文件管控培训教材

1、XXXXX有限公司有限公司 2014年年8月月15日日 培训大纲：培训大纲：1、文件的定义2、文件的作用3、文件的类型4、文件的编码5、文件的控制6、文件使用中通常存在的几个现象一、文件的定义一、文件的定义: :文件文件(document)(document)： 承载信息的媒介。承载信息的媒介。 例如：程序文件、图纸、标准、规范、例如：程序文件、图纸、标准、规范、 报告、记录等；报告、记录等；媒介可以是纸张、光盘或其他电子媒体、照片或标准媒介可以是纸张、光盘或其他电子媒体、照片或标准样品，或它们的组合。样品，或它们的组合。信息（信息（3.7.13.7.1）是）是“有意义的数据有意义的数据”，定

2、义中的数据是，定义中的数据是一个广义的概念，是指有意义、有价值的音讯或消息一个广义的概念，是指有意义、有价值的音讯或消息，有意义的数据以上述媒介方式存在时，就是文件。，有意义的数据以上述媒介方式存在时，就是文件。二、文件作用二、文件作用1.有利于沟通意图，统一行动有利于沟通意图，统一行动,是体系建立和运是体系建立和运 行必需的行必需的: a)a)满足顾客要求和质量改进；满足顾客要求和质量改进； b) b)提出适宜的培训；提出适宜的培训； c) c)重复性和可追溯性；重复性和可追溯性； d) d)提供客观的证据；提供客观的证据； e) e)评价质量管理体系的持续适宜性和有效性。评价质量管理体系的

3、持续适宜性和有效性。2 2.实现增值实现增值: : a)a)文件的形成本身并不是目的，它应文件的形成本身并不是目的，它应 当是一项当是一项 增值的活动增值的活动 ； b) b)文件能使一个过程增值，文件才有价值。文件能使一个过程增值，文件才有价值。一个组织为识别、管理好文件，通常对文件一个组织为识别、管理好文件，通常对文件进行分层管理进行分层管理, ,通常对体系文件分层通常对体系文件分层: :二阶文件三阶文件四阶文件质量手册、质量计划质量手册、质量计划程序文件程序文件作业指导书、检验规作业指导书、检验规范、操作规程范、操作规程表单、记录等表单、记录等三、文件的类型三、文件的类型: :一阶文件讨

4、论：外来文件应划分为几阶文件？讨论：外来文件应划分为几阶文件？（1） 向组织内部和外部提供关于质量管理体向组织内部和外部提供关于质量管理体系符合性信息的文件，这类文件称为系符合性信息的文件，这类文件称为质量手册质量手册。（2） 表述质量管理体系如何应用于特定产品、表述质量管理体系如何应用于特定产品、项目或合同的文件，这类文件称为项目或合同的文件，这类文件称为质量计划质量计划。（3） 是指阐明要求的文件，这类文件称为是指阐明要求的文件，这类文件称为规规范范。 （4） 阐明推荐的方法或建议的文件，这类文阐明推荐的方法或建议的文件，这类文件称为件称为指南指南。（5） 提供使过程能够始终如一完成的信息

5、文提供使过程能够始终如一完成的信息文件，这类文件包括形成文件的件，这类文件包括形成文件的程序、作业指导程序、作业指导书、图样书、图样。（6） 为完成的活动或达到的结果提供客观证为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，这类文件称为据的文件，这类文件称为记录记录质量手册质量手册、质量计划质量计划、规范规范、指南指南形成文件的程序形成文件的程序、作业指导书作业指导书、图样图样、表格表格、记录记录、三、文件的类型三、文件的类型: : 一个组织的文件的数量、详略及采用的媒一个组织的文件的数量、详略及采用的媒 介，取决于介，取决于： 组织类型、规模； 过程的复杂性和相互作用； 产品的复杂性； 顾客要求

6、； 人员的能力； 适用法规的要求； 以及满足质量管理体系要求所需证实的程度三、文件的类型三、文件的类型: :四、文件编码：四、文件编码：4.1文件类型代码：文件类别文件类别文件分类文件分类代码代码一阶文件一阶文件品质手册品质手册QMQM二阶文件二阶文件程序文件程序文件QPQP三阶文件三阶文件见定义见定义W W四阶表单四阶表单4.2制定部门代码：部门部门代码代码部门部门代码代码部门部门代码代码总经办总经办QMDQMD品管部品管部QDQD仓储课仓储课CKCK五金课五金课PDPD采购部采购部MDMD组装课组装课ZJZJ市场部市场部SDSD财务部财务部FDFD计划部计划部JHJH行政部行政部HRDHR

7、D（人事：（人事：HRHRD D；总务：；总务：HRD1HRD1）工程部工程部RDRD财务部财务部CWCW厂长办厂长办CZBCZB总经理总经理GMGM副总经理副总经理VGMVGM四、文件编码：四、文件编码：4.3文件编码原则:（一、二、三阶文件编码）一、二、三阶文件编码） CT QM/QP/W 000流水号流水号制定部门代码制定部门代码一、二、三阶文件代码一、二、三阶文件代码公司代码公司代码四、文件编码：四、文件编码：4.3文件编码原则: （四阶文件编码）四阶文件编码） QR 001 4.4文件编码原则: （外来文件编码）外来文件编码） 2014 比如说:2007010312代表:2007年1

