-IV(A,B,C.,Z,AA,AB,AC,AZ,BA,BB,BZ,IA,IV)单元格的名称由列标志单元

4、格的名称由列标志+ +行标志来表示行标志来表示( (如如B1)B1)每个工作表只有一个单元格为活动单元格每个工作表只有一个单元格为活动单元格单元格单元格第第8页页工作簿名称工作簿名称工作表标签工作表标签单击可激活，双击可改名单击可激活，双击可改名控制按钮控制按钮 切换活动工作表切换活动工作表活动单元格活动单元格活活动动单单元元格格名名称称编辑栏编辑栏填填充充柄柄状状态态栏栏列标列标行标行标全选框全选框第第9页页 基基 本本 操操 作作数据的输入数据的输入修改数据修改数据数据的移动与复制数据的移动与复制数据的删除与恢复数据的删除与恢复单元格的删除与插入单元格的删除与插入工作表的移动、复制删除与插

5、入工作表的移动、复制删除与插入第第10页页 一组被选中的单元格，对一个单元格区域的操一组被选中的单元格，对一个单元格区域的操作是对该区域中的单元格执行相同的操作。作是对该区域中的单元格执行相同的操作。 单元格区域单元格区域选定单元格区域选定单元格区域 当单元格区域被选定后，所选范围内的所有单元当单元格区域被选定后，所选范围内的所有单元格都反白显示，当取消时又恢复原样。格都反白显示，当取消时又恢复原样。第第11页页被选中的被选中的单元格单元格活动单元格活动单元格: 先选取第一个单元格先选取第一个单元格; ; 鼠标形状为鼠标形状为空十字指针空十字指针 , ,拖曳到区域的右下角。拖曳到区域的右下角。

6、单击第一个单元格单击第一个单元格, , 按键按键单击最后一个单元格单击最后一个单元格第第12页页: 单击第一个单元格单击第一个单元格, 按键按键，依次单击其他单依次单击其他单元格元格激活单元为最后一个单元激活单元为最后一个单元第第13页页:用鼠标左键单击行号或列号即可用鼠标左键单击工作表左上角的全选按钮按键全选第第14页页在单元格名称栏在单元格名称栏或定位对话框或定位对话框中录入中录入: 例例:A2:D5 ,例例:A2,B3,C5,C6第第15页页 鼠标单击任一单元格鼠标单击任一单元格 第第16页页选定单元格内容选定单元格内容选中需要修改的单元格为活动单元格，双击此单元选中需要修改的单元格为活

7、动单元格，双击此单元格，出现格，出现I型光标，用鼠标或键盘进行选定型光标，用鼠标或键盘进行选定输入数据输入数据 文字型数据包括字符串、汉字、欲作为字符串处文字型数据包括字符串、汉字、欲作为字符串处理的数值理的数值( (如：电话号码等如：电话号码等) )，默认为左对齐，默认为左对齐. . 如果要将输入的数字按文字型数据处理（如：邮如果要将输入的数字按文字型数据处理（如：邮编、电话等）应在数字前面加上单引号，它将不参与编、电话等）应在数字前面加上单引号，它将不参与任何计算操作任何计算操作第第17页页 当较长字串溢出到相邻单元格时，将鼠标停在当较长字串溢出到相邻单元格时，将鼠标停在此单元格列标右边界

8、，鼠标呈现黑色左右箭头，可此单元格列标右边界，鼠标呈现黑色左右箭头，可向右拖动右边界，或双击鼠标，来调整此单元格的向右拖动右边界，或双击鼠标，来调整此单元格的显示宽度。或按键显示宽度。或按键Alt+Enter,Alt+Enter,将单元格的内容分段将单元格的内容分段。或调整其对齐方式为自动换行。或调整其对齐方式为自动换行第第18页页 有效字符为：数字字符（有效字符为：数字字符（0-90-9）、）、+ +、- -、（、）、（、）、/ /（分数）（分数）% %（百分号）、￥、（百分号）、￥、$ $、（货币符号）、（货币符号）E E（e e）（科学计数法）（科学计数法） 数值型数据默认右对齐。数值型

9、数据默认右对齐。当输入的数据超过单元格列宽时，数据将以科学计数当输入的数据超过单元格列宽时，数据将以科学计数法的形式表示。法的形式表示。 为避免系统将输入的分数当作日期，应在分数前面为避免系统将输入的分数当作日期，应在分数前面加上加上0 0和空格和空格输入负数时，可在前面加负号，或将数字放在括号内输入负数时，可在前面加负号，或将数字放在括号内第第19页页日期型数据默认右对齐。日期型数据默认右对齐。用斜杠或减号分隔日期的年月日部分用斜杠或减号分隔日期的年月日部分未指明年号默认日期为当年。未指明年号默认日期为当年。CTRL+; CTRL+; 在活动单元格插入当前日期在活动单元格插入当前日期用冒号分

