常用办公软件小技巧

1、常用办公软件小技巧如果需要完成大量枯燥的资料汇编工作？说起来不难？但操作起来繁琐？进度慢。以下会计知识网收集的是工作中常遇到的问题及解决方法，大家学以致用！最近需要完成大量枯燥的资料汇编工作？说起来不难？但操作起来繁琐？进度慢。需要找些快捷的方法来提高效率，就自己现在的电脑操作水平，把常用的办公软件学好？学精都是不容易的事情？。fice软件自认为用的还不错？可是仅仅掌握了30溢右的东西？有时甚至前面学后面忘。以下收集的是工作中常遇到的问题及解决方法。 Word2003:重复打印多页表格标题在日常办公中，我们经常要用word制作一些具有相同标题的多张同样表格，如果在每页都制作一个相同标题，就会大

2、大降低办公效率。首先选中表格的标题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”命令，这样，当你预览或打印文件时，就会发现每一页的表格都有了相同的标题。使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。 Word2003:撤消自动套用的格式在写文章时，会经常出现一些自动套用格式的现象，如自动编号、自动缩进等。如果快速撤消这些自动套用的格式呢？使用快捷键是一个较快的办法，操作如下：1、将光标定位在段落的末尾，按下快捷键Ctrl+Q,可以去除段落的附加样式；2、回车后自动套用了格式，按下快捷键Ctrl+Z,可以即时撤消套用的格式。 word2007:快速输入中文省略号许多人都以为在word中，只能切换到英文输入法

3、状态下才可输入省略号。如果点击键盘上的”键，只能输入中文标点符号中的句号而非中文的省略号。其实在中文输入法状态下只要同时按“Ctrl+Alt+.”组合键，即可快速输入省略号。 Excel2003:批量转换全/全角在输入大量数据时，如果不小心出现了全、半角混杂的情况怎么办？有个简单的方法可以快速修改，操作如下：先将Excel中数据复制到一个word文档中，然后单击“格式更改大小写”，在弹出的对话框中选择“半角”，再单击“确定”按钮。接着再把word文档中的数据复制到Excel后，单击“xx选择性粘贴”，在弹出的对话框中，选择“文本”，单击“确定”按钮，原来全、半角混杂的数据就已经都变成了半角。需

4、要注意的是，在Excel中进行选择性粘贴时，一定要选择文本方式，否则粘贴的数据将以科学计数方法显示。 EXCEL2007“冻结窗口”填写表格在填写大型表格时，往往需要填写好几个面页，一个屏幕显示不了全部内容。但是在填写单元格数据的时候，我们经常需要对照首行或首列来填内容，用滚动条上下或左右查看很不方便。这时，我们可以使用“冻结窗口”这一功能来固定首行或首列,这样首行或首列的内容就一直显示在屏幕上。具体操作如下：在EXCEL2007勺“视图”中点击“冻结窗口”，选择“冻结首行”或“冻结首列”即可。 PPT2007:去掉自动预览为了让演示效果更好，人们会在制作幻灯片的时候添加一些效果，例如为某一段

5、文字或图片添加进入、强调、退出等等效果后，Powerpoint2007会自动预览效果。但是对经常使用powerpoint2007的朋友来说，这个功能会降低工作效率。怎么关闭这个功能呢？首先单击“动画”选项卡，找到“动画”功能组，单击“自定义动画”按钮，这时在工作区域的右侧将会出现“自定义动画”窗格，在此窗格最下方，有一个“自动预览”复选框，去掉“自动预览”前面的钩，powerpoint2007就不会自动预览了。 PPT2007:在宽屏上完全显示由于宽屏液晶显示器的普及，购买的人也越来越多，在宽屏上用PPT的时候，演示文稿会在宽屏显示器中呈现收缩状态，两侧各自暴露无遗出一块黑边，这样就相当难看。

6、其实office2007组件中的Powerpoint就提供了对16:9宽屏的支持，这个功能就可以充分利用宽屏显示器的纵横比特性，更逼真地显示并排的素材，更生动地呈现图形和图像，从而真正发挥宽屏显示器的优点。首先切换到“设计”选项卡，点击“页面设置”打开对话框，在“幻灯片大小”下拉列表框中选择“全屏显示（16:9）”或“全屏显示（16:10）”，后者是宽屏笔记本常见的纵横比，选择完成后单击“确定”按钮即可生效。 Word2007:好用的“格式刷”快捷键“格式刷”是一个很有用的功能，单击可以复制一次格式，双击则可以无限次复制格式，从而免去了重复设置格式的烦恼。Word2007为“格式刷”自动分配的

