第一节课档案管理技能训练

1、档案管理技能训练主讲人：王春泉课程的目的与任务课程的目的与任务:档案管理学是档案学专业的一门重要专业基础必修课，理论性和实践性强。通过本课程的学习使学生能够较系统地了解、掌握档案管理的基本理论和具体方法。本课程的重点：本课程的重点：本课程应把重点放在培养学生对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计等方面的理解与掌握，并通过一定的实例分析，提高学生对档案进行管理的实际能力。vQ Q：529096412v联系电话第一章 走进档案室（馆）第一节第一节 档案概念、分类及工作环节档案概念、分类及工作环节 1.档案的概念 2.档案的价值和作用 3.档案的基本分类 4

2、.档案工作的八大环节1.档案的概念档案的概念1.1档案何时产生？档案何时产生？ 档案是人类社会发展到一定历史阶段的产物，它来源于人类社会的实践，与文字、文书的产生，与阶级、国家的出现有着密切的关系。 文字的产生是档案产生的重要条件之一。阶级、国家的出现，“国家进行管理工作需要比较有条理的文书”。世界上现存最古老的档案是我国商代的甲骨档案和西亚古巴比伦时代的泥版档案。1.2“档案档案”一词的出现及其演变情况一词的出现及其演变情况 据现有史料记载，“档案”一词在我国最早出现于清代。 在国外，档案一词来源于古希腊文“Archeion”。英文中，Archives、records、files都具档案的涵

3、义，国际上较通用的是Archives。1.3 林林总总的档案界说林林总总的档案界说1.3.1国外关于档案定义的表述国外关于档案定义的表述（英）希拉里詹金逊所著档案管理手册（1922）中所下的定义称档案是”某一行政管理或行政事务（无论是公共的还是私人的）实施过程中所拟就或使用，作为该事务的组成部分，事后由该项事务的负责人或其合法继承者保管，以备不时查考的各种文件。 美国T.R.谢伦伯格在现代档案原则与技术（1956年）第一条写道：”档案，是指南斯拉夫社会主义联邦共和国领土范围内，过去和现在的国家机构、社会政治组织、劳动组织以及其他法人和个人，无论在何时、何地的活动中产生的，对历史、科学、文化艺术

4、和社会其他各个方面具有重要价值的文件原件或复制品（文稿、图样、印刷品、照片、影片等）。 美国大百科全书（1975年）:”档案，是机关（包括企业、事业单位，下同）在工作和生产中形成的、具有查考利用价值的、按照一定归档制度集中保存起来的文件材料（包括技术图纸、影片、照片、录音带等）。1.3.2中国档案界关于档案定义的表述中国档案界关于档案定义的表述 何鲁成著档案管理与整理（1983年）一书认为：“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之书。”作者指出:文件未必一一归档保存，唯须长期保存留待参考者方可作为档案，其中包括机关内所收入及发出之公文及其附件。 档案工作杂志1960年第11期社论对档案下的

5、定义是：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料（包括技术文件、影片、照片、录音带等等）。” 中华人民共和国行业标准档案工作基本术语（2000年）中“档案”一条释为：“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。” 尽管国内外给档案下的定义不少于100种，到目前为止，还没有一个为国内外档案学者和档案工作者一致接受的档案定义。为什么会这样呢？ 是因为“它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。”1.4 中外档案定义的启示中外档案定义的启示这些定义给我们如下启示： 第一，档案定

6、义是多因素的复合体。 第二，档案定义记录了时代的烙印。 第三，认识是不断深化的。1.5 档案的法定含义（国内目前比较认可的表述档案的法定含义（国内目前比较认可的表述方式）：方式）： 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。从以上的档案定义中，我们可以看出基本含义，包括以下四个方面的内容：1.5.1档案的形成者多元性（档案来源的广泛性） 档案是由一定的机关、组织以及个人在社会活动中形成的。档案的形成者大体分为三种类型： 一是官方性质的机关； 二是半官方（如大陆的海协会和