10、隔时间的时分秒用冒号分隔时间的时分秒 可用可用1212小时制或小时制或2424小时制来输入时间小时制来输入时间若要若要1212小时制，默认为上午，要表示下午，在时间后加小时制，默认为上午，要表示下午，在时间后加一空格并输入一空格并输入“P P”或或“PMPM”。CTRL+CTRL+： 在活动单元格插入当前时间在活动单元格插入当前时间在一个单元格内输入在一个单元格内输入 日期日期 时间时间第第20页页在单元格中输入了数据后，按键在单元格中输入了数据后，按键确认确认,并将光标移到其他单元。若要取并将光标移到其他单元。若要取消录入按键消录入按键确认录入确认录入取消录入取消录入第第21页页选中这些单元

11、格，输入数据后，按键选中这些单元格，输入数据后，按键。如果单元格中键入的起始几个字符与该列中已输如果单元格中键入的起始几个字符与该列中已输入的内容相符入的内容相符,EXCEL可自动填写其余的字符可自动填写其余的字符第第22页页是根据一些单元格中数据的排序规律，推出后面单元格中数据的内容时间序列：间隔根据时间的类型而定时间序列：间隔根据时间的类型而定等差序列：每个间隔的数据相差相同等差序列：每个间隔的数据相差相同的值的值,此值称为步长此值称为步长等比序列：两个相邻数值的比例关系相等等比序列：两个相邻数值的比例关系相等使用序列使用序列第第23页页自动填充方法自动填充方法:输入第一个单元格的日期，选

12、定此单元格，鼠标输入第一个单元格的日期，选定此单元格，鼠标指向右下脚的填充柄，指针成为指向右下脚的填充柄，指针成为 实心的黑十字实心的黑十字形形，将其拖曳到目标位置。，将其拖曳到目标位置。选定两个或以上的单元格，使选定两个或以上的单元格，使EXCEL知道步长后知道步长后按上述方法进行填充按上述方法进行填充。第第24页页输入第一个单元格的数据输入第一个单元格的数据,选中需要填充的单元格区域选中需要填充的单元格区域编辑编辑(E)(E)填充填充(I)(I)序列序列(S)(S)若未选中区若未选中区域可用此值域可用此值来指出填充来指出填充的终止值的终止值第第25页页工具工具(T)(T)选项选项(O)(O

13、)方法方法:自定义序列选项卡自定义序列选项卡激活新序列激活新序列输入以回车或输入以回车或逗号相隔的自逗号相隔的自定义序列定义序列第第26页页修改数据修改数据选中需要修改的单元格为活动单元格，双击此单元选中需要修改的单元格为活动单元格，双击此单元格，出现格，出现I I型光标，进行修改，修改后按键型光标，进行修改，修改后按键确认或用鼠标单击其他单元格确认或用鼠标单击其他单元格可直接在编辑栏中进行修改可直接在编辑栏中进行修改确认修改确认修改取消修改取消修改若选中活动单元后直接输入，则原来的内容被覆盖若选中活动单元后直接输入，则原来的内容被覆盖第第27页页数据的移动与复制数据的移动与复制 移动数据移动

14、数据选定要移动的单元格选定要移动的单元格方法方法:将鼠标指针放在选定单元格的黑边上，此时指针将鼠标指针放在选定单元格的黑边上，此时指针变为空心箭头。用鼠标将其拖曳到要移到的目标变为空心箭头。用鼠标将其拖曳到要移到的目标位置；拖动时，原来单元格的虚线边框移动，并位置；拖动时，原来单元格的虚线边框移动，并在右下脚标签里出现所移到的单元格地址在右下脚标签里出现所移到的单元格地址.其余方法与其余方法与WORD中类似中类似第第28页页 复制数据复制数据选定要移动的单元格选定要移动的单元格方法方法:将鼠标指针放在选定单元格的黑边上，此时指将鼠标指针放在选定单元格的黑边上，此时指针变为空心箭头。按下针变为空

15、心箭头。按下CTRL键，用鼠标将其键，用鼠标将其拖曳到要移到的目标位置拖曳到要移到的目标位置拖动时，原来单元格的虚线边框移动，并在右拖动时，原来单元格的虚线边框移动，并在右下脚标签里出现所移到的单元格地址下脚标签里出现所移到的单元格地址.其余方法与其余方法与WORD中类似中类似第第29页页数据的删除与恢复数据的删除与恢复选定要删除数据的单元格选定要删除数据的单元格方法方法:快捷菜单快捷菜单清除内容清除内容(N)(N)按键按键编辑编辑(E)(E)清除清除(A)(A)内容内容(C)(C)恢复与恢复与WORD中类似中类似第第30页页单元格的删除与插入单元格的删除与插入 删除单元格删除单元格编辑编辑(

