管理信息系统课程试验

1、大兴酒店客房管理信息系统设计与开发1管理信息系统的规划1.1 系统概述随着社会经济的发展，人们生活质量的提高，酒店业必须不断的完善其服务系统。酒店业是集餐饮住宿娱乐于一体的立体化服务体系。顾客可以随意消费并统一结账。酒店管理者必须随时了解宾馆的运营情况和经营走势，找出运转成本，作为经营决策的依据。只有运用科学管理手段，利用计算机管理系统，才能更好的实现这一管理模式。1.2 酒店业现状根据初步调查，目前酒店业拥有少量计算机，大多数工作人员对计算机的操作知识知之甚少，很少有酒店采取管理信息系统，基本工作大多由人工完成，计算机仅仅进行文字录入、处理，导致工作繁琐、重复性大，酒店业发展滞后。酒店业现在

2、的财务部与结算科的职能边界不清晰，容易造成权责不明确，在销售分析和核算上容易出现差错。由于整个业务流程都采用了手工方式，一些供需的信息不能及时的传给高层管理者，造成信息滞后，不利于决策者进行准确的市场判断决策，无法适应市场的瞬息万变。1.3 系统目的宾馆客房管理系统是用来收集、处理、存贮和传播客房、顾客、结算信息，以信息管理为核心的计算机应用系统，通过有效的程序结构来支持各种数据的执行，以提高管理效率，实现宾馆服务的系统化、规范化、自动化。通过该项目的开发与使用，可以实现以下功能：（1）快速实现客人入住登记和账务处理，减少客人的住店和离店时间。（2）准确实现客人入住的预定要求，实现有效的前台作

3、业系统。（3）快速响应客人对有关项目的查询要求（4）实现入住、消费、结账一条龙服务，方便客人的消费需求。1.4 系统构成为实现上述目标，将系统分为6个功能模块：基础信息设置模块、客房前台管理模块、查询统计管理模块、挂账管理模块、系统初始设计模块、系统维护模块。（1）基础信息设置模块：设置客房和员工的基本信息，明确挂账单位。（2）客房前台管理模块：对客房的预定及离店进行管理以及基本的住宿登记和费用提醒。（3）查询统计管理模块：对房态和客房分布进行明确有效的查询及入住和离店的查询。（4）挂账管理模块：自动对客人账单进行有效的统计方便统一结账。（5）系统初始设计模块：明确酒店各部门的职能于分工，有利

4、于提高工作效率。（6）系统维护模块：对酒店工作人员进行权限设置以及基础系统的维护。2管理信息系统的分析2.1可行性分析2.1.1技术可行性此次信息系统开发是我们酒店的设计团队进行的开发的，我们酒店目前拥有10台计算机和个信息系统设计人员3人。并且建立系统开发环境，主要是安装了相关软件的电脑，小组成员之间可以通过一起讨论，协调开发工作，解决开发工作中出现的问题。就技术力量来说，这学期，我们设计团队已经学习了管理信息系统，并且对网络技术和操作有了系统的了解，而且我们酒店的员工对计算机的操作和管理有一定的应用能力。目前，我们拥有成熟的设计经验，同时也有成功的信息管理系统的范本。所以从技术角度考虑，对

5、于我们酒店来说此信息系统可行。2.1.2经济可行性目标系统开发需求比较低，加上具有成熟的软硬件环境，所以我们酒店在软硬件上的支出是合理的。而且，目标系统并不是十分复杂，开发的周期较短。当系统开发实际运行后，将很大程度上的提高计算机功能，为酒店带来便利的同时，也为系统进一步推广创造了条件。这带来的经济回报将远超过支出。2.1.3管理可行性由于酒店领导对系统开发的支持，企业管理需要进一步运用系统规划，酒店现有的结构业务流程比较简单，实行相应改革是可行的。软件和信息技术运用到酒店管理部门以后，将会大大提高酒店信息的处理和规划。我国的信息化技术正在逐步完善，各行业信息化处理日趋成熟，酒店要壮大规模，从

6、市场竞争中脱颖而出，信息化技术的应用必将成为其关键手段。2.2.业务流程分析2,2.1组织结构图根据系统的目标和对酒店现有客房进行统计分析，销售管理是酒店盈利的生命线，所以,在现有结构的基础上增加了市场开发，使得销售的渠道更加广泛，服务部门细化，提高服务分工职责，也使得部门分工较为明确。原有系统的各部门工作量上存在着严重的不平衡，因此，对原有各部门的职能做一些调整，并加强了薄弱环节的管理。图4给出了新系统的组织结构图。经过改变后的新系统各部门的主要职责如下。(1)市场部：市场开发和客户维护。客户采购：主要负责对未开拓市场的客户开发及管理。设备采购：对酒店设备设施的采购任务。财务统计：对账单的集