7、台湾的海基会）或非官方性质的各种社会组织（社会团体、公司、宗教等）； 三是一定的个人（著名人物、著名家庭和家族）。从上述可知档案来源具有广泛性。1.5.2 档案是由文件材料有条件转化而来的（形成的条件性） 并非一切原始记录都是档案，文件材料转化为档案一般要具备三个条件： 第一，办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。文件具有现行效用，档案一般地说是完成了传达和记述等现行使命而备留查考的文件。从这个意义上说，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。是同一事物的两个不同的发展阶段。档案的质量最初取决于文件的质量。 所谓办理完毕，主要是指完成了文书处理程序，承办告一段落

8、，不能理解为把文件中所说的事情全部办理完才算“办理完毕”。 第二，对日后社会活动有一定查考利用价值的文件有必要作为档案保存。工作和生产中形成的文件不能都转化为档案，只挑选其中一部分可作为日后参考和凭证的才保存下来。所以说，文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。 第三，按照一定的规律集中保存起来的文件，才最后成为档案。以现代的一般档案来说，它是经过立卷归档而集中保存起来的文件。因此说，文件是档案的因素，档案是文件的组合。 总之，档案是处理完毕的、具有查考价值的，并经过归档程序的文件，这是档案定义的最基本的含义。1.5.3档案的形式是多种多样的（档案载体的多样性） 从载体上分，有甲骨、竹木、绵帛

9、、纸张、胶片、磁带、磁盘等。从信息记录的方法上分，有手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录像等。从表达方式分，有文字、图像、声音等。可见，档案的范围十分广泛，既包括党政机关的公务文件，也包括技术图纸、影片、录音带、录像带等等。由于科学技术的发展，档案的形式还会发生变化。1.5.4 档案是历史的原始记录（档案记录的原始性） 档案是人们社会活动的原始记录，不是人们事后编写和随意收集的，这是档案的本质属性。首先，从档案的产生与形成看：档案产生与形成的客观性决定；其次，从档案的形式和内容来看：档案的形式和内容上往往保留着原始记录，表现出高度的原始记录性。这也是档案比其它文献更可靠、更宝贵的原因之一。1.6档

10、案的一般属性档案的一般属性 1、文化性 2、知识性 3、信息性 4、有机联系性掌握档案的本质属性对实际档案工作有什么指导意义？ 1. 便于认识档案的真实性与可靠性 2. 便于了解档案与文件的联系与区别 3. 便于掌握档案与图书情报等其他文献信息的联系和区别1.7 档案的属概念档案的属概念 档案的属概念，也就是档案的上位概念。关于档案的属概念，有多种说法，如文件说、记录说、材料说、信息说等。“文件说”，即以文件或文件材料作为档案的属概念“记录说”，包括“原始记录”或“历史记录”“材料说”，即把“材料”作为档案的属概念“信息说” ，即把信息作为档案的属概念1.8 档案与相关事物的关系1.8.1档案

11、与信息的关系：逻辑上是种、属概念的关系 档案是一种最真实、可靠、最具权威性与凭证性的原生性固话信息，从根本上体现着信息的确定性与可靠性。而信息理论认为：信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有或确定性、可靠性程度差的信息没有什么价值。所谓”错误、混乱或不可靠的信息还不如没有信息。 人类社会对信息的以来、需求程度越高，对信息的确定性与可靠性的 要求程度也就越高。从信息理论的角度看，档案是一种最重要的信息，是信息之根确定性与可靠性的最高体现形式和实存形态。 1.8.2档案与文献的关系： 文献一般指前人留下来的历史文化价值较高，内容较系统完整的信息记录。二者的区别：1、本质即核心含义不同：这是根本

