第5章_会展展品运输

1、第五章 会展展品运输 学习目标 重点掌握展品运输的基本步骤 掌握主要运输单证和报关手续 了解报关代理的工作准则与运输代理的业务标准第一节 展品运输的基本步骤 一 展品的选择 （一） 展品选择的原则：1 针对性； 2 代表性。 （二） 展品选择的要素：1 展馆条件； 2 市场潜力 （三） 展品选择的策略： 1 重质量轻数量； 2 积极推出新产品； 3 协调宣传与贸易的矛盾；4 避免战士市场成熟的产品 二 撰写展品运输策划方案 展品运输可以分为两种方式：一种方式是集中运输（指由展会组织者同意运输），即参展商将展品运至指定的集中地点，然后由组织者将所有集中的展品运送至目的地，直接送至展台，参展商省心

2、省力，只需付相应的费用；另一种方式是单独运输，指参展商自己将参展品运至展会或随身带至展会。目前大部分贸易展会的展品运输以前一种居多，选择单独运输的参展企业必须撰写详细的展品运输策划方案。 撰写展品运输策划方案时，应从以下几方面入手： （一） 要进行可行性调研。可行性调研的范围主要包括：运输公司，报关代理，交通航运条件，运输路线和方式，发运地和目的地，车船运输设施，港口设备和效率，安全状况，运输周期和班轮，班车，航班时间及费用，发运地、展出地对展品和道具的单证与手续要求和规定。 （二） 要选择最佳路线运输路线选择的基本原则是：第一，尽量将展品安排晕倒展览现场；第二，尽量使用集装箱或其他安全的运输

3、方式；第三，尽量不要多次发运，争取一次发运不造成混乱；第四，计量减少搬运次数，及降低破损率。 （三） 要选择适用的运输方式：1 因运输攻击不同而采取的不同运输方式；2 因是否拼装而选择的不同的运输方式。 （四） 要合理安排日程。 1 展品运输的几个重要日期：第一，展品开始征集、展品制作、展品备妥或交箱日期；第二，安排运输、办妥单证手续日期； 第三，装车日期或陆运日期；第四，装船日期或海运发运日期、中专日期、抵达目的港日期；第五，运抵展览会指定地点时间；第六，回运和调运的日期。 2 确定展品运输日程的基本原则：首先，必须考虑运输所需的时间。其次，要考虑展品、道具、资料等展览品准备所需的时间，并要

4、协调好这些工作和时间。再次，还必须考虑运输公司的能力和信誉、装卸货的速度，运输过程中的可能延误。 3 充分考虑展品运输日程安排的意外。 4展品运输日程确定后要及时督办落实。 （五） 预算合理费用 1 营销运输费用高低的因素：运输里程; 劳务； 时间； 税费； 2 运费计算的主要方式：按货物性质划分收费标准；按货物包装划分书费标准； 安货物数量划分收费标准；选择性收费标准。 3 计算运费是应注意的问题。 三 选择运输公司和确定运费 四 展品包装 （一） 销售包装：即指展品的直接包装。 （二） 运输包装：包装在销售包装外面。 （三） 集装箱或木套箱。 （四） 包装衬垫物。 五 制作展品标志 （一）

5、 一般标志。 （二） 特别标志。 （三） 制作展品清册和装箱单。 六 实施去程运输 通常，展品的去程运输分为以下7个阶段（集中运输和单独运输差别不大，只是在某些环节上有区别。） （一） 展品集中。 （二） 装车。 （三） 长途运输。 （四） 接运。 （五） 掏箱。 （六） 开箱。 （七） 实施回程运输。第二节 展品运输单证与报关手续 一 单证 单证是指广义上的单证，包括展品和展品运输有关的所有单据、证明、文件等。单证主要分分展品单证、运输单证、海关单证和保险单证。国际展品运输中，单证是展品运输工作的重要内容之一。 单证因出具人不同，可分为两类：一类是参展企业或展品集中运输组织着自己编制的单证；