7、快捷键是“ctrl+shift+C”。使用时首先选中带有格式的文字，按下快捷键“ctrl+shift+C”复制格式到剪贴板，接下来再选中需要应用此格式的文字，再次按下“ctrl+shift+V”粘贴格式，然后就可以生效了，与我们熟悉的ctrl+C、Ctrl+V相比较，就只是增加了一个“shift”键而已。 EXCEL2003在同一单元格内应用不同格式在xxexcel时，可能需要将同一个单元格内的不同部分应用不同的格式，但是一般情况下只能应用一种格式。对于这种情况，可以采取下列方法：首先确定单元格中内容是不是“文本”型，如果不是则右击单元格，选择右键菜单中的“设置单元格格式”命令中的“数值”选项

8、卡，将此单元格设置为“文本”型。然后选定单元格中需要修改格式的部分内容，按下“ctrl+1”组合键，即可弹出“单元格格式”对话框，就可以任意设置选定内容的字体、颜色等格式了。EXCEL2007筛选后的复制粘贴在excel2007中，有时需要把筛选后的数据复制粘贴到另一个表中，但是粘贴时发现结果并不是筛选出来的数据，而是所有的数据。这个问题可以用下面三个方法来解决。方法1:进行两次以上的筛选操作，筛选操作可以是同一列或不同列。只进行一次筛选操作，表面上选择的是筛选后的数据，其实包括了未筛选的全部数据。所以我们在筛选后进行复制粘贴时，有时是筛选后的可见数据，有时是全部数据。其实是可以判断复制后的数

9、据是筛选后的还是全部的：如果复制后许多行都有闪动的波纹线，就是筛选后的数据，如果只在所选数据的四周出现闪动的波纹线，就是全部数据的。方法2:筛选后选择需要复制的区域，选择“开始一查找和选择一定位条件-可见单元格”，再进行复制粘贴，就是筛选后的内容了。方法3:筛选后选择需要复制的区域，同时按下“alt”和分号键，再复制粘贴即可。 Word2003:快速删除页眉横线在xxword文档时，常需要在文档中添加页眉页脚，但此时word会自动在文字下方加一横线。我们想去掉这根横线，有两种方法可快速删除页眉横线。方法一：双击页眉区域，出现页眉xx虚线框，在菜单“xxf清除”下找到“格式”项，单击，则页眉中的

10、横线消失，只留下文字信息。想要恢复横线，点击“xx”菜单的撤销键入即可。方法二：双击页眉区域后，点击“格式一边框和底纹”，在“边框”标签页中的左侧的边框“设置”中点击“无”，在右边找到“应用于”组合框，选择“段落”，点击“确定”命令按钮，则页眉中的横线消失。 Word2003:隐藏试卷答案很多老师都在制作试卷的同时会附上答案，如果不小心泄露出去，会引起教学事故。有三个解决办法能将答案隐藏起来。方法1:选中答案，然后从“格式”菜单下打开“字体”对话框，在“效果”小节下勾选“隐藏文字”复选项即可。方法2:选中需要隐藏的文字，按下“ctrl+shift+H”组合键即可迅速隐藏文字。方法3:从“工具”

11、菜单下打开“自定义”对话框，在“命令”选项页中的“类别”中选择“格式”项，然后在右侧对应的“命令”中找到“隐藏”命令，将之拖到工具栏任意位置处，以后需要使用时只要用鼠标直接点击就可以了。如果需要查看被隐藏的内容，只需要单击工具栏上的“显示/隐藏xx标识”按钮就可以了，这些内容的底部会增加一条虚线的下划线以示区别。此外，默认设置下隐藏的答案，预览时不会被显示，也不会被打印出来。如果需要将答案打印出来，按下“ctrl+P”组合键打开“打印”对话框，在“打印文档的附加信息”小节下选中“隐藏文字”复选项即可。 word2007:一栏与二栏文字轻松混排在办公中，有时我们需要在同一篇文章里面设计一栏与二栏

