PPT制作技巧(王佑)

1、培训讲师培训讲师 王佑王佑道讲逻辑：有思想才能有行动，有行动才能有改变道讲逻辑：有思想才能有行动，有行动才能有改变法讲技巧：技巧是法讲技巧：技巧是“应用应用”的层面的东西的层面的东西术讲操作：操作是体力活术讲操作：操作是体力活 领导领导中层中层美工美工大师大师 掌握进行情境分析的方法，使你的汇报更具针对性掌握进行情境分析的方法，使你的汇报更具针对性通过合理的结构组织材料，使你的展示内容清晰易懂通过合理的结构组织材料，使你的展示内容清晰易懂了解并灵活使用典型的逻辑方法，使你的观点更加具有说服力了解并灵活使用典型的逻辑方法，使你的观点更加具有说服力掌握展示汇报常用图表的使用方法，使你的掌握展示汇报

2、常用图表的使用方法，使你的PPT更加生动更加生动演示汇报演示汇报“四部曲四部曲”结构设计结构设计情境分析情境分析撰写美化撰写美化演示汇报演示汇报1234 给谁看? 要达到什么目的？ 观点是什么？ 如何建立逻辑框架？ 如何组织材料？ 怎么灵活运用图形？ 怎样口头表达你的思想？ 如何合理利用幻灯片？ 如何进行演示前的情景分析如何进行演示前的情景分析如何构建清晰易懂的演示结构如何构建清晰易懂的演示结构如何制作图文并茂的幻灯片如何制作图文并茂的幻灯片第一部分第一部分第二部分第二部分第三部分第三部分图表的应用图表的应用第四部分第四部分如何使演示汇报更加生动如何使演示汇报更加生动第五部分第五部分第一部分如

3、何进行演示前的情景分析摘 要 确定演示目标确定演示目标 分析演示对象分析演示对象 制定演示策略制定演示策略一页一页PPT要讲多长时间要讲多长时间PPT上面的字号应该是多大上面的字号应该是多大想表达的东西太多怎么办想表达的东西太多怎么办PPT中的数据太多怎么办中的数据太多怎么办听众分析听众分析听众预测与策略听众预测与策略项目项目具体内容具体内容听众兴趣与策略听众兴趣与策略理解能力与策略理解能力与策略态度与策略态度与策略年龄年龄平均年龄年龄范围性别性别男女比例教育教育程度程度学历/专业行业行业职业职业政府/国企外企/民企职务职务职位职位高管/中层/基层销售/研发/财务地理地理文化文化北京/上海/广

4、东；欧美/日本/印度.演示目标演示目标 演示者想要从听众那里得到的回应的详细陈述演示者想要从听众那里得到的回应的详细陈述为什么要写出来演讲目标？为什么要写出来演讲目标？示例示例 我希望王总批准我提出的预算我希望王总批准我提出的预算 “向总经理汇报前期工作过程、取得的成果和下一步工作计划，获得批准向总经理汇报前期工作过程、取得的成果和下一步工作计划，获得批准“ “动员公司全体人员行动起来，积极配合当前变革项目的开展动员公司全体人员行动起来，积极配合当前变革项目的开展“ “让客户体会到本公司产品在服务和速度上的独特优势让客户体会到本公司产品在服务和速度上的独特优势“ 我希望客户我希望客户了解了解我

5、们的方案我们的方案 我希望客户我希望客户相信相信我们的能力我们的能力 我希望客户我希望客户选择选择我们的方案我们的方案知识性演讲知识性演讲说服性演讲说服性演讲 传递知识，解释、说明传递知识，解释、说明复杂事物复杂事物 不持有立场，向听众传不持有立场，向听众传递信息递信息 表达清楚、方便理解、表达清楚、方便理解、记忆记忆 影响听众信念，促使听众行影响听众信念，促使听众行动动 持有立场，设法使听众接受、持有立场，设法使听众接受、支持支持 寻找理由、论据，支持自己寻找理由、论据，支持自己的观点的观点第二部分第二部分如何构建清晰易懂的演示结构如何构建清晰易懂的演示结构 清晰的演示结构化需要注意哪些问题

