第一章办公室事务(第四节值班)2

1、 春节公司值班人员值班表春节公司值班人员值班表日期日期值班人员值班人员联系方式联系方式备注备注1 1月月2525日日吴总吴总1892366699918923666999、8722339987223399年三十年三十1 1月月2626日日陈梓玮陈梓玮1359288740613592887406、8727977287279772年初一年初一1 1月月2727日日黄总黄总1350294334413502943344、8271162282711622年初二年初二1 1月月2828日日杜显艳杜显艳1892366191918923661919、1372927230113729272301年初三年初三1 1

2、月月2929日日廖绪平廖绪平1892962158818929621588、8267600282676002年初四年初四1 1月月3030日日胡汉宝胡汉宝1892366567618923665676、1379080587813790805878年初五年初五1 1月月3131日日林涛林涛1335306729813353067298、8267551082675510年初六年初六 值班要求：值班要求：1、负责值班的人员需保证当班时间通讯畅通，人员不能离开汕头市区，以、负责值班的人员需保证当班时间通讯畅通，人员不能离开汕头市区，以便在急需时需到公司处理。便在急需时需到公司处理。2、若遇到重大情况时需第一

3、时间向领导汇报，请求支援。、若遇到重大情况时需第一时间向领导汇报，请求支援。3、值班人员完成值班需填写值班情况表，做好下一个人员值班交接。、值班人员完成值班需填写值班情况表，做好下一个人员值班交接。第四节值班工作第四节值班工作 值班工作一般是在单位领导的统一安值班工作一般是在单位领导的统一安排下，在非工作期间维持单位最低限度运排下，在非工作期间维持单位最低限度运转的加班行为。转的加班行为。( (指各级各类机关、企事指各级各类机关、企事业单位，在某一时间段内，由专人负责处业单位，在某一时间段内，由专人负责处理全部工作的方式和制度。理全部工作的方式和制度。) ) 常设性值班、间歇性值班、临时性值班

4、常设性值班、间歇性值班、临时性值班 问题：如何安排值班？问题：如何安排值班？ 值班期间的工作任务有哪些？值班期间的工作任务有哪些？ 值班的基本要求有哪些？值班的基本要求有哪些？(有哪些有哪些值班制度？值班制度？) 一、值班表的编制一、值班表的编制n值班表是将一某一段时间段中已经确定值班表是将一某一段时间段中已经确定的值班人员姓名清晰地记载和标明的表的值班人员姓名清晰地记载和标明的表格，是提醒人们按表的要求值班，以保格，是提醒人们按表的要求值班，以保证组织整体工作连续和完成的表格。证组织整体工作连续和完成的表格。P28 值班表通常包括的项目值班表通常包括的项目n值班时间期限、具体值班时间值班时间

5、期限、具体值班时间n值班人员姓名值班人员姓名n值班地点值班地点n负责人或带班人姓名负责人或带班人姓名n值班工作内容、要求值班工作内容、要求n人员缺勤的备用方案或替班人员姓名人员缺勤的备用方案或替班人员姓名注意：协商、审定注意：协商、审定二、值班工作的内容二、值班工作的内容1、做好信息传递：、做好信息传递：及时将重要或需紧急及时将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。处理的信息向有关人员通报。 2 2、做好来访的接待工作、做好来访的接待工作 3 3、记好值班记录（将发生的各种情况记录、记好值班记录（将发生的各种情况记录下），填写值班材料。下），填写值班材料。 如：电话记录、接待记录、值班日志、值

6、如：电话记录、接待记录、值班日志、值班动态或报告等。班动态或报告等。值班日志值班日志值班日志：值班日志：是值班工作的原始记录，是值班工作的原始记录，是记录值班情况、处理问题和查询值班是记录值班情况、处理问题和查询值班工作状况的凭证性书面材料。工作状况的凭证性书面材料。 主要登记主要登记外来的信函、电报、反映的外来的信函、电报、反映的情况、外来的电话情况、外来的电话等等例表一例表一值班日志值班日志年月日星期值班人年月日星期值班人事项：事项：1、2、3、备注：备注：值班日志值班日志例表二例表二值班时间值班时间 年年 月月 日日 时时 分至分至 年年 月月 日日 时时 分分值班人值班人值班说明值班说