6、另一类是有关单位如商品检验局、海关或保险公司等出具的固定格式单证。 （一） 展品单证 展品单证是指有关展品的证明和文件，参家国内展会的单证主要是展品清册；参加国际展会需要办理的单证较多，主要有展品清册、原产地证明书、商品检验证书、动植物检疫证书、濒危物种再出口证明书、许可证等。 1 展品清册 2 原产地证明书 3 商品检验证书 4 动植物检疫证书 5 濒危物种再出口证明书 6 配额与许可证 （二）运输单证 运输单证是指在运输中出现的各种单据、文件和证明。通常运输工作的每一环节都有一份书面单证，运输环节越多，需求办理的单证也越多 二 办理报关手续 参加国际会展的展品运输必须经过报关环节。广义的报

7、关是指进出口货物的收发货人、进出境运输工具的负责人、进出境物品所有者或其代理人向海关办理货物、运输工具或物品进出境及相关事务过程。通关是指海关对进出境运输工具、货物、物品等依法进行监督管理、查验征税、校准放行的管理全过程包括五个环节：申报、查验、征税、放行、结关。狭义的报关仅指申报环节。 （一）报关程序 1 在本国海关办理出口报关手续；参展企业在展品发运前，必须办理报关手续。所需单证主要有关单，展品清册、出口许可证等。 2 在展出地海关办理进口报关手续。 3 展览结束后，在本国海关办理进口手续，也成为再出口报关。 4 展品运回后，在本国海关办理进口手续，也称为在进口报关。 （二） 中国的展品报

8、关单证和海关证明文件 进出境货物报关时所需递交的单证，安性质和用途的不同，可分为四大类：基本单证，货运单证，证明货物合法出口的各种法定单证，海关认为有必要时需要查阅或收取的备用单证。前两者是所有货物进出口所必须提供的，后两者取决于进出口货物的类别和贸易方式。其中进出口货物报关单处于核心的地位，有严格的填报规范。 1 基本单证：是由进出口收发货人根据贸易合同或根据信用证要求而缮制、填报的单证。主要包括：出口货物报关单、进口货物报关单、当也发票、装箱单、代理报关委托书、出口收汇核销单。 2 货运单证 ：由托运人、货运代理、承运人或其代理人签发的有关进出口货物运输的单证也叫运输单据。主要有：装货单，

9、航空运单，提货单，海运提单，不可转让海运单，多式联运提单，公路铁路，内河运输单据，处境汽车载货清单，快递单或邮局收据等。 3 法定单据 ：是指由政府行政机关、主管部门为了管理上的需要而要求进出口收发货人在实际货物为出境前想主管部门申报、批准、领取的规定单证，也称官方单证。有：出口许可证、自动进口许可证、出口自动许可证、出入境检验检疫出境货物通关单、原产地证明书、普惠制产地证、海关发票。 4 备用单证：是指由进出口收发货人缮制或准备的单证，但这些单证海关不作为申报时必须提桶，而是根据需要仅有保管人提供，这种根据需要而准备的单证成为备用单证。有：贸易合同，货物保险单。 5 海关证明文件 进出口货物

10、收发货人或其代理人在办理完提取进口货物或出口货物之后，根据实际情况，如果需要海关签发有关的货物进出口证明联的，均可向海关提出申请。有：及口付汇证明、出售收汇证明、出口收汇核销单、出口退税证明、进口货物证明等。 （三）国际展品运输报关中关税的主要形式 1 报税方式。 2 再出口免税方式。 3 进口缴税方式。 4 货物暂准进口方式（ATA方式）。 （四）展出过对展品的进口限制 出国展览商要注意展出过对产品的进口限制： 1 华盛顿调运（濒危和野生动植物保护条约） 2 动物检疫法 3 植物检疫法 4 食品卫生法 5 医药发 6 国际海运危规 三 办理保险手续 保险的目的是预防损失，分散风险和补偿损失。