12、文字混排。首先在word中输入一段文字，接着将插入点定位第二段，选择“格式一分栏”菜单命令，在“分栏”对话框中选择栏数“二栏”，然后在“应用于”处选择“插入点之后”，并选中复选框“分隔线”，这样就可以在栏与栏之间加分隔线，然后单击“确定”按钮即可。EXCEL怎样取消宏删除宏的话，就看这个宏是自动处理宏还是手动操作的宏1、自动处理宏就是你不去执行宏，只是触发到自动处理宏的触发条件，它又分为两种宏A相对于工作表当输入数值就在对应的单元格显示出大写的数值就执行（不是函数）B相对于工作薄或是关闭文件、改变当前工作表立即自动保存等等就自动去执行相应的宏2、手动操作的宏就是你必须按工具宏宏再选择宏名点“执

13、行”才能执行的宏。删除自动处理宏：点菜单宏VisualBasicxx器-在新出现在窗口点菜单视图工程资源管理器在窗口新出现的框中双点工作表名称或是THISWORKBOOK羊就能发现代码（大部分的宏病毒就是藏在这个位置），选择之后删除就OK删除手动操作宏：工具宏宏xx这样就能打开VisualBasic窗口，找到相应的宏。删除代码就行。不过，删除代码之后手动操作宏还会遗留下一个“模块”删除模块”视图“菜单，工程资源管理器-双击在“工程VBAProject"工具栏里的模块区，右键移除模块"XX模块”否（不保存模块）删除完毕Word2003:重复打印多页表格标题在日常办公中，我们经

14、常要用word制作一些具有相同标题的多张同样表格，如果在每页都制作一个相同标题，就会大大降低办公效率。首先选中表格的标题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”命令，这样，当你预览或打印文件时，就会发现每一页的表格都有了相同的标题。使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。Word2003:撤消自动套用的格式在写文章时，会经常出现一些自动套用格式的现象，如自动编号、自动缩进等。如果快速撤消这些自动套用的格式呢？使用快捷键是一个较快的办法，操作如下：1、将光标定位在段落的末尾，按下快捷键Ctrl+Q,可以去除段落的附加样式；2、回车后自动套用了格式，按下快捷键Ctrl+Z,可以即时撤消套用的格式。

15、word2007:快速输入中文省略号许多人都以为在word中，只能切换到英文输入法状态下才可输入省略号。如果点击键盘上的”键，只能输入中文标点符号中的句号而非中文的省略号。其实在中文输入法状态下只要同时按“Ctrl+Alt+.”组合键，即可快速输入省略号。Excel2003:批量转换全/全角在输入大量数据时，如果不小心出现了全、半角混杂的情况怎么办？有个简单的方法可以快速修改，操作如下：先将Excel中数据复制到一个word文档中，然后单击“格式更改大小写”，在弹出的对话框中选择“半角”，再单击“确定”按钮。接着再把word文档中的数据复制到Excel后，单击“xx选择性粘贴”，在弹出的对话框

16、中，选择“文本”，单击“确定”按钮，原来全、半角混杂的数据就已经都变成了半角。需要注意的是，在Excel中进行选择性粘贴时，一定要选择文本方式，否则粘贴的数据将以科学计数方法显示。EXCEL2007“冻结窗口”填写表格在填写大型表格时，往往需要填写好几个面页，一个屏幕显示不了全部内容。但是在填写单元格数据的时候，我们经常需要对照首行或首列来填内容，用滚动条上下或左右查看很不方便。这时，我们可以使用“冻结窗口”这一功能来固定首行或首列，这样首行或首列的内容就一直显示在屏幕上。具体操作如下：在EXCEL2007勺“视图”中点击“冻结窗口”，选择“冻结首行”或“冻结首列”即可。PPT2007去掉自动

17、预览为了让演示效果更好，人们会在制作幻灯片的时候添加一些效果，例如为某一段文字或图片添加进入、强调、退出等等效果后，Powerpoint2007会自动预览效果。但是对经常使用powerpoint2007的朋友来说，这个功能会降低工作效率。怎么关闭这个功能呢？首先单击“动画”选项卡，找到“动画”功能组，单击“自定义动画”按钮，这时在工作区域的右侧将会出现“自定义动画”窗格，在此窗格最下方，有一个“自动预览”复选框，去掉“自动预览”前面的钩，powerpoint2007就不会自动预览了。PPT2007在宽屏上完全显示由于宽屏液晶显示器的普及，购买的人也越来越多，在宽屏上用PPT的时候，演示文稿会在

