办公自动化培训教程(一)

1、1办公自动化培训教程(一)办公系统的初步使用办公系统的初步使用 网络中心 李亚文 2001.8 2办公系统的初步使用(150)办公自动化概论办公自动化概论 (30)Windows的初步使用的初步使用(20) 办公文档的建立与维护办公文档的建立与维护 (30)办公系统办公系统Web方式的使用方法方式的使用方法(40) 上机练习作业上机练习作业讨论讨论 (15)3办公自动化概论网络的基本知识 Windows 操作系统IE的使用 办公系统 浏览器端使用 办公系统 客户端使用文档管理首都师大办公信息管理系统4办公自动化概论办公自动化概论（一）办公自动化定义（一）办公自动化定义 办公自动化（办公自动化（

2、Office Automation,简简称称OA ）是指将）是指将计算机技术计算机技术、通讯技术通讯技术、信息技术信息技术和和软科学软科学等先进技术及设备运用等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限实现办公活动的科学化、自动化，最大限度提高工作质量、工作效率和改善工作环度提高工作质量、工作效率和改善工作环境。境。 5办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科合多种技术的新型学科办公自动化是一个人机信息系统办公自动化是一个人机信息系统办公自动化将办公信息实

3、现了一体化处理办公自动化将办公信息实现了一体化处理办公自动化的目标十分明确，是为了提高办办公自动化的目标十分明确，是为了提高办公效率和质量公效率和质量办公自动化概论办公自动化概论（二）办公自动化特点（二）办公自动化特点6办公自动化概论办公自动化概论 办公自动化功能办公自动化功能7收发文管理收发文管理外出人员管理外出人员管理会议管理会议管理领导活动安排领导活动安排论坛管理论坛管理办公自动化概论办公自动化概论（三）办公自动化系统的功能组成（三）办公自动化系统的功能组成个人用户管理个人用户管理电子邮件电子邮件远程办公远程办公档案管理档案管理简报期刊简报期刊8办公自动化概论办公自动化概论（四）国内外发

4、展情况（四）国内外发展情况阶段第一阶段（初期）第二阶段（发展期）第三阶段（成熟期）第四阶段年代60年代初1975年1977年 1982年1983年至今今后技术特征 单机（计算机，电话机，复印机等设备）局部计算机网络综合设备，跨企业和跨地区的计算机网络多媒体技术和全球通信网络业务能力 单项数据的处理用于完成单项业务办公业务运行的自动化管理方式标准化办公业务综合管理的自动化系统的智能化和更大范围的信息系统9办公自动化概论办公自动化概论（四）国内外发展情况（四）国内外发展情况阶段第一阶段第二阶段第三阶段年代1981年1985年1986年 1990年1992年至今技术特征 学习准备阶段，在试点上开发系

5、统，探讨中国模式开创见成效的阶段，在全国建立一批国家级的系统，并对全国通信网进行大规模的改进，初步实施标准化工作由发展走向成熟的阶段，逐步建立起点网互联、自上而下的系统业务能力 举办展览会，研讨会，引进局域网如国务院办公厅的系统如国家投资建设了个信息管理系统10办公自动化概论办公自动化概论11微型计算机微型计算机办公自动化概论办公自动化概论（五）现代办公自动化设备（五）现代办公自动化设备12办公自动化概论办公自动化概论显示器主机键盘鼠标音箱话筒摄像头13微型计算机微型计算机打印机打印机办公自动化概论办公自动化概论（五）现代办公自动化设备（五）现代办公自动化设备14微型计算机微型计算机打印机打印

6、机复印机复印机办公自动化概论办公自动化概论（五）现代办公自动化设备（五）现代办公自动化设备15微型计算机微型计算机打印机打印机复印机复印机传真机传真机办公自动化概论办公自动化概论（五）现代办公自动化设备（五）现代办公自动化设备16微型计算机微型计算机打印机打印机复印机复印机传真机传真机扫描仪扫描仪办公自动化概论办公自动化概论（五）现代办公自动化设备（五）现代办公自动化设备17微型计算机微型计算机打印机打印机复印机复印机传真机传真机扫描仪扫描仪数码相机数码相机办公自动化概论办公自动化概论（五）现代办公自动化设备（五）现代办公自动化设备18 Office 2000Word 2000Excel 20

7、00PowerPoint 2000Access 2000FrontPage 2000Outlook 2000Lotus SmartsuiteWPS 2000办公自动化概论办公自动化概论（六）办公软件概述（六）办公软件概述19 办公自动化概论办公自动化概论（七）小结（七）小结20 开机步骤：开机步骤：电源开关电源开关-外设电源主机电源外设电源主机电源出现异常：出现异常：Ctrl+Alt+DelReset关闭电源关闭电源关机步骤：关机步骤：关闭所有应用程序开始关机关闭所有应用程序开始关机二二.Windows使用基础使用基础（一）计算机的开机和关机（一）计算机的开机和关机21v 桌面介绍桌面介绍 图