12、的区别。档案是社会实践的原始记录，是第一手的原生信息；文献则不论是否为原始记录。2、文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值，又注重现实性的查考、实用价值。3、文献内容一般较系统、完整，而档案则包括大量的片段型零星记录在内。 1.8.3 档案与文书的关系： 两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系，但不能混为一谈。区别如下： 1、档案的实存形态不仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原始性记录物。文书只是原始记录性强、查考价值高且文书处理程序完毕者才能转化为档案。 2、二者的概念内涵，尤其是本质不同。文书虽有原始记录型，但原始记录性并非文书的本质所在，也不是人们制作使用文书的根本目的与

13、追求。它本质上是人们处理、解决现时性具体事务、问题的信息传递工具，主要是空间的传播。档案的本质则是以往社会实践的原始记录物，主要在时间上传递，让过去告诉现在，让现在告诉未来。 1.8.4 档案与图书的关系：1、本质不同：档案本质上是人们在社会实践中直接形成的原始记录。图书本质上是系统知识的结晶，是人类对自然及社会现象进行系统认识研究的结果。2、社会功能不同。这个由于其不同的本质所决定的。档案是历史的原始记录，可供查考解决实际问题、研究历史。人们看书则是为了学习系统知识，为了陶冶性情。3、内容上的交叉重合部分特点也不同，档案中虽也有知识，但这些知识是不系统的知识片段，图书内容中虽然也有对历史事实

14、的记载，但这种记载却不是直接的原始记录，而是进过加工提炼后的系统性知识。 1.8.5 档案与文物的关系： 二者在内涵上是最为接近的概念（事物）。文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品。在逻辑上二者的内涵有部分交叉重合。档案，尤其是重要的档案，因其既有原始记录作用，又有突出的历史文化作用，可视为文物，并作为文物收藏。但绝大部门文物却不能成为档案。文物所记录的历史事实的内容信息是不清晰、不明确的。内容信息的清晰性与确定性与否是二者之间的根本区别。档案中的“实物档案”确实的标准也是其所记录的内容、信息的清晰性与明确性。另一必要条件是技术上的可存性。 1.5.2 档案是

15、由文件材料有条件转化而来的（形成的条件性） 并非一切原始记录都是档案，文件材料转化为档案一般要具备三个条件： 第一，办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。文件具有现行效用，档案一般地说是完成了传达和记述等现行使命而备留查考的文件。2.档案的价值与作用v档案的价值v档案的作用v档案价值与作用的规律思考一：思考一： 档案的价值、功能与作用三者之间是档案的价值、功能与作用三者之间是什么关系？什么关系？ 这是三个既有联系又有区别的概念。档案的功能是指档案事物在其与外部的关系中表现出来的功效和能力；档案的作用是指档案对社会实践活动的影响；档案价值通常指的是档案的使用价

16、值与保存价值。它们三者的关系是：档案的功能决定着档案的价值，档案价值的实现使档案的作用得以发挥和显现。关于档案价值和作用的研究内容较多。 2.1 档案价值档案价值2.1.1 凭证性价值凭证性价值 档案之所以有凭证性价值，主要是由于档案的本质属性决定的。档案的本质属性又是通过以下两个方面反映出来的。 首先，从档案形成过程和内容来看 由于档案形成过程的客观性和档案内容的真实性，决定了档案具有凭证性的价值与作用。 例如：西藏领土问题1304年（元大德八年）1367年（元至正二十七年）形成的22件元代档案中记载了有关西藏的归属问题。其次，从档案的外部特征上看 档案文件上保留了其制成材料的质地和原始形态

17、，保留了真切的历史标记，能够反映出档案凭证的确凿性。2.1.2参考性或情报性价值参考性或情报性价值 有的利用者只需要档案作参考或作为一种情报来利用。例如：国庆大阅兵需要解放军档案馆提供以前13次的阅兵档案作参考，特别是1999年阅兵的档案资料。 有些档案只能作参考。仅从档案价值的角度，还有一些说法v文物价值v文化价值v社会价值v经济价值v精神价值2.2 档案的作用档案的作用 国际档案理事会（ICA）认为档案具有记忆功能。并提出，档案是“构成国家信息资源建设的基本要素和重要成份”。国际档案大会强调档案在广泛的政治、经济和社会发展中的作用。认为有效的文件与档案管理才能实现行政管理的高效、支持教育发