11、 （一） 保险险种 包括：展览会取消险，展会推迟险，政治险，雇工责任险，战争险，等等。 （二）保险单种类 1 保险单 ：也叫大保单，是保险人与被保险人之间订立合同的一种正式证明。 2 保险凭证：也叫小保单，是指上市一种被简化的保险单，与打包但具有同等的法律效力，单现在实际业务中很少使用。 3 预约保单： 也叫开口保险单，适用于与许多与保险公司有常年业务往来并确定有预约保险合同的公司。 （三） 办理展品投保手续 （四） 参展企业办理投保需要注意的事项：第一，展品和道具保鲜期要包括运输和展览全过程。第二，其他险别针具强制性的保险要求以及实际需要视情况决定。第三，为防止意外，应在展览施工和展出期间投

12、保第三者责任险。第四，展出人员险包括医疗保险、人身事故险、个人财产损失险等。第五，参展企业一般可以只用有长期关系的保险公司。第六，可以办理常年保险。第三节 展品运输代理的工作准则与现场代理业务标准 一 展品运输代理的工作准则 （一）联络方式：1 语言要求； 2 设备要求；3 邮政地址要求； （二）展前客户联系 展前客户联系指展品运输代理与展览企业的联系，展品运输代理要求参展企业提供展品运输的相关文件，这是最关键的环节。 展品运输要求包括：1 单证文件； 2 包装和标志；3 截止期；4 特殊要求。 （四） 提供最佳运输路线 （五）展会现场支持 （六）战火处理和回运 二 展会现场代理业务标准 （一

13、）联络方式齐全：1 会使用国际通用语言; 2 设立全套办公设施； 3 提供邮政地址。 （二）熟悉报关手续 办理报关手续是现场代理最重要的工作之一。参展企业必须提供全套、准确的文件，事前通知现场代理以便及时进行申报。 （三） 熟悉现场版与操作要求：1 熟悉现场；2 空想合理安排；3 卸车和装车必须按商定的时间进行 现场搬运操作的陈宫完全取决于现场代理。第六章 会战的展场布置和展台设计 学习目标 通过学习，了解会展的展场布置和展台设计的工作程序 能过陈述展场布置和展台设计的原则、标准与要求 重点掌握规范的展台设计的实际操作技能第一节 会战的展场布置 一 会展展场的概念 会展展场是指举办会议、展览会

14、等场所的总称。它可以是会议中心、酒店舞厅、城镇集市、城市中心广场、公园、停车场、购物中心、足球场等参展商只要与任何一个地方签订了场地租赁合同，就可以在那里搭建展位向观众销售产品或提供服务。 展场布置是筹办会展的主要业务工作，设计场地、设计、设施、施工、布置等内容。布置水平的的高低对会展和展场的外观效果起关键性作用，在很大程度上影响会议和展览效果。 二 会展场馆布置的规划 会展场馆建设一般都被纳入城市总体规划之中 （一）选址 总的来说，会展场馆宜选在交通方便、接近市中心且周围环境较好的地区。因此，会展场馆应接近交通干线、机场、车站和码头，又要保持一定的距离，并离商业区不远，这样既能方便组展者和参

15、展者，又能避免噪声的干扰和空气的污染。在风景区附近建造会展场馆，要以不破坏环境、有利于观景、正佳景色为原则。 （二）用地 占社会展场馆，必须合理用地，因地制宜安排各组成部分用地。建筑密度宜控制在30%35%一下，并应合理布置绿化。应做好人、车流道路分级，场外交通不得穿越其场馆区。适当考虑必要的过境交通和场外交通需要的停车场所。 （三） 现代化展馆设施 1 内部设施 2 外部配套设施三 会展场馆总体布置的注意事项1 会展场馆的总体布置要求：（1） 建筑覆盖率宜在40%50%左右（2） 建筑内展览的区域一般位于底层。这边与展品运输及大量人流集散，其层数不应超过2层。（3） 必须留有大片室外场地，以