16、E)(E)删除删除(D)(D)快捷菜单快捷菜单删除删除(D)(D)方法方法:选定要删除的单元格选定要删除的单元格第第31页页 插入单元格插入单元格插入插入(I)(I)单元格单元格(O)(O)方法方法:快捷菜单快捷菜单插入插入(I)(I)第第32页页 删除行或列删除行或列编辑编辑(E)(E)删除删除(D)(D)方法方法:选定要删除的行或列的标头选定要删除的行或列的标头 插入行或列插入行或列插入插入(I)(I)行行(R)(R)方法方法:插入插入(I)(I)列列(C)(C)第第33页页p 在表格的右边增加列在表格的右边增加列方法：方法：将光标定位到最右边的列（假设为第将光标定位到最右边的列（假设为第

17、F列），在列），在插入菜单中选择列，即可插入新的列（插入菜单中选择列，即可插入新的列（G列）。此时，列）。此时，G列的数据为原列的数据为原F列的数据，需将其移至列的数据，需将其移至F列。列。将将G列的数据选定、复列的数据选定、复制；再将光标定位到制；再将光标定位到F2单元格，单击右键弹出单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择快捷菜单，选择“选择性选择性粘贴粘贴” ，选择粘贴为，选择粘贴为“数数值值” 。第第34页页第第35页页工作表的移动、复制删除与插入工作表的移动、复制删除与插入选择工作表选择工作表单击工作表标签可选中工作表连续工作表的选择：单击第一个工作表, 按键,单击最后一个工作表不连续工作

18、表的选择：单击第一个工作表, 按键,单击所要选择的工作表第第36页页方法方法:选定工作表，按右键弹出快捷菜单选定工作表，按右键弹出快捷菜单第第37页页 删除工作表删除工作表选定要删除的工作表，选择快捷菜单的删除方法方法:编辑编辑(E)(E)删除工作表删除工作表(L)(L) 移动或复制工作表移动或复制工作表移动：移动：选定要移动的工作表拖曳到指定位置复制：复制：按键,选定要复制的工作表拖曳到指定位置可在不同的工作簿间进行移动或复制第第38页页 格格 式式 化化 表表 格格 调整行高和列宽调整行高和列宽 数字单元的格式化数字单元的格式化 单元的格式化单元的格式化 条件格式条件格式 自动套用格式自动

19、套用格式第第39页页 调整行高和列宽调整行高和列宽将鼠标置于行或列的表头的分隔线处，指针成为将鼠标置于行或列的表头的分隔线处，指针成为 实心的黑十字形，将其拖曳到目标位置实心的黑十字形，将其拖曳到目标位置, ,或直接或直接双击这个竖线，双击这个竖线，ExcelExcel会自动根据单元格的内容会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度给这一列设置适当的宽度第第40页页格式格式(O)(O)行行(R)(R)行高行高(E)(E)格式格式(O)(O)列列(C)(C)列宽列宽(W)(W)第第41页页 数字单元的格式化数字单元的格式化货币样式货币样式百分比样式百分比样式千位分隔符千位分隔符增加小数位数增加

20、小数位数减少小数位数减少小数位数第第42页页单元的格式化单元的格式化快捷方式快捷方式设置单元格格式设置单元格格式(F)(F)格式格式(O)(O)单元格单元格(E)(E)第第43页页数字选项卡数字选项卡改变小数位数改变小数位数设为打括号的形式设为打括号的形式第第44页页设为汉字格式设为汉字格式第第45页页对齐选项卡对齐选项卡选中要进行合并的单元格区域，选中要进行合并的单元格区域，标记此复选框则可将这些单元标记此复选框则可将这些单元格合并，合并后单元格的名称格合并，合并后单元格的名称为左上角单元格的名称为左上角单元格的名称在单元格中文本自动换行在单元格中文本自动换行行数的多少取决于列宽和行数的多少

21、取决于列宽和文本内容的长度文本内容的长度单元格中文本单元格中文本旋转的度数旋转的度数单元格内容的水平对齐单元格内容的水平对齐单元格内容的垂直对齐单元格内容的垂直对齐第第46页页合并及居中合并及居中左对齐左对齐居中对齐居中对齐右对齐右对齐减少缩进量减少缩进量增加缩进量增加缩进量第第47页页提醒：提醒：EXCEL的表格必须设置边框，的表格必须设置边框， 否则打印出来没有边框否则打印出来没有边框第第48页页条件格式条件格式在单元格输入的内容满足预先设置的条件在单元格输入的内容满足预先设置的条件之后，自动给该单元格用预先设置的一定之后，自动给该单元格用预先设置的一定格式。格式。格式格式(O)(O)条件