7、明1、2、待办事项内容待办事项内容承办事项承办事项1、2、处理结果处理结果1、2、 接办人签字接办人签字接待记录接待记录（例表）（例表）来访来访者者单位单位时间时间接待接待人人来访来访事由事由处理处理意见意见处理处理结果结果值班咨询、接待登记表值班咨询、接待登记表（例表）（例表）值班人值班人值班时间值班时间来人姓名来人姓名来人单位来人单位接待时间接待时间咨询商洽事项咨询商洽事项领导批示领导批示处理结果处理结果备注备注 接待记录主要包括来访人员的姓名、接待记录主要包括来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方法等内容。单位、来访事由、联系方法等内容。值班报告值班报告n值班期间发生重大或突发事件，值班

8、人值班期间发生重大或突发事件，值班人员应立即向上司报告，必要时可形成书员应立即向上司报告，必要时可形成书面面值班报告值班报告。值班报告值班报告例表例表值班人值班人 值班时间值班时间来人、来来人、来电、来函电、来函对方姓名对方姓名电话电话需请示事项摘要：需请示事项摘要：拟办意见拟办意见领导批示领导批示初步处理结果：初步处理结果：1、2、 下一班的工作：下一班的工作：1、2、续上续上4 4、安全保卫和处理紧急问题和突发事件。、安全保卫和处理紧急问题和突发事件。5 5、承担单位领导交办的其他任务。、承担单位领导交办的其他任务。 案例：案例： 忙碌了半年，秘书小李老早就开始计划忙碌了半年，秘书小李老早

9、就开始计划“十一十一”假期的旅游了。放假前夕，老板突然召集假期的旅游了。放假前夕，老板突然召集行政部门开会，宣布行政部门开会，宣布“十一十一”期间公司的一重要项期间公司的一重要项目进入关键时期，要安排专人值班，公司领导和秘目进入关键时期，要安排专人值班，公司领导和秘书人员都要排班，安排小李书人员都要排班，安排小李1010月月5 5日值班。小李的出日值班。小李的出游计划彻底泡汤，她很懊丧。值班那天，小李无精游计划彻底泡汤，她很懊丧。值班那天，小李无精打采，上午只有公司王总打来电话，询问值班情况，打采，上午只有公司王总打来电话，询问值班情况，并无其他事项。小李估计下午也不会有事，就私自并无其他事项

10、。小李估计下午也不会有事，就私自溜号逛街去了。溜号逛街去了。5 5点半，小李返回办公室，发现有十点半，小李返回办公室，发现有十几个未接电话。刚准备处理，王总来了，怒气冲冲几个未接电话。刚准备处理，王总来了，怒气冲冲地质问小李刚才去哪儿了。公司的项目出了变故，地质问小李刚才去哪儿了。公司的项目出了变故，工地需要和公司紧急联络，而值班室又没有人，工工地需要和公司紧急联络，而值班室又没有人，工地那边费了很大的周折才和公司取得了联系。假期地那边费了很大的周折才和公司取得了联系。假期过后，小李被公司通报批评。过后，小李被公司通报批评。行政领导值班制度行政领导值班制度 三、值班的制度三、值班的制度 值班是

11、组织的一项重要工作，值班人员值班是组织的一项重要工作，值班人员的表现会直接影响组织形象和组织效率。的表现会直接影响组织形象和组织效率。1 1、岗位责任制度。、岗位责任制度。2 2、信息处理制度。、信息处理制度。3 3、报请制度。、报请制度。4 4、交接班制度。、交接班制度。5 5、安全保密制度。、安全保密制度。四、对突发事件的处理四、对突发事件的处理 案例分析案例分析( (一一) ) 某星期日下午某星期日下午5点，某县工商局办公室谢秘书正点，某县工商局办公室谢秘书正在值班，突然电话铃响了，传来急迫的声音：在值班，突然电话铃响了，传来急迫的声音：“出出事了，请局里赶快派人来。事了，请局里赶快派人

12、来。”“”“同志，你冷静一下，同志，你冷静一下，到底出什么事了，把情况讲清楚。到底出什么事了，把情况讲清楚。”原来局里的一原来局里的一辆面包车与一辆大卡车相撞，司机重伤，另有辆面包车与一辆大卡车相撞，司机重伤，另有3人人受伤，车损严重，已不能开动，请求局里急速处理。受伤，车损严重，已不能开动，请求局里急速处理。 谢秘书做好电话记录后，定了定神，思考了此谢秘书做好电话记录后，定了定神，思考了此案的处理办法。他想到三种：一是按值班电话常规案的处理办法。他想到三种：一是按值班电话常规处理，等第二天上班时间向领导汇报后按领导指示处理，等第二天上班时间向领导汇报后按领导指示处理。二是立即汇报，请领导亲自