8、月3日外来文件的第12份文件。版本号（版本号（A1、A2B3）流水号流水号制定部门代码制定部门代码四阶文件代码四阶文件代码当月接收份数当月接收份数日日月月年年五、文件控制五、文件控制a)为使用文件是充分与适宜的为使用文件是充分与适宜的,文件发布前得到批准文件发布前得到批准;b)必要时对文件进行评审与更新必要时对文件进行评审与更新,并再次批准并再次批准;c)文件的更改和现行修订状态得到识别文件的更改和现行修订状态得到识别;d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本确保在使用处可获得适用文件的有关版本 ;e)确保文件保持清晰、易于识别确保文件保持清晰、易于识别 ;f)外来文件得到识别外来文件得到识别

9、,并控制其分发并控制其分发;g)保留的作废文件保留的作废文件,进行适当的标识进行适当的标识 文件控制是指对文件的编制、评审、批准、发放、文件控制是指对文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等全使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等全过程活动的管理，目的是确保文件的使用现场获过程活动的管理，目的是确保文件的使用现场获得有关文件的适用版本，防止作废文件被使用。得有关文件的适用版本，防止作废文件被使用。ISO9001ISO9001：20082008标准标准4.2.34.2.3中有明确要求中有明确要求: :五、文件控制五、文件控制5.1、文件流通过程文件流通过程文件制订

10、审核、批准文件发行文件修订再审核、批准回收、分发作废销毁 注意文件编码、版本编文件清单 受控签收修改版本号 编文件清单回收旧文件受控签收新文件销毁旧文件 a)文件的编制应按照本公司的实际作业要求和改进措施的落实情况进行编写，并使之在文件中得到充分体现，使文件具有可操作性。b)文件编写应注意到上下过程之间的衔接，同时须避免重复或不一致的描述。五、文件控制五、文件控制5.2、文件制订文件制订l l 批准时机批准时机: : 文件发布前文件发布前 目的目的: 确保文件的适宜性、充分性确保文件的适宜性、充分性 （文件的适宜性（文件的适宜性:是指文件内容适合于组织及产品情况等是指文件内容适合于组织及产品情

11、况等; 文件的充分性文件的充分性:是指文件所阐述的要求完整、无漏项等）是指文件所阐述的要求完整、无漏项等） 。l l 批准人批准人: : 不同类型的文件，编制人可能不可，批准人也不同类型的文件，编制人可能不可，批准人也 可能不同。可能不同。 批准人批准人: :可以一人可以一人, ,也可以多人也可以多人. . 批准人应了解文件要求批准人应了解文件要求；五、文件控制五、文件控制5.3、文件审批文件审批 1.一阶文件、二阶文件、三阶档、外来文件由电子文件或文本形式发行；作业类文件依文本形式发放。 2. 加盖红色“受控文件”章的文件分发至各部门；原稿文件作为存档，不盖 “受控”章。（电子文件发行不设此

12、项） 3.填写“受控文件发放/回收一览表”并由接收单位签收；五、文件控制五、文件控制5.4、受控分发受控分发l l 文件评审文件评审:必要时必要时,非必须非必须.组织的结构、产品、工作流程、法律法组织的结构、产品、工作流程、法律法规、顾客要求等的变化规、顾客要求等的变化 ，对原发布的文对原发布的文件进行评审，看有哪些要求不适合目前件进行评审，看有哪些要求不适合目前组织的现状组织的现状 。 评审形式评审形式: 定期定期/不定期评审不定期评审; 会签会签五、文件控制五、文件控制5.5、文件评审文件评审l l 修订时，须修订时，须再次得到批准。再次得到批准。l l 修订状态得到识别。修订状态得到识别

13、。如：修订清单、如：修订清单、 修订一览表、修订一览表、 根据具体需要进行根据具体需要进行五、文件控制五、文件控制5.6、文件修订、文件修订l l 文件的字迹清晰可辨，尤其是重要岗位文件的字迹清晰可辨，尤其是重要岗位的得到的文件。的得到的文件。l l 文件编号：便于不同内容的文件应易于文件编号：便于不同内容的文件应易于识别；识别；l l 目录、清单：便于对文件的查找。目录、清单：便于对文件的查找。 五、文件控制五、文件控制5.7、文件清晰、易识别、文件清晰、易识别l l 防止作废文件的非预期使用防止作废文件的非预期使用 ，及时从所，及时从所有发放和使用场所回将收作废文件。有发放和使用场所回将收

14、作废文件。l l 作废文件的处理；作废文件的处理；l l 因某种需要而保留作废文件，应对这些因某种需要而保留作废文件，应对这些文件进行适当标识，如加盖文件进行适当标识，如加盖“作废作废”标标识；识；五、文件控制五、文件控制5.8、作废文件、作废文件l l包括与产品有关的法律法规、顾客提供包括与产品有关的法律法规、顾客提供的图样、产品标准等的图样、产品标准等 。l l 得到识别；得到识别；l l 控制分发，以确保使用的外来文件是适控制分发，以确保使用的外来文件是适用版本。用版本。（尤其是顾客的图样等）（尤其是顾客的图样等）五、文件控制五、文件控制5.9、外来文件、外来文件 1.编码 2.版本 3.书写 4.保存期限 表单管制一览表 5.标识 6.作废五、文件控制五、文件控制5.10、表单、记录控制表单、记录控制1 1 联络单；联络单；1 1 变更通知单变更通知单；