22、格式条件格式(D)(D)第第49页页将表中所有成绩不足将表中所有成绩不足60分的分数用红色标识分的分数用红色标识格式格式 条件格式条件格式第第50页页第第51页页第第52页页第第53页页第第54页页自动套用格式自动套用格式格式格式(O)(O)自动套用格式自动套用格式(A)(A)第第55页页数据的处理数据的处理 数据计算数据计算 公式与函数公式与函数 数据的排序数据的排序 数据筛选数据筛选 数据的汇总数据的汇总第第56页页数据的计算数据的计算自动计算自动计算选取要计算的区域；选取要计算的区域；在状态栏中单击鼠标右键，在状态栏中单击鼠标右键，弹出快捷菜单弹出快捷菜单在快捷菜单选择一种计算：在快捷菜

23、单选择一种计算：( (计算计算结果显示在状态栏中结果显示在状态栏中) )第第57页页数据的求和计算数据的求和计算选取要计算的行选取要计算的行( (列列) ,) ,将活动单元格将活动单元格置于行置于行( (列列) )末尾；末尾； 单击常用工具栏中单击常用工具栏中的求和按纽的求和按纽 （计算（计算结果放在下一单元格中）。结果放在下一单元格中）。第第58页页公式与函数公式与函数 公式公式公式是对工作表中的数据进行分析与计公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式所有公式必须以算的等式所有公式必须以“= =”开头，后开头，后面跟表达式面跟表达式第第59页页表达式：由运算符与操作数组成。表达式：由运算符

24、与操作数组成。: 运算符：运算符：文字运算符文字运算符: : ( (连接）连接）算术运算符算术运算符: : 、/ /、（百、（百分数）、（幂运算）分数）、（幂运算）逻辑运算符逻辑运算符: : 、功能是比较两个数值并产生布尔代数逻辑值功能是比较两个数值并产生布尔代数逻辑值TRUETRUE或或FALSEFALSE第第60页页错误信息码错误信息码: :# # # # -# # # # -单元格太小；单元格太小；# DIV/0 -# DIV/0 -除数为除数为0 0；含义含义#VALUE! #VALUE! -操作数类型不匹配；操作数类型不匹配；#NUM! NUM! -计算结果超出范围计算结果超出范围

25、( (1 10307或者或者1 10307)使用公式计算时，若有错误产生，会产生使用公式计算时，若有错误产生，会产生一个错误信息代码一个错误信息代码, ,常见的有以下几类：常见的有以下几类：# # NAME? -NAME? -有有Excel Excel 不认识的文本不认识的文本第第61页页Excel Excel 可使用的函数有可使用的函数有1010大类，大类，300300多个。多个。我们可把函数理解成预先定义好的公式，我们可把函数理解成预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。它由函数名、括号及括号内的参数组成。 函数函数SUM ( C5:F5 )函数名函数名参数参数第第62页页参

26、数可以是一个单元、单元区域或一个数参数可以是一个单元、单元区域或一个数多个参数之间用逗号隔开多个参数之间用逗号隔开例如例如 SUM ( C6:C9, E7, 10)求得求得C6到到C9单元格与单元格与7单元格与单元格与10的和的和第第63页页定位于要输入公式的单元定位于要输入公式的单元在单元格中输入函数名及函数参数。在单元格中输入函数名及函数参数。 函数参数也可进行区域的选择函数参数也可进行区域的选择单击编辑栏中的单击编辑栏中的 按纽；或在所选单元格中输按纽；或在所选单元格中输入入= =号。号。（适合于简单函数）（适合于简单函数）单击常用工具栏上的按钮单击常用工具栏上的按钮插入插入( (I)

27、)函数函数( (F) )第第64页页第第65页页常用的函数常用的函数求和函数求和函数 SUM平均值函数平均值函数 AVERAGE个数个数 COUNT最大值函数最大值函数 MAX最小值最小值 MIN第第66页页第第67页页n判断判断 IFnIF(逻辑表达式，为真时返回的值，为假时返回的值逻辑表达式，为真时返回的值，为假时返回的值)n求利率求利率nPMT(利率利率,还款时间还款时间,还款金额还款金额)n在固定利率下，等额的分期付款值或利率在固定利率下，等额的分期付款值或利率第第68页页IF(G360, 不及格不及格, 及格及格)增加评语列按平均分成绩添加相应的评语增加评语列按平均分成绩添加相应的评语第第69页页IF(G3=85, 优秀优秀,