会计学基础第七章会计账簿

1、会计学基础会计学基础第七章 会计账簿第七章第七章 会计账簿会计账簿l学习目标：学习目标：l掌握会计账簿的含义；l理解设置账簿的作用；l熟悉会计账簿的分类；l掌握会计账簿的登记要求和方法；l掌握对账、结账和错账查找与更正方法；l掌握账簿的更换和保管；l了解结账、对账的意义；l掌握平行记账规则。 l一、账簿的含义l二、账簿的作用l三、账簿的种类第一节第一节 会计账簿的概述会计账簿的概述一、账簿的含义一、账簿的含义l账簿是由具有一定格式、互相联系的若干账页所组成，以会计凭证为依据，用以全面、系统、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。l在会计核算工作中，对每一项经济业务编制了会计凭证以后，还必须进一步

2、整理会计凭证以取得会计核算资料，会计凭证的数量很多，又比较分散，而且只能反映零星的、片面的、不完整的经济业务内容，因此，有必要设置、登记会计账簿，把分散在凭证上的大量资料加以集中、归类并登记到账簿中去，以便为经济管理提供系统的会计核算资料。会计账簿是保存会计资料和数据的重要工具。设置和登记会计账簿是会计核算的一种专门方法 二、账簿的作用二、账簿的作用l （1）通过设置和登记会计账簿，可以把所有经济业务进行分类和汇总，把分散在会计凭证上的大量资料加以集中和整理，从而全面、系统、连续地提供资金运动的总括和明细核算资料，储存所需的各种会计信息。l （2）通过设置和登记会计账簿，可以根据账簿所提供的核

3、算资料，加强会计的日常监督，开展会计分析和审计，考核企业的经营成果，促使企业改善经营管理。l （3）通过设置和登记会计账簿，可以根据账簿记录所提供的信息资料，可以为企业的经营决策和预测提供可靠的参考数据，同时会计账簿的记录又是编制会计报表的重要依据。l （4）通过设置和登记会计账簿，能够在账簿中连续反映各项财产物资的增减变动及结存情况，并通过财产清查等方法，确定财产物资的实际结存情况，用账簿记录控制实存物资，以保证财产物资安全完整。 三、账簿的种类三、账簿的种类l 账簿按其用途不同，可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。l（1）序时账簿又称日记账，它是按照经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔连续

4、进行登记的账簿。l（2）分类账簿又称分类账，是指对全部经济业务进行分类登记的账簿。分类账按其所反映内容详细程度不同，又分为总分类账簿和明细分类账簿。l（3）备查账簿又称辅助账簿，是对某些不能在序时账和分类账等主要账簿中登记的经济业务进行补充登记的账簿。l 账簿按其外表形式不同，可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。三、账簿的种类三、账簿的种类l账簿按其外表形式不同，可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。l（1）订本式账簿，又称订本账，是在账簿启用之前，就把若干顺序编号的、具有专门格式的账页固定装订成册的账簿。l（2）活页式账簿l活页式账簿又称活页账，是把若干张零散的账页，根据业务需要自

5、行组合而成的账簿。l（3）卡片式账簿l卡片式账簿又称卡片账，是利用卡片登记的账簿。l一、会计账簿设置的原则l二、账簿设置的基本内容l三、日记账的设置与登记l四、分类账簿的设置与登记第二节第二节 会计账簿的设置与登记会计账簿的设置与登记一、会计账簿设置的原则一、会计账簿设置的原则l1要根据国家有关会计制度规定的基本要求，结合本单位经营规模和业务的特点，全面地反映经济活动情况，满足经营管理的需要。l2必须做到总括和明细相结合，要程序科学，相互衔接，组织严密，避免重复和遗漏。正确提供经营管理所需要的各项经济指标。l3账簿设置要在保证账簿记录系统完整的前提下，力求精简，以节省人力、物力，提高会计工作效

6、率。二、账簿设置的基本内容二、账簿设置的基本内容l1.封面l封面主要标明账簿名称，如总分类账、各种明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等等。l2.扉页l扉页主要列明科目索引及账簿启用和经管人员一览表，一般将科目索引列于账簿最前面，。l 3.账页l账页是构成账簿的主要部分，根据其反映经济业务的不同，账页具有多种格式，但基本内容一般包括：l（1）账户名称，或会计科目。l（2）日期栏。l（3）凭证种类和号数栏。l（4）摘要栏。l（5）借、贷方金额及余额的方向、金额栏。l（6）总页次和分页次。 三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记l日记账是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐笔进行登记的账

7、簿。日记账按其所核算和监督经济业务的范围，可分为特种日记账和普通日记账。特种日记账是核算和监督某一类型经济业务的发生和完成情况，如库存现金日记账和银行存款日记账；普通日记账是核算和监督全部经济业务的发生和完成情况。为了逐日逐笔反映现金和银行存款的收付情况，各单位一般应设置特种日记账，有条件的企业也可以设置普通日记账。三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记l（一）特种日记账的设置与登记 l特种日记账必须采用订本式账簿，其账页格式一般采用三栏式，在同一张账页上分别设置“借方”、“贷方”、和“余额”三栏。为清晰地反映现金和银行存款收付业务的具体情况，在“摘要”栏后，还专门设置“对方科目”栏，用