6、清晰的演示结构化需要注意哪些问题 如何建立清晰易懂的演示结构如何建立清晰易懂的演示结构 建立演示结构的工具建立演示结构的工具摘摘 要要自上而下自上而下 先从结论讲起，说明问题的全貌先从结论讲起，说明问题的全貌 直接说明中心思想直接说明中心思想层次清晰层次清晰 把相关性议题在一个章节内说清楚把相关性议题在一个章节内说清楚 分清楚议题的层次分清楚议题的层次结构简单结构简单 表达的结构越简单越好表达的结构越简单越好重点突出重点突出 不要试图传递过多的信息不要试图传递过多的信息 要把最想传递的信息突出出来要把最想传递的信息突出出来自上而下自上而下重点突出重点突出自上自上而下而下层次清晰层次清晰事实事实

7、分析过程分析过程结论结论沟通过程：沟通过程：结论结论分析论证分析论证下一步的行动下一步的行动结果是什么？结果是什么？为什么是这样的结论？为什么是这样的结论？下一步应该怎么做？过程、下一步应该怎么做？过程、步骤、注意事项。步骤、注意事项。分析问题的过程：分析问题的过程：自上而下进行问题阐述问题阐述问题阐述问题归纳问题归纳自下而上进行问题分类总结归纳现状事实、表象问题分类归纳后的问题对于演示和汇报而言，最为重要的是结构清晰，观点鲜明，论证充分对于演示和汇报而言，最为重要的是结构清晰，观点鲜明，论证充分Mutually Exclusive，Collectively Exhaustive完全穷尽，相互

8、独立完全穷尽，相互独立未穷尽未穷尽不独立不独立结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则人男人已婚人士人男人未婚女人人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人练 习 题 二 1. Kewpie新推出价格较低、口味较好的酱汁新推出价格较低、口味较好的酱汁 2. Ragu改变其酱汁配方但客户不喜欢改变其酱汁配方但客户不喜欢 3. 美国的面食风潮已过美国的面食风潮已过4. 竞争对手们的产品较受客户喜爱竞争对手们的产品较受客户喜爱 5. 新的流行趋势是吃米食而非面食新的流行趋势是吃米食而非面食 6. Heinz成功地推出一项创新的意大利第一面酱汁成功地推出一项创新的意

9、大利第一面酱汁 7. Ragu在酱汁中加重香料份量在酱汁中加重香料份量 8. 意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物9. Hunt以高品质的以高品质的Donello系列产品而占有更大的市场份额系列产品而占有更大的市场份额 10. Ragu在酱汁中减少肉的份量在酱汁中减少肉的份量11. Ragu意大利面在美国的销售下跌，主要因为其反潮流而意大利面在美国的销售下跌，主要因为其反潮流而行的产品开发作法及市场环境趋势的影响行的产品开发作法及市场环境趋势的影响表述的结构越简单越好表述的结构越简单越好 最简单的结构、最容易记忆的结构是最简单的结构、最容易记

10、忆的结构是 “三三” 将一个中心议题从三个方面展开将一个中心议题从三个方面展开 使使“三点三点”有清晰的逻辑关系有清晰的逻辑关系 使用使用MECE原则检验三点是否正确原则检验三点是否正确演示汇报的演示汇报的80/20原则原则 抓住问题的关键抓住问题的关键 重点突出重点突出VS面面俱到面面俱到 断其一指断其一指VS伤其十指伤其十指 MECE检验后进行检验后进行“亮点检验亮点检验”核心思想核心思想 突出重点，关注突出重点，关注“关键的少数关键的少数”任何时候都要突出重点任何时候都要突出重点最希望别人知道的最希望别人知道的最希望别人记住的最希望别人记住的最想向别人传递的最想向别人传递的能够吸引别人的

11、亮点能够吸引别人的亮点创新和构思创新和构思开头非常重要开头非常重要整个演示的设计非常重要整个演示的设计非常重要重点突出的正确应用重点突出的正确应用在正文前面加上摘要在正文前面加上摘要将大量的数据放到附录里面将大量的数据放到附录里面每一页每一页PPT必须有非常清晰的重点必须有非常清晰的重点每一个图形必须有非常清晰的重点每一个图形必须有非常清晰的重点重点突出的错误应用重点突出的错误应用过多的动画过多的动画过多的剪贴画过多的剪贴画过多的幻灯片切换过多的幻灯片切换希望在短时间内传达大量信息希望在短时间内传达大量信息大象大象 与与 蛇蛇 一点透与面面到一点透与面面到顺序之美顺序之美 重要性重要性 逻辑性

