《秘书实务》第五章 信息工作（编辑定稿）.电子教案教学课件

1、 广义的信息指能为人们感知的事物的状广义的信息指能为人们感知的事物的状态、特征、联系和变化态、特征、联系和变化,以及直接或间接反映、以及直接或间接反映、描述它们的符号和信号。描述它们的符号和信号。 狭义的信息指接受者原先不知道的、有用狭义的信息指接受者原先不知道的、有用的消息。的消息。 秘书机构信息工作对象秘书机构信息工作对象,主要是指狭义的主要是指狭义的信息信息,即对领导和本单位相关工作来说一切新即对领导和本单位相关工作来说一切新而有用的信息。而有用的信息。 1.时效性时效性 2.可增长性可增长性 3.可传递性可传递性 4.可分享性可分享性 5.可贮存性可贮存性 1. 1.直接信息和间接信息

2、直接信息和间接信息 2. 2.动态信息和静态信息动态信息和静态信息 3. 3.无记录信息和有记录信息无记录信息和有记录信息 4. 4.初级信息和高层次信息初级信息和高层次信息 ( (一一) ) 为领导决策提供可靠的信息根据为领导决策提供可靠的信息根据 ( (二二) ) 为领导日常工作提供有效的信息咨询为领导日常工作提供有效的信息咨询 ( (三三) ) 是秘书是秘书机构机构做好其他工作的重要保证做好其他工作的重要保证 ( (一一) ) 准确完整准确完整 ( (二二) ) 及时高效及时高效 ( (三三) ) 适用适量适用适量 ( (一一) ) 信息收集的范围信息收集的范围 各级党政机关颁布的方针、

3、政策、各级党政机关颁布的方针、政策、法规法规 上级领导机关或主管部门发布的意见上级领导机关或主管部门发布的意见 所辖地区、所属单位的基本情况所辖地区、所属单位的基本情况 对本对本组织工作或产品的反馈信息组织工作或产品的反馈信息 同行业的新进展、新做法、新经验、新产同行业的新进展、新做法、新经验、新产品、新技术等品、新技术等 ( (二二) ) 信息收集的渠道信息收集的渠道 1. 1.信息网络信息网络 2. 2.文件资料文件资料 3. 3.大众传媒大众传媒 4. 4.会议会议 5. 5.来信、来访、来电来信、来访、来电 6. 6.调查研究调查研究 ( (三三) ) 信息收集的方法信息收集的方法 1

4、. 1.阅读法阅读法 2. 2.观察法观察法 3. 3.听记法听记法 4. 4.交换法交换法 5. 5.索取法索取法 6. 6.购买法购买法 ( (一一) ) 信息真伪的鉴别信息真伪的鉴别 ( (二二) ) 信息的校正补充信息的校正补充 ( (三三) ) 信息价值的鉴定信息价值的鉴定 首先首先，根据是否具有很强的时效性根据是否具有很强的时效性, , 分分为需要立即处理输出的信息和暂时不需要处为需要立即处理输出的信息和暂时不需要处理的信息理的信息。 其次其次，根据不同信息接收者对具体内容根据不同信息接收者对具体内容上的需要上的需要，分为政治信息、经济信息、文化分为政治信息、经济信息、文化信息、科

5、技信息等信息、科技信息等。 ( (一一) ) 信息的浓缩提炼信息的浓缩提炼 浓缩是在不损失有用信息的前提下把篇幅过浓缩是在不损失有用信息的前提下把篇幅过长的信息压缩成简短的信息。长的信息压缩成简短的信息。 提炼是通过对零碎、肤浅、杂乱的原始信息提炼是通过对零碎、肤浅、杂乱的原始信息的分析的分析, ,运用逻辑推理得到高质量的二次信息。运用逻辑推理得到高质量的二次信息。 ( (二二) ) 信息的综合研究信息的综合研究 通过分析、研究，将大量原始信息转变成通过分析、研究，将大量原始信息转变成高层次信息高层次信息。 高层次信息高层次信息反映事物全貌、揭示事物本反映事物全貌、揭示事物本质和规律并能预测事

6、物发展趋势的信息。质和规律并能预测事物发展趋势的信息。 有情况有情况 有分析有分析 有建议有建议 ( (一一) ) 信息传输的方向信息传输的方向 向单位内部传输向单位内部传输( (内向传输内向传输) ) 向单位外部传输向单位外部传输( (外向传输外向传输) ) ( (二二) ) 信息传输的控制信息传输的控制 对信息需求的控制对信息需求的控制 对信息共享程度的控制对信息共享程度的控制 对信息传输时机的控制对信息传输时机的控制 ( (三三) ) 信息输出的方式信息输出的方式 1. 1.口头传输口头传输 2. 2.书面传输书面传输 3. 3.电信网络传输电信网络传输 ( (四四) ) 忧患信息的传输