8、以登记对方科目名称。为了便于和银行对账，也便于反映银行存款收付所采用的结算方式，银行存款日记账还专门设置了“结算凭证种类和号数”栏。三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记l为在日记账中反映货币资金的收入来源和支出用途，可以采用多栏式的库存现金日记账和银行存款日记账格式，即收入栏（借方栏）按与库存现金和银行存款相对应的贷方科目设置专栏；支出栏（贷方栏）按与库存现金和银行存款相对应的借方科目设置专栏。如库存现金和银行存款的对应科目较多，为避免账页过宽，可分别设置“库存现金收入日记账”、“库存现金支出日记账

9、”、“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。 三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记l（二）普通日记账的设置与登记l普通日记账的格式一般分为“借方金额”和“贷方金额”，登记每一分录的借方账户和贷方账户及金额，这种账簿不结余额。 三、日记账的设置与登记三、日记账的设置与登记l普通日记账是根据日常发生的经济业务所取得的原始凭证，逐日逐笔顺序登记的，把每一笔经济业务转化为会计分录登记普通日记账，然后再转记列入分类账簿中，所以，普通日记账也称分录簿，它起到了

10、记账凭证的作用。由于普通日记账只有一本日记账，不便于分工记账，目前我国企业很少采用。四、分类账簿的设置与登记四、分类账簿的设置与登记 l（一）总分类账的设置与登记 l总分类账是按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿。它一般是按照一级会计科目的编号顺序分设账户，并为每个账户预留若干账页。为了保证账簿资料的安全完整，总分类账簿应采用订本式账簿。由于总分类账只登记各账户金额的增减变化。所以，总分类账的格式一般设置借方、贷方和余额三栏式。 四、分类账簿的设置与登记四、分类账簿的设置与登记 四、分类账簿的设置与登记四、分类账簿的设置与登记 l根据实际需要，在总分类账中的借、贷两栏内，也可增设对方科目栏

11、，或采用多栏式总分类账的格式。l 四、分类账簿的设置与登记四、分类账簿的设置与登记 l 多栏式总分类账是把所有的总账科目合并设在一张账页上，可以清晰地反映经济业务的来龙去脉，可以进行全部会计科目的试算平衡。但是，如果一个单位使用的会计科目较多，栏目也会相应增多，这样使得账簿的篇幅较大，不便于使用和保管。因此，它一般适用于经济业务较少并且规模不大的单位。 l总分类账的登记，可根据各种记账凭证逐笔登记，也可根据汇总记账凭证或科目汇总表汇总登记，还可以根据多栏式现金日记账、银行存款日记账逐笔或定期登记。月末结出各账户的本期发生额和其末余额。l 由于总分类账能够全面、总括地反映经济活动情况，并为编制会

12、计报表提供资料，因此，任何单位都要设置总分类账簿。 四、分类账簿的设置与登记四、分类账簿的设置与登记 l（二）明细分类账的设置与登记 l根据管理要求和各种明细分类账记录的经济内容不同，明细分类账的格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式三种格式。四、分类账簿的设置与登记四、分类账簿的设置与登记 l1.三栏式明细分类账四、分类账簿的设置与登记四、分类账簿的设置与登记 l2.数量金额式明细账 四、分类账簿的设置与登记四、分类账簿的设置与登记 l3多栏式明细分类账四、分类账簿的设置与登记四、分类账簿的设置与登记 l 收入明细账一般按贷方设置多个栏目，当发生一笔或少数几笔借方金额时，可在贷方有关栏内用红字

13、登记，表示从贷方发生额中冲减。会计期末将贷方净发生额从借方结转到“本年利润”账户中。收入明细账的格式 如下：四、分类账簿的设置与登记四、分类账簿的设置与登记 l利润明细账一般按借方和贷方分设多栏，即按利润构成项目设多个栏目。利润明细账的格式如下：四、分类账簿的设置与登记四、分类账簿的设置与登记 l 明细分类账的登记，通常可直接根据原始凭证、记账凭证逐日、逐笔登记，也可根据汇总原始凭证定期汇总登记。由于固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔或定期汇总登记；库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。现金、银行存款账户由于已设置了日记账，不必再设置明细账，

14、其日记账实质也是一种明细账。 l一、账簿启用规则l二、账簿登记规则l三、错账更正规则第三节第三节 会计账簿的运用规则会计账簿的运用规则一、账簿启用规则一、账簿启用规则l 账簿是储存会计信息的载体，是重要的会计档案。为了保证账簿记录的合法性，明确记账人员的责任，防止舞弊行为发生，在账簿启用时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应附“账簿使用登记表”或“账簿启用表”其内容包括单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿账页、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖单位公章及经管人员名章等。一、账簿启用规则一、账簿启用规则l启用订本式账簿，应从第一页到最后一页顺序编号，不得跳页、缺号；启用

