办公用品采购管理制度及流程

办公用品采购管理制度及流程办公用品采购管理制度一、总则为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工。二、办公用品分类本制度所指的办公用品主要包括各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。具体包括：1.办公室家具，如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等；2.办公设备及办公用具，如电脑、计算机、投影仪、打印机等；3.日常办公用品、耗材，如笔记本、笔、打印纸等；4.其他。三、采购原则1.所有办公用品的采购、发放、管理工作由行政部统一负责。2.行政部负责办公用品的采购和日常管理，当库存低于一定数额时，应及时补充。3.行政部经理负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购。4.财务主管负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账。5.总经理对行政部的办公用品采购管理实施严格监督，发现问题应及时纠偏。6.采购人员严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量。凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公物品，任何人不得擅自购买，否则后果自负。四、采购办法1.所申购物资总价格在500元以下的办公用品，由行政经理审核后直接采购。2.总价格在500元以上的，经由总经理签字确认后采购。五、采购审批程序1.总价格在500元以下的物品：申购人填写《物品申购单》→部门负责人审批→行政经理审批→行政人员采购。2.总价格在500元以上的物品：申购人填写《物品申购单》→部门负责人审批→总经理审批→行政人员采购。3.行政专员依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，后进行采购。六、核销1.办公用品采购后，行政部负责验收、核对，确认无误后登记入库。2.采购物资时，行政人员须向供应商索取正规发票和物品清单。如供应商未能开具正式物品清单，行政人员须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证。物资采购完成后，必须在10个工作日内填写《费用报销单》，并经行政部经理和总经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门必须对报销凭证进行严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全的情况，应该予以拒销。办公用品备用品由行政部门统一保管，以防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，确保办公用品的功用和性能。对于固定资产，实行使用人、领用人和保管责任人三合一的办法。谁领取，谁保管；谁使用，谁保管。如果办公用品在使用过程中出现故障，应该及时通知行政部门进行维修。对于因个人工作失误或非正当使用而造成的办公用品重大损失，将根据个人错误的程度由责任人承担相应的损失。员工离职前必须如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，并由人事行政部门确认。员工领用办公用品时，必须填写《办公用品领用登记表》，并确认签字。按照《办公用品领用登记表》发放办公用品，并做好出库登记，建立台账。如果发现领用的办公用品不适用或未使用完毕，行政专员将统一调换或回收。使用人在使用办公设施时，必须严格按照要求进行操作，并注意日常保养维护。新员工入职时，每人可配备记事本一本和签字笔一支，由行政部门统一发放。员工离职时，必须根据有关规定与行政专员做好相关办公用品交接。行政专员必须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理。财务部门必须会同行政专员定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，以保证办公用品的功用和性能。行政专员必须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。本制度由行政部门制定，经总经理审批后予以实施。本制度的解释权和修订权归行政部门所有，根据实际情况，行政部门将定期对本制度进行修订。如果今后有未尽事宜，行政部门将