18、宽屏显示器中呈现收缩状态，两侧各自暴露无遗出一块黑边，这样就相当难看。其实office2007组件中的Powerpoint就提供了对16:9宽屏的支持，这个功能就可以充分利用宽屏显示器的纵横比特性，更逼真地显示并排的素材，更生动地呈现图形和图像，从而真正发挥宽屏显示器的优点。首先切换到“设计”选项卡，点击“页面设置”打开对话框，在“幻灯片大小”下拉列表框中选择“全屏显示（16:9）”或“全屏显示（16:10）”，后者是宽屏笔记本常见的纵横比，选择完成后单击“确定”按钮即可生效。Word2007:好用的“格式刷”快捷键“格式刷”是一个很有用的功能，单击可以复制一次格式，双击则可以无限次复制格式，

19、从而免去了重复设置格式的烦恼oWord2007为“格式刷”自动分配的快捷键是“ctrl+shift+C使用时首先选中带有格式的文字，按下快捷键“ctrl+shift+C”复制格式到剪贴板,接下来再选中需要应用此格式的文字，再次按下“ctrl+shift+V”粘贴格式，然后就可以生效了，与我们熟悉的ctrl+C、Ctrl+V相比较，就只是增加了一个“shift”键而已。EXCEL2003在同一单元格内应用不同格式在xxexcel时，可能需要将同一个单元格内的不同部分应用不同的格式，但是一般情况下只能应用一种格式。对于这种情况，可以采取下列方法：首先确定单元格中内容是不是“文本”型，如果不是则右击

20、单元格，选择右键菜单中的“设置单元格格式”命令中的“数值”选项卡，将此单元格设置为“文本”型。然后选定单元格中需要修改格式的部分内容，按下“ctrl+1”组合键,即可弹出“单元格格式”对话框，就可以任意设置选定内容的字体、颜色等格式了。EXCEL2007筛选后的复制粘贴在excel2007中，有时需要把筛选后的数据复制粘贴到另一个表中，但是粘贴时发现结果并不是筛选出来的数据，而是所有的数据。这个问题可以用下面三个方法来解决。方法1:进行两次以上的筛选操作，筛选操作可以是同一列或不同列。只进行一次筛选操作，表面上选择的是筛选后的数据，其实包括了未筛选的全部数据。所以我们在筛选后进行复制粘贴时，有

21、时是筛选后的可见数据，有时是全部数据。其实是可以判断复制后的数据是筛选后的还是全部的：如果复制后许多行都有闪动的波纹线，就是筛选后的数据，如果只在所选数据的四周出现闪动的波纹线，就是全部数据的。方法2:筛选后选择需要复制的区域，选择“开始一查找和选择一定位条件-可见单元格”，再进行复制粘贴，就是筛选后的内容了。方法3:筛选后选择需要复制的区域，同时按下“alt”和分号键，再复制粘贴即可。Word2003:快速删除页眉横线在xxword文档时，常需要在文档中添加页眉页脚，但此时word会自动在文字下方加一横线。我们想去掉这根横线，有两种方法可快速删除页眉横线。方法一：双击页眉区域，出现页眉xx虚

22、线框，在菜单“xx一清除”下找到“格式”项，单击，则页眉中的横线消失，只留下文字信息。想要恢复横线，点击“xx”菜单的撤销键入即可。方法二：双击页眉区域后，点击“格式一边框和底纹”，在“边框”标签页中的左侧的边框“设置”中点击“无”，在右边找到“应用于”组合框，选择“段落”，点击“确定”命令按钮，则页眉中的横线消失。Word2003:隐藏试卷答案很多老师都在制作试卷的同时会附上答案，如果不小心泄露出去，会引起教学事故。有三个解决办法能将答案隐藏起来。方法1:选中答案，然后从“格式”菜单下打开“字体”对话框，在“效果”小节下勾选“隐藏文字”复选项即可。方法2:选中需要隐藏的文字，按下“ctrl+shift+H”组合键即可迅速隐藏文字。方法3:从“工具”菜单下打开“自定义”对话框，在“命令”选项页中的“类别”中选择“格式”项，然后在右侧对应的“命令”中找到“隐藏”命令，将之拖到工具栏任意位置处，以后需要使用时只要用鼠标直接点击就可以了。如果需要查看被隐藏的内容，只需要单击工具栏上的“显示/隐藏x