16、供展出、观众活动、临时存放易燃展品、停车及绿化的需要。（4） 在总体上应留有扩建的可能性场地。（5） 馆内公共活动区观众密度要考虑同时安排2个以上大型展览会时的最大日人流值，一般可按照没人15平方米控制估算。2 会展场馆主要自称部分的布置要点（1）展区应位于关内先要部位，便于人员集散与展品运输。（2）库房区应位于关内眼药部位，便于人员集散与展品运输。（3） 观众服务区应贴临馆前集散场地，且靠近展区。撒星星观众服务设施应自成一体，与展区保持良好联系，设有单独出入口。（4）后勤办公区与展馆可分可合。（5） 要有必须的商务洽谈场所及设备县先进的商务中心。 四 展场布置的实施步骤 展场布置的实施步骤重

17、点在展场整体风格的设计和布置。而展场整体风格的设计和布置是展览组织者所必须考虑的问题，目的在于很好的体现展览主题，达到展览的预期效果、目的，因而必须从展览主题出发，先确定其主体在考虑展场整体设计的形式、风格，一边创造突出主体的设计，同时要兼顾展出时间、展馆环境等客观情况。 （一） 展场设计与布置 1 展场整体布局 2 展场总体形象设计 3 展场的空间构成形式：（1）序列式空间；（2）组合式空间。 4 展场色彩工程与设计 5 展览色彩统一设计与连续构成 6 展场指示系统设计与设置 其特征有：可识别性；醒目性；一致性。 （二） 展场的整体布局安排 1 常用的展位分区方法：按参展国家（地区）分区、按

18、展位类型分区、按展品类型分区、按企业类型分区。 2 战场内的通道设计 场内通道设计主要有一下几种类型： （1） 规定性路线。强制刘翔控制，一般适用于展览内容有较为严密的先后顺序性的。 （2） 自主式的路线。即展览路线可以任参观者凭喜好选择，自由走动。这种自主调节的餐馆走向使人留更趋向于自然合理，可以收到较好的效果。 （3） 渗透式路线。观众不仅可以在通道上自由走动，还可以深入到各个层位内部观看、接触展品，与工作人员交流，加深观众与参展商之间的了解。一些较大规模的国际性展会都无固定路线，尽在出入口设置导向牌。第二节 会战的展台设计 一 展台设计的原则、标准与要求 （一）设计的原则： 1 目的性原

19、则 展台策划其实与展览目标的选择，落实与展览目标的实现，体现在每一个设计的细节。展览目标统领着展览策划的方向和内容，从而使展览活动能过有的放矢。遵循目的性原则，设计人员应处理好一下关系： （1） 处理好参展企业和设计者的关系。 （2） 处理好艺术与展览的关系。 （3） 树立好展台和贸易的关系。 （4） 处理好展台设计与展台其他工作的关系。 2 艺术性原则 展台设计应当有艺术性。展台设计的有艺术性表现在以下几个方面： （1） 展台有吸引力 （2） 展台反应参展企业的形象 （3） 展台能够吸引参观者的注意，引起他们的参观兴许。 3 功能性原则 展台设计还应当是功能性的，设计人员在考虑设计外部形势、

20、形象时，也需要考虑内在功能，也就是要成为展台的人员和展台工作提供良好的环境和条件。展台设计的功能性对参展企业来说，与艺术性同等重要，甚至更重要。 展台设计需要考虑的功能有一下几方面： （1）对外宣传展示功能。 （2） 内部工作功能。 （3） 辅助功能。 科学性原则 展台策划是一个创造性的思维活动，但它绝不是随心所欲的，而是具有严谨的科学性。这首先表现在展台策划要遵循一定的程序。其次表现在展台策划是一个众多科学知识相交叉融合的过程，在充分运用展览学原理，心理学、传播学、营销学、系统论、控制论等多学科原理的基础上，借助计算机等现代化的先进技术手段，为参展企业提供进行展览的最优行动方案，已取得最好的