13、来处理。三是紧处理。二是立即汇报，请领导亲自来处理。三是紧急事故紧急处理，然后再向领导汇报。急事故紧急处理，然后再向领导汇报。 谢秘书决定采取第三种方法，谢秘书决定采取第三种方法， 立即处理。立即处理。首先他给附近工商所打电话，请他们迅速派首先他给附近工商所打电话，请他们迅速派人去保护好现场并妥善照护好伤员；接着给人去保护好现场并妥善照护好伤员；接着给县人民医院打电话，请求迅速派救护车去现县人民医院打电话，请求迅速派救护车去现场抢救伤员；然后再给县交警队打电话，请场抢救伤员；然后再给县交警队打电话，请即派人去现场处理交通事故；最后，向局领即派人去现场处理交通事故；最后，向局领导汇报事故情况以及

14、采取的导汇报事故情况以及采取的3条措施。做完这条措施。做完这些，已经些，已经6点过了，谢秘书便下班回家了。点过了，谢秘书便下班回家了。评析一下谢秘书对这一事件的处理。评析一下谢秘书对这一事件的处理。案例分析案例分析( (二二) )某公司值班室值班员深夜一点接到库房某公司值班室值班员深夜一点接到库房的火灾报告后，立即赶赴现场了解起火地点、的火灾报告后，立即赶赴现场了解起火地点、火情、扑救情况等。初发现小火发生、动手火情、扑救情况等。初发现小火发生、动手扑救；继后易燃品着火，火势趋烈，扑救无扑救；继后易燃品着火，火势趋烈，扑救无效。当大火出现后，危及库房大量重要物资。效。当大火出现后，危及库房大量

15、重要物资。这时值班员见势不妙，急忙回值班室打电话这时值班员见势不妙，急忙回值班室打电话报告上级，又拨通火警号，报告消防。过了报告上级，又拨通火警号，报告消防。过了近近45分钟，消防及有关人员才进入火场扑救。分钟，消防及有关人员才进入火场扑救。最后，熊熊烈火吞噬了这座库房。试分析值最后，熊熊烈火吞噬了这座库房。试分析值班员在这一突发性事件中的功过是非。班员在这一突发性事件中的功过是非。 案例：案例：1983年年6月某日，武汉市装卸公司搬运站在装月某日，武汉市装卸公司搬运站在装卸农药时，不慎将一包甲基卸农药时，不慎将一包甲基E605农药掉进了汉江。甲农药掉进了汉江。甲基基E605是一种剧毒农药，人

16、畜饮用含有这种药物的江是一种剧毒农药，人畜饮用含有这种药物的江水会中毒，并且极可能会有生命危险。情况十分危急，水会中毒，并且极可能会有生命危险。情况十分危急，电话打到武汉市人民政府的值班室。值班秘书接到市电话打到武汉市人民政府的值班室。值班秘书接到市交通部门的紧急电话后，立即采取了下列措施：交通部门的紧急电话后，立即采取了下列措施： 1 1、电话通知市属交通部门各有关单位，立即组织力、电话通知市属交通部门各有关单位，立即组织力量进行打捞。量进行打捞。 2 2、电话通知市防疫站，马上派人赶往出事地点，采、电话通知市防疫站，马上派人赶往出事地点，采样化验。样化验。 3 3、通知汉阳区政府，马上通知

17、附近水厂采取措施，、通知汉阳区政府，马上通知附近水厂采取措施，防止被污染的水被利用。防止被污染的水被利用。 4 4、通知广播电台、电视台、紧急通知等形式告知、通知广播电台、电视台、紧急通知等形式告知汉江沿线的居民停止饮用取自汉江的自来水，以免汉江沿线的居民停止饮用取自汉江的自来水，以免中毒。中毒。 值班秘书在完成这些工作之后，值班秘书在完成这些工作之后，迅速向相关领迅速向相关领导汇报。导汇报。相关领导也随即做出指示，进行安排和部相关领导也随即做出指示，进行安排和部署，署，值班秘书将领导的指示及时传达给相关部门。值班秘书将领导的指示及时传达给相关部门。在随后的处理中，值班秘书和相关方面保持密切的在随后的处理中，值班秘书和相关方面保持密切的联系，联系，每隔每隔1 1小时向相关领导做一次报告小时向相关领导做一次报告，供领导决，供领导决策参考。策参考。 由于措施得当，事故并未造成严重的后果，没由于措施得当，事故并未造成严重的后果，没有出现人员伤亡事件。由于处理及时、措施得当，有出现人员伤亡事件。由于处理及时、措施得当，该值班秘书得到了领导和上级的公开表扬。该值班秘书得到了领导和上级的公开表扬。 对突发事件，值班人员应及