15、活页式账簿，应按账页顺序编号，并需要定期装订成册。装订后按实际使用的账页顺序编定页数，标明目录，记上每个账户的名称和页次。l记账人员和会计主管人员调动工作时，应办理交接手续，在交接记录栏内填写交接日期和交接人员及监交人员的姓名（盖章）。二、账簿登记规则二、账簿登记规则l（1）登记账簿时，应将会计凭证日期、编号、经济业务内容摘要、金额等逐项记入账簿内。做到数字准确，内容清晰，“摘要”简明扼要。l（2）必须按账户页次逐行登记，不得隔页、跳行。如无意发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，并加盖“此页空白”或“此行空白”戳记，并由记账人员签章。 二、账簿登记规则二、账簿登记规则l

16、（3）登记账簿要用蓝黑或黑色墨水书写，不得使用铅笔或规定以外的圆珠笔书写。但下列情况可以用红色墨水记账：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录。在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数。在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额的方向，在余额栏内登记负数余额。会计制度中规定用红字登记的其他记录。l（4）为了给错账更改时留有余地，账簿中文字、数字的书写不能写满格，一般应占格长的1/2。 二、账簿登记规则二、账簿登记规则l（5）账簿登记完毕，应在记账凭证“记账”栏内注明已登记账簿的符号，（如“”）表示记账完毕，避免重记、漏记。l（6）每一账页记录完毕，应在该账页最末一行加计发生额合计及余额，在该行“摘要”

17、栏内注明“转次页”或“过次页”，并将这一金额记入下一页第一行有关金额栏内，在该行“摘要”栏内注明“承前页”以保持账簿记录的连续性。 二、账簿登记规则二、账簿登记规则l（7）需要结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”栏内注明“借”或“贷”字样，以示余额的方向；对于没有余额的账户，应在此栏内写“平”字，在“余额栏内写“0”。l（8）账簿记录发生错误时，不得刮擦、挖补、涂改或用褪色药水更改，应根据错账的具体情况，按规定的方法进行更正。 三、错账更正规则三、错账更正规则l（一）错账的更正方法l1.划线更正法 划线更正法，又称红线更正法，在结账以前，如果发现账簿记录中有数字或文字错误，而记账凭证没有

18、错，可用划线更正法更正。l2.红字更正法l红字更正法，又称红字冲销法，红字更正法适用于以下两种情况：l（1）记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误，从而引起记账错误。更正的方法是：先用红字填写一张与原错误的记账凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记账凭证，然后用蓝字填写一张正确的记账凭证，并据以登记账簿。三、错账更正规则三、错账更正规则l（1）记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误，从而引起记账错误。更正的方法是：先用红字填写一张与原错误的记账凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记账凭证，然后用蓝字填写一张正确的记账凭证，并据以登记账簿。l（2）记账以后发现记账凭证和账簿记

19、录中应借、应贷的会计科目没有错误，只是所记金额大于应记金额。l3.补充登记法l补充登记法，又称补充更正法。记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额小于应记金额，应采用补充登记法进行更正。三、错账更正规则三、错账更正规则l（二）查找错账的方法 l1.差数法l2.除2法l3.除9法l一、结账l二、对账第四节第四节 对账和结账对账和结账一、结账一、结账l（一）结账的意义 l结账是指在将本期发生的经济业务全部登记入账的基础上，结算出每个账户的本期发生额和期末余额。l结账是一项将账簿记录定期结算清楚的财务工作。为了总括反映企业一定时期内的财务状况和经营成果，在每一会计期末终了时

20、，应对有关账户进行结账，以便根据账簿记录编制会计报表。 一、结账一、结账l（二）结账的程序 l（1）结账前，必须检查本期内发生的经济业务是否已全部登记入账，这是结账工作的前提。为了确保结账的正确，在本期发生的各项经济业务全部入账的基础上，按照权责发生制的原则调整和结转有关账项 。l（2）要计算各账户本期发生额和期末余额。在本期全部经济业务已登记入账的基础上，结算出库存现金日记账、银行存款日记账以及总分类账和明细分类账户的本期发生额和期末余额。 一、结账一、结账l（三）结账的内容 l结账可分为月结、季结和年结三种。结账主要采用划线法，就是期末结出每个账户的本期发生额和期末余额后，加上划线标记，并将期末余额结转至下期。 二、对账二、对账l（一）对账的意义l对账就是在有关经济业务已经登记入账以后，进行账簿的核对。它是会计核算的一项重要内容。l在会计工作中，为了保证账簿记录完整、准确，为编制会计报表提供真实、可靠的资料，在有关经济业务登记入账之后，必须要对账簿记录进行核对。对账分为日常核对和定期核对。日常核对是指会计人员在编制会计凭证时，对原始凭证和记账凭证的审