21、经济效益和社会效益。 5 灵活性原则 由于竞争日趋激烈，需求收平和结构不断更新，市场环境变化很快。在这种情况下，即使是一个最适当的展台策划，也会因市场环境，约束条件和影响因素的变化而不得不做调整。这就需要展台布置有灵活性。 （二） 设计的标准 展台设计评价标准为： 1 整齐而统一是展台艺术的首要标准。 2 创造性标准。 3 真实性标准 4 时代与民族标准 5 环境意识标准 6 直觉审美标准 （三） 设计要求 1 要和谐，不要杂乱无章。 2 要简洁，不要复杂。 3 要突出焦点。 4 要明确表达主题，明确传达信息。 5 要有醒目的标志。 6 要从目标观众的角度做设计。 7 要考虑空间。 8 要考虑

22、人流。 9 展台要宜建宜拆。 10 设计要慎重， 不轻易更改。 二 实施步骤 （一） 物色一个好的展览特装公司（合同实例） （二） 提供和收集相关信息。 所需材料一般有：1 有关展览会的资料。2 有关参展企业的资料。 3 有关产品或展品的资料。 （三）掌握各种要求：1 展区要求；2 去与要求； 3 展台要求； 4 设备要求； 5 展品要求。 （四） 了解相关规定和限制 需要了解的相关规定有：1 有关展台的规定，包括高度限制；开面限制。 2有关展览用具的规定，包括：展架展具材料的限制；电器的规定。3 有关人流的规定。4 有关消防的规定，有消防环境的规定；消防器材的规定；人员的规定。5 有关展品的

23、规定和限制。6有关环境的规定，有音量限制；色彩限制。7 有关劳工的规定。8 有关手续的规定。 （五） 理解展览目的，进行创造性的构思。 （六） 决定主题和整体形象。 （七） 安排展出场地。第七章 展期工作与知识产权保护 学习目标 通过学习，学生能过说出展台接待与洽谈、展台记录、展台调研、举办展场活动及战火工作的基本要求。 数值展会侵权对厂家和商家的危害性和知识产权保护的重要性。 重点掌握会展知识产权保护机制和措施。第一节 展期工作 展期工作是指展览会开幕到闭幕这段时间的工作，是正式的展台工作阶段。站起工作包括接待洽谈、展台记录、开展公关、进行展台调研、举办展场活动、维护展台环境和撤展等具体环节

24、。 站起工作的特点是：时间短、空间小、人事多、展台工作人员的知识、技巧和态度直接影响展台工作效率。 一 站起工作的基本步骤： （一） 接待与洽谈 1 接待客户 接待客户是展台工作成败的关键性工作之一。接待工作的重点有两方面：发现新客户并与之建立联系。保持、巩固与老客户的联系。 接待对象应根据重要性分为：重要客户、普通观众等。 2 洽谈工作 洽谈的重心是推销，推销公司（或企业）产品、服务和公司形象。 （二） 展台记录 展台记录是指展台工作人员对前来参观的观众特别是潜在客户的系统记录。 展台记录方式多种多样，最常见的是收集名片、使用手写记录表格、进行电子记录三种。 （三） 展会公关工作 参展企业可

25、以通过以下方式进行公关工作： 1 参展企业在展会会刊及相关杂志上刊登广告可以提高参展企业的知名度。 2 通常展会可能安排一些大型公关活动，包括开幕式、新闻发布会、酒会、研讨会、贵宾访问等。 3 开幕式通常会邀请重要的政府官员、重商名流和新闻记者，参展企业要充分利用这一机会。 4 展台经历应了解开幕式程序和活动，特别是开幕式后贵宾参观路线并加以利用。 5展会公关工作还包括客户邀请和送礼工作。 （四） 进行展台调研 展台调研是指对市场、趋势、产品、竞争、需求的咨询研究。 展场调研的方式包括： 1 在本企业展台调研。 2 在竞争对手展台调研。 4 利用展会期间召开的研讨会调研。 （五） 举办展场活动