7、中处理和统计。财务结算：专门对结算出的账务负责跟客户的结算方法及过程。前台接待：对所有来客的需求闻讯及客房安排。大堂经理：对客人出现的投诉的处理。设备维护：对酒店各设施的维护，故障的处理。人员服务：对人客人服务基础人员。222管理功能图'大兴客房管理系统基础信息设置客房前台管理查询统计管理挂账管理系统初始设计系统维护设置客房信息设置员工信息设置挂账单位客房预订与住宿登记住宿费用提醒退宿与结账预订客房及客房查询住宿及退宿查询挂账查询挂账结款业务部门定义操作管理人员权限设置通过对酒店的调查，了解了酒店的基本组织结构，这些部门的存在是为了实现客房的销售目通过调查，了解到现行系统各标，酒店的各

8、个部门都是为了完成一定的管理功能而设立的，部门的管理功能如图上所示223业务流程图通过对酒店管理业务的实际调查分析，弄清了该酒店日常管理工作的业务流程和管理功能，系统的业务流程如下rT|采购采购票单从业务流程图可以看出该酒店的各部门主要有以下几项管理工作：顾客的订房要求有四种形式，一是网上订房，二是电话订房，三是直接到酒店前台办理。四是由采购部的客源开发部开发的客户直接从采购部订房。前台部门首先必须对每一张订房单进行验证是否填写正确。验证的内容包括顾客姓名、身份证号、电话、订房日期、订房类型、预订数量、入住人数、退房时间等信息。前台将验证完毕并合格的订房单交由客房部，由客房部负责接待顾客，当顾

9、客退房时将客房部提供的入住清单数据制成退房单一式三份，一份自己部门保管，一份交给顾客，一份交给财务部。酒店客房部工作人员应登记顾客预定房间的初始数据并制成入住登记表，并于退房时及时根据顾客的消费情况完成入住清单，并将入住清单数据提供给前台。将物品采购需求报给采购部。酒店财务部负责根据采购发票、消费单、退房单制作财务报表。2.3数据流程分析合格合格订房单订房单前处理入住客房部入住客房部入住前处理订房单退房单数据发票单据退房单入住清单J数据r入住清单前台-客房部理退房处*退房数据采购.数据采购汇总表数据采购采购数据采购清单采购部处理2.4数据字典2.4.1数据流的描述数据流编号：01数据流名称：订

10、房申请单简述：顾客通过网站、电话、前台填写的订房申请单数据流来源：顾客数据流去向：前台审核模块数据项组成：顾客姓名+身份证号+联系电话+订房日期+订房类型+订房数量+入住人数+退房时间数据流编号：02数据流名称：合格订房单简述：经前台审核修正的订房单数据流来源：前台审核模块数据流去向：客房部处理模块数据项组成：顾客姓名+身份证号+联系电话+订房日期+订房类型+订房数量+入住人数+退房时间数据流编号：03数据流名称：不合格订房单简述：经前台审核修正的订房单数据流来源：前台审核模块数据流去向：客房部处理模块数据项组成：顾客姓名+身份证号+联系电话+订房日期+订房类型+订房数量+入住人数+退房时间数

11、据流编号：04数据流名称：采购单简述：客房部提出的采购需求统计单数据流来源：客房部处理模块数据流去向：采购部处理模块数据项组成：卫生洗漱用品名+家具用品名+具体数量数据流编号：05数据流名称：财务单简述：财务部对每天的财务总结单数据流来源：前台、客房、采购、餐饮部处理模块数据流去向：财务部处理模块数据项组成：前台财务处理+客房财务处理+采购财务处理2.4.2处理逻辑描述处理逻辑编号：01处理逻辑名称：前台审核简述：审核顾客填写输入的数据流：订房申请单处理描述：审核顾客提交的订房申请单信息是否完整，酒店现有房间是否符合顾客要求，若信息不完整或者剩余房间不符合顾客要求则做出相应的协调解决方案，更改

12、相关申请单信息，完成订房申请单的填写直至完成合格的订房申请单转给客房部。输出的数据流：合格订房申请单处理逻辑编号：02处理逻辑名称：客房部审核简述：审核前台订房单填写输入的数据流：订房单处理逻辑编号：03处理逻辑名称：采购单审核简述：审核客房部采购填写输入的数据流：客房部采购单处理描述：审核客房部提交的采购单信息是否完整，酒店现有客房剩余物质是否符合顾客要求，若信息不完整或者剩余物质不符合则要求重新填写，或者与采购部协调采购的物质。输出的数据流：合格客房部采购单处理逻辑编号：04处理逻辑名称：财务审核简述：审核各部门财务填写输入的数据流：订房单、点菜单、采购单处理描述：审核各部门提交的财务审核

