公文写作常见错误

1、公文写作常见错误尽管国务院、国电公司的公文处理办法及国家标准公文格式对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉；对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法;写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做：文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：一、文种不明即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关

2、于接待德国XXX公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”；而国家行政机关公文处理办法明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“XXXX（发文单位）关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“XXXX（发文单位）电力标准化工作总结”。二、生造文种一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于XXX的请示报告”；另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接

3、行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文：(1)规章制度类文书以“印发”形式行文。如XX省电力有限公司关于印发XX省电力有限公司公文处理规则的通知，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。(又，国家电力公司公文处理办法第十六条规定：“公司内部规章制度，以国电内规字号印发，由法律事务部审核编号。”据此，规章制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规

4、定。)(2)事务文书以“转发”或“批转”的形式行文(上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”)。如关于转发XX电业局1999年工作计划的通知，将«1999年工作计划作为通知的附件行文。如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。三、错用文种错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：(1)把“请示”误为“报告”。例如关于xx电厂国有资产评估立项的报告，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。(2)滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。(3)滥用“请示”。有些

5、单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正。(4) “批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成关于批复XXXX的通知(或函)，应改为关于XXXX的批复。(5) “函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成关于XXX(单位)XXX(事项)的批复。（6）误用处分事项公文文种。“决定”和“通报”均可用于处分事项。处分“决定”是行政处分的正式文件，要装

6、入被处分人的档案；批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报”可以带附件（即关于事件或事故的调查报告），处分“决定”不能带。处分“决定”一般让有关人员知晓即可；批评性“通报”要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。四、越级行文国家行政机关公文处理办法规定：“一般不得越级请示和报告”。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关（单位）行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关（单位）。但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。五、格式不全公

7、文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全（如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等）。纠正这类错误的唯一办法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。六、发文字号混乱发文字号应当包括发文机关（单位）代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“"括入；序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。发文字号混乱的表现主要有：项目不完整；年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“（）”、方括号“”

8、括入；序号加“第”字或编虚位。对这类错误，要根据具体情况一一改正。七、标题不准确具体表现在：公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文标题太长，甚至超过了50字；有的则过简，致使题意不清；标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号”；长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。所有这些公文写作中常见的标题方面错误，必须根据规范要求予以改正。八、主送单位不规范主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起；若主送单位较多，标到行末后回彳T也应顶格；各单位名称中间用顿号，最后一个单位名称后标全角冒号；

9、若涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列。公文写作中主送单位标识上的错误主要有：单位名称不规范；各单位排列1顺序混乱；多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行；回行不顶格。对这些错误的标识方法，应注意纠正。九、抄送单位不规范抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒号后的抄送单位（即空4字而非空1字处）对齐，各单位间用逗号隔开，最后一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法，常见的标识错误也往往在此，应予改正。此外，不少单位的公文仍沿用过去的“对上用抄报，对下用抄送”的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送”。十、成文日期不规范最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“o”误标为“0”或“零”，年份不用全称，标识位置不规范等等。应根据国家行政机关公文格式（见本书附录三）的相关规定认真改正。十一、序号、数字、计量单位不规范公文中的序号按规定分四个层次“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”