26、 对于参展企业来说，现场不同的表现可能带来截然不同的机会和收获，展会从某种程度上来说，确实直接关系到企业的知名度和产品的销售前景。 举办现场活动的主要方式包括专业演示、现场参与、有奖知识竞赛等。 （六） 维护展台环境工作 展台环境主要指展台清洁和形象的维护。展台体现参展企业形象，应当维持展台整齐、干净的状态。 （七） 展后工作 展后工作是指展览会闭幕后至展台人员离开展出地时进行的有关工作，主要包括：展品处理、展架拆除、道具退还、回运安排、总结等多项工作。 1 展品处理 展品处理的方式包括：出售、赠送、销毁、回运和调运。 2 展架拆除和道具退还：展品从展架、展柜上去下后，就可以拆除展架，撤走展具

27、。 回运安排：回运或调运的展品和展架、道具拆完包装好，应在手续完备的情况下交给运输公司。 总结：总结主要是整理展览资料，评估及做的站起工作。 其他工作：（）结帐；（）安排展台工作人员游览、购物；（）安排展台工作人员返回企业所在地。 二展台安全与危机处理 如何维护展台安全，是参展企业和展会组织者的重要工作之一。 （一）展台安全内容包括：展台人身安全、展品安全和知识产权保护。 （二）保证展台安全的费用支出。 （三）县长危机应对的原则。 （四）引入保险机制。第二节会展知识产权保护 会展知识产权保护是展会各方最大的一块心病和隐患，要根治这块心病和隐患，会展知识产权保护应从会展知识产权的内容，机制和措施

28、三个方面来加以落实。 一会展知识产权的主要内容 （一）实物展品侵权国际经济会展中常见的展品侵权主要有四种类型：工业品外观设计侵权； 专利侵权；3 商标侵权；4 其他侵权。 （二） 计算机程序（软件）侵权二 完善会展知识产权保护机制（一）健全机构组织，设立会展实施产权保护中心。（二） 建章立制，依法维权。（三） 充分发挥兴业协会的维权作用。三 会展知识产权保护的规定（一） 明确参展商的义务和责任。（二） 明确主办机构免费条款。（三） 处理投诉程序 具体程序为：1 如果参展企业发现其他参展商有侵权行为，应及时向展会知识产权保护中心报告，展会知识产权保护中心负责人员以及拍现场的法律顾问江湖处理有关诉

29、讼。2 如果参展企业被他人指控侵权，应要求对方向展会知识产权保护中心提出投诉。3 如果主场法律顾问认为投诉例句充分，展会知识产权中心负责人员会陪同投诉人员前往涉嫌侵权参展商摊位。4 除非有相关参展商能证明其拥有涉嫌侵权产品或物品的销售或展出权，而驻场法律顾问以认为其证据充足，二则会被要求立即收回有关产品或物品以及不得在展览会举行期间经营所设产品，同时需签字作出承诺，而承诺书副本则交予被投诉人。5 如果有关展览商务例句结合做，展会知识产权保护中心有权禁止该等参展商或任何母公司，有联系人是、相关联公司及或附属公司，参加本展会以后举办的任何或所有展览会。6 展会知识产权保护中心人员会定期到驻场法律顾问认为涉嫌侵权的展位视察，已确定有关参展商不再展出或经营所设产品或物品。如果发现参展商违法承诺，展会组织者有全及时取消其参展资格，不许退还一手续的参展费，并精致其参加本展会以后举办的任何或所有展会。 四 会展中保护知识产权的措施 （一） 聘期顾问，咨询在先。 （二） 颁布规定，禁令先行。 （三） 眼神展