12、逻辑性 时间性时间性团队中的交流案例团队中的交流案例 对问题的理解对问题的理解 对提问的回答对提问的回答疑问（疑问（Question）情境（情境（Situation）冲突（冲突（Complication）好的演示和汇报就好的演示和汇报就如同一部电影，需如同一部电影，需要情节、音乐、场要情节、音乐、场景、色彩、演员等景、色彩、演员等诸多环节。诸多环节。演员和情节是核心演员和情节是核心音乐和场景是形式音乐和场景是形式为什么为什么问题的重要性问题的重要性和紧迫性和紧迫性是什么是什么目前的主要问题目前的主要问题解决问题型解决问题型123怎么做怎么做采取哪些措施采取哪些措施来解决问题来解决问题有什么有什

13、么有哪些资源可有哪些资源可以保障工作的以保障工作的完成完成是什么是什么目标是什么目标是什么工作展望型工作展望型123怎么做怎么做通过做哪些事通过做哪些事情可以来完成情可以来完成目标目标选择决策方案选择决策方案高度的升华和肯定高度的升华和肯定提出行动性的思考提出行动性的思考演示的结束需要高演示的结束需要高度的浓缩和升华度的浓缩和升华更是对全篇文章中更是对全篇文章中心的回顾和反思心的回顾和反思也是后续行动的指也是后续行动的指导和思考导和思考结论结论第三部分第三部分如何制作图文并茂的幻灯片如何制作图文并茂的幻灯片 幻灯片制作基本要素幻灯片制作基本要素 不同风格的幻灯片评析不同风格的幻灯片评析摘摘 要

14、要幻灯片的配色幻灯片的配色幻灯片的模版幻灯片的模版幻灯片的动画幻灯片的动画幻灯片的放映幻灯片的放映幻灯片的幻灯片的制作基础制作基础幻灯片的版式幻灯片的版式文字版式图文版式幻灯片的一般的布局方式包括幻灯片的一般的布局方式包括标题标题问题分析问题分析解决方案解决方案正文正文标题标题标题标题标题标题标题标题标题标题问题问题表现表现问题问题分析分析解决解决方案方案正文正文标题标题小结小结问题分析问题分析解决方案解决方案问题问题表现表现问题问题分析分析解决解决方案方案小结小结小结小结1234模版的调用模版的调用 在制作新在制作新的幻灯片的幻灯片的时候可的时候可以套用原以套用原来使用的来使用的模版模版模版

15、的设计模版的设计 标题页标题页 正文的字体间距、颜色等正文的字体间距、颜色等模版的分类模版的分类 标题模版：设标题模版：设置幻灯片首页置幻灯片首页 讲义模版：设讲义模版：设置多页打印格置多页打印格式式 备注模版：设备注模版：设置备注打印格置备注打印格式式模版的存储模版的存储 可以把模版作为单独的文件进行可以把模版作为单独的文件进行存储存储统一的模版统一的模版是制作幻灯是制作幻灯片的基础片的基础分类分类区分不同的观点区分不同的观点和内容和内容突出突出突出关键的要点突出关键的要点美化美化使得幻灯片的画使得幻灯片的画面更加丰富面更加丰富幻灯片色彩使用的注意事项幻灯片色彩使用的注意事项主要使用的颜色不

16、宜超过主要使用的颜色不宜超过三种三种使用的颜色应该为使用的颜色应该为同一色系同一色系对比的色彩不要对比的色彩不要过于过于强烈强烈色相色相彩度彩度明度明度色相：色彩的相貌色相：色彩的相貌三原色：红、黄、蓝三原色：红、黄、蓝三间色：由两种原色构成三间色：由两种原色构成 橙、绿、紫橙、绿、紫复色：由原色和间色混合而成复色：由原色和间色混合而成同种色配合同种色配合色环上同一色相作深色环上同一色相作深浅变化，色感单纯明浅变化，色感单纯明快快类似色配合类似色配合色环上邻近色相（色环上邻近色相（90度之内）作相似变化，度之内）作相似变化，色感和谐协调色感和谐协调对比色配合对比色配合色环上对角色相（含色环上对