8、标，图标，开始菜单：开始菜单：程序，文档，设置，查找，帮助，运程序，文档，设置，查找，帮助，运行，关闭行，关闭任务栏任务栏v 任务栏：任务栏：内容，移动，属性内容，移动，属性v 快捷菜单与快捷方式快捷菜单与快捷方式快捷菜单：快捷菜单：单击鼠标右键，随鼠标右击的对象和单击鼠标右键，随鼠标右击的对象和位置不同，位置不同， 出现的菜单也不同。出现的菜单也不同。快捷方式：快捷方式： 调用应用程序的简捷方式。调用应用程序的简捷方式。 是指向是指向某个程序的软连接，记录了应用程序的位置及某个程序的软连接，记录了应用程序的位置及其运行参数。左下角斜向上的箭头标志。其运行参数。左下角斜向上的箭头标志。v 我的

9、电脑：我的电脑：二二.Windows使用基础使用基础（二）桌面和任务栏（二）桌面和任务栏22是一个用于文件、文件夹和磁盘管理的实用程序。是一个用于文件、文件夹和磁盘管理的实用程序。启动：启动： 开始开始 程序程序 资源管理器资源管理器 我的电脑我的电脑 右键右键 资源管理器资源管理器v 窗口组成窗口组成: 管理结构，左文件夹列表，右文件夹内容管理结构，左文件夹列表，右文件夹内容v 查看文件夹和文件：查看文件夹和文件：查看内容查看内容“+” “-”显示方式：显示方式：列表，大图标，小图标，详细资料列表，大图标，小图标，详细资料排序排序v 选择文件或文件夹选择文件或文件夹对文件或文件夹进行移动、复

10、制、删除等操作之对文件或文件夹进行移动、复制、删除等操作之前，必须前，必须先选中它们。先选中它们。Shift, Ctrl二二.Windows使用基础使用基础（三）资源管理器（三）资源管理器23v 文件与文件名文件与文件名: 8.3规则，长文件名规则，长文件名v 复制、移动、删除文件或文件夹复制、移动、删除文件或文件夹鼠标操作：鼠标操作：同一驱动器，同一驱动器，Ctrl 复制复制 不同驱动器，不同驱动器，Shift 移动移动菜单操作：菜单操作：复制、剪切、粘贴复制、剪切、粘贴删除文件或文件夹：删除文件或文件夹：Delete,菜单删除菜单删除v 创建文件夹创建文件夹v 更改文件或文件夹的名称更改文

11、件或文件夹的名称v 查找文件和文件夹：查找文件和文件夹：通配符通配符*和？和？v 回收站：回收站：清空清空,恢复恢复v 创建快捷方式：创建快捷方式：右键拖放右键拖放v 运行程序运行程序二二.Windows使用基础使用基础（四）文件管理（四）文件管理24 格式化软盘格式化软盘复制软盘复制软盘清理及修复磁盘清理及修复磁盘二二.Windows使用基础使用基础（五）（五）磁盘管理磁盘管理25v 控制面板简介控制面板简介日期日期/时间，显示，输入法，字体，键盘，鼠标，时间，显示，输入法，字体，键盘，鼠标，添加新硬件，添加添加新硬件，添加/删除程序，声音，多媒体，删除程序，声音，多媒体，网络，调制解调器，

12、打印机，区域设置，系统网络，调制解调器，打印机，区域设置，系统v 更改日期和时间更改日期和时间v 定制显示效果：定制显示效果：桌面背景，屏幕保护，窗口外观，颜色与分辨率桌面背景，屏幕保护，窗口外观，颜色与分辨率v 设置鼠标设置鼠标v 添加删除程序添加删除程序 安装安装/卸载程序卸载程序 安装安装/卸载卸载 Windows程序程序 创建创建Windows启动盘启动盘二二.Windows使用基础使用基础（六）控制面板（六）控制面板26v 打印机设置：打印机设置：厂商，品牌型号厂商，品牌型号v打印文档打印文档: 菜单菜单“文件文件”，“打印打印” 拖动图标到打印机文件夹拖动图标到打印机文件夹v打印队

13、列管理：打印队列管理：暂停，清除暂停，清除二二.Windows使用基础使用基础（七）打印管理（七）打印管理27 启动帮助系统启动帮助系统按主题查找帮助信息按主题查找帮助信息索引查找帮助信息索引查找帮助信息复制、打印帮助信息复制、打印帮助信息二二.Windows使用基础使用基础（八）帮助系统（八）帮助系统28三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 （一）汉字的输入方法（一）汉字的输入方法 输入法的选择：输入法的选择：Ctrl+空格空格: 中英文输入方式切换中英文输入方式切换Ctrl+Shift(Alt+Shift)：输入法切换：输入法切换 输入法的设置输入法的设置全全/半角（半角（shi