18、展、推进国家建设的顺利进行以适应新技术引发的挑战，满足决策者和公众的期望。 一、在经济建设方面：是提高经济效益和维护经济权益的手段，对经济发展具有一定的拉动力。（参考依据） 对于经济发展的拉动力表现在：一是作为管理要素与管理活动，可有效提高经济管理、生产管理的水平；二是作为生产要素进入产品化和产业化的过程，获取经济效益。 案例一案例一：剑南春集团公司剑南春集团公司注重档案注重档案管理利用提高经济效益管理利用提高经济效益二、在科学研究方面，是科学研究中必不可少的第一手资料，对科技创新和文化繁荣具有促进力（可靠资料） 案例一：美国的罗威廉利用武汉市档案史料编写出十九世纪的汉口 案例二：国防科工委某

19、研究所利用档案资料从事科研活动三、在政治工作与行政管理方面是提高政治工作与行政效率的工具，对国家利益具有捍卫力（必要工具、查考凭证）v政府机关、团体及企业事业单位在公务交往活动中利用档案可以提高效率。 2001年，美国钢铁协会和美国商务部对上海埃力生钢管公司提起反倾销诉讼，该公司利用档案打赢了这场被称为中国入世后中国企业在国际贸易争端中第一案的高直缝焊钢管反倾销官司v在形形色色的国际争端中，档案具有捍卫国家利益的作用。如钓鱼列岛、南海诸岛主权之争。v档案信息资源的开发利用有利于促进社会走向法制和诚信钓鱼岛v2003年12月26日13时20分来源:新华网新华网北京12月26日电 记者26日从外交

20、部获悉，中方在日前举行的中日第十四次海洋法磋商中重申了钓鱼岛及其附属岛屿自古以来就是中国固有领土的原则立场。 美丽的钓鱼岛四、在宣传教育方面四、在宣传教育方面是生动素材是生动素材如： 邓小平 、邓小平在大中原、伟大的长征、传奇皇帝朱元璋 建国大业 、 天安门等电影文献片和电视剧都查阅利用了许多档案。v邓小平在中原大型历史文献电视片开拍 新华社郑州月日专电（记者程红根、李丽静）适逢刘邓大军“千里跃进大别山”胜利周年纪念活动在河南新县举行之际，大型历史文献电视片邓小平在中原日同时在这里开拍。v据中共河南省委党史研究室副主任郭晓平在开拍仪式上介绍，大型历史文献电视片邓小平在中原，是为纪念刘邓大军千里

21、跃进大别山、逐鹿中原而摄制的，由中共河南省委党史研究室负责拍摄，八一电影制片厂协助拍摄。v郭晓平介绍说，邓小平在中原共集，全面反映解放战争时期邓小平同志在中原战斗、工作、生活的光辉业绩。通过这部大型文献电视片，进一步讴歌老一辈革命家的丰功伟绩，充分展示厚重的中原文明和红色资源，为和谐中原的建设做出贡献。五、在日常工作、生活中是日常工作生活中的记忆工具和助手v请同学们举例说明2. 3 档案价值与作用的规律档案价值与作用的规律主要有三个规律 一、档案价值与作用扩展律对象扩展：形成者全社会范围扩展：特定类型的档案，可以从多方面去利用内容扩展：档案解密使其内容扩展掌握这一规律对实际档案工作有什么指导意