17、角色相（含邻近色）作对比变化，邻近色）作对比变化，色感鲜明强烈色感鲜明强烈根据公司色调、幻灯片模板、演示主题、个人爱好配色根据公司色调、幻灯片模板、演示主题、个人爱好配色色彩不是孤立的，要注意协调色彩之间的相互关系色彩不是孤立的，要注意协调色彩之间的相互关系同一画面中大块配色不超过同一画面中大块配色不超过3种种可以使用两种颜色过渡，可以采用统一的过渡色可以使用两种颜色过渡，可以采用统一的过渡色同一色、类似色表现类似、过渡同一色、类似色表现类似、过渡对比色、补色突出表现不同类别对比色、补色突出表现不同类别动画的使用不是必须的动画的使用不是必须的1幻灯片的切换是为了使得每张幻灯片顺利和自然地过渡幻

18、灯片的切换是为了使得每张幻灯片顺利和自然地过渡32切换和动画一样，也不是幻灯片必须的，过多的切换会使得听众疲劳切换和动画一样，也不是幻灯片必须的，过多的切换会使得听众疲劳切换的选择和使用要与表达的重点相匹配，特别是对重点内容的突出切换的选择和使用要与表达的重点相匹配，特别是对重点内容的突出 放映：放映：F5，Shift+F5多屏幕放映切换多屏幕放映切换记号笔记号笔设置放映方式（包含自动循环放映）设置放映方式（包含自动循环放映）快速放映（显示、快捷方式）快速放映（显示、快捷方式）放映中，灵活应用右键放映中，灵活应用右键放映过程中的提示放映过程中的提示 移动鼠标以选中对象。但是当对象没有填充内容是

19、只有点中边框才能选中移动鼠标以选中对象。但是当对象没有填充内容是只有点中边框才能选中，而边框又不易看到。所以除了矩阵和表格一般可将对象填充颜色设为白，而边框又不易看到。所以除了矩阵和表格一般可将对象填充颜色设为白色色 如果想选中分散的对象，按住如果想选中分散的对象，按住 Shift 键然后选中一个一个对象键然后选中一个一个对象 按住鼠标左键拖动覆盖住你想选择的多个对象，你能选中拖动区域内所有按住鼠标左键拖动覆盖住你想选择的多个对象，你能选中拖动区域内所有的对象。结合的对象。结合Shift键可以十分方便地选中一些小的或隐藏的对象键可以十分方便地选中一些小的或隐藏的对象 快捷键快捷键 Ctrl-A

20、 可使你选中幻灯片中所有的对象或者文本框中所有的文本可使你选中幻灯片中所有的对象或者文本框中所有的文本 按住按住 shift 击中文本框的任一部分，你便能选中整个文本框击中文本框的任一部分，你便能选中整个文本框 在文本框中，按击鼠标左键三次可选中整个段落；两次选中词或词组。在文本框中，按击鼠标左键三次可选中整个段落；两次选中词或词组。一些编辑技巧：快速选定对象的方法一些编辑技巧：快速选定对象的方法更多实用指南更多实用指南 字体放大和缩小字体放大和缩小 增加和减少缩进量增加和减少缩进量 尽可能用复制和格式刷尽可能用复制和格式刷 文本中排列间隔不要用空格，而用文本中排列间隔不要用空格，而用tab键

21、键 不要在一个文本框中输入太多的文本，以后将很难修改格式不要在一个文本框中输入太多的文本，以后将很难修改格式 文本框对不齐怎么办？（调整尺寸，标尺）文本框对不齐怎么办？（调整尺寸，标尺） 文字格式：楷体文字格式：楷体Arial 全选框再按全选框再按Ctrl选择想要的图片选择想要的图片 千万别忘记保存：千万别忘记保存：CtrlS 自选图形的默认效果自选图形的默认效果 图形组合的好处图形组合的好处图形的重要作用图形的重要作用 表达形象化表达形象化 分析结构化分析结构化 突出重点突出重点图形的使用与演讲的对象图形的使用与演讲的对象和演讲时间密切相关和演讲时间密切相关 高层汇报高层汇报 公开演讲公开演