14、ft+空格），标点符号，软键盘空格），标点符号，软键盘手工造词手工造词智能智能ABC输入法输入法29三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 （二）利用软键盘输入特殊符号（二）利用软键盘输入特殊符号30三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 （三）通过（三）通过Word 2000建立文档建立文档v建立新文档建立新文档v打开已经存在的文档打开已经存在的文档v保存文件保存文件菜单：菜单：文件，保存文件，保存Ctrl+S,Alt+F+S工具按钮：工具按钮：软盘图标软盘图标另存为：另存为：菜单，另存为菜单，另存为,Alt+F+A自动保存文件：自动保存文件：工具，自动保存工具，自动保存 关

15、闭文件关闭文件文件，关闭文件，关闭关闭按钮：关闭按钮：Ctrl+F4,关闭当前文档关闭当前文档Alt+F431三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 （四）文字的录入与修饰（四）文字的录入与修饰v选择文字选择文字v删除、复制与粘贴删除、复制与粘贴v撤销、恢复、重复操作撤销、恢复、重复操作v查找与替换查找与替换v文本的格式文本的格式32三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 （五）文档的排版（五）文档的排版v分栏与分页分栏与分页v项目符号和编号项目符号和编号v页眉和页脚页眉和页脚33三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 （六）页面设置与文档的输出（六）页面设置与文档的输

16、出文件文件打印打印页面设置页面设置34三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 （七）插入图片（七）插入图片v插入剪贴画插入剪贴画插入插入图片图片剪贴画剪贴画v插入图片文件插入图片文件插入插入图片图片来自文件来自文件35三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 （八）表格的建立（八）表格的建立v使用使用“插入表格插入表格”按钮自动制表按钮自动制表v使用使用“插入表格插入表格”菜单自动制表菜单自动制表v自动套用格式自动套用格式v表格的编辑和排版表格的编辑和排版v文字与表格的转换文字与表格的转换36三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 （九）图形与艺术字的使用（九）图形与艺术

17、字的使用37三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 （十）图文混排（十）图文混排选定图形选定图形鼠标右键鼠标右键“设置图片格式设置图片格式” “版式版式”38四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（一）概述（一）概述q新的办公系统的引入新的办公系统的引入q进入办公系统的方法进入办公系统的方法双击IE5.0的快捷方式图标在IE 5.0中输入：Http:/cnu_office/foxoaHttp:/cnu_office/foxoa3940四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（二）用户口令的修改（二）用户口令的修改41四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系

18、统的使用（一）（三）关心动态信息（三）关心动态信息用鼠标在信息标题上停留片刻即可得到信息的详细内容。42四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（四）主界面的组成（四）主界面的组成 有2封邮件 有2条消息43四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（五）查看在线人员（五）查看在线人员将鼠标移动到将鼠标移动到“Messages”上，当出现上，当出现时，单击鼠标左键，进入时，单击鼠标左键，进入消息管理界面。消息管理界面。点击次图标点击次图标查看消息查看消息44四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（六）查看消息（六）查看消息关闭此窗口关闭此窗口删除选择删

19、除选择的消息的消息选择需要删选择需要删除的消息除的消息消息发送时间消息发送时间显示消息发显示消息发送者的名字送者的名字消息内容消息内容45四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（七）发送消息（七）发送消息1.选择消息选择消息接收者接收者2.输入消息输入消息内容内容3.点击发送点击发送按钮按钮选择多个接收者方法：选择多个接收者方法：Ctrl: 间隔选择 Shift: 连续选择46四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（七）发送消息（七）发送消息47四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（八）管理消息（八）管理消息关闭此窗口关闭此窗口删除选择删除选择

20、的消息的消息选择需要删选择需要删除的消息除的消息未读消息的未读消息的用户用户已读消息的已读消息的用户和时间用户和时间消息内容，发消息内容，发送消息的时间送消息的时间击接收者名单。击接收者名单。48四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（九）查看邮件（九）查看邮件步骤：个人文件夹步骤：个人文件夹-收件箱收件箱-详细内容详细内容2. 单击图标查单击图标查看邮件内容看邮件内容1.点击查询点击查询新邮件图标新邮件图标49四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（十）管理邮件（十）管理邮件 收件箱：存储收到的电子邮件收件箱：存储收到的电子邮件 发件箱：保存待发的电子邮件。发

21、件箱：保存待发的电子邮件。 已发送邮件：保存已发送邮件的拷贝。已发送邮件：保存已发送邮件的拷贝。 邮件的查询与删除：邮件的查询与删除：50四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（十一）发送邮件（十一）发送邮件51四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（十一）发送邮件（十一）发送邮件步骤：步骤：选择收件人选择收件人选择抄送人选择抄送人填写主题填写主题填写内容填写内容1.点击发送键点击发送键双击鼠标52四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（十一）发送邮件（十一）发送邮件添加附件：添加附件：“浏览浏览”文件文件添加添加查看核对查看核对1.发送发送53四四.我校我校办公系统的使用（一）办公系统的使用（一）（十二）发送动态信息（十二）发送动态信息 方法步骤与发送方法步骤与发送邮件相同，只是收邮件相同，只是收件人选择件人选择“电