22、义？v有利于正确处理局部与整体的关系。在档案形成初期，注重档案在本机构局部作用与价值的发挥；同时要考虑到档案对整个社会的利用v有利于正确处理当前与长远的关系。档案工作者应该用历史的、发展的眼光看待档案的价值与作用v有利于正确处理档案保密与解密的关系。例如：外交档案解密、18号案解密二、档案价值与作用反复律二、档案价值与作用反复律v从档案信息内容来看：可以被多次反复地利用，不像物质性的东西，使用一次就没有了。v从档案利用者来看：不是一个利用者利用后，其他利用者就不能再利用了，它可以被多个利用者利用掌握这一规律对实际档案工作有什么指导意义？v档案工作者应该尽其所能开发档案信息资源。做好档案文献汇编

23、、档案专题服务、档案文摘、档案复制、档案网站建设等。三、档案价值与作用条件律 1.社会条件社会发展水平、社会档案意识（中国、美国的社会档案意识） 2.管理条件与水平库房、现代化设备、管理人员素质 3.档案利用条件档案检索工具、阅览室、利用手续掌握这一规律对实际档案工作有什么指导意义？v档案工作者应该尽量宣传档案的价值与作用，扩大社会的档案意识，创造良好的利用服务条件，做好各项服务工作，尽量满足广大利用者的需求。v档案利用者在查阅利用档案时也要尽量做到了解馆藏、熟悉路径，积极地反馈利用档案产生的效益信息。3. 档案种类及其特点3.1 档案分类和种类概述档案分类和种类概述 3.1.1 档案分类的含

24、义档案分类的含义档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的划分，并组成一定的体系。中国档案界所说的分类： 1.档案概念分类，通常多称档案种类划分； 2.档案信息实体的馆藏分类，也简称档案实体分类，或直称档案分类。 3.档案内容的信息分类。 3.1.2为什么要划分档案种类为什么要划分档案种类？ 1.便于人们从多角度认识档案事物 2.便于掌握各种档案的特点及形成规律 3.便于各种档案的管理与利用3.1.3 划分档案种类有哪些标准？划分档案种类有哪些标准？（一）以档案来源为标准 即按其形成者的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案

25、、名人档案等。（二）以档案内容范围为标准 可分为普通档案和专门性档案。各种机关、团体、企业、事业单位形成的文书档案包括的内容较多，范围较广，属于综合性档案的范畴。（党务档案、国家政务档案）专门档案是各种专门档案的总称。（公安档案、诉讼档案、会计档案、科学技术档案） 专门档案的共性及构成条件主要是： 1.专门性。 2.具有特定的对象。 3.有特殊的文件处理程序。 （三）以档案的载体形式为标准 分为纸质档案和非纸质档案两大类。按照记录信息方式可分为：文字档案、图形档案、音像档案、电子文件。 （四）按档案的时间标准划分，一般可分为：古代档案、近代档案、和现代档案。古代和近代档案常被成为历史档案。在中

26、国通常分为中华人民共和国成立后档案和中华人民共和国成立前档案，后者又按政权性质可分为革命历史档案和旧政权档案。 中华人民共和国成立后档案，简称建国后档案。（五）以档案所有权形式为根据 分为国家所有档案，集体所有档案和个人所有档案。在国外通常分为：公共档案和私人档案。（六）按档案的形成地区级别划分： 分为中央机关档案和地方机关档案，地方机关档案再分为大行政区、省（直辖市）和地、市、县等。 根据载体形式可以划分为哪些种类根据载体形式可以划分为哪些种类v一、甲骨档案一、甲骨档案二、泥版档案二、泥版档案三、金石档案三、金石档案四、简牍档案四、简牍档案五、缣帛档案五、缣帛档案六、纸质档案六、纸质档案七、机读档案七、机读档案八、缩微品档案八、缩微品档案九、声像档案九、声像档案十、电子档案十、电子档案4. 档案工作4.1档案工作的定义及内容档案工作的定义及内容 广义的档案工作泛指档案的事业，狭义的档案工作指档案业务工作。我们通常指的是狭义的档案工作：即档案馆（室）所从事的具体的档案业务工作，即运用科学的原则和方法管理档案，提供档案为社会主义各项事业服务的一项工作。内容：档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案行政管理工作。 4