7、忧患信息的传输 1. 1.控制问题型信息的传递范围控制问题型信息的传递范围 2. 2.将问题型信息将问题型信息 “ “反题正作反题正作” ( (五五) ) 信息的发布信息的发布 新闻发布会新闻发布会 / 信息发布会信息发布会 “媒体沟通会媒体沟通会” ( (六六) ) 信息的利用信息的利用及及反馈反馈 了解信息被各方采纳、利用的情况，及了解信息被各方采纳、利用的情况，及时调节和改进信息处理流程，提高信息的利时调节和改进信息处理流程，提高信息的利用率。用率。 机关、团体、企事业单位自行编发、用来机关、团体、企事业单位自行编发、用来反映和交流信息的内部报刊之一反映和交流信息的内部报刊之一 。如。如

8、“工作动工作动态态”、“信息快报信息快报”、“内部参考内部参考”、“信息信息交流交流”等等。 向上级机关的信息简报投稿、报送或对外向上级机关的信息简报投稿、报送或对外横向交流横向交流, ,是本单位信息输出的一个重要形式，是本单位信息输出的一个重要形式，有利于相互之间工作协调与合作有利于相互之间工作协调与合作。 单条信息的编写单条信息的编写将每一条信息写成一将每一条信息写成一篇信息稿篇信息稿( (新闻稿新闻稿）。单条信息要求新、准、快、。单条信息要求新、准、快、短。每条短。每条以以两三百字为宜。两三百字为宜。 信息综述信息综述将许多内容上有联系的零星将许多内容上有联系的零星分散的信息分散的信息,

9、 ,加工编写成一篇综合性信息材料。加工编写成一篇综合性信息材料。综述性信息综述性信息材料材料能够反映事物的全貌和发展过能够反映事物的全貌和发展过程。程。 单期式简报单期式简报发布日期不确定、每发布日期不确定、每期仅发布一两条重要信息的简报。期仅发布一两条重要信息的简报。 多期式多期式( (杂志式杂志式) )简报简报有固定的印有固定的印发周期发周期( (如每月如每月两两期期) )，每期发布多条信息，每期发布多条信息的简报。的简报。 网络是最便捷的信息传播工具。各类组织网络是最便捷的信息传播工具。各类组织大多建有自己的网站大多建有自己的网站( (或网页或网页),),网站管理成为秘网站管理成为秘书书

10、机构机构一项重要的常规业务。一项重要的常规业务。 单位网站有对外展示形象和对内进行管理单位网站有对外展示形象和对内进行管理的功能，但网站最主要的功能乃是传播信息，的功能，但网站最主要的功能乃是传播信息，展示形象或内部管理的功能也是通过网站信息展示形象或内部管理的功能也是通过网站信息流通的手段来实现的。流通的手段来实现的。 单位网站的信息管理是信息工作的重要内单位网站的信息管理是信息工作的重要内容。容。 ( (一一) ) 分级管理和专职管理制度分级管理和专职管理制度 ( (二二) ) 信息发布审查制度信息发布审查制度 ( (三三) ) 保密制度和奖惩制度保密制度和奖惩制度 ( (四四) ) 网站

11、内容定期更新制度网站内容定期更新制度 网站的内容应该具有价值和原创性。网站的内容应该具有价值和原创性。 网站应调动用户积极提供内容信息，网站应调动用户积极提供内容信息，让他们方便自由让他们方便自由的的上传上传内容内容。 网站信息要具备下载和打印功能，让网站信息要具备下载和打印功能，让用户方便用户方便的的获取信息。获取信息。 网站是获取用户反馈信息的有效途径。网站是获取用户反馈信息的有效途径。公众通过网站对领导工作提出许多非常具公众通过网站对领导工作提出许多非常具体的要求、意见和建议，秘书体的要求、意见和建议，秘书机构机构应将这应将这些反馈信息视为重要的信息资源，按照信些反馈信息视为重要的信息资

12、源，按照信息工作的要求广泛收集认真研究。此外，息工作的要求广泛收集认真研究。此外，秘书从网站管理的角度还要对公众反馈的秘书从网站管理的角度还要对公众反馈的信息加以及时的处理信息加以及时的处理。 网站可以开设以下交互功能：网站可以开设以下交互功能： 会员注册会员注册 网站留言板网站留言板 客户调研客户调研 在线沟通在线沟通首长信箱首长信箱公众论坛公众论坛博客和微博博客和微博1.1.什么是信息什么是信息? ? 它有哪些主要特征它有哪些主要特征? ? 秘书机构的秘书机构的信息工作有何重要意义信息工作有何重要意义? ?2.2.秘书机构的信息工作有哪些基本要求秘书机构的信息工作有哪些基本要求? ? 信息对信息对领导决策有何重要作用？领导决策有何重要