13、单信息是否完整，若信息不完整或者审核单内容出现差错，如数量不符，名称不符，款项不符，账目不符，则要求重新填写直至完成合格的财务审核单转财务部留底以及报销相应的财务工作。输出的数据流：合格财务报告2.4.3数据存储的描述数据存储编号：01数据存储名称：订房申请表简述：记录酒店客房预定申请情况数据存储组成：日期+客房编号+客房类型+客房单位+入住天数+客房价格+退房时间关键字：日期+客房类型+客房价格相关联的处理：01数据存储编号：02数据存储名称：客房入住情况表简述：记录酒店客房入住情况数据存储组成：客房编号+客房类型+客房单价+入住时间+入住人数+入住天数+退房时间关键字：入住日期+客房类型+

14、退房时间相关联的处理：02数据存储编号：03数据存储名称：采购表简述：记录酒店采购支出收入的明细数据存储组成：日期+采购代码+采购类型+采购数量+采购单价+采购总价关键字：日期+采购类型+采购总价相关联的处理：03数据存储编号：04数据存储名称：财务报表简述：记录酒店支出收入的明细帐数据存储组成：日期+客房售额+采购总价+餐饮售额+其他类型关键字：日期+客房售额+采购总价+餐饮售额+其他类型相关联的处理：042.44外部实体的描述外部实体编号：01外部实体名称：顾客简述：来自全国各地的顾客输出的数据流：01、033.系统功能设计新系统的功能设计是以原系统业务流程和数据流程为依据的。为此新系统的

15、功能划分为数据录入、数据查询、报表输出和代码维护四项，如下图：酒店管理信息系统数据录入模块用于录入顾客办理订房业务的资料和采购部设置的根据餐饮部和客房部制定的采购单，它是酒店信息管理系统的基本数据输入的模块，它根据网上、前台、电话收集到的订房信息，记录每位顾客订房需要（如果只是预定，可以不填写具体信息，只留顾客姓名电话、订房日期、订房类型、预订数量；如果直接是定下来要住宿，则必须输入顾客的具体信息。或根据餐饮部提出的采购需求统计单和客房部提出采购需求统计单，基于采购发票，记录每笔采购的数据。数据录入数据查询报表输出代码维护对原系统的订房单和单据的审核业务就订房单和单据格式是否规范和填写内容是否

16、与顾客相符或与实物数量相符的审核在新系统中仍由人工完成。为方便酒店各级管理人员及时了解、掌握酒店的每天的工作情况、经营情况，尽可能为用户提供迅速、高效的服务，减免手工处理的繁琐与误差新系统特别设计了数据查询模块，并提供多种查询功能，如每日、每月顾客订房数量的查询、订房费用的查询、采购部采购数量和费用的查询等。报表输出模块可以完成系统所需的各种报表的计算和打印输出功能，可输出酒店营业收入日报表、某酒店客房部x月份报表等。为了统一客房的类型和科学的管理，方便数据输入，根据客房类型特设计了客房代码。系统中设计代码维护模块的目的是当房间类型和布置发生变动时及时修改代码表，可对代码表进行增加、删除和修改

17、等处理。采购部采购的产品也如此。3.1系统运行环境与数据库设计系统运行环境设计为在98/2000平台下运行，程序设计语言选择,系统的硬件要求为,基于上述运行环境，根据系统分析，设计了6个数据表文件，它们的结构及其说明如下：客房代码、类型及其特性对照表字段字段名称类型宽度小数说明1 4客房编号2 8客房类型3 8入住时间4 40入住天数5 8退房时字段字段类型宽度小数说明1 4客房编号2 8客房类型3 2客房单位客房不变价格5客房可变价格2)顾客定退房数据输入辅助文件字段字段名称类型宽度小数说明客房编号客房类型入住时间入住天数退房时间3)每日客房数据文件字段字段名称类型宽度小数说明1 日期2 客

18、房编号3 客房类型4客房单价5入住人数6 入住时间7 入住天数8 退房时间4)每日采购数据文件字段字段名称类型宽度小数说明1 日期2 采购代码3采购类型4采购数量82562采购单价682采购总价5)财务报表数据文件字段字段名称类型宽度小数说明18统计日期280客房售额4 82采购总价5 62餐饮售额6 42其他类型7)采购报表计算辅助文件字段字段名称类型宽度小数说明18采购日期12采购代码28采购类型3 62采购单价4 62采购数量5 82采购总价6 102累计采购数量7 122累计采购总额3.2输入/输出设计在系统的输入/输出设计上遵循的是既满足用户需求又方便用户使用的原则。输入/输出界面的确定都与用户反复沟通，直到用户满意为止。输入界面的设计不仅考虑数据输入窗口的屏幕格式，而且考虑如何使输入数据的错误率尽可能的小，为此在程序中加入了对输入数据的校验和判断等功能，如输入数据上下限的设置、与相关数据关系的判断等。例如，在输入和选择某类客房时，只需输入一级客房代码即可