22、讲图形图形表格表格文字文字图形图形表格表格文字文字表达形象化表达形象化 通过图形的使用，可以高度浓缩文字中的含义，使得听众更容易理解通过图形的使用，可以高度浓缩文字中的含义，使得听众更容易理解分析结构化分析结构化突出重点突出重点 图形的使用有助于将表达过程中的结构展示给听众，使得听众理解演讲图形的使用有助于将表达过程中的结构展示给听众，使得听众理解演讲的逻辑结构。其次，这种结构也助于演讲人自己准备和分析的逻辑结构。其次，这种结构也助于演讲人自己准备和分析 通过对图形中的颜色和图形位置的加工，可以把重点有效的传递给听众通过对图形中的颜色和图形位置的加工，可以把重点有效的传递给听众图形化表达图形化

23、表达相关说明相关说明图形制作技巧图形制作技巧图形表达的基本技巧图形表达的基本技巧图形外观图形外观图形文本图形文本位置调整位置调整图形组合图形组合图形层次图形层次颜色填充颜色填充边框线条边框线条阴影效果阴影效果三维效果三维效果默认效果默认效果复制复制移动移动微调微调字体字体选择性粘贴选择性粘贴格式格式三维效果三维效果 颜色颜色 方向方向默认效果默认效果 快速复制快速复制阴影效果阴影效果 颜色颜色 方向方向边框线条边框线条 线型线型 颜色颜色 顶点编辑顶点编辑图形外观图形外观颜色填充颜色填充 透明透明 过渡过渡快捷工具快捷工具 格式刷格式刷 选择性粘贴选择性粘贴 默认效果默认效果格式格式 行距行距

24、 边距边距文本框文本框 文本位置文本位置 换行换行字体字体 颜色颜色 大小大小图形文本图形文本位置调整位置调整复制复制 CTR+C CTR+ CTR+ALT+移动移动微调微调CTR+组合组合 便于图形移动和整体放大便于图形移动和整体放大 表明图形层次表明图形层次 以组合部分使用动画以组合部分使用动画层次层次 突出重点突出重点 便于图形进行叠加便于图形进行叠加 表示复杂的逻辑关系表示复杂的逻辑关系第四部分图表的应用摘 要 图表的分类图表的分类 概念图表的绘制概念图表的绘制 数据图表的绘制数据图表的绘制概念图概念图数据图数据图三种图形三种图形比喻图比喻图010203040506070表达逻辑关系的

25、概念图表达逻辑关系的概念图 分类分类 对比对比 强调强调表达数据信息的数据图表达数据信息的数据图 事实事实 强调强调进行比喻关联的比喻图进行比喻关联的比喻图 强调强调阶段图循环图压力图愿景图地图顺序关系顺序关系并列关系并列关系包含关系包含关系从本质上讲，概念类的图形关系主要包括三种从本质上讲，概念类的图形关系主要包括三种 顺序关系顺序关系 并列关系并列关系 包含关系包含关系Phase 1Phase 2 Phase 3 123 Opportunities Threats12 341234Factor 1Factor 2Factor 3Factor 4Factor 3Factor 2Factor

26、4Factor 1市场竞争激烈纯利润下降销售型市场型组织结构和管理体系形成中粗放型粗放型 精细管理精细管理分散的信息系统支撑分散的信息系统支撑利润来源于销量和运作成本的降低起步与增长期转型期转型成功：平稳增长、走向成熟转型失败：急剧衰退、消失下一周期盈利能力创新阶段/企业的特征量产阶段/企业的特征多产品/服务品种、完全市场化的现代企业突破性的产品/服务创新市场竞争相对不激烈利润丰厚销售型组织结构相对不完善粗放管理粗放管理无信息系统支撑无信息系统支撑完全以市场需求为导向适当利润的多种产品/服务组织结构和管理体系完善精细化管理精细化管理充分利用信息系统提高效率、降低成本充分利用信息系统提高效率、降低成本利润来源市场分析、产品选择、运作成本控制发展阶段权限限制过多权限限制过多系统不好用系统不好用不